Vietņu vai dokumentu kopīgošana ar personām ārpus organizācijas

 Piezīme    Ja šī informācija neatbilst tai, ko redzat, iespējams, izmantojat Office 365 pirmsjaunināšanas versiju. Skatiet sadaļu Vietnes koplietošana ar ārējiem lietotājiem , lai atrastu sev nepieciešamo informāciju.
Vai es izmantoju pakalpojuma Office 365 jaunināto versiju?

Ja jūsu darbs ir saistīts ar dokumentu koplietošanu vai sadarbību tieši ar piegādātājiem vai klientiem, varat savās vietnēs koplietot saturu ar personām, kas atrodas ārpus jūsu organizācijas un kurām nav jūsu Microsoft Office 365 abonementa licenču.

Ir trīs veidi, kā to paveikt.

Šajā tēmā skaidrots, kā kopīgot vietni vai dokumentu ar personām ārpus jūsu organizācijas.

Noderīga informācija pirms darba sākšanas

Pirms kopīgojat saturu ar ārējiem lietotājiem, skatiet sadaļā Ieteicamā koplietošanas prakse, lai koplietošana nebūtu pārmērīga sniegto informāciju. Lai noskaidrotu, kas ir ārējie lietotāji un kādas ir viņu tiesības, skatiet rakstu Kas ir ārējs lietotājs? Informāciju, kā ieslēgt vai izslēgt ārējās koplietošanas līdzekli, skatiet sadaļā Ārējās koplietošanas pārvaldība.

Šajā rakstā


Vietnes kopīgošana

Kopīgojot vietni ar ārējiem lietotājiem, jūs nosūtāt viņiem uzaicinājumu, kuru izmantojot viņi var pieteikties jūsu vietnē. Šādu uzaicinājumu var nosūtīt uz jebkuru e-pasta adresi. Kad adresāts apstiprina uzaicinājumu, viņš var pieteikties, izmantojot Microsoft kontu vai Office 365 lietotāja ID. Kopīgojot vietni, varat atlasīt, kādas atļaujas vietnē vēlaties piešķirt konkrētajai personai.

Esiet uzmanīgi, kopīgojot grupas vietni vai vietni, kas organizācijā tiek izmantota galvenokārt iekšējās darbības vai dokumentu vajadzībām, jo, kopīgojot šādu vietni, jūs ārējiem lietotājiem piešķirat piekļuvi attiecīgajai vietnei un visām apakšvietnēm, kurām ar šo vietni ir vienotas atļaujas. Rezultātā ārējie lietotāji var iegūt piekļuvi konfidenciālai informācijai. Ja ar lietotājiem ārpus savas organizācijas sadarbojaties ilglaicīgi, izveidojiet vietni, kas ir īpaši paredzēta ārējai koplietošanai, un konfigurējiet to tā, lai tai būtu unikālas atļaujas, kas nodalītas no pārējo vietņu atļaujām. Papildinformāciju par atļauju pārmantošanu skatiet rakstā Kas ir atļauju pārmantošana?.

Lai kopīgotu vietni ar ārējiem lietotājiem, ir nepieciešamas vietnes īpašnieka līmeņa atļaujas vai pilnas kontroles atļaujas. Papildus tam jūsu Ofice 365 abonementā ir jābūt ieslēgtam ārējās koplietošanas līdzeklim (atkarībā no tā, kādu plānu izmantojat, to var izdarīt Office 365 administrators vai SharePoint Online administrators).

  1. Dodieties uz vietni, kuru vēlaties kopīgot ar ārējiem lietotājiem.
  2. Noklikšķiniet uz Kopīgot.
    Attēls, kurā atainota ekrāna augšdaļā pa labi esošā komanda Kopīgot.
  3. Dialoglodziņā Koplietošana ierakstiet to ārējo lietotāju vārdus, kurus vēlaties uzaicināt. Piemērs: persona@outlook.com vai persona@contoso.com.

    Atgādinājums. Varat arī izmantot komandu Kopīgot, lai piešķirtu piekļuvi vietnei licencētiem iekšējiem lietotājiem. Šādā gadījumā vienkārši ierakstiet uzaicināmo lietotāju vārdus.
  4. Ierakstiet ziņojumu, kas jāiekļauj uzaicinājumā.
  5. Lai ārējam lietotājam piešķirtu konkrētas grupas atļaujas, noklikšķiniet uz Rādīt opcijas un pēc tam atlasiet vēlamo grupu.

