Ievads bibliotēku lietošanā

Bibliotēka ir vieta vietnē, kur kopā ar komandas dalībniekiem var izveidot, apkopot, atjaunināt un pārvaldīt failus. Katrā bibliotēkā ir failu saraksts un galvenā informācija par failiem, kas dalībniekiem palīdz izmantot failus kopīgam darbam. Var arī izvēlēties kādu no daudzajām lietošanai gatavajām bibliotēkām un bibliotēku veidnēm, kas lieliski noder, sākot kārtot failus. Pēc bibliotēkas izveides to var dažādi pielāgot. Piemēram, varat vadīt dokumentu apskati, pārvaldību un izveidi. Var arī izsekot failu versijām, tajā skaitā versiju skaitam un versiju tipiem. Var pat izveidot pielāgotus skatus, veidlapas un darbplūsmas, lai projekti un biznesa procesi darbotos vēl labāk.

Šajā rakstā


Pārskats par bibliotēkām

Lai jūsu grupai dokumenti nebūtu jāmeklē dažādās vietās, piemēram, personālajos datoros, tīkla diskos vai e-pasta mapēs, daudz lietderīgāk ir izmantot SharePoint bibliotēku, kā centrālo vietu, kuru visi grupas dalībnieki var redzēt un izmantot.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kas ir bibliotēka?

Parasta bibliotēka SharePoint bibliotēka ir atrašanās vieta vietnē, kur grupas dalībnieki var izveidot, glabāt un atjaunināt failus, kā arī sadarboties, strādājot ar failiem. Katrs bibliotēkas veids — dokumentu, attēlu, veidlapu, vikilapu, līdzekļu, atskaišu, ierakstu, datu savienojumu un slaidu — parāda failu sarakstu un galveno informāciju par failiem, piemēram, kura persona pēdējā modificēja noteiktu failu. Var izvēlēties starp dažādiem bibliotēku veidiem atkarībā no saglabājamo failu tipa un plānotā lietošanas veida. Kad darbs ar bibliotēku ir pabeigts, failus var arhivēt un neizmantoto bibliotēku var izdzēst, šādi ietaupot vietu servera diskā.

Bibliotēkas var arī dažādi pielāgot. Var vadīt dokumentu apskati, izsekošanu, pārvaldību un izveidi. Var izsekot versijām, tajā skaitā versiju skaitam un tipam, kā arī ierobežot to personu loku, kas var apskatīt dokumentus pirms to apstiprināšanas. Lai racionalizētu biznesa procesu, var izmantot darbplūsmas, lai kopīgi strādātu ar bibliotēkā esošajiem dokumentiem. Lai mazinātu jucekli, var norādīt informācijas pārvaldības politikas, lai pārvaldītu bibliotēkās esošo dokumentu apstrādi un termiņu.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kā parasta grupa izmanto bibliotēku

Contoso mārketinga grupas darbiniekiem ir kopīgi jāstrādā projektā un ar grupas dokumentiem. Grupas dalībniekiem ir nepieciešama centrāla atrašanās vieta, kur tie var sadarboties, strādājot ar dokumentiem, sekot līdzi kalendāra notikumiem un sapulcēm, pārvaldīt projektus un sekot grupas uzdevumiem. Šai grupai ir arī darbuzņēmējs, kas dzīvo citur, tāpēc vēl lietderīgāk ir izmantot SharePoint tehnoloģijas.

Pirmais, kas tiem jādara — viens dalībnieks jāieceļ par vietnes īpašnieku, bet otra persona par vietnes pārvaldnieku. Vietnes īpašnieks uzņemas vietnes administratora lomu, iegūst bibliotēkas atļauju Pilnīga kontrole un pirmais nodrošina, ka grupas vietnē koplietojamo dokumentu bibliotēkā visiem grupas dalībniekiem ir atļauju līmenis Līdzdalība. Pēc tam vietnes īpašnieks to pārdēvē par "Mārketinga dokumenti" un pēc tam pievieno detalizētu aprakstu, lai visi lietotāji, bet jo īpaši lietotāji, kas bibliotēku izmanto pirmo reizi, labāk izprot bibliotēkas mērķi un to, kādu saturu skatīt vai pievienot tai. Grupa izlēma šo bibliotēku izmantot ziņojumu presei, budžeta failu, līgumu, piedāvājumu un citu grupas dokumentu pārvaldībai.

