Ievads par atskaitēm programmā Access

Atskaites piedāvā veidu, kā Microsoft Access datu bāzē skatīt, formatēt un apkopot informāciju. Piemēram, jūs varat izveidot vienkāršu atskaiti, kurā ir iekļauti visu jūsu kontaktpersonu tālruņu numuri, vai izveidot kopsavilkuma atskaiti, kurā iekļauti tirdzniecības dati par dažādiem reģioniem un laika periodiem.

Šajā rakstā ir sniegts pārskats par atskaitēm programmā Access. Apgūsit atskaišu izveidošanas pamatus un tādas opcijas kā kārtošanu, grupēšanu un datu apkopošanu, kā arī uzzināsit, kā priekšskatīt un izdrukāt atskaites.

 Piezīme   Šī raksta informācija attiecas tikai uz datorā glabātām Access datu bāzēm.

Šajā rakstā


Pārskats

Darbības ar atskaiti

Atskaite ir datu bāzes objekts, kas ir īpaši noderīgs, ja vēlaties datu bāzes informāciju izmantot kādam no tālāk minētajiem mērķiem.

  • Datu kopsavilkuma parādīšana vai izplatīšana.
  • Datu momentuzņēmumu arhivēšana.
  • Detalizētas informācijas sniegšana par atsevišķiem ierakstiem.
  • Etiķešu izveide.

Atskaites daļas

Lai arī ir iespējams izveidot nesaistītas atskaites, kas neparāda datus, taču šajā rakstā tiek pieņemts, ka atskaite ir saistīta ar datu avotu, piemēram, tabulu vai vaicājumu. Atskaites noformējums ir iedalīts sadaļās, kuras varat apskatīt noformējuma skatā. Izprotot katras sadaļas darbību, varēsit izveidot labākas atskaites. Piemēram, sadaļa, kurā izvēlaties ievietot aprēķināto vadīklu, nosaka, kā Access aprēķina rezultātus. Šis saraksts ir sadaļu tipu un to izmantojuma kopsavilkums.

Sadaļa Kā sadaļa tiek parādīta drukājot Kur sadaļu var izmantot
Atskaites galvene. Atskaites sākumā. Izmantojiet atskaites galveni, lai norādītu informāciju, ko parasti varētu parādīt titullapā, piemēram, logotipu, nosaukumu vai datumu. Atskaites galvenē ievietojot aprēķināto vadīklu, kas izmanto apkopošanas funkciju Sum, tiek aprēķināta visas atskaites summa. Atskaites galvene tiek drukāta pirms lappuses galvenes. Atskaites galvene tiek drukāta pirms lappuses galvenes.
Lappuses galvene. Katras lappuses augšdaļā. Izmantojiet lappuses galveni, lai katrā lappusē atkārtotu atskaites virsrakstu.
Grupas galvene. Katras jaunas ierakstu grupas sākumā. Izmantojiet grupas galveni, lai drukātu grupas nosaukumu. Piemēram, atskaitē, kura tiek grupēta pēc produkta, izmantojiet grupas galveni, lai izdrukātu produkta nosaukumu. Grupas galvenē ievietojot aprēķināto vadīklu, kas izmanto apkopošanas funkciju Sum, tiek aprēķināta pašreizējās grupas summa. Atskaitē var būt vairākas grupas galvenes sadaļas atkarībā no pievienoto grupēšanas līmeņu skaita. Papildinformāciju par grupas galveņu un kājeņu izveidi skatiet sadaļā Grupēšanas, kārtošanas vai kopsummas pievienošana.
Detalizēti. Parādās vienreiz katrai rindai ierakstu avotā. Šeit tiek ievietotas vadīklas, kas veido atskaites pamattekstu.
Grupas kājene. Katras ierakstu grupas beigās. Izmantojiet grupas kājeni, lai drukātu grupas kopsavilkuma informāciju. Atskaitē var būt vairākas grupas kājenes sadaļas atkarībā no pievienoto grupēšanas līmeņu skaita.
Lappuses kājene. Katras lappuses beigās. Izmantojiet lappuses kājeni, lai drukātu lappušu numurus vai lappuses informāciju.
Atskaites kājene.

Atskaites beigās.

 Piezīme    Noformējuma skatā atskaites kājene tiek parādīta zem lappuses kājenes. Taču pārējos skatos (piem., izkārtojuma skatā vai drukājot vai priekšskatot atskaiti) atskaites kājene ir redzama virs lappuses kājenes, tieši pēc pēdējās grupas kājenes vai detalizētas informācijas rindiņas pēdējā lappusē.

Lietojiet atskaites kājeni, lai drukātu atskaites kopsummu vai citas kopsavilkuma informāciju visai atskaitei.