    Ieteicams lietotājiem piešķirt zemākās atļaujas, kādas ir pietiekamas, lai viņi varētu veikt nepieciešamos uzdevumus. Piemēram, ja vēlaties, lai uzaicinātie lietotāji varētu tikai skatīt saturu, pievienojiet viņus grupai Apmeklētāji — šajā grupā iekļautajiem lietotājiem pēc noklusējuma tiek piešķirtas lasīšanas atļaujas. Ja vēlaties, lai ārējie lietotāji varētu rediģēt vai atjaunināt saturu, pievienojiet viņus grupai Dalībnieki — šajā grupā iekļautajiem lietotājiem pēc noklusējuma tiek piešķirtas rediģēšanas atļaujas. Esiet ļoti uzmanīgi, pievienojot ārējos lietotājus grupai ar atļaujām Pilna kontrole.


    Attēls, kurā atainots vietnes dialoglodziņš Koplietošana ar norādītiem ārējo lietotāju lietotājvārdiem.
  6. Noklikšķiniet uz Kopīgot.

Pēc noklusējuma ikviena ārējo lietotāju uzaicinājuma derīguma termiņš ir 7 dienas. Ja uzaicinātā persona neapstiprina uzaicinājumu 7 dienu laikā un joprojām vēlaties attiecīgajai personai piešķirt piekļuvi savai vietnei, uzaicinājums būs jānosūta atkārtoti.

Kad jūsu uzaicinātie ārējie lietotāji saņem uzaicinājumu, viņiem ir jānoklikšķina uz pogas, lai nokļūtu lapā, kurā viņi pierakstās jūsu SharePoint Online vietnē, izmantojot Microsoft kontu vai Office 365 lietotāja ID. Ja lietotājiem nav Microsoft konta, viņi var reģistrēties bezmaksas Microsoft konta iegūšanai.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumenta kopīgošana, nosūtot vai publicējot anonīma viesa saiti

Varat izveidot anonīmu viesa saiti un pēc tam kopīgot to, izmantojot jebkuru jūsu vajadzībām piemērotu sabiedrisko sakaru līdzekli. Piemēram, varat publicēt šo saiti sabiedrisko sakaru tīklā vai ielīmēt to e-pasta ziņojumā. Varat izveidot viesa saiti, kas nodrošina rediģēšanas atļaujas vai tikai skatīšanas atļaujas.

Lai kopīgotu dokumentu ar ārējiem lietotājiem, ir nepieciešamas vietnes īpašnieka līmeņa atļaujas vai pilnas kontroles atļaujas. Turklāt Office 365 pakalpojuma iestatījumos vai SharePoint Online administrēšanas centrā (atkarībā no izmantotā plāna) jābūt ieslēgtam ārējās koplietošanas līdzeklim. Arī vietņu kolekcijā ir jābūt ieslēgtai ārējai koplietošanai (tikai uzņēmumu plāniem).

  1. Noklikšķiniet uz daudzpunktes (...) blakus dokumentam, lai atvērtu tā remarkas logu, un pēc tam noklikšķiniet uz Koplietot.
    Dokumenta kopīgošanas sākšana SharePoint bibliotēkā
  2. Dialoglodziņā Koplietošana atlasiet Iegūt saiti.
  3. Atlasiet Izveidot saiti tam atļauju tipam, kuru vēlaties piešķirt.
    Viesa saites vietrādis URL ir izveidots.
  4. Atlasiet viesa saites vietrādi URL un kopējiet to.
    Anonīmas viesa saites izveide un kopēšana
    Tagad varat ielīmēt viesa saites vietrādi URL atbilstošajā sabiedrisko sakaru tīklā.
  • Ja dokuments atrodas grupas vietnes bibliotēkā, citi vietnes dalībnieki var atrast viesa saites dialoglodziņā Koplietošana un nosūtīt tās citiem lietotājiem.
  • Ja fails, ko mēģināt koplietot, atrodas bibliotēkā, kurā lietota informācijas tiesību aizsardzības pārvaldība, to nevar koplietot ar ārējiem lietotājiem.
  • Anonīmas viesa saites var tikt pārsūtītas vai kopīgotas ar citām personām, kas pēc tam var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties. Nesūtiet anonīmas viesa saites, kas norāda uz konfidenciālu informāciju.
  • Personas, kas ir uzaicinātas piekļūt dokumentiem, izmantojot anonīmas viesa saites, var tikai skatīt vai lasīt failus, izmantojot attiecīgo Office Online . Šīs personas nevar atvērt failus, izmantojot attiecīgo Office programmu datora versijas.
  • Ja ārējā koplietošana tiek izslēgta globālā mērogā Office 365 pakalpojuma iestatījumos vai SharePoint Online administrēšanas centrā, visas kopīgotās saites pārtrauc darbību. Ja līdzeklis vēlāk tiek aktivizēts atkārtoti, attiecīgās saites atsāk darboties. Varat arī atspējot atsevišķas nosūtītās saites, ja vēlaties atcelt piekļuvi konkrētam dokumentam. Skatiet tēmu Anonīmas viesa saites atspējošana.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kā atļaut lietotājiem izveidot viesa saites uz dokumentiem, ko esat ar viņiem kopīgojis