Viens no vietnes īpašnieka pirmajiem uzdevumiem ir atrast un bibliotēkā augšupielādēt daudzus svarīgus dokumentus, lai grupai liktu izmantot bibliotēku kā centrālo atrašanās vietu. Pēc tam vietnes īpašnieks nolemj veikt tālāk norādīto: iestatīt bibliotēku tā, lai tā pieprasa paņemšanu, lai neviens nejauši nepārrakstītu izmaiņas dokumentos; kā arī izsekot versijām, lai grupai būtu pieejama failu izstrādes vēsture un, ja nepieciešams, tā var atjaunot iepriekšējo versiju. Lai nodrošinātu atbilstību uzņēmuma standartiem, vietnes īpašnieks bibliotēkai pievieno arī mārketinga atskaišu, pārdošanas līgumu, akciju plānu un budžeta izklājlapu standarta veidnes. Katrā veidnē ir uzņēmuma logotips un tā misijas formulējums. Kad dalībnieki no dokumentu bibliotēkas izveido jaunu failu, tie vienkārši var atlasīt nepieciešamo veidni.

Laika gaitā, kad grupas dalībnieki pievieno failus un kopīgi strādā ar dokumentiem, viņi kārto bibliotēku, pievienojot kolonnas un izveidojot skatus, kas saturu parāda dažādos, grupas darbam svarīgos veidos. Piemēram, vietnes īpašnieks pievieno kolonnu Projekta nosaukums, lai dalībnieki varētu filtrēt vai kārtot pēc šīs kolonnas.

Citi grupas dalībnieki pievieno publiskus skatus, kurus izmantojot, var grupēt pēc finanšu ceturkšņa, un filtru līgumiem, kuriem sešu mēnešu laikā beidzas derīgums. Katrs dalībnieks arī izveido personiskus skatus, kas tiem palīdz ātri atrast informāciju un pabeigt darbu.

Pēc ilgām diskusijām darbinieku sapulces laikā grupa nolemj iestatīt brīdinājumus bibliotēkas līmenī, lai vienu reizi nedēļā ziņotu par atjauninājumiem. Katrs dalībnieks var izlemt, kā iestatīt sev nepieciešamos papildu brīdinājumus vai RSS plūsmas noteiktiem failiem. Grupa arī vienojas par svarīgu labāko praksi šajā jaunajā sadarbības vidē. Kad dalībnieki vēlas izplatīt dokumentu bibliotēkā, tie to nepievieno e-pasta ziņojumam, bet nosūta saiti e-pasta ziņojumā. Dokumenta saites ievietošana e-pasta ziņojumā ir daudz vienkāršāka no bibliotēkas lentes, tas nodrošina, ka cilvēkiem ir piekļuve jaunākajai versijai un nepiesārņo lokālo tīklu ar nevajadzīgiem bitiem.

Dažreiz grupas dalībnieki un citi lietotāji tiek bloķēti satura piekļuvei, jo tiem nav attiecīgu atļauju. Noteikti dokumenti ir aizsargāti, jo to saturs ir jutīgs, piemēram, līguma vai budžeta informācija. Bet tā kā ir iespējota opcija vietnes īpašniekam pieprasīt piekļuvi, tie var ērti pieprasīt piekļuvi no lapas, un vietnes īpašnieks var piešķirt dokumentam atbilstošu atļauju.

Visiem mārketinga grupas dalībniekiem, jo īpaši darba uzņēmējam, patīk opcija izmantot bibliotēkas saturu bezsaistē, strādāt ar tiem no mājām vai attālās vietnes, un pēc tam, atkal strādājot tiešsaistē, ērti sinhronizēt izmaiņas,  — to visu var izdarīt, izmantojot Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Mārketinga grupas svarīgākā atbildība ir ieteikt mārketinga kampaņas pārdošanas apjomu un ienākumu palielināšanai. Kad grupas dalībnieki izstrādā jaunu kampaņas plānu, tie izseko faila papildversijām. Ja vienā failā tiek pieļauta kļūda, to var atjaunot ar iepriekšējo versiju. Kad kampaņas plāns tiek pabeigts, dalībnieki var izveidot galveno versiju un publicēt to apstiprināšanai juridiskajā nodaļā un nodaļas vadībā. Kad fails ir apstiprināts, arī citi uzņēmuma darbinieki to var apskatīt. Vietnes īpašnieks izpēta tiešsaistes dokumentāciju, mācību materiālus un emuārus un pēc tam izlemj, kā iestatīt darbplūsmu, saistīt to ar bibliotēku un automatizēt atsauksmju un parakstu apkopošanas un galīgā dokumenta publicēšanas procesu, neizmantojot kodu.

Pēc trīs mēnešu ilgas izmantošanas mārketinga grupas bibliotēka un vietne ir kļuvusi par svarīgu mārketinga grupas darba komponentu un ir palīdzējusi būtiski uzlabot darba efektivitāti un skaidrību visā uzņēmumā. Dalībnieki nespēj iedomāties darbu bez tās un aktīvi meklē citus veidus, kā izmantot SharePoint tehnoloģijas labākas sadarbības panākšanai.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Bibliotēku veidi

Izveidojot jaunu vietni, jums jau tiek izveidotas dažas bibliotēkas, piemēram, koplietojamo dokumentu bibliotēka grupas vietnē. Šīs bibliotēkas var pielāgot atbilstoši savām vajadzībām vai arī izveidot savas papildu bibliotēkas. Katram bibliotēkas veidam ir noteikts mērķis, un dažiem veidiem ir atšķirīga darbību un līdzekļu kopa.