Jēgpilnu atskaišu izveide ir daudz vienkāršāka, ja datu bāzei ir labi noformēta tabulas struktūra un relācijas. Lai iepazītos ar datu bāzes plānošanu un noformēšanu, skatiet rakstu Datu bāzes noformēšanas pamatprincipi.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Atskaites izveide

Lai izveidotu datorā saglabātas Access datu bāzes atskaites, rīkojieties šādi.

1. darbība: ieraksta avota izvēle

Atskaites ieraksta avots var būt tabula, nosaukts vaicājums vai iegults vaicājums. Ieraksta avotā jābūt visu atskaitē parādāmo datu rindām un kolonnām.

  • Ja vajadzīgie dati atrodas esošā tabulā vai vaicājumā, navigācijas rūtī atlasiet tabulu vai vaicājumu un pēc tam turpiniet ar 2. darbību.
  • Ja ieraksta avots vēl nepastāv, veiciet kādu no šīm darbībām:
    • Turpiniet ar 2. darbību un izmantojiet rīku Tukša atskaite.

Vai

  • Vai arī izveidojiet tabulu(as) vai vaicājumu, kurā ir nepieciešamie dati. Atlasiet vaicājumu vai tabulu navigācijas rūtī un pēc tam turpiniet ar 2. darbību.

2. darbība: atskaites rīka izvēle

Atskaites rīki atrodas lentes cilnes Izveide grupā Atskaites. Opcijas ir aprakstītas tālāk redzamajā tabulā.

Rīks Apraksts

Atskaite.

Izveido vienkāršu, tabulveida atskaiti, kurā ir visi ieraksta avota lauki, kas atlasīti navigācijas rūtī.

Atskaites noformējums.

Noformējuma skatā atver tukšu atskaiti, kurai varat pievienot nepieciešamos laukus un vadīklas.

Tukša atskaite.

Izkārtojuma skatā atver tukšu atskaiti un parāda lauku sarakstu, no kura atskaitē var pievienot laukus.

Atskaites vednis.

Parāda vairāku darbību vedni, kas ļauj norādīt laukus, grupēšanas/kārtošanas līmeņus un izkārtojuma opcijas.

Etiķetes.

Parāda vedni, kas ļauj atlasīt standarta vai pielāgotu izmēru etiķetes, kā arī parādāmos laukus un veidu, kā tie jākārto.


3. darbība: atskaites izveide

  1. Noklikšķiniet uz tā rīka pogas, kas jāizmanto. Ja tiek parādīts vednis, izpildiet vedņa darbības un pēdējā lapā noklikšķiniet uz Pabeigt.
    Access parāda atskaiti izkārtojuma skatā.
  2. Formatējiet atskaiti, līdz iegūstat vēlamo izskatu.
  • Lai mainītu lauku un etiķešu izmērus, atlasiet lauku vai etiķeti un velciet malas, līdz iegūsit vajadzīgos izmērus.
  • Lai pārvietotu lauku, atlasiet to (un tā etiķeti, ja tāda ir) un pēc tam velciet to uz jauno atrašanās vietu.
  • Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lauka un izmantojiet īsinājumizvēlnes vadīklas, lai sapludinātu vai sadalītu šūnas, izdzēstu vai atlasītu laukus un veiktu citus formatēšanas uzdevumus.

Turklāt varat izmantot nākamajās sadaļās aprakstītos līdzekļus, lai izveidotu pievilcīgākas un vieglāk lasāmas atskaites.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Grupēšanas, kārtošanas vai kopsummu pievienošana

Visātrākais veids, kā datorā saglabātai datu bāzes atskaitei pievienot grupēšanu, kārtošanu vai kopsummas, ir noklikšķināt ar peles labo pogu laukā, kur jāpievieno grupēšana, kārtošana vai kopsumma, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķināt uz vajadzīgās komandas.

Grupēšanu, kārtošanu vai kopsummas varat arī pievienot, izmantojot rūti Grupēšana, kārtošana un kopsumma, ja atskaite ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā.

  1. Ja rūts Grupēšana, kārtošana un kopsumma vēl nav atvērta, cilnes Noformējums grupā Grupēšana un kopsummas noklikšķiniet uz Grupēt un kārtot.
  2. Noklikšķiniet uz Pievienot grupu vai Pievienot kārtošanu un pēc tam atlasiet lauku, kurā jāgrupē vai jākārto.
  3. Grupēšanas vai kārtošanas rindiņā noklikšķiniet uz Vēl, lai iestatītu vairāk opciju un pievienotu kopsummas.

Papildinformāciju par grupēšanu, kārtošanu un kopsummām skatiet rakstā Grupētas atskaites vai kopsavilkuma atskaites izveide.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Datu iezīmēšana, izmantojot nosacījumformatēšanu

Programmā Access ir iekļauti efektīvāki rīki, kas paredzēti atskaites datu iezīmēšanai. Katrā vadīklā vai vadīklu grupā varat pievienot nosacījumformatēšanas kārtulas un klientu atskaitēs varat pievienot datu joslas, lai salīdzinātu datus.

