Bygge en Access-database som skal deles på weben

Du kan bruke Access 2010 og Access Services, en ny komponent i SharePoint, til å bygge webdatabaseprogrammer. Dette hjelper deg med å gjøre følgende:

  • Sikre og administrere tilgangen til dataene
  • Dele data i en organisasjon eller via Internett

     Obs!    Du må ha en brukerkonto for å kunne bruke en webdatabase. Det er ikke støtte for anonym tilgang.

  • Opprette databaseprogrammer som ikke krever Access for å kunne brukes

Denne artikkelen gir oversikt over webdatabaseutforming i Access. Hvis du vil ha en innføring i databaseutforming for stasjonære datamaskiner, kan du se artiklene Opprette en ny database for stasjonære datamaskiner og Grunnleggende om databaseutforming.

I denne artikkelen


Oversikt

Access 2010 og Access Services (en valgfri komponent for SharePoint) gir deg en plattform der du kan opprette databaser som du kan bruke på weben. Du utformer og publiserer en webdatabase ved å bruke Access 2010 og SharePoint, og brukere som har SharePoint-kontoer, bruker webdatabasen i en webleser.

Slik fungerer det

Når du publiserer en webdatabase, oppretter Access Services et SharePoint-område som inneholder databasen. Alle databaseobjektene og -dataene flyttes til SharePoint-lister på dette området. Prosessen illustreres i følgende video.

Når du har publisert databasen, kan SharePoint-besøkende bruke databasen, basert på deres tillatelser for SharePoint-området.

  • Full kontroll    Lar deg gjøre endringer i dataene og utformingen.
  • Bidra    Lar deg gjøre endringer i dataene, men ikke i utformingen.
  • Lese    Lar deg lese dataene, men ikke endre noe.

Du kan åpne webdatabasen i Access, endre utformingen og deretter synkronisere endringene. Da lagres de på SharePoint-området. Fremgangsmåten for å endre utformingen etter at du har publisert webdatabasen, illustreres i følgende video.

Du kan også sette webdatabasen i frakoblet modus, bruke den frakoblede versjonen og deretter synkronisere endringer i data og utforming når du er tilkoblet igjen.

 Obs!   For å kunne opprette en webdatabase må du ha tillatelsen Full kontroll for SharePoint-området du vil publisere den på. Du finner mer informasjon om SharePoint-tillatelser under Se også.

Skjemaer og rapporter kjøres i webleseren

Skjemaer, rapporter og de fleste makroer kjøres i webleseren. Dermed kan Access oppdatere data på skjermen uten å måtte laste inn hele siden på nytt.

Du kan opprette et skjema for å hjelpe brukere å navigere i programmet. Med den nye navigasjonskontrollen er det enkelt å legge til standard webnavigasjonsknapper i et skjema.

 Obs!   Navigasjonsruten (funksjonen du bruker i Access til å søke etter objekter i en database) er ikke tilgjengelig i en webleser.

Data lagres i SharePoint-lister

Alle tabellene blir SharePoint-lister, og poster blir listeelementer. Dermed kan du bruke SharePoint-tillatelser til å kontrollere tilgangen til webdatabasen samt dra nytte av andre SharePoint-funksjoner.

Sikkerhet   Koblingsstrengen for koblede tabeller er ukryptert, inkludert brukernavn og passord hvis denne informasjonen ble lagret (og koblingsmålet støtter brukerkontoer). I en database som har en kobling til en SharePoint-liste der koblingen omfatter brukernavn og passord, kan en bruker med onde hensikter endre hvilken liste som er målet for koblingen, ved å bruke den lagrede legitimasjonen. Selv om legitimasjonen ikke lagres med koblingsstrengen, kan en bruker med onde hensikter endre tillatelsene på SharePoint-området hvis vedkommende får hjelp av en kollaboratør som allerede har tilstrekkelig tillatelse. Vær forsiktig når du deler kopier av en database som inneholder koblinger til lister i en publisert webdatabase.

