Berkongsi laman atau dokumen dengan individu di luar organisasi anda

 Nota    Jika maklumat ini tidak sepadan dengan perkara yang anda lihat, anda mungkin sedang menggunakan versi pra naik taraf Office 365. Cuba Berkongsi laman dengan pengguna luaran untuk mencari maklumat yang boleh digunakan pada anda.
Adakah saya menggunakan Office 365 selepas naik taraf perkhidmatan?

Jika anda menjalankan tugas yang melibatkan perkongsian dokumen atau bekerjasama secara langsung dengan vendor, klien atau pelanggan, oleh itu anda mungkin ingin menggunakan laman anda untuk berkongsi kandungan dengan individu di luar organisasi yang tidak mempunyai lesen bagi langganan Microsoft Office 365 anda.

Terdapat tiga cara untuk anda melakukan ini:

  • Anda boleh berkongsi seluruh laman dengan menjemput pengguna luaran untuk mendaftar masuk ke laman anda menggunakan akaun Microsoft atau ID pengguna Microsoft Office 365.
  • Anda boleh berkongsi dokumen individu dengan menjemput pengguna luaran untuk mendaftar masuk ke laman anda menggunakan akaun Microsoft atau ID pengguna Microsoft Office 365.
  • Anda boleh menyiarkan atau menghantar pautan tetamu kepada seseorang pengguna. Pautan tetamu boleh digunakan untuk melihat dokumen individu pada laman anda secara tanpa nama.

Topik ini menerangkan cara berkongsi sama ada laman atau dokumen dengan individu di luar organisasi anda.

Perkara yang seharusnya diketahui sebelum anda bermula

Sebelum anda membuat keputusan dan berkongsi kandungan secara luaran, anda harus menyemak semula seksyen Amalan terbaik untuk berkongsi tanpa terlebih kongsi. Jika anda tertanya-tanya jenis pengguna yang layak sebagai pengguna luaran dan hak pengguna luaran, lihat Apakah pengguna luaran? Untuk mengetahui tentang menghidupkan dan mematikan ciri perkongsian luaran, lihat seksyen Menguruskan perkongsian luaran.

Dalam artikel ini


Berkongsi laman

Apabila anda berkongsi laman dengan pengguna luaran, anda hantarkan mereka jemputan yang boleh digunakan untuk mengelog masuk ke laman anda. Anda boleh menghantar jemputan ini kepada mana-mana alamat e-mel. Apabila penerima menerima jemputan ini, mereka boleh mengelog masuk sama ada menggunakan akaun Microsoft atau ID pengguna Office 365 . Apabila anda berkongsi laman, anda boleh memilih jenis keizinan yang anda ingin berikan kepada individu tersebut pada laman tersebut.

Berhati-hati apabila berkongsi laman Pasukan anda atau sebarang laman yang organisasi anda gunakan terutamanya untuk perniagaan dan dokumen dalaman kerana anda akan memberikan pengguna luaran capaian ke laman tersebut dan mana-mana sublaman yang berkongsi keizinannya. Anda mungkin memberikan capaian pengguna luaran terhadap kandungan yang sensitif. Jika anda mempunyai keperluan berterusan untuk bekerjasama dengan individu di luar organisasi anda, sediakan laman yang anda gunakan khususnya untuk perkongsian luaran dan konfigurasikan laman tersebut agar laman tersebut mempunyai keizinan yang unik daripada laman anda yang lain. Untuk maklumat lanjut tentang warisan keizinan, lihat Apakah warisan keizinan?

Anda perlu menjadi Pemilik Laman atau perlu mempunyai keizinan kawalan penuh untuk berkongsi laman dengan pengguna luaran. Selain itu, ciri perkongsian luaran mesti dihidupkan untuk langganan Office 365 anda (bergantung pada pelan yang anda miliki, pentadbiran Office 365 anda atau pentadbir SharePoint Online anda boleh melakukan ini).

  1. Pergi ke laman yang anda ingin kongsi dengan pengguna luaran.
  2. Klik Kongsi.
    Imej perintah Kongsi di bahagian kanan atas skrin.
  3. Dalam kotak dialog Kongsi, taipkan nama pengguna luaran yang anda ingin jemput. Contohnya: seseorang@outlook.com atau seseorang@contoso.com.