Lai vadīklām pievienotu nosacījumformatēšanu:

  1. Ar peles labo pogu navigācijas rūtī noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam uz Izkārtojuma skats.
  2. Atlasiet nepieciešamās vadīklas un cilnes Formatējums grupā Vadīklas formatējums noklikšķiniet uz Nosacījumformatēšana.

 Padoms    Lai atlasītu vairākas vadīklas, turiet nospiestu taustiņu CTRL un noklikšķiniet uz vadīklām.

  1. Dialoglodziņā Nosacījumformatēšanas kārtulu pārvaldnieks noklikšķiniet uz Jauna kārtula.
  2. Dialoglodziņa Jauna formatēšanas kārtula sadaļā Atlasīt kārtulas tipu atlasiet vērtību:
  • Lai izveidotu kārtulu, kas tiek novērtēta katram ierakstam atsevišķi, atlasiet Pārbaudīt pašreizējā ieraksta vērtības vai lietot izteiksmi.
  • Lai izveidotu kārtulu, kurā ieraksti ir savstarpēji salīdzināti, izmantojot datu joslas, noklikšķiniet uz Salīdzināt ar citiem ierakstiem.
  1. Sadaļā Rediģēt kārtulas aprakstu norādiet kārtulu, kas noteiks, kad jālieto formatējums, kā arī vajadzīgo formatējumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
  2. Lai izveidotu papildu vadīklas vai vadīklu kopas kārtulu, atkārtojiet šo procedūru, sākot no 4. darbības.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Krāsu un fontu pielāgošana

Lai pielāgotu krāsu un fontus, izmēģiniet programmas dizaina opcijas.

  1. Atveriet atskaiti izkārtojuma skatā, navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķinot uz atskaites un pēc tam noklikšķinot uz Izkārtojuma skats.
  2. Cilnes Noformējums opcijās Atskaišu izkārtojuma rīki noklikšķiniet uz Dizaini un galerijā ar kursoru norādiet uz dažādiem dizainiem, lai priekšskatītu efektus. Noklikšķiniet uz dizaina, lai to atlasītu, un pēc tam saglabājiet savu atskaiti.
  3. Izmantojiet krāsu vai fontu galerijas, lai neatkarīgi iestatītu krāsas vai fontus.


Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Logotipa vai fona attēla pievienošana   

Atskaitei varat pievienot logotipu vai fona attēlu, un, ja šis attēls tiks atjaunināts, tas tiks ataunināts visās datu bāzes vietās, kur tas izmantots.

Lai pievienotu vai noņemtu attēlu, rīkojieties šādi.

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam uz Izkārtojuma skats.
  2. Atskaitē noklikšķiniet vietā, kur vēlaties ievietot attēlu, un cilnes Noformējums grupā Galvene/kājene noklikšķiniet uz Logotips.
  3. Naviģējiet uz attēlu un noklikšķiniet uz Atvērt. Access pievieno attēlus atskaitei.
  4. Lai noņemtu attēlu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz attēla un īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Dzēst.

Lai pievienotu fona attēlu, rīkojieties šādi.

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam uz Izkārtojuma skats.
  2. Cilnes Formatēšana grupā Fons noklikšķiniet uz Fona attēls.
  3. Sarakstā Attēlu galerija atlasiet attēlu vai noklikšķiniet uz Pārlūkot, atlasiet attēlu un noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Atskaites priekšskatīšana un drukāšana

Atskaites priekšskatīšana

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam uz Drukas priekšskatījums. Jūs varat izmantot cilnē Drukas priekšskatījums esošās komandas, lai veiktu kādu no šīm darbībām:
  • drukātu atskaiti;
  • pielāgotu lapas izmērus vai izkārtojumu;
  • tuvinātu, tālinātu vai vienlaikus skatītu vairākas lapas;
  • atsvaidzinātu atskaites datus;
  • eksportētu atskaiti citā faila formātā.
  1. Noklikšķiniet uz Aizvērt drukas priekšskatījumu.

Atskaites drukāšana

Lai drukātu atskaiti, neizmantojot priekšskatījumu:

  • Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam uz Drukāt. Atskaite tiek nosūtīta uz noklusējuma printeri.

 Piezīme    Ja atlasīsit atskaiti navigācijas rūtī un cilnē Fails atlasīsit Drukāt, varēsit atlasīt papildu drukas opcijas, piemēram, lappušu un kopiju skaitu, kā arī norādīt printeri.

  • Lai atvērtu dialoglodziņu, kurā var atlasīt printeri, norādīt kopiju skaitu un citus iestatījumus, noklikšķiniet uz Drukāt.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
Access 2013