Tugas asas untuk pangkalan data desktop Access 2013

Pangkalan data Access boleh membantu anda menyimpan dan menjejak sebarang jenis maklumat, seperti inventori, kenalan atau proses perniagaan. Mari kita meneliti laluan yang anda boleh ambil untuk mencipta pangkalan data desktop Access, menambah data padanya, kemudian ketahui tentang langkah seterusnya mengenai penyesuaian dan menggunakan pangkalan data baru anda.

 Nota    Jika anda lebih berminat dalam aplikasi Access jenis baru yang direka bentuk untuk web, lihat cara untuk mencipta aplikasi Access dan mengetahui tentang tugas asas aplikasi Access.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ciri baru yang tersedia, lihat Apa yang baru dalam Access 2013.

Memilih templat

Templat Access mempunyai jadual, pertanyaan, borang dan laporan bina terdalam yang sedia untuk digunakan. Pilihan templat ialah perkara pertama yang anda nampak apabila memulakan Access dan anda boleh membuat carian dalam talian untuk mendapatkan lebih banyak templat.

pandangan templat pada skrin permulaan

  1. Dalam Access klik Fail > Baru.
  2. Pilih templat pangkalan data desktop dan masukkan nama untuk pangkalan data anda di bawah Nama Fail. (Jika anda tidak melihat templat yang sesuai untuk anda, gunakan kotak Cari templat dalam talian .)
  3. Anda boleh menggunakan lokasi lalai yang ditunjukkan Access di bawah kotak Nama Fail atau mengklik ikon folder untuk memilih.
  4. Klik Cipta.

mencipta pangkalan data desktop daripada templat

Bergantung pada templat, anda mungkin perlu melakukan salah satu perkara berikut untuk bermula:

  • Jika Access memaparkan kotak dialog Log masuk dengan senarai pengguna yang kosong:
  1. Klik Pengguna Baru.
  2. Isikan borang Butiran Pengguna.
  3. Klik Simpan & Tutup.
  4. Pilih nama pengguna yang anda masukkan kemudian klik Log masuk.
  • Jika Access memaparkan mesej Amaran Keselamatan dalam bar mesej dan anda mempercayai sumber templat tersebut, klik Dayakan Kandungan. Jika pangkalan data memerlukan log masuk, log masuk semula.

Untuk maklumat lanjut, lihat mencipta pangkalan data desktop Access daripada templat.

Mencipta pangkalan data dari awal

Jika tiada templat yang memenuhi keperluan anda, anda boleh bermula dengan pangkalan data desktop kosong.

  1. Dari Access, klik Baru > Pangkalan data desktop kosong.
  2. Taipkan nama untuk pangkalan data anda dalam kotak Nama Fail.
  3. Anda boleh menggunakan lokasi lalai yang ditunjukkan Access di bawah kotak Nama Fail atau mengklik ikon folder untuk memilih.
  4. Klik Cipta.

Menambah jadual

Dalam pangkalan data, maklumat anda disimpan dalam berbilang jadual berkaitan. Untuk mencipta jadual:

  1. Apabila anda membuka pangkalan data buat kali pertama, anda akan melihat jadual kosong dalam pandangan Helaian Data yang anda boleh menambah data. Untuk menambah jadual lain, klik tab Cipta > Jadual. Anda boleh mula memasukkan data dalam medan kosong (sel) atau menampal data dari sumber lain seperti buku kerja Excel.
  2. Untuk menamakan semula lajur (medan), dwiklik tajuk lajur kemudian taipkan nama baru.

 Petua    Nama yang bermakna dapat membantu anda mengetahui kandungan setiap medan tanpa melihat kandungannya.

  1. Klik Fail > Simpan.
  • Untuk menambahkan lebih banyak medan, taipkan dalam lajur Klik untuk Tambah.
  • Untuk mengalihkan lajur, pilihnya dengan mengklik tajuk lajurnya kemudian seretnya ke tempat yang anda inginkan. Anda juga boleh memilih lajur berdampingan dan menyeret semuanya ke lokasi baru.

Untuk maklumat lanjut, lihat Pengenalan kepada jadual.