    Peringatan: Anda juga boleh menggunakan perintah Kongsi untuk memberikan pengguna berlesen dalaman capaian pada laman. Jika anda ingin melakukan ini, hanya taipkan nama individu yang anda ingin jemput.
  4. Taipkan mesej untuk disertakan dengan jemputan.
  5. Untuk menguntukkan pengguna luaran kepada kumpulan keizinan tertentu, klik Tunjukkan Opsyen, kemudian pilih kumpulan yang anda inginkan.

    Anda digalakkan untuk memberikan individu keizinan yang paling kurang mengikut keperluan mereka bagi melaksanakan tugas yang diingini. Contohnya, jika individu yang anda jemput hanya perlu membaca kandungan, untukkan mereka kepada kumpulan Pelawat yang mempunyai keizinan Baca secara lalai. Jika pengguna luaran perlu berupaya mengedit atau mengemas kini kandungan, tambahkan mereka pada kumpulan Ahli yang mempunyai keizinan Edit secara lalai. Pastikan anda berhati-hati apabila menambah pengguna luaran kepada mana-mana kumpulan yang mempunyai keizinan Kawalan Penuh.


    Imej kotak dialog Kongsi untuk laman diisikan dengan nama pengguna untuk pengguna luaran.
  6. Klik Kongsi.

Secara lalai, sebarang jemputan yang anda hantar kepada pengguna luaran akan tamat tempoh dalam masa 7 hari. Jika para jemputan tidak menerima jemputan dalam masa 7 hari dan anda masih ingin individu itu mempunyai capaian pada laman anda, anda perlu menghantar jemputan baru.

Apabila pengguna luaran menerima jemputan mereka, mereka boleh mengklik butang yang akan menghalakan mereka ke halaman yang mereka mendaftar masuk ke laman SharePoint Online anda menggunakan akaun Microsoft atau ID pengguna Office 365. Jika pengguna tidak mempunyai akaun Microsoft, mereka boleh mendaftar diri untuk akaun Microsoft yang percuma.

Atas Halaman Atas Halaman

Berkongsi dokumen dengan menghantar atau menyiarkan pautan tetamu tanpa nama

Anda boleh mencipta pautan tetamu tanpa nama kemudian berkongsi pautan menggunakan apa-apa media yang memenuhi keperluan anda. Contohnya, siarkannya pada halaman media sosial atau tampalnya pada e-mel. Anda boleh mencipta pautan tetamu yang menyediakan keizinan mengedit atau keizinan melihat sahaja.

Anda mesti merupakan Pemilik Laman atau mempunyai keizinan kawalan penuh untuk berkongsi dokumen dengan pengguna luaran. Selain itu, ciri perkongsian luaran mesti dihidupkan sama ada dalam Seting Perkhidmatan Office 365 atau pusat pentadbiran SharePoint Online (bergantung pada pelan yang anda miliki). Perkongsian luaran juga mesti dihidupkan untuk koleksi laman anda (pelan perusahaan sahaja).

  1. Klik elipsis ( ... ) di sebelah dokumen untuk membuka tetingkap petak bual kemudian klik Kongsi.
    Bermula berkongsi dokumen dalam pustaka SharePoint
  2. Dalam kotak dialog Kongsi, pilih Dapatkan pautan.
  3. Pilih Cipta pautan bagi jenis keizinan yang anda ingin berikan.
    URL pautan tetamu dicipta.
  4. Pilih URL pautan tetamu tersebut dan salinnya.
    Cipta pautan tetamu tanpa nama dan salinnya
    Anda kini boleh menampal URL pautan tetamu ke dalam media pilihan anda.
  • Jika dokumen berada dalam pustaka laman pasukan, ahli laman lain boleh mencari pautan tetamu dalam kotak dialog Kongsi dan hantarnya kepada orang lain.
  • Jika fail yang anda cuba untuk berkongsi berada dalam pustaka yang menggunakan Pengurusan Hak Maklumat, anda tidak akan dapat berkongsinya secara luaran.
  • Pautan tetamu tanpa nama mungkin boleh dimajukan atau dikongsi dengan individu lain yang juga mungkin dapat melihat atau mengedit kandungan tanpa mendaftar masuk. Elakkan daripada menggunakan pautan tetamu tanpa nama untuk kandungan yang sensitif.
  • Individu yang dijemput untuk mencapai dokumen menggunakan pautan tetamu tanpa nama hanya akan dapat melihat atau membaca fail dalam Office Online yang berkaitan. Mereka tidak dapat membuka fail dalam versi desktop yang sepadan bagi program Office.
  • Jika perkongsian luaran dimatikan secara global dalam Seting Perkhidmatan Office 365 atau pusat Pentadbiran SharePoint Online, sebarang pautan yang dikongsi akan berhenti berfungsi. Jika ciri kemudiannya diaktifkan semula, pautan ini akan menyambung semula fungsinya. Anda juga boleh menyahdayakan pautan individu yang telah dikongsi jika anda ingin menarik balik capaian ke dokumen tertentu. Lihat Menyahdayakan pautan tetamu tanpa nama.