Dokumentu bibliotēka.    Dokumentu bibliotēka tiek izmantota daudziem failu tipiem, tajā skaitā dokumentiem un izklājlapām. Dokumentu bibliotēkā var glabāt arī citu veidu failus, tomēr daži failu tipi tiek bloķēti drošības apsvērumu dēļ. Ja strādājat ar programmām, kas nav bloķētas, šos failus varat izveidot no bibliotēkas. Piemēram, iespējams, ka mārketinga nodaļai ir sava plānošanas materiālu, paziņojumu par jaunumiem un publikāciju dokumentu bibliotēka.

Attēlu bibliotēka.    Lai koplietotu ciparattēlus vai grafikas, izmantojiet attēlu bibliotēku. Kaut arī attēlus var glabāt arī citu veidu SharePoint bibliotēkās, attēlu bibliotēkas piedāvā vairākas priekšrocības. Piemēram, attēlus no attēlu bibliotēkas var skatīt slaidrādē, lejupielādēt datorā un rediģēt saderīgās grafikas programmās, piemēram, Microsoft Molberts. Apsveriet iespēju izveidot attēlu bibliotēku, ja vēlaties saglabāt attēlus no grupas pasākumiem vai produktu palaišanas tirgū. Var arī izveidot saites uz bibliotēkas attēliem no jebkuras citas atrašanās vietas vietnē, piemēram, no vikivietnēm un emuāriem.

Veidlapu bibliotēka.    Ja ir jāpārvalda tādu biznesa veidlapu grupa, kuru pamatā ir XML, izmantojiet veidlapu bibliotēku. Piemēram, jūsu organizācija, iespējams, vēlas izmantot veidlapu bibliotēku izdevumu atskaitēm. Veidlapu bibliotēkas iestatīšanai ir nepieciešams XML redaktors vai XML veidlapu noformēšanas programma, piemēram, Microsoft InfoPath. Aizpildāmā veidlapa ir vienkāršs .xml fails, kurā ir dati (un tikai dati), kuri tika ievadīti veidlapā, piemēram, izdevumu datums un summa. Visu pārējo, kas veido izdevumu atskaiti, nodrošina veidlapas veidne. Kad veidlapas ir aizpildītas, to datus var sapludināt vai eksportēt analizēšanai.

Vikilapu bibliotēka    Lai izveidotu savienotu vikilapu kolekciju, izmantojiet vikilapu bibliotēku. Vikilapa nodrošina iespēju vairākiem lietotājiem apkopot ikdienišķu informāciju viegli izmantojamā un modificējamā formātā. Bibliotēkai var pievienot arī vikilapas, kurās iekļauti attēli, tabulas, hipersaites un iekšējais saites. Piemēram, ja grupa projekta vajadzībām izveido vikivietni, tajā var glabāt padomus un ieteikumus, izmantojot savstarpēji savienotu lapu sērijas.

Līdzekļu bibliotēka.    Lai koplietotu un pārvaldītu ciparu multivides līdzekļus, piemēram, attēlus, audio un video failus, izmantojiet līdzekļu bibliotēku. Līdzekļu bibliotēka lietotājiem ļauj ērtāk atrast un atkārtoti izmantot ciparu multivides failus, ko citi ir jau izveidojuši, piemēram, logotipus un uzņēmuma attēlus. Līdzekļu bibliotēka arī satura tipiem nodrošina rekvizītus un skatus multivides līdzekļu, piemēram, sīktēlu un metadatu atslēgvārdu, pārvaldībai un pārlūkošanai. Piemēram, iespējams, no lietojumprogrammām vēlēsities pārvaldīt un glabāt zīmolu attēlus un atkārtoti izmantojama satura fragmentus, lai tie būtu pieejami visā uzņēmumā un tiktu konsekventi izmantoti.

Slaidu bibliotēka.    Slaidu bibliotēka. Lai efektīvi koplietotu prezentāciju slaidus, izmantojiet slaidu bibliotēku. Slaidu bibliotēkas palīdz koplietot, glabāt un pārvaldīt slaidus no Microsoft PowerPoint vai citas saderīgas lietojumprogrammas. Kad publicējat prezentāciju slaidu bibliotēkā, slaidi tiek augšupielādēti kā atsevišķi faili, lai tos varētu atsevišķi modificēt un izsekot. Slaidu bibliotēkā tiek uzturēta saite uz prezentāciju, lai lietotājs tiktu informēts, kad slaidi tiek mainīti. Bibliotēka ļauj kārtot slaidus, paņemt tos, kā arī palīdz sekot vēsturei. Slaidu bibliotēkās ir arī īpaši līdzekļi slaidu meklēšanai, pārvaldībai un atkārtotai izmantošanai.