Spørringer og datamakroer kjøres på serveren

All SQL-behandling skjer på serveren. Dette bidrar til å forbedre nettverksytelsen ved å begrense trafikken til resultatsettene.

Intranett eller Internett

Du kan publisere på din egen SharePoint-server på intranettet, eller på Internett. Microsoft tilbyr en vertsbasert SharePoint-løsning for Internett-bruk.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette webdatabase

Denne delen beskriver viktige nye funksjoner og trinnvis forklaring av de grunnleggende utformingsoppgavene du må utføre for å opprette en webdatabase.

Denne delen omhandler følgende:


Før du begynner

Det er noen oppgaver du må utføre før du begynner å utforme webdatabasen. Videre er det noen utformingsforskjeller på webdatabaser og skrivebordsdatabaser som du bør vite om, spesielt hvis du er en erfaren Access-utvikler.

  • Bestem formålet med databasen    Ha en klar plan, slik at du kan ta gode beslutninger når du utarbeider utformingen.
  • Finn og organiser den nødvendige informasjonen    Du kan ikke bruke koblede tabeller i en webdatabase. Eventuelle data du vil bruke som ikke stammer fra databasen, må importeres før du publiserer. Hvis du organiserer dataene før du begynner utformingen, kan du unngå å måtte gjøre om utformingen for å imøtekomme uventede datautfordringer.
  • Identifiser SharePoint-området du skal bruke til publiseringen    Du kan ikke publisere i det hele tatt uten SharePoint. Hvis du vil prøve ut utformingen i en webleser mens du arbeider på utformingen (det kan lønne seg), må du publisere den først.
  • Planlegg sikkerheten    Du kan dra nytte av SharePoint-sikkerheten for å kontrollere tilgangen til webdatabasen. Planlegg sikkerheten tidlig slik at du kan bygge den inn i utformingen.

Utformingsforskjeller mellom skrivebordsbaserte og webbaserte databaser

Enkelte databasefunksjoner som du kan bruke i skrivebordsdatabaser, er ikke er tilgjengelige i Access Services. Det er imidlertid nye funksjoner som håndterer mange av de samme scenarioene som skrivebordsfunksjonene.

Tabellen nedenfor viser funksjoner som bare finnes i skrivebordsversjonen, og den nye funksjon som håndterer samme scenario.

Scenario Skrivebords- funksjon Ny funksjon
Utforme databaseobjekter Utformingsvisning Forbedret dataarkvisning; oppsettvisning
Gjennomgå summerte data, for eksempel summer, gjennomsnitt og grupper Gruppefunksjoner Datamakroer; gruppefunksjoner i rapporter
Programmeringshendelser VBA Makroer og datamakroer; Ny makroutforming med IntelliSense
Navigere til et databaseobjekt Navigasjonsrute; sentralbord Navigasjonskontroll eller annet skjemaelement

 Viktig!   Du kan opprette mange klientobjekter i en webdatabase, men du kan ikke bruke dem i weblesere. Men de er en del av webdatabasen og kan brukes i Access 2010 på skrivebordet. Brukere kan åpne webdatabasen i Access, og deretter bruke klientobjektene. Dette er en effektiv måte å dele en database på, og åpner også nye muligheter for samarbeid på weben. SharePoint håndterer eventuelle problemer med samtidig redigering.

Skrivebordsfunksjoner som ikke finnes i Access Services

 Obs!   Følgende liste er ikke uttømmende.

  • Unionsspørringer
  • Krysstabellspørringer
  • Overlappende kontroller i skjemaer
  • Tabellrelasjoner
  • Betinget formatering
  • Ulike makrohandlinger og -uttrykk

Vurder å bruke en mal

Når du har bestemt hva programmet skal gjøre, bør du vurdere om en databasemal kan fungere. Databasemaler er forhåndsbygde programmer som du kan bruke som de er eller endre etter behov.