Iespējams, vēlaties koplietot noteiktus dokumentus ar pēc iespējas daudziem cilvēkiem — varat motivēt lietotājus kopīgot šos dokumentus ar citiem. Šādu dokumentu gadījumā varat atļaut lietotājiem izveidot anonīmas viesa saites uz dokumentiem, ko esat ar viņiem kopīgojis.

Lai atļautu to darīt, jums ir nepieciešama pilnas kontroles līmeņa atļaujas.

  1. Dodieties uz bibliotēku, kurā vēlaties ļaut lietotājiem veidot viesa saites.
  2. Atlasiet zobrata ikonu un pēc tam atlasiet Vietnes iestatījumi.
  3. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Lietotāji un atļaujas atlasiet Vietnes atļaujas.
  4. Cilnē Atļaujas atlasiet Piekļuves pieprasījumu iestatījumi.
  5. Dialoglodziņā Piekļuves pieprasījumu iestatījumi atzīmējiet opciju Atļaut dalībniekiem kopīgot vietni un atsevišķus failus un mapes.

Tagad lietotājiem atlasot dokumentus, ko esat ar viņiem kopīgojis, un atverot dialoglodziņu Koplietošana, viņi var izveidot viesa saiti. Tomēr ņemiet vērā, ka lietotājs var izveidot viesa saites, kas ļauj viesiem rediģēt dokumentus, tikai tādā gadījumā, ja jūs attiecīgajam lietotājām piešķirat rediģēšanas atļauju, kad pirmoreiz kopīgojat dokumentu. Ja lietotājam ir piešķirta tikai skatīšanas atļauja, lietotājs var izveidot tikai viesa saites ar skatīšanas atļaujām.

Pārskatu par piekļuves pieprasījumu iestatīšanu skatiet šeit: Video: Vietnes kopīgošana bez piekļuves pieprasījuma.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumenta kopīgošana, pieprasot pierakstīties jūsu vietnē

Lai kopīgotu dokumentu ar ārējiem lietotājiem, ir nepieciešamas vietnes īpašnieka līmeņa atļaujas vai pilnas kontroles atļaujas. Turklāt Office 365 pakalpojuma iestatījumos vai SharePoint Online administrēšanas centrā (atkarībā no izmantotā plāna) jābūt ieslēgtam ārējās koplietošanas līdzeklim. Arī vietņu kolekcijā ir jābūt ieslēgtai ārējai koplietošanai (tikai uzņēmumu plāniem).

  1. Noklikšķiniet uz daudzpunktes (...) blakus dokumentam, lai atvērtu tā remarkas logu, un pēc tam noklikšķiniet uz Koplietot.
    Dokumenta kopīgošanas sākšana SharePoint bibliotēkā
  2. Ierakstiet to personu e-pasta adreses, kuras aicināsit koplietot dokumentu. Piemērs: persona@outlook.com vai persona@gmail.com, vai arī ārēja_persona@contoso.com.
  3. Nolaižamajā sarakstā atlasiet atļauju līmeni, kuru vēlaties piešķirt attiecīgajiem lietotājiem.
  4. Ja vēlaties, rakstiet ziņojumu, kas tiks iekļauta e-pasta ziņojumā. Ziņojumā var iekļaut informāciju vai norādījumus saistībā ar kopīgoto dokumentu.
  5. Atzīmējiet izvēles rūtiņu Ir jāpierakstās.

 Uzmanību!    Ja neatzīmējat izvēles rūtiņu Ir jāpierakstās, e-pasta ziņojumā tiek iekļauta anonīma viesa saite uz dokumentu. Anonīmas viesa saites var tikt pārsūtītas vai kopīgotas ar citām personām, kas pēc tam var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties.

