Amalan terbaik untuk Mesyuarat Lync

Terdapat opsyen lain yang boleh anda gunakan semasa menyediakan, menyertai dan memberi persembahan dalam Mesyuarat Lync. Amalan terbaik ini membantu anda menggunakan kelebihan ciri yang memudahkan lagi tugas anda dan memberikan pengalaman mesyuarat yang menyenangkan.

Menyediakan Mesyuarat Lync

Gunakan Outlook atau Web Scheduler untuk menjadualkan Mesyuarat Lync dan ikuti amalan yang terbaik berikut.

 Nota    Bagi butiran mengenai cara menjadualkan Mesyuarat Lync, lihat Menyediakan Mesyuarat Lync .

Menjadualkan mesyuarat

  • Untuk mesyuarat kecil dan santai bersama individu dari syarikat anda, gunakan opsyen lalai mesyuarat dan jangan ubah seting. Ingat bahawa opsyen lalai membenarkan setiap orang menjadi penyampai dan terus menyertai mesyuarat.
  • Jika anda mempunyai keperluan mesyuarat tertentu, contohnya, penonton yang lebih ramai, data selamat atau pelanggan luaran, pastikan anda mengubah opsyen mesyuarat anda untuk memenuhi keperluan. Untuk maklumat, lihat Mengubah seting peserta untuk Mesyuarat Lync.

 Nota    Bilangan peserta mesyuarat yang maksimum ialah 250.

  • Jika anda mempunyai kedua-dua hadirin perseorangan dan dalam talian dan anda menggunakan Outlook, anda boleh menjalankan Mesyuarat Lync anda di bilik persidangan. Klik Pencari Bilik dalam permintaan mesyuarat Outlook untuk mencari dan menambah bilik persidangan di dalam bangunan yang anda ingini. Atau tempah bilik secara berasingan dan tambahkan maklumat bilik dalam kotak Lokasi dalam permintaan mesyuarat.

Menentukan penyampai sandaran

Pilih penyampai sandaran sekiranya anda tidak dapat menyertai atau terlewat. Penyampai sandaran boleh juga memulakan rakaman, membantu dan menguruskan penonton atau memantau soalan yang dikemukakan dalam mesyuarat agar anda dapat menumpukan perhatian pada persembahan anda. Ini amat penting jika anda mengadakan mesyuarat atau peristiwa yang besar.

Menyertakan dokumen latihan atau pautan dalam permintaan mesyuarat anda

Jika anda menjemput peserta yang tidak biasa dengan Lync, sertakan dokumen latihan Cara atau pautan ke latihan Lync dalam permintaan mesyuarat untuk membantu mereka mengetahui ciri-ciri mesyuarat sebelum menyertai mesyuarat tersebut.

Menambah nota pada permintaan mesyuarat

Apabila menjadualkan mesyuarat anda, jika anda menggunakan OneNote, anda boleh menambahkan nota peribadi atau berkongsi. Peserta kemudiannya boleh melihat dan mengedit nota kongsi tersebut sebelum mesyuarat jika mereka mempunyai keizinan yang sesuai. Hanya klik Nota Mesyuarat pada reben jemputan dan tambah nota kongsi untuk permintaan mesyuarat atau nota anda sendiri (tidak kelihatan kepada orang lain). Lihat Menggunakan nota berkongsi dan peribadi dalam Mesyuarat Lync untuk maklumat lanjut.

Menyertai Mesyuarat Lync

Untuk butiran mengenai cara menyertai Mesyuarat Lync, lihat Menyertai Mesyuarat Lync. Dan ikuti amalan penyertaan yang terbaik di bawah:

  • Daftar masuk ke mesyuarat anda 10 hingga 15 minit lebih awal untuk menyediakan dan menyelesaikan masalah, jika perlu.
  • Sebelum mesyuarat, putuskan sama ada anda akan menggunakan audio komputer (audio dan video bersepadu Lync) atau telefon, (jika permintaan mesyuarat anda termasuk butiran panggilan masuk), untuk bahagian audio mesyuarat anda.
  • Jika anda menggunakan audio komputer, sediakan peranti audio dan video dan semak kualitinya. Anda boleh menggunakan mikrofon dan pembesar suara komputer atau pasangkan fon kepala. Untuk maklumat lanjut, lihat Menyediakan audio dan video Lync.
  • Jika anda menggunakan telefon untuk audio mesyuarat anda dan anda telah didayakan keupayaan persidangan dail masuk (hubungi sokongan teknikal tempat kerja anda untuk butiran), gunakan kelebihan ciri Panggil Saya Lync. Pada tetingkap Sertai Audio Mesyuarat, pilih Panggil saya di dan taipkan nombor telefon yang anda ingin gunakan. Semasa anda menggunakan ciri ini, anda tidak perlu memasukkan ID mesyuarat atau PIN.
  • Jika boleh, gunakan fon kepala dan bukannya mikrofon dan pembesar suara komputer anda untuk kualiti audio yang lebih baik.
  • Kualiti audio sangat bergantung pada keadaan rangkaian. Gunakan sambungan rangkaian berwayar dan pastikan anda mematikan wayarles pada komputer anda.
  • Selepas anda menyertai mesyuarat, bisukan mikrofon apabila anda tidak bercakap.