Du kan se gjennom de tilgjengelige malene i kategorien Ny i Backstage-visningen. Hvis du vil ha mer informasjon om malene som følger med Access 2010, kan du se artikkelen Velge og bruke en Access-mal.

Komme i gang med en tom webdatabase

  • Klikk Ny i kategorien Fil.

Kategorien Ny i Backstage-visningen

Kategorien Fil åpner Backstage-visningen, som er en ny del av Access-grensesnittet. Der finner du kommandoer som gjelder for en hel database, for eksempel Publiser til SharePoint.

I Backstage-visningen har kategorien Ny kommandoer for oppretting av databaser.

Funksjoner under kategorien Ny i Backstage-visningen

Bildeforklaring 1 Klikk Tom webdatabase under Tilgjengelige maler.
Bildeforklaring 2 Se over det foreslåtte filnavnet i Filnavn-boksen, og banen for databasefilen, oppført like nedenfor. Du kan endre filnavnet ved å skrive i Filnavn-boksen.
Bildeforklaring 3 Hvis du vil endre banen, klikker du mappeikonet ved siden av Filnavn-boksen for å bla gjennom for å finne en plassering for databasefilen.
Bildeforklaring 4 Klikk Opprett. Den nye webdatabasen åpnes og viser en ny, tom tabell.

Utforme en webtabell

 Obs!   Du bruker dataarkvisningen til å utforme en webtabell.

Når du først oppretter en tom webdatabase, oppretter Access en ny tabell og åpner den i dataarkvisningen. Du kan bruke kommandoene i kategoriene Felt og Tabell for å legge til felt, indekser, valideringsregler og datamakroer – en ny funksjon som lar deg endre data basert på hendelser.

Når du har redigert og brukt den nye tabellen, vil du mest sannsynlig ønske å opprette flere tabeller.

Opprette en ny webtabell

Når webdatabasen er åpen, gjør du følgende:

  • Klikk Tabell i gruppen Tabeller i kategorien Opprett.

Når du først oppretter en tabell, har den ett felt: et autonummer (Autonummer-datatype: En feltdatatype i en Microsoft Access-database som automatisk lagrer unike tall for hver post når den legges til i tabellen. Tre typer tall kan genereres: sekvensielle, vilkårlige og Replikasjons-ID.)-ID-felt. Du kan legge til nye felt for å lagre elementene med informasjon som kreves av tabellemnet. Du kan for eksempel ønske å legge til et felt som lagrer datoen da du begynner å spore noe.

Legge til et felt fra feltgalleriet

Du kan velge blant en rekke forhåndsformaterte felt og legge dem til i tabellen ved hjelp av feltgalleriet.

  • Klikk felttypen du ønsker i kategorien Felt i gruppen Legg til og slett.

Legge til et felt ved å klikke dataarket

  1. Når tabellen er åpen, klikker du Klikk for å legge til, og velger deretter en felttype.
  2. Gi feltet et navn som gjenspeiler innholdet.

 Tips!   Hvis du vil endre navnet på et eksisterende felt, dobbeltklikker du feltnavnet.

  1. Gjenta dette for hvert felt du vil opprette.

Endre feltegenskaper

Formatering og egenskaper avgjør hvordan et felt oppfører seg, som for eksempel hvilken type data det kan lagre. Du kan endre disse innstillingene slik at feltet oppfører seg slik du ønsker.

  1. Velg feltet som har formatering og egenskaper som du vil endre.
  2. Klikk kategorien Felt på båndet.
  3. Bruk kommandoene i gruppen Formatering og Egenskaper for å endre innstillingene.

Legge til et beregnet felt

Du kan legge til et felt som viser en verdi som er beregnet ut fra andre data i samme tabell. Data fra andre tabeller kan ikke brukes som kilde for de beregnede dataene. Enkelte uttrykk støttes ikke av beregnede felt.

  1. Når tabellen er åpen, klikker du Klikk for å legge til.
  2. Pek på Beregnet felt, og klikk deretter datatypen du vil bruke for feltet.

