Grunnleggende oppgaver for en database i skrivebordsversjonen av Access 2013

Access-databaser kan gjøre det enklere å lagre og holde oversikt over nesten alle typer informasjon, for eksempel lager, kontakter eller forretningsprosesser. La oss gå gjennom veiene du kan ta når du skal opprette en database i skrivebordsversjonen av Access, legge til data i den og lære om de neste trinnene mot tilpassing og bruk av den nye databasen.

 Obs!     Hvis du er mer interessert i en ny type Access-databaser laget for Internett, kan du se hvordan du kan opprette en Access-app og lære om grunnleggende oppgaver for en Access-app.

Hvis du vil ha mer informasjon om tilgjengelige nye funksjoner, kan du se Hva er nytt i Access 2013.

Velge en mal

Access-maler har innebygde tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter som er klare til bruk. Et utvalg maler er det første du ser når du starter Access, og du kan søke etter flere maler på nettet.

malvisning på oppstartsskjermbilde

  1. Klikk Fil > Ny i Access.
  2. Velg en databasemal for skrivebordsversjonen, og gi databasen et navn under Filnavn. (Hvis du ikke finner en mal som passer for deg, bruker du boksen Søk etter maler på nettet .)
  3. Du kan bruke standardplasseringen som Access viser under Filnavn-boksen, eller klikke mappeikonet for å velge en annen.
  4. Klikk Opprett.

opprette en skrivebordsdatabase fra en mal

Avhengig av malen kan det hende du må gjøre ett av følgende for å komme i gang:

  • Hvis Access viser en dialogboks for pålogging med en tom brukerliste:
  1. Klikk Ny bruker.
  2. Fyll ut Brukerdetaljer-skjemaet.
  3. Klikk Lagre og lukk.
  4. Velg brukernavnet du akkurat har angitt, og klikk deretter Logg på.
  • Hvis Access viser en Sikkerhetsadvarsel-melding i meldingsfeltet og du stoler på kilden til malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever pålogging, logger du på igjen.

Hvis du vil h mer informasjon, kan du se opprette en Access-database for stasjonær datamaskin fra en mal.

Opprette databaser fra begynnelsen

Hvis ingen av malene passer dine behov, kan du starte med en tom database for stasjonær datamaskin.

  1. Klikk Ny > Tom skrivebordsdatabase.
  2. Skriv inn et navn på databasen i Filnavn-boksen.
  3. Du kan bruke standardplasseringen som Access viser under Filnavn-boksen, eller klikke mappeikonet for å velge en annen.
  4. Klikk Opprett.

Legge til en tabell

I databaser lagres informasjonen i flere relaterte tabeller. Slik oppretter du en tabell:

  1. Når du åpner databasen første gang, vises en tom tabell i dataarkvisning der du kan legge til data. Hvis du vil legge til flere tabeller, klikker du kategorien Opprett > Tabell. Du kan begynne å legge inn data i det tomme feltet (cellen), eller lime inn data fra en annen kilde, for eksempel en Excel-arbeidsbok.
  2. Hvis du vil endre navn på en kolonne (felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften, og deretter skriver du inn det nye navnet.

 Tips!     Ved å bruke meningsfylte navn blir det enklere å se hva feltene inneholder uten å se innholdet.

  1. Klikk Fil > Lagre
  • Hvis du vil legge til flere felt, skriver du i kolonnen Klikk for å legge til.
  • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften, og deretter drar du den til den ønskede plasseringen. Du kan også merke tilstøtende kolonner og dra alle til en ny plassering.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innføring i tabeller.

Kopiere og lime inn data

Du kan kopiere og lime inn data fra andre programmer som Excel eller Word, til en Access-tabell. Dette fungerer best hvis dataene er atskilt i to kolonner. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, for eksempel Word, kan du bruke koder til å skille kolonnene eller du kan konvertere dem til tabellformat før kopiering.

  1. Hvis dataene må redigeres, for eksempel ved å dele opp fulle navn i for- og etternavn, gjør du det først i kildeprogrammet.
  2. Åpne kilden og kopier (CTRL+C) dataene.
  3. Åpne Access-tabellen som du vil legge til dataene i, i dataarkvisning, og lim dem inn (CTRL+V).
  4. Dobbeltklikk hver kolonneoverskrift, og skriv inn meningsfylte navn.
  5. Klikk Fil > Lagre , og gi den nye tabellen et navn.

 Obs!     Access angir datatypen for hvert felt basert på informasjonen du limer inn i den første raden for hver kolonne, så du må passe på at informasjonen i de etterfølgende radene samsvarer med den første raden.

Importere eller koble til data

Du kan importere data fra andre kilder, eller du kan koble til dataene fra Access uten å flytte informasjonen fra stedet der den er lagret. Kobling kan være et godt alternativ hvis du har flere brukere som oppdaterer dataene, og du ønsker å sikre at det er siste versjon du ser, eller hvis du vil spare lagringsplass. Du kan velge om du vil koble til eller importere data for de fleste formater.

Ekstern data-kategorien, alternativer

Prosessen varierer noe avhengig av dataene, men disse instruksjonene hjelper deg med å komme i gang:

  1. Klikk dataformatet du skal importere fra eller koble til, i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke ser det riktige formatet, klikker du Mer.

 Obs!     Hvis du fremdeles ikke finner det riktige formatet, kan det hende du først må eksportere dataene til et filformat som Access støtter (for eksempel tekstfil med skilletegn (tekstfil med skilletegn: En fil som inneholder data der de enkelte feltverdiene er atskilt med et tegn, for eksempel komma eller tabulator.)).

  1. Følg instruksjonene i dialogboksen Hent eksterne data.

Her er de eksterne kildene som du kan importere data fra eller koble til:

Importere Koble
Microsoft Excel Ja Ja
(skrivebeskyttet)
Microsoft Access Ja Ja
ODBC-databaser, for eksempel SQL Server Ja Ja
Filer med tekst- eller kommadelte verdier (CSV) Ja Ja
(bare legge til nye poster)
SharePoint-liste Ja Ja
XML Ja
Datatjenester Ja
(skrivebeskyttet)
HTML-dokument Ja Ja
Outlook-mappe Ja Ja

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere data til en Access-database og Importere data fra en Access-database.

Ordne data med tabellanalyse

Du kan bruke veiviseren for tabellanalyse til hurtig å identifisere overflødige data. Veiviseren angir da en enkelt måte for ordne dataene i separate tabeller. Access beholder den opprinnelige tabellen som sikkerhetskopi.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen som du vil analysere.
  2. Klikk Databaseverktøy > Analyser tabell.

De to første sidene i veiviseren inneholder en kort opplæring med eksempler. Hvis du ser en avmerkingsboks merket Vis innledende sider, merker du av for dette alternativet, og deretter klikker du Tilbake to ganger for å se innledningen. Hvis du ikke vil se innføringssidene på nytt, fjerner du merket for Vis innledende sider

Til toppen av siden Til toppen av siden

De neste trinnene

Resten av utformingsprosessen varierer etter hva du ønsker å gjøre, men du bør vurdere å opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Disse artiklene kan være til hjelp:

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2013