Ārējās koplietošanas pārvaldība SharePoint Online vidē

Ja jūsu organizācijas darbs ir saistīts ar dokumentu koplietošanu vai sadarbību tieši ar piegādātājiem vai klientiem, iespējams, vēlēsities izmantot SharePoint Online ārējos koplietošanas līdzekļus, lai koplietotu saturu ar personām, kuras atrodas ārpus jūsu organizācijas un kurām nav jūsu Microsoft Office 365 abonementa licenču.

Šajā rakstā ir aprakstīti SharePoint Online ārējās koplietošanas līdzekļi. Ja meklējat informāciju par citiem ārējās koplietošanas līdzekļiem pakalpojumā Office 365, skatiet sadaļu:

Kādi ir SharePoint Online ārējās koplietošanas līdzekļi?

Ārējās koplietošanas līdzekļi ietver:

  • Iespēja ieslēgt vai izslēgt ārējo koplietošanu globālā līmenī visā SharePoint Online vidē (vai nomniekam).    Ārējās koplietošanas izslēgšana nomnieka līmenī nozīmē, ka nevienu dokumentu, vietni vai vietņu kolekciju nevar kopīgot ārēji.
  • Iespēja ieslēgt vai izslēgt ārējo koplietošanu atsevišķās vietņu kolekcijās.    Šādi iegūstat iespēju aizsargāt saturu konkrētās vietņu kolekcijās, ko nevēlaties kopīgot.
  • Iespēja kopīgot vietnes un dokumentus ar autentificētiem lietotājiem.    Autentificētie lietotāji ir tie, kas ir uzaicināti pierakstīties, izmantojot Microsoft kontu vai Office 365 lietotāja ID.
  • Iespēja kopīgot vietnes un dokumentus ar vieslietotājiem.    Vieslietotājiem, kas tiek dēvēti arī par anonīmiem lietotājiem, nevajag Microsoft kontu vai Office 365 lietotāja ID, lai piekļūtu jūsu vietnēm un dokumentiem. Tie piekļūst, izmantojot viesu saites, ko tiem piešķirat jūs vai jūsu darbinieki.

Kas ir ārējs lietotājs?

Ārējs lietotājs ir lietotājs, kas atrodas ārpus jūsu organizācijas un kurš var piekļūt jūsu SharePoint Online vietnēm un dokumentiem, taču viņam nav licences jūsu SharePoint Online vai Microsoft Office 365 abonementam. Ārējie lietotāji nav darbinieki, līgumslēdzēji vai uzņēmuma un tā saistīto uzņēmumu pārstāvji.

Ārējie lietotāji manto lietošanas tiesības no SharePoint Online klienta, kurš viņus uzaicinājis sadarboties. Respektīvi, ja organizācija iegādājas E3 Enterprise plānu un izveido vietni, kurā tiek izmantoti uzņēmuma līdzekļi, ārējam lietotājam tiek piešķirtas tiesības izmantot un/vai skatīt uzņēmuma līdzekļus vietņu kolekcijā, kurā tie uzaicināti. Lai gan ārējos lietotājus var uzaicināt kā projekta dalībniekus ar izvērstām tiesībām, lai veiktu vietnē pilnu darbību klāstu, viņiem nebūs tādas pašas iespējas kā pilnvērtīgiem, apmaksātiem un licencētiem jūsu organizācijas dalībniekiem. Ierobežojumi ir aprakstīti tālāk esošajā tabulā.