Uttrykksverktøyet åpnes.

  1. Bruk uttrykksverktøyet til å opprette beregningen for feltet. Husk at du bare kan bruke andre felt fra samme tabell som datakilder for beregningen. Hvis du vil ha hjelp til å bruke uttrykksverktøyet, kan du se artikkelen Bruke uttrykksverktøyet.

Konfigurere regler for datavalidering

Du kan bruke uttrykk til å validere inndata for de fleste felt. Du kan også bruke uttrykk til å validere inndata for en tabell. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å validere inndata for et felt som ikke støtter validering, eller hvis du ønsker å validere feltdata basert på verdien i andre felt i tabellen. Hvis du vil ha en grundigere forklaring av validering, kan du se artikkelen $$$Begrense dataregistrering ved å bruke en valideringsregel.

Du kan også angi meldingen som skal vises når en valideringsregel sperrer inndata. Dette kalles en valideringsmelding.

Konfigurere en feltvalideringsregel og melding

  1. Velg feltet du vil legge til en valideringsregel for.
  2. Klikk kategorien Felt på båndet.
  3. Klikk Validering i Feltvalidering-gruppen, og klikk deretter Feltvalideringsregel.

Uttrykksverktøyet åpnes.

  1. Bruk uttrykksverktøyet til å opprette valideringsregelen. Hvis du vil ha hjelp til å bruke uttrykksverktøyet, kan du se artikkelen Bruke uttrykksverktøyet.
  2. Klikk Validering i Feltvalidering-gruppen, og klikk deretter Feltvalideringsmelding.
  3. Skriv inn meldingen du vil skal vises når inndata ikke er gyldig, og klikk deretter OK.

Konfigurere en postvalideringsregel og melding

Du kan bruke en postvalideringsregel til å hindre at det oppstår like poster, eller til å kreve at bestemte fakta om posten er sanne, for eksempel at [Startdato] er etter 1. januar 2010, og før [Sluttdato].

  1. Åpne tabellen du vil legge til en valideringsregel i.
  2. Klikk kategorien Felt på båndet.
  3. Klikk Validering i Feltvalidering-gruppen, og klikk deretter Postvalideringsregel.

Uttrykksverktøyet åpnes.

  1. Bruk uttrykksverktøyet til å opprette valideringsregelen. Hvis du vil ha hjelp til å bruke uttrykksverktøyet, kan du se artikkelen Bruke uttrykksverktøyet.
  2. Klikk Validering i Feltvalidering-gruppen, og klikk deretter Postvalideringsregelmelding.
  3. Skriv inn meldingen du vil skal vises når inndata ikke er gyldig, og klikk deretter OK.

Opprette en relasjon mellom to webtabeller

Når du skal opprette en relasjon i en webdatabase, bruker du oppslagsveiviseren til å opprette et oppslagsfelt. Oppslagsfeltet settes i tabellen som er på mange-siden av relasjonen, og peker til tabellen som er på én-siden av relasjonen.

Opprette et oppslagsfelt i dataarkvisning

  1. Åpne tabellen du vil ha på mange-siden av relasjonen.
  2. Klikk pilen ved siden av Klikk for å legge til, og klikk deretter Oppslag og relasjon.
  3. Følg trinnene i oppslagsveiviseren for å opprette oppslagsfeltet.

Endre et oppslagsfelt i dataarkvisning

  1. Åpne tabellen som har oppslagsfeltet du vil endre.
  2. Gjør ett av følgende:
    • Klikk Endre oppslag i Egenskaper-gruppen i kategorien Felt.
    • Høyreklikk oppslagsfeltet, og klikk deretter Endre oppslag.
  3. Følg trinnene i oppslagsveiviseren.

Opprettholde dataintegritet ved hjelp av datamakroer

Du kan implementere globale oppdateringer og sletting ved hjelp av datamakroer. Du kan bruke kommandoene i kategorien Tabell til å opprette innebygde makroer som endrer data. Grunnleggende fremgangsmåter vises i følgende video.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter datamakroer, kan du se artikkelen Opprette en datamakro.