  1. Noklikšķiniet uz Kopīgot.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kā veikt koplietošanu, lai tā nebūtu pārmērīga

Ieteicamā prakse vietņu kopīgošanai

Ja esat ar lietotāju kopīgojis visu vietni, lietotājs var pieteikties attiecīgajā vietnē un darboties kā pilntiesīgs vietnes dalībnieks. Lietotāji var pārlūkot, meklēt, skatīt un rediģēt saturu (atkarībā no tā, kurai atļauju grupai tos piesaistāt). Viņi var, piemēram, skatīt citu vietnes lietotāju vārdus personu atlasītājā vai skatīt dokumentu metadatus. Ārējie lietotāji tiek rādīti arī personu atlasītājā kā vietnes lietotāji. Tas nozīmē, ka citi vietnes lietotāji šiem lietotājiem var piešķirt citas atļaujas, nekā viņiem piešķīrāt sākotnēji vietnes kopīgošanas brīdī. Pirms uzaicināt ārējus lietotājus piekļūt savai vietnei, pārliecinieties, vai jums ir zināma viņu identitāte.

Ja ārējos lietotājus uzaicināt grupas vietnē, viņi var skatīt saturu grupas vietnē un visās apakšvietnēs. Ja nevēlaties, lai ārējie lietotāji iegūtu piekļuvi svarīgam vai konfidenciālam saturam jūsu grupas vietnē, izveidojiet grupas vietnes apakšvietni ar unikālām atļaujām un pēc tam koplietojiet ar ārējiem lietotājiem tikai šo apakšvietni. Papildinformāciju par atļauju pārmantošanu skatiet tēmā Atļauju pārmantošana.

Līdzīgi arī gadījumā, ja vēlaties kopīgot apakšvietni, ko esat izveidojis savā OneDrive darbam atrašanās vietā, pārliecinieties, vai apakšvietnei ir unikālas atļaujas, lai nejauši nepiešķirtu ārējiem lietotājiem piekļuvi citām vietnēm vai saturam savā vietnē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumentu kopīgošanas labākā prakse

Ja kopīgojat dokumentus, izmantojot anonīmas viesu saites, uzaicinājuma adresāti var kopīgot šīs viesu saites ar citām personām, kas, izmantojot šīs saites, var skatīt attiecīgo saturu. Neizmantojiet viesu saites, lai kopīgotu konfidenciālus dokumentus. Ja vēlaties maksimāli samazināt iespējamību, ka kāds lietotājs varētu kopīgot anonīmu saiti, kopīgojiet dokumentu, pieprasot pierakstīšanos.

Kā izvēlēties kopīgošanas veidu

Nosakot, vai un kā kopīgot saturu ar ārējiem lietotājiem, apsveriet tālāk norādītos faktorus.

  • Kurām personām vēlaties piešķirt piekļuvi saturam grupas vietnē un visās apakšvietnēs, un kādas darbības šīs personas varēs veikt?
  • Kam savā organizācijā vēlaties piešķirt atļauju koplietot saturu ar ārējiem lietotājiem?
  • Vai ir kāds saturs, kuram vēlaties nodrošināt, lai to nekad nevarētu skatīt personas ārpus jūsu organizācijas?

Atbildes uz šiem jautājumiem palīdzēs jums plānot satura koplietošanas stratēģiju.

Iespējamais risinājums Mērķis

Vietnes kopīgošana

Ja vēlaties kopīgot vietni un vienlaikus ierobežot ārējo lietotāju piekļuvi noteiktam organizācijas iekšējam saturam, apsveriet iespēju izveidot apakšvietni ar unikālām atļaujām, ko izmantosit tikai ārējas koplietošanas vajadzībām.

Nodrošiniet kādai personai ārpus savas organizācijas pastāvīgu piekļuvi vietnes informācijai un saturam. Šai personai ir jābūt iespējai darboties kā pilnvērtīgam jūsu vietnes lietotājam, kā arī veidot, rediģēt un skatīt saturu.
Dokumenta kopīgošana, pieprasot pierakstīšanos. Nodrošiniet personām ārpus organizācijas drošu piekļuvi konkrētam dokumentam pārskatīšanas vai sadarbības vajadzībām. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve citam saturam jūsu iekšējā vietnē.
Dokumenta kopīgošana, izmantojot anonīma viesa saiti Kopīgojiet saiti uz dokumentu, kas nav sensitīvs vai konfidenciāls, ar personām ārpus organizācijas, lai šīs personas varētu to skatīt vai atjaunināt, pievienojot atsauksmes. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve saturam jūsu iekšējā vietnē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kā skatīt, kuras personas var piekļūt konkrētai vietnei vai dokumentam

Lai ātri skatītu sarakstu ar personām, ar kurām ir kopīgots dokuments, varat izmantot komandu Kopīgot.

