Pengenalan kepada laporan dalam Access

Laporan menawarkan cara untuk melihat, memformat dan meringkaskan maklumat dalam pangkalan data Microsoft Access anda. Contohnya, anda boleh mencipta laporan ringkas nombor telefon bagi semua kenalan anda atau ringkasan laporan bagi jumlah jualan merentasi rantau dan tempoh masa yang berlainan.

Dari artikel ini, anda akan mendapat gambaran keseluruhan laporan dalam Access. Anda juga akan mempelajari asas mencipta laporan dan menggunakan opsyen seperti mengisih, mengumpul dan meringkaskan data serta cara untuk pratonton dan mencetak laporan.

 Nota    Maklumat dalam artikel ini bertujuan untuk digunakan dengan pangkalan data desktop Access sahaja.

Dalam artikel ini


Gambaran keseluruhan

Apakah yang anda boleh lakukan dengan laporan?

Laporan adalah objek pangkalan data yang berguna apabila anda ingin mempersembahkan maklumat dalam pangkalan data anda untuk sebarang kegunaan berikut:

  • Memaparkan atau mengedarkan ringkasan data.
  • Mengarkibkan petikan data.
  • Menyediakan butiran mengenai rekod individu.
  • Mencipta label.

Bahagian laporan

Walaupun anda boleh mencipta laporan “tidak terikat” yang tidak memaparkan data, tetapi bagi tujuan artikel ini, kita akan menganggap bahawa laporan terikat pada sumber data seperti jadual atau pertanyaan. Reka bentuk laporan dibahagikan kepada seksyen yang anda boleh lihat dalam pandangan Reka Bentuk. Memahami bagaimana setiap seksyen berfungsi membantu anda mencipta laporan yang lebih baik. Contohnya, seksyen yang anda pilih untuk menempatkan kawalan terhitung menentukan cara Access mengira keputusan. Senarai berikut adalah ringkasan jenis seksyen dan kegunaannya:

Seksyen Cara seksyen dipaparkan apabila dicetak Di mana seksyen oleh digunakan
Pengepala Laporan Pada permulaan laporan. Gunakan pengepala laporan untuk maklumat yang biasanya mungkin muncul di halaman depan, seperti logo, tajuk atau tarikh. Apabila anda menempatkan kawalan terhitung yang menggunakan fungsi agregat Jumlah dalam pengepala laporan, jumlah terhitung adalah untuk keseluruhan laporan. Pengepala laporan dicetak sebelum pengepala halaman.
Pengepala Halaman Di bahagian atas setiap halaman. Gunakan pengepala halaman untuk mengulangi tajuk laporan pada setiap halaman.
Pengepala Kumpulan Pada permulaan setiap kumpulan rekod baru. Gunakan pengepala kumpulan untuk mencetak nama kumpulan. Contohnya, dalam laporan yang dikumpulkan mengikut produk, gunakan pengepala kumpulan untuk mencetak nama produk. Apabila anda menempatkan kawalan terhitung yang menggunakan fungsi agregat Jumlah dalam pengepala kumpulan, jumlahnya adalah untuk kumpulan semasa. Anda boleh mempunyai berbilang seksyen pengepala kumpulan pada laporan, bergantung pada bilangan aras perkumpulan yang anda telah tambah. Untuk maklumat lanjut mengenai mencipta pengepala dan pengaki kumpulan, lihat seksyen Menambah perkumpulan, isihan atau jumlah.
Butiran Muncul sekali untuk setiap baris dalam sumber rekod. Di sinilah anda menempatkan kawalan yang membentuk isi utama laporan.
Pengaki Kumpulan Di penghujung setiap kumpulan rekod. Gunakan pengaki kumpulan untuk mencetak maklumat ringkasan bagi kumpulan. Anda boleh mempunyai berbilang seksyen pengaki kumpulan pada laporan, bergantung pada bilangan aras perkumpulan yang anda telah tambah.
Pengaki Halaman Di penghujung setiap halaman. Gunakan pengaki halaman untuk mencetak nombor halaman atau maklumat bagi setiap halaman.
Pengaki Laporan

Di penghujung laporan.

 Nota    Dalam pandangan Reka Bentuk, pengaki laporan muncul di bawah pengaki halaman. Walau bagaimanapun, dalam semua pandangan lain (Contohnya, pandangan Tataletak atau apabila laporan dicetak atau dipratonton), pengaki laporan muncul di atas pengaki halaman, sebaik sahaja selepas pengaki kumpulan terakhir atau baris butiran pada halaman terakhir.

Gunakan pengaki laporan untuk mencetak jumlah laporan atau maklumat ringkasan lain untuk keseluruhan laporan.