Mengetahui PIN anda

Biasanya, anda tidak memerlukan nombor pengenalan peribadi (PIN) apabila memanggil masuk ke mesyuarat dengan telefon. Anda akan disambungkan terus dan nombor anda ditunjukkan dalam senarai peserta. Tetapi, jika anda ingin memanggil masuk sebagai ketua atau pemanggil yang sah, anda akan digesa untuk PIN anda dan/atau nombor tempat kerja atau sambungan.

 Nota    Mendail masuk sebagai pemanggil yang sah hanya bermakna mesyuarat itu selamat dan anda perlu dikenal pasti sebelum menyertai mesyuarat.

Anda dinasihatkan untuk menyimpan PIN berdekatan dengan anda sekiranya anda perlu menggunakannya. Jika anda tidak mengingati PIN, klik Terlupa PIN Dail masuk anda? dalam permintaan mesyuarat dan ikuti arahan pada halaman untuk mengeset semula.

 Penting    Butiran panggilan masuk hanya disertakan dalam mesyuarat yang disediakan oleh pengguna yang mempunyai akaun yang dikonfigurasi untuk persidangan dail masuk. Untuk butiran, hubungi pihak sokongan teknikal tempat kerja anda.

Membuat persembahan dalam Mesyuarat Lync

Untuk mengetahui cara menyediakan sesi perkongsian, lihat Berkongsi desktop atau program anda. Apabila berkongsi, kami mengesyorkan anda melakukan perkara berikut:

  • Minta rakan sekerja mendaftar masuk ke mesyuarat bersama-sama anda untuk mengesahkan kualiti audio dan visual mesyuarat.
  • Semak opsyen dalam mesyuarat untuk memastikan anda telah memilih ciri-ciri peserta yang anda inginkan, seperti keizinan peserta, kandungan pandangan atau keizinan catatan.
  • Berikan masa yang cukup untuk sesi soal jawab dan maklumkan penonton bahawa mereka boleh menaip soalan atau komen dalam seksyen pemesejan segera (IM) mesyuarat.
  • Bisukan anda sendiri apabila tidak bercakap dan pastikan anda tahu cara membisukan atau menyahbisukan peserta anda jika perlu, kedua-duanya menggunakan Lync dan perintah nada sentuh telefon, jika anda menggunakan telefon (tekan *1 pada pad dailan untuk mendengar perintah).
  • Ingatkan peserta pada permulaan mesyuarat cara membisukan atau menyahbisukan mereka sendiri.
Jika anda menggunakan PowerPoint:
  • Pastikan dek slaid adalah kira-kira antara 15 slaid atau kurang, dengan fon lebih besar (30 poin ke atas) dan latar yang ringkas untuk mengelakkan gangguan.
  • Muat naik persembahan anda lebih awal dan latih menggunakan kawalan untuk menggerakkan slaid atau mencatat. Contohnya, anda boleh menonjolkan perkara penting menggunakan penuding laser atau cap laser.
  • Gunakan nota penyampai untuk membantu anda mengingati hujah anda. Lihat Mempersembahkan slaid PowerPoint dalam Mesyuarat Lync untuk maklumat lanjut.
Jika anda berkongsi desktop atau program anda:
  • Sila ingat bahawa apabila anda berkongsi program, hanya program dan fail yang anda kongsi akan kelihatan kepada peserta. Jika anda menyemak lalu ke program lain, ia tidak akan kelihatan dalam mesyuarat.
  • Gunakan perkongsian desktop jika anda perlu bertukar antara program.
  • Klik Pratonton dalam tetingkap mesyuarat untuk melihat apa yang dilihat oleh peserta anda apabila anda berkongsi desktop atau program.
  • Maklumkan penonton anda bahawa mereka boleh meningkatkan kawasan pandangan mereka menggunakan mod Penuh. Untuk maklumat lanjut, lihat Berkongsi desktop atau program anda.

Menjalankan mesyuarat anda di dalam bilik persidangan

Anda digalakkan untuk meluangkan masa anda untuk menyediakan bilik sebelum mesyuarat bermula bagi memastikan Lync disediakan untuk berfungsi dengan peranti audio dan video bilik.

  • Sambungkan komputer riba anda kepada projektor dan telefon bilik persidangan jika diperlukan.
  • Bisukan mikrofon dan pembesar suara komputer anda jika terdapat gema. Minta orang lain di dalam bilik untuk membisukan juga mikrofon dan pembesar suara mereka jika mendaftar masuk ke Lync.
  • Anda boleh menyambungkan telefon bilik ke komputer anda atau menggunakan telefon untuk mendail masuk ke audio mesyuarat jika permintaan mesyuarat disertakan butiran panggilan masuk.
  • Jika anda menggunakan projektor bilik, sambungkan kabel ke komputer anda dan pilih paparan yang sesuai. Pada papan kekunci anda, tekan kekunci Windows + P untuk menunjukkan paparan kemudian klik: Pendua, untuk menunjukkan desktop anda pada monitor komputer dan projektor bilik; Perluas, untuk memperluas desktop anda dari monitor komputer anda dan projektor bilik; atau Projektor sahaja, untuk menunjukkan desktop anda sahaja pada projektor bilik.

 Petua    Kami mengesyorkan anda memilih Pendua agar anda dapat melihat mesyuarat pada paparan monitor dan bilik anda.

Atas Halaman Atas Halaman

 
 
Berkenaan dengan:
Lync 2013 for Office 365