Opprette en webspørring

Du kan bruke en spørring som datakilde for skjemaer og rapporter. Spørringer kjøres på serveren, slik at nettverkstrafikken reduseres.

Anta for eksempel at du bruker en webdatabase til å spore veldedige bidrag. Du ønsker å se hvem som har gitt penger under et arrangement. Du kan bruke en spørring til å velge dataene og klargjøre dem for bruk i skjemaer og rapporter.

 Obs!   Denne fremgangsmåten bruker malen for veldedige bidrag som et eksempel. Du kan følge fremgangsmåten hvis du oppretter en ny database ved hjelp av databasemalen for veldedige bidrag.

  1. Klikk Spørring i Spørringer-gruppen i kategorien Opprett.
  2. I dialogboksen Vis tabell dobbeltklikker du hver tabell du vil ha med, og deretter klikker du Lukk.

I dette eksemplet dobbeltklikker du Bestanddeler, Bidrag, Arrangementer og Arrangementsdeltakere.

  1. Opprett nødvendige koblinger ved å dra felt fra ett objekt til et annet i spørringsutformingsvinduet.

I dette eksemplet drar du ID-feltet fra Bestanddeler til Bidragsyterbestanddel-ID-feltet i Bidrag, og drar deretter Bidragsyterbestanddel-ID-feltet fra Bidrag til Bestanddel-ID-feltet i Arrangementsdeltakere.

  1. Legg til feltene du vil bruke. Du kan dra feltene til rutenettet, eller du kan dobbeltklikke et felt for å legge det til.

I dette eksemplet legger du til Arrangement fra tabellen Arrangementer, Bidragsdato fra tabellen Bidrag, og Hilsener, Fornavn og Etternavn fra tabellen Bestanddeler.

  1. Legg eventuelt til kriteriene du vil bruke.

I dette eksemplet vil du begrense Bidragsdato slik at den faller mellom Startdato og Sluttdato for arrangementet. Skriv >=[Startdato] og <=[Sluttdato] i spørringsutformingsrutenettet i Kriterier-raden under Bidragsdato.

Opprette et webskjema

Skjemaer er hovedmåten for å legge inn og redigere data i webdatabasen, og er også nyttige for gjennomgang av data. Skjemaer kjøres i webleseren for å forbedre ytelsen. Når du åpner et skjema, henter webleseren de nødvendige dataene fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere dataene i skjemaet uten å måtte hente data fra serveren på nytt.

 Tips!   For best ytelse bør du begrense postene som hentes av hovedskjemaene og rapportene.

  1. Velg en tabell eller spørring som skal brukes som datakilde.

 Obs!   Hvis du vil opprette et ubundet skjema, hopper du over dette trinnet.

  1. Klikk én av følgende knapper i Skjemaer-gruppen i kategorien Opprett:
    • Skjema    Oppretter et enkelt skjema som viser én post om gangen, med objektet du valgte som datakilde.

 Obs!   Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

  • Flere elementer    Oppretter et skjema som viser flere poster om gangen, med objektet du valgte som datakilde.

 Obs!   Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

  • Tomt skjema    Oppretter et tomt skjema.
  • Dataark    Oppretter et skjema som ser ut som og oppfører seg som et dataark, med objektet du valgte som datakilde.

 Obs!   Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

Opprette en webrapport

Rapporter er hovedmåten for å gå gjennom eller skrive ut data fra webdatabasen. Rapporter kjøres i webleseren for å forbedre ytelsen. Når du åpner en rapport, henter webleseren de nødvendige dataene fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere dataene i rapporten uten å måtte hente data fra serveren på nytt.

 Tips!   For best ytelse bør du begrense postene som hentes av hovedskjemaene og rapportene.