Ierakstu bibliotēka.    Lai izveidotu centralizētu repozitoriju organizācijas ierakstu vai svarīgu biznesa dokumentu glabāšanai un pārvaldībai, izmantojiet ierakstu bibliotēku. Piemēram, iespējams, jūsu organizācijai ir jāievēro atbilstības noteikumi, kur dokumentu pārvaldībai ir nepieciešams sakārtots process. Vietnē Ierakstu centrs var būt vairākas ierakstu bibliotēkas dažādu ierakstu tipu glabāšanai. Katrai bibliotēkai var iestatīt politikas, kas nosaka to, kādi ieraksti ir jāglabā, kā maršrutēt un pārvaldīt dokumentus, kā arī cik ilgi šie ieraksti ir jāsaglabā.

Atskaišu bibliotēka.    Lai vienkāršotu tīmekļa lapu, dokumentu un izpildes pamatrādītāju (key performance indicators — KPI) izveidi, pārvaldību un piegādi, izmantojiet atskaišu bibliotēku. Atskaišu bibliotēka ir centrāla vieta, kur var izveidot un saglabāt atskaites, piemēram, Excel darbgrāmatas, un informācijas paneļa lapas. Kad Excel darbgrāmatu publicējat atskaišu bibliotēkā, to var ar vienu klikšķi atvērt pārlūkprogrammas skatā, kas ir ērts darbgrāmatas skatīšanas veids, nepievienojot to tīmekļa daļu lapai.

Procesu shēmu bibliotēka (metriskās sistēmas un ASV mērvienības).    Lai glabātu un koplietotu shēmu procesu dokumentus, piemēram, dokumentus, kas izveidoti, izmantojot programmu Microsoft Visio 2010, izmantojiet procesu shēmu bibliotēku. Metriskās sistēmas un ASV mērvienību bibliotēkas ir pielāgotas attiecīgajām mērvienībām.

 Piezīme   Atkarībā no vietnes un konfigurācijas automātiski tiek izveidotas papildu sistēmas bibliotēkas, piemēram, stilu bibliotēka, vietnes līdzekļu bibliotēka un vietnes lapu bibliotēka. Tomēr šīs īpašās bibliotēkas nevar izveidot, izmantojot lietotāja interfeisu.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Bibliotēku lietošanas veidi

Lūk, daži veidi, kā strādāt ar bibliotēkām, padarot tās noderīgākas savai grupai:

Skatu izveide.     Skatu (skats: noteikts skaits kolonnu tīmekļa lappusē, kurš rāda saraksta vai dokumentu bibliotēkas vienumus. Skatā sakārtotā vai filtrētā veidā var rādīt vienumus, noteiktas kolonnas vai pielāgotu izkārtojumu.) var izmantot, lai redzētu bibliotēkas vienumus, kas jums ir vissvarīgākie vai vislabāk atbilst noteiktam mērķim. Pašas bibliotēkas saturs nemainās, bet faili tiek sakārtoti vai filtrēti, lai atvieglotu to atrašanu un pārlūkošanu jēgpilnā veidā.

Failu paņemšanas pieprasīšana.     Pieprasot failu paņemšanu (apstiprināšana: Faila aizslēgšana tā rediģēšanas laikā, lai neļautu citiem to netīši pārrakstīt vai labot. Tikai lietotājs, kurš apstiprina dokumentu, var to rediģēt.), tiek nodrošināts, ka līdz faila atdošanai (reģistrācija: faila atslēgšana rediģēšanai un atļaujas piešķiršana citiem lietotājiem skatīt atjaunināto failu vai pārbaudīt failu.) to var rediģēt tikai viens lietotājs. Pieprasot dokumentu paņemšanu, var novērst vairāku lietotāju vienlaikus veiktās izmaiņas, kas var izraisīt pie rediģēšanas konfliktus un radīt apjukumu. Pieprasot paņemšanu, grupas dalībniekiem var atgādināt pievienot komentāru, atdodot failu, tādējādi var vieglāk sekot tam, kādas izmaiņas katrā versijā veiktas.