Anda akan mendapati laporan yang bermakna lebih mudah dicipta apabila pangkalan data anda mempunyai struktur jadual dan perhubungan yang direka bentuk dengan baik. Untuk pengenalan kepada merancang dan mereka bentuk pangkalan data, lihat artikel Asas reka bentuk pangkalan data.

Atas Halaman Atas Halaman

Mencipta laporan

Anda boleh mencipta laporan untuk pangkalan data desktop Access anda dengan mengikuti langkah di bawah:

Langkah 1: Pilih sumber rekod

Sumber rekod laporan boleh menjadi jadual, pertanyaan bernama atau pertanyaan terbenam. Sumber rekod mestilah mengandungi semua baris dan lajur data yang anda ingin paparkan dalam laporan.

  • Jika data berasal dari jadual atau pertanyaan sedia ada, pilih jadual atau pertanyaan itu dalam Anak Tetingkap Navigasi kemudian teruskan ke Langkah 2.
  • Jika sumber rekod masih belum wujud, lakukan salah satu perkara berikut:
    • Teruskan ke Langkah 2 dan gunakan alat Laporan Kosong,

Atau

  • Cipta jadual atau pertanyaan yang mengandungi data yang diperlukan. Pilih pertanyaan atau jadual dalam Anak Tetingkap Navigasi, kemudian teruskan ke Langkah 2.

Langkah 2: Pilih alat laporan

Alat laporan terletak pada tab Cipta pada reben, dalam kumpulan Laporan. Jadual berikut menerangkan opsyen:

Alat Perihalan

Laporan

Mencipta laporan berjadual ringkas yang mengandungi semua medan dalam sumber rekod yang anda dipilih dalam Anak Tetingkap Navigasi.

Reka Bentuk Laporan

Membuka laporan kosong dalam pandangan Reka Bentuk, yang anda boleh tambahkan dengan medan dan kawalan yang diperlukan.

Laporan Kosong

Membuka laporan kosong dalam pandangan Tataletak dan memaparkan Senarai Medan yang dari situ anda boleh tambahkan medan untuk laporan

Bestari Laporan

Memaparkan bestari langkah berbilang yang membolehkan anda menentukan medan, aras perkumpulan/pengisihan dan opsyen tataletak.

Label

Memaparkan bestari yang membolehkan anda memilih saiz label standard atau tersuai, serta medan yang anda ingin paparkan dan cara anda ingin mengisihnya.


Langkah 3: Cipta laporan

  1. Klik butang untuk alat yang anda ingin gunakan. Jika bestari muncul, ikuti langkah dalam bestari itu dan klik Selesai pada halaman terakhir.
    Access memaparkan laporan dalam pandangan Tataletak.
  2. Formatkan laporan untuk mendapat rupa yang anda inginkan:
  • Saizkan semula medan dan label dengan memilihnya kemudian heret sisinya sehingga mendapat saiz yang anda inginkan.
  • Alihkan medan dengan memilihnya (dan labelnya, jika ada), kemudian heret ia ke lokasi baru.
  • Klik kanan medan dan gunakan perintah pada menu pintasan untuk menggabungkan atau memisahkan sel, memadam atau memilih medan dan melaksanakan tugas pemformatan lain.

Di samping itu, anda boleh menggunakan ciri yang diterangkan dalam seksyen yang berikut untuk menjadikan laporan anda lebih menarik dan mudah dibaca.

Atas Halaman Atas Halaman

Menambah perkumpulan, isihan atau jumlah

Cara terpantas untuk menambah kumpulan, isihan atau jumlah pada laporan pangkalan data desktop, klik kanan medan yang anda ingin gunakan kumpulan, isih atau jumlah, kemudian klik perintah yang diingini pada menu pintasan.

Anda juga boleh menambah kumpulan, isihan atau jumlah menggunakan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah manakala laporan dibuka dalam pandangan Tataletak atau pandangan Reka Bentuk:

  1. Jika anak tetingkap Kumpul,Isih dan Jumlah belum dibuka, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Perkumpulan dan Jumlah, klik Kumpul & Isih.
  2. Klik Tambah kumpulan atau Tambah isihan, kemudian pilih medan yang anda ingin kumpulkan atau isihkan.
  3. Klik Lain pada baris perkumpulan atau isihan untuk mengeset lebih banyak opsyen dan menambah jumlah.

Untuk maklumat terperinci tentang perkumpulan, isihan dan jumlah, lihat artikel Mencipta laporan terkumpul atau laporan ringkasan.