Atas Halaman Atas Halaman

Membenarkan orang lain mencipta pautan tetamu dengan dokumen yang anda kongsi dengan mereka

Anda mungkin tidak ingin berkongsi beberapa dokumen secara meluas, dan sebenarnya anda mungkin ingin menggalakkan orang lain berkongsi semulanya. Bagi dokumen tersebut, anda boleh membenarkan orang lain mencipta pautan tetamu tanpa nama dengan dokumen yang anda kongsi dengan mereka.

Untuk membenarkan keupayaan ini, anda mesti mempunyai keizinan kawalan penuh.

  1. Pergi ke pustaka yang anda ingin benarkan orang lain mencipta pautan tetamu.
  2. Pilih ikon gear, dan pilih Seting laman.
  3. Pada halaman Seting Laman, di bawah Pengguna dan Keizinan, klik Keizinan laman.
  4. Pada tab Keizinan, klik Seting Permintaan Capaian.
  5. Dalam kotak dialog Seting Permintaan Capaian, tandakan Benarkan ahli berkongsi laman, fail individu dan folder.

Sekarang apabila seseorang memilih dokumen yang anda kongsi dengan mereka dan membuka kotak dialog Kongsi, mereka boleh mencipta pautan tetamu. Walau bagaimanapun, mereka hanya boleh mencipta pautan tetamu yang membenarkan tetamu mengedit dokumen jika anda memberikan mereka keizinan mengedit apabila anda mula-mula berkongsi dokumen. Jika mereka hanya mempunyai keizinan melihat, mereka hanya boleh mencipta pautan tetamu yang membenarkan keizinan melihat.

Untuk gambaran keseluruhan tentang Seting Permintaan Capaian, lihat Video: Berkongsi laman tanpa permintaan capaian.

Atas Halaman Atas Halaman

Perkongsian dokumen memerlukan anda mendaftar masuk ke laman anda

Anda mesti merupakan Pemilik Laman atau mempunyai keizinan kawalan penuh untuk berkongsi dokumen dengan pengguna luaran. Selain itu, ciri perkongsian luaran mesti dihidupkan sama ada dalam Seting Perkhidmatan Office 365 atau pusat pentadbiran SharePoint Online (bergantung pada pelan yang anda miliki). Perkongsian luaran juga mesti dihidupkan untuk koleksi laman anda (pelan perusahaan sahaja).

  1. Klik elipsis ( ... ) di sebelah dokumen untuk membuka tetingkap petak bual kemudian klik Kongsi.
    Bermula berkongsi dokumen dalam pustaka SharePoint
  2. Taipkan alamat e-mel individu yang anda jemput untuk berkongsi dokumen. Contohnya: seseorang@outlook.com atau seseorang@gmail.com atau penggunaluaran@contoso.com.
  3. Dalam senarai juntai bawah, pilih aras keizinan yang anda ingin berikan kepada pengguna ini.
  4. Jika anda mahu, taipkan mesej untuk disertakan dengan e-mel. Mesej mungkin termasuk maklumat atau arahan mengenai dokumen yang anda kongsi.
  5. Pilih kotak semak Perlu daftar masuk.

 Awas    Jika anda tidak menandakan kotak semak Perlu daftar masuk, e-mel tersebut akan mengandungi pautan tetamu tanpa nama pada dokumen. Pautan tetamu tanpa nama mungkin boleh dimajukan atau dikongsi dengan individu lain yang juga mungkin dapat melihat atau mengedit kandungan tanpa mendaftar masuk.