Sekošana versijām.    Ja nepieciešams saglabāt failu iepriekšējās versijas (versionēšana: faila vai vienuma numurētas kopijas izveides process, saglabājot bibliotēkā vai sarakstā labojumu.), bibliotēkas var palīdzēt sekot failiem, glabāt un atjaunot tos. Var izvēlēties sekot visām versijām vienādi. Var arī norādīt atsevišķas versijas kā galvenās, piemēram, rokasgrāmatai pievienojot jaunu nodaļu, un citas — kā papildversijas, piemēram, izlabojot pareizrakstības kļūdu. Lai palīdzētu pārvaldīt krātuves vietu, var papildus izvēlēties katram versijas veidam saglabājamo failu skaitu.

Dokumentu apstiprināšanas pieprasīšana.    Var norādīt, ka ir nepieciešama dokumentu apstiprināšana. Dokumenti paliek gaidīšanas statusā tik ilgi, kamēr kāds ar atbilstošu atļauju tos neapstiprina vai nenoraida. Var kontrolēt, kuras lietotāju grupas var skatīt dokumentu pirms tā apstiprināšanas. Šis līdzeklis var būt noderīgs, ja bibliotēkā ir svarīgi norādījumi vai procedūras, kas jāpabeidz, lai varētu izmantot citi lietotāji.

Atļauju norādīšana.    SharePoint grupas un atļauju līmeņi palīdz efektīvi pārvaldīt piekļuvi saturam. Pēc noklusējuma bibliotēku, to mapju un dokumentu atļaujas tiek pārmantotas no to vecākvietnes. Atļauju līmeņu piešķiršana noteiktam vienumam var palīdzēt aizsargāt sensitīvu saturu, piemēram, līgumu vai informāciju par budžetu, neierobežojot piekļuvi pārējam vietnes saturam.

Informācijas par izmaiņām saņemšana.    Bibliotēkas atbalsta RSS tehnoloģiju, tāpēc darbgrupas dalībnieki var automātiski saņemt un skatīt jaunumus un informācijas atjauninājumus (plūsmas), kas apkopoti vienā atrašanās vietā. RSS tehnoloģiju var izmantot, lai saņemtu paziņojumus par bibliotēkā veiktajām izmaiņām, piemēram, ja mainās bibliotēkā saglabātie faili. RSS plūsma darba grupas dalībniekiem ļauj skatīt apkopotu mainīto failu sarakstu. Var arī izveidot e-pasta brīdinājumus, lai saņemtu paziņojumus, ja fails tiek mainīts.

Darbplūsmu izveide.    Dokumentu bibliotēka vai satura tips var izmantot darbplūsmas, kuras uzņēmums definējis biznesa procesiem, piemēram, dokumentu apstiprināšanas vai pārskatīšanas pārvaldībai. Grupa saviem dokumentiem var lietot biznesa procesus jeb darbplūsmas, kas nosaka nepieciešamo darbību, piemēram, dokumentu apstiprināšanas, veikšanu noteiktā secībā. SharePoint darbplūsma ir automatizēts dokumentu vai vienumu pārvietošanas veids noteiktā darbību vai uzdevumu secībā. Pēc noklusējuma bibliotēkām ir pieejamas trīs darbplūsmas: apstiprināšana, kas maršrutē dokumentu lietotāju grupai, lai to apstiprinātu; atsauksmju apkopošana, kas dokumentu maršrutē lietotāju grupai atsauksmju sniegšanai un atgriež dokumentu lietotājam, kas darbplūsmu inicializēja kā kompilāciju; parakstu apkopošana, kas dokumentu maršrutē lietotāju grupai to ciparparakstu iegūšanai.

Satura tipu definēšana.    Ja grupa strādā ar vairāku tipu failiem, piemēram, darblapām, prezentācijām un dokumentiem, var paplašināt bibliotēkas funkcionalitāti, iespējojot un definējot vairākus satura tipus (satura tips: atkārtoti izmantojama iestatījumu grupa noteiktai satura kategorijai. Satura tipus izmanto metadatu, veidņu, kā arī vienumu un dokumentu konsekventai pārvaldībai. Satura tipus definē vietnes līmenī un izmanto sarakstiem un bibliotēkām.). Satura tipi pievieno bibliotēkām elastību un konsekvenci. Katrs satura tips var norādīt veidni vai pat darbplūsmas (darba plūsma: dokumentu vai vienumu automatizēta virzība noteiktā, ar biznesa procesu saistītā darbību vai uzdevumu secībā. Darba plūsmu var izmantot vienkāršu biznesa procesu, piemēram, dokumentu apstiprināšanas vai izskatīšanas, konsekventai pārvaldībai.) procesus. Veidne kalpo kā sākumpunkts formatēšanai, jebkurai tekstveidnei un rekvizītiem, piemēram, nodaļas nosaukums vai līguma numurs, kas tiek lietoti noteikta tipa dokumentos.