Menyalin dan menampal data

Anda boleh menyalin dan menampal data dari program lain seperti Excel atau Word ke dalam jadual Access. Ini berfungsi dengan paling berkesan jika data dipisahkan kepada lajur. Jika data berada dalam program pemprosesan perkataan, seperti Word, sama ada gunakan tag untuk memisahkan lajur atau menukarkannya kepada format jadual sebelum menyalin.

  1. Jika data memerlukan pengeditan seperti memisahkan nama penuh kepada nama pertama dan nama keluarga, lakukannya dahulu dalam program sumber.
  2. Buka sumber dan salin (Ctrl + C) data.
  3. Buka jadual Access yang anda ingin tambahkan data tersebut dalam pandangan Helaian Data dan tampalkannya (Ctrl + V).
  4. Dwiklik setiap tajuk lajur dan taipkan nama yang bermakna.
  5. Klik Fail > Simpan dan berikan nama kepada jadual baru anda.

 Nota    Access mengesetkan jenis data bagi setiap medan berdasarkan maklumat yang anda tampalkan pada baris pertama setiap lajur, jadi pastikan maklumat dalam baris berikut sepadan dengan baris pertama.

Mengimport atau memautkan ke data

Anda boleh mengimport data dari sumber lain atau anda boleh memaut ke data dari Access tanpa mengalih maklumat dari tempat ia disimpan. Memaut boleh merupakan opsyen yang baik jika anda mempunyai berbilang pengguna mengemas kini data dan anda ingin memastikan bahawa anda melihat versi terkini atau jika anda ingin menjimatkan ruang simpanan. Anda boleh memilih sama ada anda ingin memaut atau mengimport data untuk kebanyakan format.

Opsyen tab data luaran

Proses tersebut berbeza sedikit bergantung pada sumber data tetapi arahan ini akan membantu anda bermula:

  1. Pada tab Data Luaran, klik format data yang anda akan import dari atau pautkan kepada. Jika anda tidak nampak format yang betul, klik Lain.

 Nota    Jika anda masih tidak menemui format yang betul, anda mungkin perlu mengeksport data dahulu kepada format fail yang disokong Access (seperti fail teks terbatas (fail teks terbatas: Fail yang mengandungi data yang mana nilai medan individu dipisahkan dengan aksara, seperti koma atau tab.)).

  1. Ikuti arahan dalam kotak dialog Dapatkan Data Luaran.

Semasa anda memaut, sesetengah format tersedia sebagai baca sahaja. Berikut adalah sumber luaran yang anda boleh mengimport data atau memaut darinya:

Import Paut
Microsoft Excel Ya Ya
(baca sahaja)
Microsoft Access Ya Ya
Pangkalan data ODBC, seperti SQL Server Ya Ya
Teks atau fail nilai dipisahkan koma (CSV) Ya Ya
(tambahkan rekod yang baru sahaja)
Senarai SharePoint Ya Ya
XML Ya
Perkhidmatan Data Ya
(baca sahaja)
Dokumen HTML Ya Ya
Folder Outlook Ya Ya

Untuk maklumat lanjut, lihat Mengimport data ke pangkalan data Access dan Mengimport data dari pangkalan data Access.

Mengatur data dengan Penganalisis Jadual

Anda boleh menggunakan Bestari Penganalisis Jadual untuk mengenal pasti data lewah dengan cepat. Bestari kemudian menyediakan cara yang mudah untuk mengatur data ke dalam jadual yang berasingan. Access mengekalkan jadual asal sebagai sandaran.

  1. Buka pangkalan data Access yang mengandungi jadual yang anda ingin analisis.
  2. Klik Alat Pangkalan Data > Penganalisis Jadual.

Dua halaman pertama bagi bestari mengandungi tutorial ringkas dengan contoh. Jika anda lihat kotak semak yang dilabelkan Tunjukkan halaman pengenalan?, pilih kotak semak, kemudian dwiklik Kembali untuk melihat pengenalan. Jika anda tidak ingin melihat halaman pengenalan lagi, kosongkan tanda Tunjukkan halaman pengenalan?

Atas Halaman Atas Halaman

Langkah berikut

Proses reka bentuk selebihnya berubah-ubah bergantung pada perkara yang anda ingin lakukan tetapi anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mencipta pertanyaan, borang, laporan dan makro. Artikel ini membantu:

Atas Halaman Atas Halaman

 
 
Berkenaan dengan:
Access 2013