  1. Klik Kongsi.

Atas Halaman Atas Halaman

Cara berkongsi tanpa terlampau kongsi

Amalan perkongsian laman yang terbaik

Jika anda telah berkongsi seluruh laman dengan pengguna, maka pengguna tersebut boleh mengelog masuk ke laman dan bertindak seperti ahli penuh laman. Mereka boleh menyemak lalu, mencari, melihat dan mengedit kandungan (bergantung pada kumpulan keizinan yang anda berikan). Mereka boleh melakukan perkara seperti melihat nama pengguna laman lain dalam Pemilih Orang atau melihat metadata dokumen. Pengguna luaran juga akan muncul dalam Pemilih Orang sebagai pengguna laman. Ini bermakna, individu lain yang menggunakan laman anda dapat memberikan keizinan yang berbeza kepada pengguna ini berbanding dengan apa yang anda berikan pada peringkat awal anda berkongsi laman dengan mereka. Pastikan anda tahu identiti pengguna luaran sebelum anda menjemput mereka ke laman anda.

Jika anda menjemput pengguna luaran ke laman Pasukan anda, mereka boleh melihat kandungan di laman Pasukan dan semua sublaman. Jika anda ingin menghalang pengguna luaran daripada memperoleh capaian kepada kandungan penting atau sensitif di laman Pasukan anda, anda perlu mencipta sublaman bagi laman Pasukan anda yang mempunyai keizinan unik, kemudian berkongsi hanya sublaman tersebut dengan pengguna luaran. Untuk mengetahui lanjut tentang warisan keizinan, lihat Apakah warisan keizinan?

Begitu juga, jika anda ingin berkongsi sublaman yang anda telah cipta di lokasi OneDrive for Business anda, anda seharusnya memastikannya mempunyai keizinan unik supaya anda tidak memberikan pengguna keizinan pada laman tambahan atau kandungan pada Laman Saya anda secara tidak sengaja.

Atas Halaman Atas Halaman

Amalan perkongsian dokumen yang terbaik

Jika anda berkongsi dokumen menggunakan pautan tetamu tanpa nama, maka penerima jemputan mungkin boleh berkongsi pautan tetamu tersebut dengan individu lain dan boleh menggunakannya untuk melihat kandungan. Jangan gunakan pautan tetamu untuk berkongsi dokumen yang sensitif. Jika anda ingin mengurangkan risiko yang seseorang mungkin berkongsi pautan tanpa nama, kongsikan dokumen dengan cara memerlukan daftar masuk.

Memutuskan cara berkongsi

Jika anda ingin berkongsi kandungan secara luaran dan mempertimbangkan cara berkongsi, pertimbangkanlah perkara berikut:

  • Siapakah yang anda ingin berikan capaian kepada kandungan di laman Pasukan anda dan sebarang sublaman, dan apakah perkara yang boleh dilakukan oleh mereka?
  • Siapakah dalam organisasi yang anda ingin berikan keizinan untuk berkongsi kandungan secara luaran?
  • Adakah terdapat kandungan yang anda ingin pastikan tidak tersedia untuk dilihat oleh individu di luar organisasi anda?

Jawapan untuk soalan ini akan membantu anda merancang strategi untuk perkongsian kandungan.

Cuba ini: Jika anda perlu:

Berkongsi laman

Jika anda ingin berkongsi laman, tetapi anda juga ingin menyekat pengguna luaran daripada memperoleh capaian kepada beberapa kandungan dalaman organisasi anda, pertimbangkan untuk mencipta sublaman dengan keizinan unik yang anda gunakan semata-mata bagi tujuan perkongsian luaran.

Berikan seseorang di luar organisasi anda capaian berterusan kepada maklumat dan kandungan pada laman. Mereka memerlukan keupayaan pelaksanaan seperti pengguna penuh laman anda dan mencipta, mengedit dan melihat kandungan.
Kongsi dokumen dan perlu daftar masuk. Berikan individu di luar organisasi anda capaian selamat pada dokumen tertentu untuk semakan semula atau kerjasama, tetapi mereka tidak memerlukan capaian berterusan pada kandungan lain di laman dalaman anda.
Kongsi dokumen menggunakan pautan tetamu tanpa nama. Kongsi pautan ke dokumen tidak sensitif atau bukan sulit dengan individu di luar organisasi anda supaya mereka boleh melihat atau mengemas kininya dengan maklum balas. Individu ini tidak memerlukan capaian berterusan kepada kandungan di laman dalaman anda.