Ārējie lietotāji var... Ārējie lietotāji nevar...
Izmantot Office Online dokumentu skatīšanai un rediģēšanai. Ja jūsu plānā ir iekļauts izdevums Office Pro Plus, ārējiem lietotājiem netiek piešķirta licence Office datora versijas instalēšanai savos datoros. Izveidot savas personiskās vietnes (kas tika dēvētas par Manas vietnes), rediģēt savu profilu, mainīt savu fotoattēlu vai skatīt apkopotus uzdevumus. Ārējiem lietotājiem netiek izveidota sava OneDrive uzņēmumiem dokumentu bibliotēka.
Vietnē veikt uzdevumus atbilstoši lietotājam piešķirto atļauju līmenim. Piemēram, ja ārēju lietotāju pievienojat grupai Dalībnieki, attiecīgajam ārējam lietotājam tiek piešķirtas rediģēšanas atļaujas un viņš var pievienot, rediģēt un dzēst sarakstus; ārējais lietotājs var arī skatīt, pievienot, atjaunināt vai dzēst saraksta vienumus un dokumentus. Būt vietņu kolekcijas administrators (izņemot scenārijus, kad esat nolīdzis partneri, lai palīdzētu pārvaldīt pakalpojumu Office 365). Ārēju lietotāju var iecelt par publiskās vietnēs noformētāju.
Skatīt citu veidu saturu vietnēs. Piemēram, viņi var naviģēt uz dažādām apakšvietnēm vietņu kolekcijā, kurā viņi ir uzaicināti. Viņi var arī veikt dažādus uzdevumus, piemēram, skatīt vietnes plūsmas. Skatīt uzņēmuma līmeņa jaunumu plūsmu
Pievienot krātuvi kopējam nomnieka krātuves pūlam
Piekļūt meklēšanas centram vai izpildīt meklēšanu pilnā mērogā. Citi meklēšanas līdzekļi, kas, iespējams, nav pieejami, ietver šādus līdzekļus. Papildu satura apstrāde, nepārtraukta pārmeklēšana un precizētāji.
Piekļuve vietnes pastkastēm
Access PowerBI līdzekļi, piemēram, Power View, Power Pivot, Quick Explore vai Timeline Slicer. Šiem līdzekļiem nepieciešama papildu licence, ko nepārmanto ārējie lietotāji.
Izmantojiet e-datu atklāšanu. Tam ir nepieciešama Exchange Online licence.

Citi līdzekļi, kas, iespējams, nav pieejami ārējiem lietotājiem, ir šādi.

  • Excel pakalpojumu līdzekļi, tostarp aprēķinātie mēri un aprēķinātie elementi, sadalītas rakurstabulas un rakursdiagrammas, lauku saraksts un lauku atbalsts, filtrēšanas uzlabojumi, meklēšanas filtri.
  • SharePoint Online datu savienojumu bibliotēkas
  • Visio pakalpojumi

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Kā izvēlēties kopīgošanas veidu

Ārējā koplietošana pēc noklusējuma tiek ieslēgta visā SharePoint Online vidē (dažkārt tā tiek dēvēta par nomnieku) un tajā esošajās vietņu kolekcijās. Iespējams, vēlēsities to izslēgt globālā līmenī, pirms lietotāji sāk izmantot vietnes vai kamēr precīzi nezināt, kā izmantosit šo līdzekli.

Jums ir lielas pielāgošanas iespējas, iespējojot ārējo koplietošanu, tāpēc varat veltīt laiku, lai iepazītos ar opcijām. Piemēram, varat iespējot koplietošanu nomniekā, kas sniedz iespēju visiem lietotājiem kopīgot vienumus. Varat ierobežot koplietošanu līdz noteiktām vietņu kolekcijām, lai tikai šo vietņu kolekciju administratori un šajās kolekcijās esošo vietņu administratori varētu uzaicināt ārējus lietotājus. Varat arī ierobežot iespēju kopīgot vietnes un dokumentus ar noteiktu lietotāju grupu.

Nosakot, vai un kā kopīgot saturu ar ārējiem lietotājiem, apsveriet tālāk norādītos faktorus.

  • Kādām personām vēlaties piešķirt piekļuvi saturam grupas vietnē un visās apakšvietnēs, un kādas darbības šīs personas varēs veikt?
  • Kam savā organizācijā vēlaties piešķirt atļauju koplietot saturu ar ārējiem lietotājiem?
  • Vai ir kāds saturs, kuram vēlaties nodrošināt, lai to nekad nevarētu skatīt personas ārpus jūsu organizācijas?

Atbildes uz šiem jautājumiem palīdzēs jums plānot satura koplietošanas stratēģiju.