Klienta integrācija.    Noteiktas saderīgas klientu programmas darbojas ar SharePoint līdzekļiem tieši no klienta. Piemēram, ja izmantojat programmu Microsoft Word 2010, atdošanas un paņemšanas pārvaldība ir daudz vienkāršāka. No Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 vai Microsoft Outlook 2010 bibliotēkas saturu var paņemt lietošanai bezsaistē, strādāt ar to no attālas vietnes un pēc tam, atgriežoties tiešsaistē, bez problēmām sinhronizēt izmaiņas.

Audita sekošana.    Ja jums ir sensitīvu failu grupa un būtu noderīgi zināt, kā dokumenti tiek izmantoti, var definēt politiku, kas ļauj iespējot audita sekošanu notikumiem, piemēram, failu izmaiņām, kopēšanai vai dzēšanai.

Politiku iestatīšana.    Politikas iestatījumi ir iestatījumi, kas iespējo dokumenta termiņu, automātisko dzēšanu vai to dokumentu periodisko pārskatīšanu (izmantojot darbplūsmu), kas sasnieguši noteiktu vecumu. Bibliotēkām attīstoties, šo rīcības iestatījumu izmantošana var ietaupīt laiku un pūles, mēģinot manuāli tīrīt aizpildītu cieto disku vai izvairoties no kvotas ierobežojumu sasniegšanas.

Dokumentu centra vietnes izmantošana    Dokumentu centra vietni var izmantot, ja vēlaties izveidot, pārvaldīt un uzglabāt daudzus dokumentus. Dokumentu centra pamatā ir vietnes veidne, un tas ir izstrādāts kā centralizēts repozitorijs daudzu dokumentu pārvaldībai. Līdzekļi, piemēram metadati un koka skata navigācija, satura tipi un tīmekļa daļas, lietotājiem palīdz efektīvi un ērti kārtot un izgūt dokumentus. Satura pārvaldnieki var ātri konfigurēt metadatu vadītu navigāciju, lai tā labi darbotos vairākumā bibliotēku bez tiešas indeksu izveides, kā arī saņemt palīdzību, veidojot papildu indeksus, lai uzlabotu plašāka diapazona filtru un skatu veiktspēju. Dokumentu centra vietni var izmantot kā autorēšanas vidi (lietotāji aktīvi atdod un paņem failus, kā arī veido mapju struktūras šiem failiem) vai satura arhīvu (lietotāji tikai skata vai augšupielādē dokumentus).

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Bibliotēku kārtošana vietnē

Failu kārtošana bibliotēkā ir atkarīga no jūsu grupas vajadzībām un tā, kā vēlaties glabāt un meklēt informāciju. Plānošana var palīdzēt izveidot jūsu grupai vispiemērotāko struktūru. Bibliotēkās ir vairāki līdzekļi, kas palīdz strādāt ar vairākiem failiem vienā bibliotēkā. Tomēr jūsu grupai var labāk noderēt vairākas bibliotēkas.

Dokumentu glabāšana vienā bibliotēkā

Iespējams, ka ir nepieciešams, lai viena bibliotēka kalpotu dažādām vajadzībām. Piemēram, viena grupa var iesaistīties vairākos projektos vai vairākas grupas var strādāt pie viena projekta. Vienu bibliotēku var lietot, ja:

  • Grupai ir nepieciešama kopsavilkuma informācija par vienu failu kopu vai dažādi tās skati. Piemēram, grupas vadītājam, iespējams, ir nepieciešams failus apskatīt sagrupētus pēc nodaļas vai izpildes datuma.
  • Lietotājiem vietnē jāmeklē informācija vienā atrašanās vietā.
  • Failiem, piemēram, failu versiju izsekošanai vai failiem, kam nepieciešama apstiprināšana, ir jālieto vienādi iestatījumi.
  • Grupām, kas strādā ar bibliotēku, ir līdzīgas īpašības, piemēram, vienāds atļaujas līmenis.
  • Informācija par failiem ir jāanalizē izklājlapā vai ir jāsaņem apkopoti atjauninājumi par failiem.

Lai vienā bibliotēkā efektīvi strādātu ar dokumentiem, failus bibliotēkā var kārtot, pievienojot kolonnas, definējot skatus vai izveidojot mapes.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Dokumentu glabāšana vairākās bibliotēkās

Ja pastāv būtiskas atšķirības starp failu kopām, ko vēlaties saglabāt un pārvaldīt, vai starp lietotāju grupām, kas strādā ar failiem, var izveidot vairākas bibliotēkas. Lietojiet vairākas bibliotēkas, ja:

  • Saglabājamo un pārvaldāmo failu tipi ir noteikti un nav paredzams, ka lietotāji bieži skatīs failu kopsavilkumus vai meklēs failus vienlaikus.
  • Failu lietotāju grupas ir atšķirīgas un tām ir izteikti atšķirīgi atļauju līmeņi.
  • Dažādām failu kopām ir jālieto atšķirīgi iestatījumi, piemēram, versiju izveide vai apstiprināšana.
  • Nav jāanalizē faili vienlaikus vai jāsaņem apkopoti atjauninājumi par failiem.
  • Jūs vēlaties nodrošināt dažādas jaunu failu izveides opciju kopas vai arī vēlaties, lai opcijas bibliotēkas izvēlnē Izveidot jaunu tiktu parādītas citā secībā.

