Koplietošanas ar ārējie lietotājiem pārvaldība

Ja jūsu darbs ir saistīts ar dokumentu koplietošanu vai tiešu sadarbību ar piegādātājiem vai klientiem, varat grupas vietnē vai pakalpojumā OneDrive darbam koplietot saturu ar personām ārpus savas organizācijas, kurām nav jūsu Office 365 Small Business abonementa licenču.

Ir trīs veidi, kā to paveikt.

Ja vēlaties skatīt informāciju, kā kopīgot vietni vai dokumentu, skatiet rakstu Satura kopīgošana ar personām ārpus organizācijas. Lai noskaidrotu, kas ir ārējie lietotāji un kādas ir viņu tiesības, skatiet rakstu Kas ir ārējs lietotājs?.

Šajā rakstā


Kā veikt koplietošanu, lai tā nebūtu pārmērīga

Ieteicamā prakse vietņu kopīgošanai

Ja esat ar lietotāju kopīgojis visu vietni, lietotājs var pieteikties šajā vietnē un darboties kā pilntiesīgs vietnes dalībnieks. Lietotāji var pārlūkot, meklēt, skatīt un rediģēt saturu (atkarībā no tā, kurai atļauju grupai tos piesaistāt). Viņi var, piemēram, skatīt citu vietnes lietotāju vārdus personu atlasītājā vai skatīt dokumentu metadatus. Ārējie lietotāji tiek rādīti arī personu atlasītājā kā vietnes lietotāji. Tas nozīmē, ka citi vietnes lietotāji šiem lietotājiem var piešķirt citas atļaujas, nekā viņiem piešķīrāt sākotnēji vietnes kopīgošanas brīdī. Pirms uzaicināt ārējus lietotājus piekļūt savai vietnei, pārliecinieties, vai jums ir zināma viņu identitāte.

Ja ārējos lietotājus uzaicināt grupas vietnē, viņi var skatīt saturu grupas vietnē un visās apakšvietnēs. Ja nevēlaties, lai ārējie lietotāji iegūtu piekļuvi svarīgam vai konfidenciālam saturam jūsu grupas vietnē, izveidojiet grupas vietnes apakšvietni ar unikālām atļaujām un pēc tam koplietojiet ar ārējiem lietotājiem tikai šo apakšvietni. Papildinformāciju par atļauju pārmantošanu skatiet tēmā Atļauju pārmantošana.

Līdzīgi arī gadījumā, ja vēlaties kopīgot apakšvietni, ko esat izveidojis savā OneDrive darbam vietnē, pārliecinieties, vai apakšvietnei ir unikālas atļaujas, lai nejauši nepiešķirtu ārējiem lietotājiem piekļuvi citām vietnēm vai saturam savā OneDrive darbam vietnē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumentu kopīgošanas labākā prakse

Ja kopīgojat dokumentus, izmantojot anonīmas viesu saites, uzaicinājuma adresāti var kopīgot šīs viesu saites ar citām personām, kas, izmantojot šīs saites, var skatīt attiecīgo saturu. Neizmantojiet viesu saites, lai kopīgotu konfidenciālus dokumentus. Ja vēlaties maksimāli samazināt iespējamību, ka kāds lietotājs varētu kopīgot anonīmu saiti, kopīgojiet dokumentu, pieprasot pierakstīšanos.

Kā izvēlēties kopīgošanas veidu

Nosakot, vai un kā kopīgot saturu ar ārējiem lietotājiem, apsveriet tālāk norādītos faktorus.

  • Kurām personām vēlaties piešķirt piekļuvi saturam grupas vietnē un visās apakšvietnēs, un kādas darbības šīs personas varēs veikt?
  • Kam savā organizācijā vēlaties piešķirt atļauju koplietot saturu ar ārējiem lietotājiem?
  • Vai ir kāds saturs, kuram vēlaties nodrošināt, lai to nekad nevarētu skatīt personas ārpus jūsu organizācijas?

Atbildes uz šiem jautājumiem palīdzēs jums plānot satura koplietošanas stratēģiju.

Iespējamais risinājums Mērķis

Vietnes kopīgošana

Ja vēlaties kopīgot vietni un vienlaikus ierobežot ārējo lietotāju piekļuvi noteiktam organizācijas iekšējam saturam, apsveriet iespēju izveidot apakšvietni ar unikālām atļaujām, ko izmantosit tikai ārējas koplietošanas vajadzībām.

Nodrošiniet kādai personai ārpus savas organizācijas pastāvīgu piekļuvi vietnes informācijai un saturam. Šai personai jābūt iespējai darboties kā pilnvērtīgam jūsu vietnes lietotājam, kā arī veidot, rediģēt un skatīt saturu.
Dokumenta kopīgošana, pieprasot pierakstīšanos. Nodrošiniet vienai vai vairākām personām ārpus organizācijas drošu piekļuvi konkrētam dokumentam pārskatīšanas vai sadarbības vajadzībām. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve citam saturam jūsu iekšējā vietnē.
Dokumenta kopīgošana, nepieprasot pierakstīšanos. Kopīgojiet saiti uz dokumentu, kas nav sensitīvs vai konfidenciāls, ar personām ārpus organizācijas, lai šīs personas varētu to skatīt vai atjaunināt, pievienojot atsauksmes. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve saturam jūsu iekšējā vietnē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ārējās koplietošanas ieslēgšana un izslēgšana

Iespēja uzaicināt ārējos lietotājus grupas vietnē ir iespējota pēc noklusējuma, lai vietnes īpašnieki un vietņu kolekcijas administratori jebkurā laikā varētu kopīgot grupas vietni un jebkuru tās apakšvietni ar ārējiem lietotājiem. Tomēr, ja esat Office 365 administrators, varat izvēlēties atspējot šo līdzekli visām vietnēm, lai turpmāk uzaicinājumi netiktu sūtīti. Ja šis līdzeklis tiek deaktivizēts, neviens ārējais lietotājs, kas pašlaik ir uzaicināts vietnēs, vairs nevarēs tām piekļūt.

