Par dokumentu kopām

Izmantojot jauno satura tipu Dokumentu kopa, var izveidot un pārvaldīt vairākdokumentu darbus. Dokumentu kopa ir tādu saistītu dokumentu grupa, ko var izveidot ar vienu darbību un pēc tam pārvaldīt kā atsevišķu vienību.

Šajā rakstā


Kas ir dokumentu kopa?

Strādājot ar projektiem, lietotāji reti veido atsevišķus dokumentus. Daudzos projektos parasti tiek veidota vairāku saistītu dokumentu kopa. Dažos gadījumos šī dokumentu kopa ir projekta galarezultāts jeb “nododamais” rezultāts. Piemēram, profesionālu pakalpojumu sniegšanas uzņēmums var veidot piedāvājuma bukletu katram piedāvājuma pieprasījumam, ko saņem no iespējamā klienta. Citos gadījumos šī dokumentu kopa var būt vienkārši dažāda veida informācija, kas nepieciešama lielākā projektā un ir kāda cita projekta materiālu izveides vai nododamais rezultāts. Piemēram, ražošanas uzņēmums var izveidot tādu standarta dokumentu kopu, kas saistīti ar katra ražojamā produkta projektēšanu, testēšanu un ražošanu.

Šos dokumentus viens vai vairāki lietotāji var izveidot vienlaikus vai pa daļām, un tajos var būt iekļauti dažādu failu formātu dokumenti (piemēram, Word dokumenti, PowerPoint prezentācijas, Visio shēmas, Excel faili u.c.).

Organizācijas, kam konsekventi jāveido un jāpārvalda vairākdokumentu darbi, katram parasti veidojamajam vairākdokumentu darbam var konfigurēt jaunu dokumentu kopas satura tipu. Dokumentu kopas satura tips ir tāds satura tips, kura pamatā ir mape, kur vienā skatā ir izkārtoti vairāki saistīti dokumentu, un šajā skatā ar tiem var strādāt un pārvaldīt kā atsevišķu vienumu.

Kad bibliotēkai tiek pievienots kāds dokumentu kopas satura tips, lietotāji jaunas dokumentu kopas instances var izveidot, bibliotēkas lentē noklikšķinot uz Jauns dokuments.

Komanda Dokumentu kopa izvēlnē Jauns dokuments

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumentu kopas iespējas

Dokumentu kopas satura tips piedāvā vairākas iespējas, kas atvieglo sekmīgu vairākdokumentu darba izveidi un pārvaldību. Konfigurējot dokumentu kopas satura tipu, var veikt šādas darbības:

  • Norādīt dokumentu kopā pieļaujamos satura tipus (piemēram, dokumentu faili, attēli, audio vai video).
  • Norādīt visus noklusējuma dokumentus, kas automātiski jāizveido ikreiz, kad tiek izveidota jauna dokumentu kopas instance. Noklusējuma dokumentus var kartēt uz atļautajiem satura tipiem. Piemēram, ja uzņēmumā ir standarta veidnes, kas tiek izmantotas, piemēram, līgumiem, vai ir veidnes ar uzņēmuma rekvizītiem, kas tiek izmantotas noteiktiem saziņas gadījumiem, tās var augšupielādēt, konfigurējot dokumentu kopas satura tipu.
  • Norādīt visus standarta metadatus, kas jāsinhronizē visos dokumentu kopas dokumentos.
  • Pielāgot dokumentu kopas iepazīšanās lapu, kas tiek rādīta katra no dokumentu kopas satura tipa izveidotā darba instancei. Šī iepazīšanās lapa ir tīmekļa daļas lapa, ko var iestatīt projekta informācijas rādīšanai vai tādu resursu rādīšanai, kas palīdz dokumentu kopas apstrādes grupas dalībniekiem (piemēram, projekta laika grafiks, saites uz resursiem u.c.).
  • Konfigurēt dokumentu kopai pieejamās darbplūsmas. Dokumentu kopām var izmantot standarta pārskatīšanas vai apstiprināšanas darbplūsmu. Turklāt uzņēmums dokumentu kopām var izstrādāt pielāgotas darbplūsmas, izmantojot Microsoft SharePoint Designer 2010 pieejamās četras dokumentu kopas darbplūsmas darbības.

Kad dokumentu kopas satura tips ir konfigurēts un pievienots kādai bibliotēkai, vietnes lietotāji, kas veido vai pārvalda dokumentu kopas dokumentus, strādājot ar dokumentu kopas dokumentiem, var izmantot gan pazīstamos dokumentu pārvaldības līdzekļus, gan arī īpašos līdzekļus, piemēram, lentes Dokumentu kopa cilni Pārvaldība.

Dokumentu kopas autori var veikt šādus uzdevumus:

  • Dokumentu bibliotēkā izmantojot komandu Jauns dokuments, ātri un ērti izveidot jaunu vairākdokumentu darbu.
  • Tvert dokumentu kopas pašreizējo rekvizītu un dokumentu versiju vēstures momentuzņēmumu.
  • Sākt darbplūsmas visai dokumentu kopai vai atsevišķiem dokumentu kopas vienumiem, lai pārvaldītu vispārējus uzdevumus, piemēram, pārskatīšanu un apstiprināšanu.
  • Pa e-pastu nosūtīt saiti uz šo dokumentu kopu.
  • Izmantot komandu Kam nosūtīt, lai dokumentu kopu pārvietotu vai kopētu citā atrašanās vietā (mērķa vieta ir jākonfigurē, izmantojot centrālo administrēšanu).
  • Pārvaldīt dokumentu kopas atļaujas.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
SharePoint Server 2010