Iespējamais risinājums Mērķis

Vietnes kopīgošana

Ja vēlaties kopīgot vietni un vienlaikus ierobežot ārējo lietotāju piekļuvi noteiktam organizācijas iekšējam saturam, apsveriet iespēju izveidot apakšvietni ar unikālām atļaujām, ko izmantosit tikai ārējas koplietošanas vajadzībām. Līdzīgi arī gadījumā, ja vēlaties kopīgot apakšvietni, ko esat izveidojis savā OneDrive darbam atrašanās vietā, pārliecinieties, vai apakšvietnei arī ir unikālas atļaujas, lai nejauši nepiešķirtu ārējiem lietotājiem piekļuvi citām vietnēm vai saturam savā OneDrive darbam vietnē.

SharePoint izmanto atļauju pārmantošanas modeli, kurā jaunās vietnes automātiski pārmanto atļaujas no vecākvietnēm. Piešķirot apakšvietnēm unikālas atļaujas, jūs pārraujat pārmantojamības ķēdi. Papildinformāciju par atļauju pārmantošanu skatiet tēmā Kas ir atļauju pārmantošana?.

Nodrošiniet kādai personai ārpus savas organizācijas pastāvīgu piekļuvi vietnes informācijai un saturam. Šai personai ir jābūt iespējai darboties kā pilnvērtīgam jūsu vietnes lietotājam, kā arī veidot, rediģēt un skatīt saturu.
Dokumenta kopīgošana, pieprasot pierakstīšanos. Nodrošiniet vienai vai vairākām personām ārpus organizācijas drošu piekļuvi konkrētam dokumentam pārskatīšanas vai sadarbības vajadzībām. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve citam saturam jūsu iekšējā vietnē.
Dokumenta kopīgošana, nepieprasot pierakstīšanos.

Kopīgojiet saiti uz dokumentu, kas nav sensitīvs vai konfidenciāls, ar personām ārpus organizācijas, lai šīs personas varētu to skatīt vai atjaunināt, pievienojot atsauksmes. Šīm personām netiek nodrošināta pastāvīga piekļuve saturam jūsu iekšējā vietnē.

Ņemiet vērā, ka, ja kopīgojat dokumentus, izmantojot anonīmas viesa saites, uzaicinājuma adresāti var kopīgot šīs viesa saites ar citām personām, kas, izmantojot šīs saites, var skatīt attiecīgo saturu.

Ārējās koplietošanas plānošana ir jāiekļauj SharePoint Online vispārējā atļauju plānošanas procesā. Vispārīgs princips, kādu ieteicams ievērot, ir “zemāko nepieciešamo atļauju princips”, kas nozīmē, ka ārējiem lietotājiem tiek piešķirta minimāla, ierobežota piekļuve organizācijas videi. Varat pat izveidot īpašu atļauju grupu, kuras atļaujas tiek piešķirtas ārējiem lietotājiem, saņemot uzaicinājumus. Varat arī apsvērt iespēju segmentēt saturu pēc drošības līmeņiem, lai konfidenciālais saturs atrastos centrālā vietā un būtu labi aizsargāts. Ja plānojat, ka ārējie lietotāji pastāvīgi pieteiksies jūsu vietnē un veiks konkrētas darbības, apsveriet iespēju izveidot vietņu kolekciju, kas paredzētas īpaši ārējai koplietošanai. Tādējādi ārējie lietotāji varēs piekļūt tikai noteiktam saturam un viņiem nebūs piekļuves visai jūsu videi.

Papildinformāciju par atļauju plānošanu skatiet tēmā Savas atļauju stratēģijas plānošana.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ārējās koplietošanas ieslēgšana vai izslēgšana SharePoint Online vidē (nomnieks)

Lai konfigurētu ārējo koplietošanu, jums jābūt SharePoint Online administratoram.

  1. SharePoint administrēšanas centrā noklikšķiniet uz Iestatījumi.
  2. Sadaļā Ārēja koplietošana veiciet vienu no tālāk norādītajām darbībām.
Mērķis Atlasiet opciju Rezultāts
Neļaut nevienam lietotājam nevienā vietnē kopīgot vietnes vai saturu ar ārējiem lietotājiem.