  1. Velg en tabell eller spørring som skal brukes som datakilde.
  2. Klikk én av følgende knapper i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett:
    • Rapport    Oppretter en grunnleggende rapport med objektet du valgte som datakilde.
    • Tom rapport    Oppretter en tom rapport.

Opprette et navigeringsskjema og angi det som standardskjema som skal vises ved start

Brukerne trenger en måte å navigere på i programmet. Husk at navigasjonsruten ikke er tilgjengelig i weblesere. For at brukere skal kunne få tilgang til databaseobjektene, må du gi dem en måte å gjøre det på. Du kan opprette et navigeringsskjema og angi at det skal vises når noen åpner programmet i en webleser. Hvis du ikke angir at et skjema skal vises når programmet starter, åpnes det ikke noe skjema, og dermed blir det vanskelig å bruke programmet.

 Tips!   Det kan lønne seg å vente til sist med å opprette navigeringsskjemaet, slik at du kan legge til alle objektene i skjemaet når du oppretter det.

  1. Klikk kategorien Opprett på båndet.
  2. Klikk Navigasjon i Skjema-gruppen, og velg deretter et navigasjonsoppsett fra listen.
  3. Når du skal legge til et element, drar du det fra navigasjonsruten til navigasjonskontrollen.

 Obs!   Du kan bare legge til skjemaer og rapporter i en navigasjonskontroll.

  1. Legg til eventuelle andre kontroller i selve navigeringsskjemaet. Du kan for eksempel ønske å gi søkefunksjonalitet i alle skjemaer ved å legge til noen kontroller i navigeringsskjemaet.
Angi navigeringsskjemaet som standard webvisningsskjema.
  1. Klikk Innstillinger under Hjelp i kategorien Fil.
  2. Klikk Gjeldende database i dialogboksen Alternativer for Access.
  1. Klikk Webvisningsskjema under Programalternativer, og velg deretter skjemaet du ønsker fra listen.

 Obs!    Du trenger ikke å velge navigeringsskjemaet som webvisningsskjema. Du kan angi et hvilket som helst webskjema.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Publisere og synkronisere endringer i programmet

Publisere en webdatabase

 Obs!    Du kan se en video av denne fremgangsmåten i Oversikt-delen.

  1. Klikk Lagre og publiser på kategorien Fil, og klikk deretter Publiser til Access Services.
  2. Klikk Kjør kompatibilitetskontroll.
    Knappen Kjør kompatibilitetskontroll i Backstage-visningen i Access
    Kompatibilitetskontrollen er med på å sikre at databasen publiseres uten feil. Hvis det blir oppdaget noen problemer, bør du håndtere dem før du publiserer.

     Obs!    Hvis det blir oppdaget noen problemer, lagres de i en tabell kalt Problemer med webkompatibilitet. Hver rad i tabellen inneholder en kobling til feilsøkingsinformasjon.

  3. Under Publiser til Access Services fyller du ut følgende:
  • Skriv inn webadressen til SharePoint-serveren der du vil publisere databasen, i Server-URL-boksen, for eksempel http://Contoso/.
  • Skriv inn et navn på webdatabasen i Områdenavn-boksen. Dette navnet legges til i server-URL-adressen for å gi URL-adressen til programmet. Hvis server-URL-adressen for eksempel er http://Contoso/, og områdenavnet er Kundeservice, er URL-adressen http://Contoso/Kundeservice.
  1. Klikk Publiser til Access Services.

Synkronisere en webdatabase

Når du har gjort endringer i utformingen eller koblet fra databasen, må du før eller senere synkronisere endringene. Synkroniseringen løser forskjeller mellom databasefilen på datamaskinen og SharePoint-området.

 Obs!    Du kan se en video av denne fremgangsmåten i Oversikt-delen.

  1. Åpne webdatabasen i Access, og foreta utformingsendringene.
  2. Når du er ferdig, klikker du kategorien Fil, og deretter klikker du Synkroniser alle.
    Synkroniser alle-knappen i Backstage-visningen i Access

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2010, SharePoint Server 2010