Veiciet kādu no tālāk norādītajām darbībām.

  • Lai skatītu, kuras personas var piekļūt vietnei, lapas augšdaļā pa labi noklikšķiniet uz Kopīgot un pēc tam dialoglodziņā Koplietošana noklikšķiniet uz saites zem opcijas Koplietots ar, lai skatītu sarakstu ar personām, kas var piekļūt vietnei.
  • Lai skatītu, kuras personas var piekļūt dokumentam, mapei vai dokumentu kopai, dokumentu bibliotēkā atlasiet attiecīgo vienumu un pēc tam cilnē Faili noklikšķiniet uz Koplietots ar.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Uzaicinājumu anulēšana

Ja vēlaties anulēt uzaicinājumu, ko esat nosūtījis ārējam lietotājam, varat atsaukt uzaicinājumu, pirms tas ir apstiprināts.

Dodieties uz vietni, kuras uzaicinājumu vēlaties anulēt.

  1. Dodieties uz IestatījumiPoga Iestatījumi > Vietnes iestatījumi.
  2. Sadaļā Lietotāji un atļaujas noklikšķiniet uz Piekļuves pieprasījumi un uzaicinājumi.
  3. Sadaļā Ārēju lietotāju uzaicinājumi atrodiet personu, kuras uzaicinājumu vēlaties anulēt, un noklikšķiniet uz Atvērt izvēlni.
  4. Rekvizītu logā noklikšķiniet uz Anulēt.

Ja ārējais lietotājs jau ir apstiprinājis uzaicinājumu un jūs vēlaties attiecīgo lietotāju noņemt no vietnes, varat to izdarīt, noņemot viņu no SharePoint atļauju grupas, kura tam piešķirta. Ārējos lietotājus var noņemt arī persona jūsu organizācijā, kurai ir piešķirtas Office 365 administratora vai SharePoint Online administratora līmeņa atļaujas, noņemot attiecīgos lietotājus no jūsu vides lietotāju saraksta. Papildinformāciju skatiet sadaļā Ārējās koplietošanas pārvaldība.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Anonīmas viesa saites atspējošana

Ja dokuments ir kopīgots, izmantojot viesa saiti, attiecīgā informācija tiek rādīta dokumenta remarkā.

Rekvizītu dialoglodziņš, kurā parādīts, ka dokuments ir kopīgots, izmantojot viesu saiti.

Varat atsaukt piekļuvi dokumentam, kas ir kopīgots, izmantojot viesa saiti, atspējojot attiecīgo saiti.

  1. Dodieties uz bibliotēku, kurā atrodas dokuments, kura viesa saiti vēlaties noņemt.
  2. Norādiet uz dokumentu un noklikšķiniet uz Atvērt izvēlni.
  3. Teikumā Atvērt ikvienam, kurš izmanto viesu saiti noklikšķiniet uz daļas “viesu saiti”.
  4. Blakus viesa saites vietrādim URL noklikšķiniet uz pogas Atspējot.
  5. Kad saņemat aicinājumu norādīt, vai vēlaties atspējot saiti, noklikšķiniet uz Atspējot saiti.
    Dialoglodziņš ar aicinājumu norādīt, vai vēlaties atspējot kopīgota dokumenta viesu saiti, lai tā vairs nedarbotos.

Kad ārpus jūsu organizācijas esoši lietotāji mēģina piekļūt attiecīgajam saturam, izmantojot viesa saiti, viņiem tiek parādīts ziņojums ar informāciju, ka saturam nevar piekļūt.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ārējās koplietošanas pārvaldība

Ārējas koplietošanas administrēšanas iestatījumi var atšķirties atkarībā no tā, kādu Office 365 plānu organizācija abonē. Informāciju, kā ieslēgt vai izslēgt ārējās koplietošanas līdzekli vai citādi to konfigurēt, skatiet tālāk norādītajās tēmās.

Ja organizācija izmanto Office 365 Small Business, skatiet tēmu Koplietošanas ar ārējiem lietotājiem pārvaldība.

Ja organizācija izmanto kādu no Office 365 uzņēmuma plāniem, skatiet tēmu Ārējas koplietošanas pārvaldība SharePoint Online vidē.

Informāciju, kā iestatīt un pārvaldīt vietņu piekļuves pieprasījumus, skatiet tēmā Piekļuves pieprasījumu iestatīšana un pārvaldība.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
SharePoint administrēšanas centrs, SharePoint Online Enterprise (E1 un E2), SharePoint Online Enterprise (E3 un E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business