Ārējās koplietošanas iespējošana nav tas pats, kas anonīmas piekļuves iespējošana. Lietotājiem ir jātiek autentificētiem (ir jāpierakstās), pirms viņi var piekļūt iekšējiem resursiem.

  1. Dodieties uz Administrators > Pakalpojuma iestatījumi > Vietnes un dokumenta koplietošana.
  2. Veiciet kādu no šīm darbībām:
  • ieslēdziet ārējo koplietošanu;
  • izslēdziet ārējo koplietošanu.

Attēls, kurā atainota ieslēgšanas/izslēgšanas vadīkla, kas ārējiem lietotājiem ļauj piekļūt grupas vietnei un dokumentiem.

Drošība  

  • Ja deaktivizējat ārējo koplietošanu, visiem ārējiem lietotājiem, kam šī līdzekļa deaktivizēšanas brīdī bija piekļuve vietnei, tā tiek liegta un turpmāk vairs nevar nosūtīt uzaicinājumus. Ja šis līdzeklis tiek atkārtoti aktivizēts ar ārējo lietotāju vārdiem SharePoint atļauju grupās, attiecīgie lietotāji automātiski var atkal piekļūt vietnei. Lai neatgriezeniski liegtu iespēju kādam lietotājam piekļūt SharePoint vietnei, noņemiet attiecīgo lietotāju no ārējo lietotāju saraksta.
  • Ja anonīmo saišu līdzeklis ir izslēgts globāli, neviena koplietotā saite vairs nedarbojas. Ja līdzeklis vēlāk tiek aktivizēts atkārtoti, šīs saites atsāk darboties. Varat arī atspējot atsevišķas saites, kas ir koplietotas, ja vēlaties neatgriezeniski atsaukt piekļuvi konkrētam dokumentam.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Atsevišķu ārējo lietotāju noņemšana

Ja jānoņem ārējie lietotāji tā, lai tiem vairs nebūtu piekļuves vietnēm, kuras ar tiem koplietotas, varat to izdarīt, noņemot šos lietotājus no ārējo lietotāju saraksta Office 365 pakalpojuma iestatījumu sadaļā.

  1. Dodieties uz Administrators > Pakalpojuma iestatījumi > Vietnes un dokumenta koplietošana.
  2. Noklikšķiniet uz Noņemt atsevišķus ārējos lietotājus.
  3. Atlasiet ārējos lietotājus, kurus vēlaties noņemt, un pēc tam noklikšķiniet uz Dzēšana (atkritnes ikona).

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Anonīmas viesu saites atspējošana

Ja dokuments ir kopīgots, izmantojot viesu saiti, attiecīgā informācija tiek rādīta dokumenta rekvizītu izvēlnē. Informāciju, kā kopīgot dokumentus, izmantojot viesu saites, skatiet tēmā Vietņu vai dokumentu kopīgošana ar personām ārpus organizācijas.

Rekvizītu dialoglodziņš, kurā parādīts, ka dokuments ir kopīgots, izmantojot viesu saiti.

Varat atsaukt piekļuvi dokumentam, kas ir kopīgots, izmantojot viesu saiti, atspējojot attiecīgo saiti.

  1. Dodieties uz bibliotēku, kurā atrodas dokuments, kura viesu saiti vēlaties noņemt.
  2. Norādiet uz dokumentu un noklikšķiniet uz Atvērt izvēlni.
  3. Teikumā Atvērt ikvienam, kurš izmanto viesu saiti noklikšķiniet uz daļas “viesu saiti”.
  4. Blakus viesu saites vietrādim URL noklikšķiniet uz pogas Dzēst.
  5. Kad saņemat aicinājumu norādīt, vai vēlaties atspējot saiti, noklikšķiniet uz Atspējot saiti.
    Dialoglodziņš ar aicinājumu norādīt, vai vēlaties atspējot kopīgota dokumenta viesu saiti, lai tā vairs nedarbotos.

Kad personas ārpus jūsu organizācijas mēģina piekļūt attiecīgajam saturam, izmantojot viesu saiti, viņiem tiek parādīts ziņojums ar informāciju, ka saturam nevar piekļūt.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Uzaicinājumu anulēšana

Ja vēlaties anulēt uzaicinājumu, ko esat nosūtījis ārējam lietotājam, varat atsaukt uzaicinājumu, pirms tas ir apstiprināts.

Dodieties uz vietni, kuras uzaicinājumu vēlaties anulēt.

  1. Dodieties uz IestatījumiPoga Iestatījumi > Vietnes iestatījumi.
  2. Sadaļā Lietotāji un atļaujas noklikšķiniet uz Piekļuves pieprasījumi un uzaicinājumi.
  3. Sadaļā Ārēju lietotāju uzaicinājumi atrodiet personu, kuras uzaicinājumu vēlaties anulēt, un noklikšķiniet uz Atvērt izvēlni.
  4. Rekvizītu lodziņā noklikšķiniet uz Anulēt.

Ja ārējais lietotājs jau ir apstiprinājis uzaicinājumu un jūs vēlaties attiecīgo lietotāju noņemt no vietnes, varat to izdarīt, noņemot viņu no SharePoint atļauju grupas, kuru esat viņam piešķīris.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
Office 365 Small Business administratoriem, Office 365 Small Business Premium, SharePoint Online Small Business