Neatļaut koplietošanu ārpus organizācijas

  • Lietotāji nevar kopīgot vietnes vai saturu ar lietotājiem, kuriem nav attiecīgu Office 365 abonementa licenču.
  • Ārējo koplietošanu nevar ieslēgt vienā atsevišķā vietņu kolekcijā.
Pieprasīt, lai ārējie lietotāji, kas saņēmuši uzaicinājumu skatīt vietnes vai saturu, varētu piekļūt saturam pierakstoties, izmantojot Microsoft kontu. Atļaut ārējos lietotājus, kuri pieņem koplietošanas uzaicinājumus un pierakstās kā autentificēti lietotāji
  • Vietņu īpašnieki vai citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot vietnes ar ārējiem lietotājiem.
  • Lai ārējie lietotāji varētu skatīt saturu, viņiem ir jāpierakstās.
  • Satura skatīšanas uzaicinājumus var izmantot tikai vienu reizi. Pēc uzaicinājuma apstiprināšanas to nevar kopīgot un citas personas to nevar izmantot, lai iegūtu piekļuvi.
Atļaut vietnes lietotājiem kopīgot vietnes ar personām, kas pierakstās kā autentificēti lietotāji, kā arī atļaut vietnes lietotājiem kopīgot dokumentus, izmantojot anonīmas viesa saites, kuras var lietot neuzaicinātas personas.

Atļaut gan ārējo lietotāju, kuri pieņem koplietošanas uzaicinājumus, gan anonīmo viesu saites

  • Vietņu īpašnieki vai citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot vietnes ar ārējiem lietotājiem.
  • Lai ārējie lietotāji varētu skatīt kopīgoto saturu vai vietni, viņiem ir jāpierakstās.
  • Vietņu īpašnieki un citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot dokumentus un nodrošināt piekļuvi attiecīgajiem dokumentiem, pieprasot pierakstīšanos vai sūtot anonīmas viesa saites.
  • Kad vietnes lietotāji kopīgo dokumentu, viņi ārējiem lietotājiem var piešķirt dokumenta skatīšanas vai rediģēšanas atļaujas.
  • Ārēji lietotāji, kas saņem anonīmu viesa saiti, var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties.
  • Anonīmas viesa saites var tikt pārsūtītas vai kopīgotas ar citām personām, kas pēc tam var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties.


 Piezīmes 

  • Ja izslēdzat ārējo koplietošanu visā vidē un pēc tam atkal to ieslēdzat, ārējie lietotāji, kuri iepriekš varēja piekļūt vietņu saturam vai dokumentiem, atgūst piekļuvi. Ja zināt, ka ārējā koplietošana iepriekš bija ieslēgta un tika izmantota konkrētās vietņu kolekcijās, un nevēlaties, lai ārējie lietotāji atgūtu šo piekļuvi gadījumā, ja ārējā koplietošana tiktu atkal ieslēgta globālā līmenī, ieteicams vispirms izslēgt ārējo koplietošanu konkrētajās vietņu kolekcijās.
  • Izslēdzot ārējo koplietošanu vietņu kolekcijas līmenī, tiek neatgriezeniski dzēstas visu attiecīgās vietņu kolekcijas ārējo lietotāju atļaujas.
  • Izslēdzot ārējo koplietošanu vietņu kolekcijas līmenī, viesa saites tiek atspējotas, tomēr, ja ārējā koplietošana atkal tiek ieslēgta, tās atsāk darbību. Ja vēlaties neatgriezeniski anulēt piekļuvi konkrētiem dokumentiem, atspējojiet attiecīgās anonīmās viesa saites.
  • Atspējojot ārējo piekļuvi vai nosakot striktāku ārējās piekļuves veidu, ārējie lietotāji parasti zaudē piekļuvi vienas stundas laikā pēc izmaiņu veikšanas.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ārējās koplietošanas ieslēgšana vai izslēgšana atsevišķā vietņu kolekcijā

Lai konfigurētu ārējo koplietošanu atsevišķā vietņu kolekcijā, jums jābūt SharePoint Online administratoram. Vietņu kolekciju administratori nevar mainīt ārējās koplietošanas konfigurāciju.