Atas Halaman Atas Halaman

Menyerlahkan data dengan pemformatan bersyarat

Access menyertakan alat untuk menyerlahkan data pada laporan. Anda boleh menambah peraturan pemformatan bersyarat untuk setiap kawalan atau kumpulan kawalan dan dalam laporan klien, anda juga boleh menambah bar data untuk membandingkan data.

Untuk menambahkan pemformatan bersyarat pada kawalan:

  1. Klik kanan laporan dalam Anak Tetingkap Navigasi dan klik Pandangan Tataletak.
  2. Pilih kawalan yang diperlukan dan pada tab Format, dalam kumpulan Pemformatan Kawalan, klik Pemformatan Bersyarat.

 Petua    Untuk memilih berbilang kawalan, tekan dan tahan kekunci CTRL dan klik kawalan.

  1. Dalam kotak dialog Pengurus Peraturan Pemformatan Bersyarat, klik Peraturan Baru.
  2. Dalam kotak dialog Peraturan Pemformatan Baru, pilih satu nilai di bawah Pilih jenis peraturan:
  • Untuk mencipta peraturan yang dinilai bagi setiap rekod secara individu, pilih Semak nilai dalam rekod semasa atau gunakan satu ungkapan.
  • Untuk mencipta peraturan yang membandingkan rekod antara satu sama lain menggunakan bar data, klik Bandingkan dengan rekod lain.
  1. Di bawah Edit perihalan peraturan, tentukan peraturan apabila pemformatan akan digunakan serta jenis pemformatan yang harus digunakan, kemudian klik OK.
  2. Untuk mencipta peraturan tambahan bagi kawalan atau set kawalan yang sama, ulang prosedur ini dari langkah 4.

Atas Halaman Atas Halaman

Menyesuaikan warna dan fon

Cuba opsyen Tema Aplikasi untuk menyesuaikan warna dan fon.

  1. Buka laporan dalam pandangan Tataletak dengan mengklik kanan padanya dalam Anak Tetingkap Navigasi kemudian klik Pandangan Tataletak.
  2. Dari opsyen Alat Tataletak Laporan, pada tab Reka Bentuk, klik Tema dan tuding kursor pada pelbagai tema dalam galeri untuk pratonton kesannya. Klik pada tema untuk memilihnya kemudian simpan laporan anda.
  3. Gunakan galeri Warna atau Fon untuk mengeset warna atau fon secara berasingan.


Atas Halaman Atas Halaman

Menambah logo atau imej latar   

Anda boleh menambah logo atau imej latar kepada laporan dan jika anda mengemas kini imej, kemas kini secara automatik dibuat di mana jua imej digunakan dalam pangkalan data.

Untuk menambah atau mengalih keluar imej:

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan dan klik Pandangan Tataletak.
  2. Dalam laporan itu, klik posisi di mana anda ingin tambahkan imej dan pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Pengepala/Pengaki, klik Logo.
  3. Navigasi ke imej dan klik Buka. Access menambah imej pada laporan.
  4. Untuk mengalih keluar imej, klik kanan pada imej dan klik Padam dari menu pintasan.

Untuk menambah imej latar:

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan dan klik Pandangan Tataletak.
  2. Pada tab Format, dalam kumpulan Latar, klik Imej Latar.
  3. Pilih imej dari senarai Galeri Imej atau klik Semak Lalu, pilih imej, kemudian klik OK.

Atas Halaman Atas Halaman

Pratonton dan mencetak laporan

Pratonton laporan

  1. Klik kanan laporan dalam Anak Tetingkap Navigasi dan klik Pratonton Cetak. Anda boleh menggunakan perintah pada tab Pratonton Cetak untuk melakukan sebarang perkara berikut:
  • Mencetak laporan
  • Melaras saiz atau tataletak halaman
  • Menzum masuk atau keluar atau melihat berbilang halaman pada satu masa
  • Menyegar semula data pada laporan
  • Mengeksport laporan kepada format fail lain.
  1. Klik Tutup Pratonton Cetak.

Mencetak laporan

Untuk mencetak laporan tanpa pratonton:

  • Klik kanan laporan dalam Anak Tetingkap Navigasi dan klik Cetak. Laporan itu dihantar ke pencetak lalai anda.

 Nota    Jika anda memilih laporan dalam Anak Tetingkap Navigasi dan memilih Cetak dari tab Fail, anda boleh memilih opsyen cetakan tambahan seperti bilangan halaman dan salinan dan menentukan pencetak.

  • Untuk membuka kotak dialog di mana anda boleh memilih pencetak, tentukan bilangan salinan dan sebagainya, klik Cetak.

Atas Halaman Atas Halaman

 
 
Berkenaan dengan:
Access 2013