Šeit norādīti daži efektīva darba veidi, strādājot ar vairākām bibliotēkām.

Vietnes veidņu un kolonnu iestatīšana.    Ja organizācijā ir jāizveido konsekventi bibliotēku iestatījumi, var iestatīt vietnes veidnes un vietnes kolonnas.Iestatījumus var koplietot vairākās bibliotēkās, lai ikreiz tie nebūtu jāveido no jauna.

Failu sūtīšana uz citu atrašanās vietu.    Ja vēlaties, lai fails būtu pieejams vairākās bibliotēkās, to var saglabāt vienā bibliotēkā un pēc tam nosūtīt kopiju uz citām bibliotēkām. Varat izvēlēties saņemt atgādinājumu, ka jāatjaunina dokumenta kopijas, ja tiek veiktas izmaiņas tā oriģinālā.

Bibliotēkas veidņu izveide.    Ja bibliotēkām jāveido vienoti iestatījumi vai atkārtoti jālieto raksturlielumi, bibliotēku var saglabāt kā veidni. Vietnē bibliotēkas veidnes ir pieejamas kā opcija, izvēlnē Vietnes darbības noklikšķinot uz Izveidot.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Failu kārtošana bibliotēkā

Failus bibliotēkā var kārtot dažādi. Var pievienot kolonnas, definēt skatus un izveidot mapes. Katrai pieejai ir savas priekšrocības, un katru pieeju var kombinēt ar citu, lai nodrošinātu atbilstību jūsu bibliotēkas un grupas vajadzībām.

Kolonnu pievienošana

Pēc noklusējuma bibliotēkas izseko faila nosaukumam, kā arī informācijai par faila statusu, piemēram, informācijai par to, vai fails ir atdots. Bet var norādīt papildu kolonnas, kas grupai palīdz kategorizēt un izsekot failus, piemēram, kampaņas nosaukumu vai projekta numuru, vai arī citu grupai svarīgu informāciju. Izveidojamajam kolonnas veidam ir vairākas opcijas, tai skaitā — viena teksta rindiņa, nolaižamais opciju saraksts, skaitlis, kas tiek aprēķināts no citām kolonnām, vai pat vietnes lietotāja vārds un attēls.

Kolonnas nodrošina kolonnu galvenes, kas lietotājiem ļauj kārtot un filtrēt dokumentus. Attēlojot failus bibliotēkā, failus var īslaicīgi kārtot un filtrēt, norādot uz kolonnas nosaukumu un pēc tam noklikšķinot uz nosaukumam blakus esošās lejupvērstās bultiņas. Tas noder, ja jāskata faili noteiktā veidā, bet visi soļi ir jāatkārto nākamajā bibliotēkas skatīšanas reizē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Skatu definēšana

Vai lietotāji biežāk redzēt visus ar noteikto projektu saistītos dokumentus, visus noteiktas nodaļas dokumentus vai arī grupēt dokumentus pēc to mēneša? Ja plānojat failus bieži skatīt noteiktā veidā, var definēt skatu.Šo skatu var lietot jebkurā brīdī, strādājot ar bibliotēku. Izveidojot skatu, tas tiek pievienots nolaižamajam sarakstam Pašreizējie skati, kas atrodas bibliotēkas lentē.

Bibliotēkas skats ir kolonnu atlase lapā, kas attēlo bibliotēkas vienumus, un tas bieži definē noteiktu kārtošanas secību, filtru, grupēšanu un pielāgotu izkārtojumu. Bibliotēkām var būt personiskie skati un publiskie skati. Ikviens, kam ir atļauju līmenis Līdzdalība, var izveidot personisko skatu, lai failus skatītu noteiktā veidā vai failus filtrētu tā, lai iegūtu tikai tos, kas nepieciešami. Ja jums ir bibliotēkas noformēšanas atļauja, varat izveidot publisku skatu, ko jebkurš var izmantot, skatoties bibliotēku. Jebkuru publisko skatu var padarīt par noklusējuma skatu, lai lietotāji automātiski skatītu šo bibliotēkas skatu.