  1. SharePoint administrēšanas centrā noklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas.
  2. Atzīmējiet rūtiņu blakus tām vietņu kolekcijām, kuru koplietošanas iestatījumus vēlaties ieslēgt vai izslēgt.
  3. Lentē noklikšķiniet uz Koplietošana.

Lente SharePoint Online administrēšanas centrā ar izceltu koplietošanas pogu

  1. Veiciet vienu no tālāk norādītajām darbībām.
Mērķis Atlasiet opciju Rezultāts
Neļaut nevienam lietotājam kopīgot vietnes vai vietnēs esošo saturu ar ārējiem lietotājiem.

Neatļaut koplietošanu ārpus organizācijas

  • Lietotāji nevar kopīgot šajā vietņu kolekcijā esošās vietnes vai saturu ar lietotājiem, kuriem nav attiecīgu Office 365 abonementa licenču.
  • Ja šajā vietņu kolekcijās iepriekš ir bijusi ieslēgta koplietošana, visi ārējie lietotāji, kas uzaicināti pierakstīties un skatīt skatīt vietņu kolekcijas vietnēs esošo saturu, tiek neatgriezeniski izdzēsti.
  • Ja domājat kādreiz šajā vietņu kolekcijā atkal ieslēgt koplietošanu, attiecīgie ārējie lietotāji ir jāuzaicina atkārtoti.
Pieprasīt, lai ārējie lietotāji, kas saņēmuši uzaicinājumu skatīt vietnes vai saturu, varētu piekļūt saturam pierakstoties, izmantojot Microsoft kontu. Atļaut ārējos lietotājus, kuri pieņem koplietošanas uzaicinājumus un pierakstās kā autentificēti lietotāji
  • Vietņu īpašnieki vai citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot vietnes ar ārējiem lietotājiem.
  • Vietņu īpašnieki un citas personas, kurām vietnē ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot dokumentus ar ārējiem lietotājiem, pieprasot pierakstīšanos.
  • Lai ārējie lietotāji varētu skatīt saturu, viņiem ir jāpierakstās.
  • Satura skatīšanas uzaicinājumus var izmantot tikai vienu reizi. Pēc uzaicinājuma apstiprināšanas to nevar kopīgot un citas personas to nevar izmantot, lai iegūtu piekļuvi.
Atļaut vietnes lietotājiem kopīgot vietnes ar personām, kas pierakstās kā autentificēti lietotāji, kā arī atļaut vietnes lietotājiem kopīgot dokumentus, izmantojot anonīmas viesa saites, kuras var lietot neuzaicinātas personas.

Atļaut gan ārējo lietotāju, kuri pieņem koplietošanas uzaicinājumus, gan anonīmo viesu saites

  • Vietņu īpašnieki vai citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot vietnes ar ārējiem lietotājiem.
  • Lai ārējie lietotāji varētu skatīt kopīgoto saturu vai vietni, viņiem ir jāpierakstās.
  • Vietņu īpašnieki un citas personas, kurām ir piešķirtas pilnas kontroles atļaujas, var kopīgot dokumentus ar ārējiem lietotājiem un nodrošināt piekļuvi attiecīgajiem dokumentiem, pieprasot pierakstīšanos vai sūtot anonīmas viesa saites.
  • Kad vietnes lietotāji kopīgo dokumentu, viņi ārējiem lietotājiem var piešķirt dokumenta skatīšanas vai rediģēšanas atļaujas.
  • Ārēji lietotāji, kas saņem anonīmu viesa saiti, var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties.
  • Anonīmas viesa saites var tikt pārsūtītas vai kopīgotas ar citām personām, kas pēc tam var skatīt vai rediģēt saturu nepierakstoties.