Atas Halaman Atas Halaman

Melihat individu yang mempunyai capaian pada laman atau dokumen tertentu

Anda juga boleh menggunakan perintah Kongsi untuk melihat dengan cepat senarai individu yang berkongsi dokumen.

Lakukan salah satu perkara berikut:

  • Untuk melihat individu yang mempunyai capaian ke laman, klik Kongsi di bahagian atas halaman, kemudian klik pautan selepas Berkongsi dengan dalam kotak dialog Kongsi untuk melihat senarai individu yang mempunyai capaian ke laman.
  • Untuk melihat individu yang mempunyai capaian ke dokumen, folder atau Set Dokumen, pilih item dalam pustaka dokumen, kemudian petik Dikongsi dengan pada tab Fail.

Atas Halaman Atas Halaman

Menarik balik jemputan

Jika anda ingin menarik balik jemputan yang telah dihantar kepada pengguna luaran, anda boleh membatalkan jemputan itu sebelum ia diterima.

Pergi ke laman yang anda ingin tarik balik jemputan.

  1. Pergi ke SetingButang Seting > Seting Laman.
  2. Di bawah Pengguna dan Keizinan, klik Permintaan dan jemputan capaian.
  3. Di bawah Jemputan Pengguna Luaran, cari individu yang anda tidak ingin jemput ke laman dan klik Buka Menu.
  4. Dalam tetingkap sifat, klik Tarik balik.

Jika pengguna luaran telah menerima jemputan, dan anda ingin mengalihnya keluar dari laman anda, anda boleh berbuat demikian dengan mengalihnya keluar daripada kumpulan keizinan SharePoint yang anda peruntukkan. Individu dalam organisasi anda yang mempunyai keizinan sebagai pentadbir Office 365 atau pentadbir SharePoint Online juga boleh mengalihnya keluar daripada senarai pengguna untuk persekitaran anda. Untuk maklumat lanjut, lihat artikel yang disenaraikan dalam seksyen Mengurus perkongsian luaran.

Atas Halaman Atas Halaman

Menyahdayakan pautan tetamu tanpa nama

Apabila dokumen telah dikongsi menerusi pautan tetamu, anda boleh melihat maklumat ini dalam petak bual dokumen.

Kotak dialog sifat menunjukkan bahawa dokumen telah dikongsi dengan pautan tetamu.

Anda boleh menarik balik capaian kepada dokumen yang telah dikongsi melalui pautan tetamu dengan menyahdayakan pautan.

  1. Pergi ke pustaka yang mengandungi dokumen yang anda ingin alih keluarkan pautan tetamu.
  2. Tuding ke dokumen itu dan klik Buka Menu.
  3. Klik pautan tetamu dalam ayat Terbuka kepada sesiapa sahaja dengan pautan tetamu.
  4. Di sebelah URL pautan tetamu, klik butang Nyahdaya.
  5. Apabila anda ditanya sama ada anda ingin pautan dinyahdayakan, klik Nyahdayakan Pautan.
    Kotak dialog yang bertanya anda sama ada anda ingin menyahdayakan pautan tetamu untuk dokumen yang telah dikongsi agar ia tidak akan berfungsi lagi.

Apabila individu di luar organisasi anda cuba mencapai kandungan menggunakan pautan tetamu, mereka akan melihat mesej yang menyatakan bahawa mereka tidak boleh mencapainya.

Atas Halaman Atas Halaman

Menguruskan perkongsian luaran

Seting pentadbiran untuk perkongsian luaran berbeza bergantung pada rancangan Office 365 yang dilanggan oleh organisasi anda. Untuk maklumat tentang menghidupkan atau mematikan ciri perkongsian luaran atau mengkonfigurasikannya, lihat topik yang berikut:

Jika organisasi anda menggunakan Office 365 Small Business, lihat Menguruskan perkongsian dengan pengguna luaran.

Jika organisasi anda menggunakan salah satu rancangan perusahaan Office 365, lihat Mengurus perkongsian luaran bagi persekitaran dalam talian SharePoint anda.

Untuk maklumat tentang menyediakan dan menguruskan permintaan capaian ke laman, lihat Menyediakan dan mengurus permintaan capaian.

Atas Halaman Atas Halaman

 
 
Berkenaan dengan:
Pusat Pentadbiran SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business