Ja grupas dalībnieki bibliotēkas skata mobilajās ierīcēs, var pat izveidot mobilos skatus, kas nodrošina ierobežojumus, piemēram, skatā attēloto vienumu skaitam, kas ir izvēles iespēja joslas platumam, kā arī ierīču ierobežojumus.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Mapju izveide

Mapes (zināmas arī kā konteineri) nodrošina vēl vienu veidu, kādā grupēt un pārvaldīt saturu bibliotēkā vai sarakstā. Ja bibliotēkā ir iespējotas mapes, mapes var pievienot vairākumam bibliotēku. Ja bibliotēkā ir daudz vienumu, mapes arī uzlabo piekļuvi tiem. Izveidojot mapi, patiesībā tiek izveidots iekšējais indekss. Šis iekšējais indekss tiek izveidots arī saknes mapei vai bibliotēkas vai saraksta augstākajam līmenim. Kad piekļūstat mapes vienumiem, jūs efektīvi izmantojat šo iekšējo indeksu, lai piekļūtu datiem.

Ja bibliotēkā ir daudz vienumu, ko var grupēt noteiktā veidā, satura kārtošanai bibliotēkā var izmantot mapes. Labs grupu piemērs ir projekti, grupas, nodaļas, produktu kategorijas, vecuma diapazoni, alfabētiski sakārtoti saraksti un alfabētiskas apakšgrupas (A-C, D-F utt.). Mapes lietotājiem palīdz līdzīgi skenēt un pārvaldīt daudzus failus.

Mapes bibliotēkā

Pēc noklusējuma bibliotēka, kurā iespējotas mapes, bibliotēkas noklusējuma skatā parāda mapes, neizmantojot filtrus. Tas ir noderīgi, jo, ievietojot jaunus dokumentus, lietotāji var izvēlēties atbilstošo mapi. Visu mapju attēlošana bibliotēkā arī samazina iespēju nepareizi pievienot vienumus ārpus mapēm. Dokumentus var vienkārši pārkārtot citās bibliotēkas mapēs, bibliotēkas lentē izmantojot komandu Atvērt, izmantojot Windows Explorer.

 Piezīme    Bibliotēkas skatu var definēt, kārtojot tā, kā ir , kas nozīmē, ka skatā mapes tiek parādītas pēc vienumiem. Ja vēlaties, lai lietotāji varētu vienkārši atrast pareizo mapi, iespējams, neizmantosit šo skata kārtošanas opciju.

Kaut arī bibliotēkas mapes netiek parādītas ātrās palaišanas joslas sadaļā Dokumenti, vietnes īpašnieks vai lietotājs ar atļauju noformēt vietni var iespējot koka skatu, kas ātrās palaišanas joslā parāda sadaļu Vietnes hierarhija un ļauj izvērst, sakļaut un vienkārši naviģēt bibliotēkas mapēs.

Mapes koka skatā

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kolonnu, skatu un mapju kombinēšana

Visas trīs pieejas var izmantot vienlaikus. Kolonnas, ko izmantojat projektu izsekošanai bibliotēkas noklusējuma skatā, var izmantot, lai izveidotu skatu ar vairākiem filtra kritērijiem. Skatu var arī kārtot un filtrēt dinamiski, noklikšķinot uz kolonnu galvenēm, lai izolētu un identificētu saturu, kas nepieciešams konkrētajā brīdī. Ja bibliotēkā ir definēta mapju struktūra, izveidojot vai modificējot bibliotēkas skatu, to var samazināt, sadaļā Mapes iestatot opciju Rādīt visus vienumus bez mapēm. Katra pieeja var papildināt pārējās, lai konkrēto saturu atrastu jums ērtākajā veidā tieši tad, kad nepieciešams.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Nākamās darbības

Tagad, kad esat ieguvis vispārēju priekšstatu par bibliotēkām, tālāk norādīti vispārēji un noderīgi uzdevumi, kas saistīti ar bibliotēkām.

  • Bibliotēkas vai bibliotēkā esošas mapes izveide vai dzēšana
  • Bibliotēkā esošu failu pievienošana, atvēršana un dzēšana
  • Kolonnu pievienošana bibliotēkai un bibliotēkas skatu izveide
  • Darbs ar bibliotēku veidnēm un satura tipiem
  • SharePoint bibliotēkas sinhronizēšana datorā ar klienta programmām
  • Dokumentu pārvietošana un kopēšana starp bibliotēkām
  • Darbplūsmu izmantošana ar bibliotēkām
  • Atļauju un papildu iestatījumu iestatīšana bibliotēkā
  • Slaidu, attēlu un multivides līdzekļu bibliotēku izmantošana
  • Bibliotēkas, kurā ir daudz dokumentu, pārvaldība
  • Lielu dokumentu un ierakstu bibliotēku pārvaldība, izmantojot metadatus

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
SharePoint Online speciālistiem un mazajiem uzņēmumiem, SharePoint Online uzņēmumiem