 Piezīmes 

  • Ja ārējā koplietošana ir izslēgta visā SharePoint Online vidē, to nevar ieslēgt atsevišķās vietņu kolekcijās.
  • Atsevišķu vietņu kolekciju ārējās koplietošanas iestatījumi nevar būt mazāk strikti kā iestatījumi visā SharePoint Online vidē, toties tie var būt striktāki. Piemēram, ja ārējā koplietošana ir ieslēgta visā SharePoint Online vidē un ir atļauti tikai autentificēti lietotāji, atsevišķā vietņu kolekcijā būs pieejams tikai šis ārējās koplietošanas veids. Ja ārējā koplietošana visā SharePoint vidē ir atļauta gan lietotājiem, kas ir pierakstījušies, gan lietotājiem, kas izmanto anonīmas viesa saites, atsevišķā vietņu kolekcijā var izslēgt ārējo koplietošanu vai atļaut tikai autentificētus lietotājus (bez viesa saitēm).
  • Ja ārējā koplietošana tiek izslēgta globāli, izmantojot SharePoint administrēšanas centru, koplietotās saites vairs nedarbojas. Ja līdzeklis vēlāk tiek aktivizēts atkārtoti, šīs saites atsāk darboties. Ir iespējams arī atspējot atsevišķas saites, kas ir koplietotas, ja vēlaties neatgriezeniski atcelt piekļuvi konkrētam dokumentam.
  • Ja maināt ārējās koplietošanas iestatījumus vietņu kolekcijai Mana vietne, šīs izmaiņas attiecas arī uz visām esošajām vai jaunizveidotajām personiskajām vietnēm (agrāk dēvētas par Manas vietnes).
  • Vietņu kolekcijas –mana vietne (piemēram, https://contoso-mana.sharepoint.com) koplietošanas iestatījumi attiecas uz visus organizācijas lietotāju OneDrive darbam vietnēm. Jūs nevarat atsevišķi pārvaldīt noteikta lietotāja OneDrive darbam vietnes koplietošanas iestatījumus.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Vietņu kolekciju ārējās koplietošanas iestatījumu skatīšana

Lai ātri skatītu vietņu kolekcijas grupas ārējās koplietošanas iestatījumus:

  1. SharePoint administrēšanas centrā noklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas.
  2. Atzīmējiet rūtiņu blakus tām vietņu kolekcijām, kuru koplietošanas iestatījumus vēlaties pārbaudīt.
  3. Lentē noklikšķiniet uz Koplietošana.
  4. Ritiniet cauri vietrāžu URL sarakstam, lai redzētu katras vietņu kolekcijas koplietošanas iestatījumus.

Koplietošanas dialogs, kurā redzami divu vietņu kolekciju iestatījumi

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ārējo lietotāju kontu un uzaicinājumu pārvaldība

Kad nomniekam un/vai vietņu kolekcijai ir iespējota ārējā koplietošana un izveidotas koplietošanas atļaujas, pilnvaroti lietotāji var nosūtīt uzaicinājumus, izveidot viesu saites, atsaukt piekļuvi un veikt citas darbības. Pilnas instrukcijas skatiet sadaļā Vietņu vai dokumentu kopīgošana ar personām ārpus organizācijas.


 Piezīmes 

  • Nav vispārīga veida, kā skatīt sarakstu ar visām vietnēm, kurām var piekļūt ārēji lietotāji. Lai noteiktu, vai konkrēts lietotājs var piekļūt konkrētai vietnei, apmeklējiet attiecīgo vietni.
  • Nav arī vispārīga veida, kā skatīt sarakstu ar visiem dokumentiem, kas ir kopīgoti ar ārējiem lietotājiem.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Papildinformācija

Ārējas koplietošanas administrēšanas iestatījumi var atšķirties atkarībā no tā, kādu Office 365 plānu organizācija abonē.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
Office 365 Enterprise administratoriem, Office 365 Midsize Business administratoriem, SharePoint administrēšanas centrs, SharePoint Online Enterprise (E1 un E2), SharePoint Online Enterprise (E3 un E4), SharePoint Online Midsized Business