Ierakstu atrašana

Pieņemsim, ka esat izveidojis datu bāzi, izmantojot vienu no jaunajām veidnēm, kas nosūtīta ar Microsoft Office Access 2007. Iespējams, ka tā ir kontaktpersonu datu bāze un esat importējis kontaktpersonu informāciju no Microsoft Office Outlook 2007. Kādā brīdī jums būs pietiekami daudz datu, un noteiktu ierakstu atrašanai nepietiks tikai ar datu lapas ātru apskatīšanu.

Ir četri noteiktu ierakstu atrašanas veidi:

  • Naviģēšana.    Navigācija ietver pārvietošanos ierakstos, parasti tos skatot pa vienam tabulā vai skatā.

 Piezīme   Skats ir datu bāzes objekts, kas parāda informāciju, kas saglabāta tabulās. Skati var būt formas, vaicājumi un atskaites.

Visas Office Access 2007 veidnes ietver vaicājumus, kurus var tūlīt izmantot. Var izveidot arī savus vaicājumus, kas palīdz koncentrēties uz noteiktiem ierakstiem un atbildēt uz noteiktiem jautājumiem.

Šajā rakstā skaidroti paņēmieni, kurus var izmantot, lai naviģētu, meklētu un filtrētu ierakstus. Šajā rakstā sniegti arī vaicājuma izmantošanas piemēri, lai atrastu noteiktus ierakstus, un sniegtas saites uz citiem palīdzības rakstiem, kas ļauj iegūt detalizētāku informāciju par vaicājumu izmantošanu.

Iespējamās darbības


Naviģēšana ierakstos

Ir vairāki veidi, kā var naviģēt (pārlūkot) ierakstus. Var nospiest tabulācijas taustiņu, lai ierakstos pārvietotos pa vienam. Atverot tabulu vai skatot datu lapas skatā (skats Datu lapa: skats, kurā attēloti dati no tabulas, formas, vaicājuma, skata vai saglabātas procedūras rindu un kolonnu formātā. Skatā Datu lapa var rediģēt laukus, pievienot vai dzēst datus un meklēt datus.), var izmantot ierakstu navigācijas pogas, lai pārvietotos starp ierakstiem. Lielākā daļa formu piedāvā arī ierakstu navigācijas pogas. Programmas Office Access 2007 veidnēs dažām formām ir lodziņš Doties uz, kas ļauj atlasīt ierakstu, kura pamatā ir atslēglauku dati.

Ierakstu navigācijas pogu izmantošana

Izmantojot navigācijas pogas, var naviģēt no ieraksta uz ierakstu. Atkarībā no pogas, uz kuras noklikšķināt, var naviģēt uz pirmo, iepriekšējo, nākamo, pēdējo vai jaunu ierakstu.

Navigācijas pogas

Remarka 1 Pirmais ieraksts
Remarka 2 Iepriekšējais ieraksts
Remarka 3 Pašreizējais ieraksts
Remarka 4 Nākamais ieraksts
Remarka 5 Pēdējais ieraksts
Remarka 6 Jauns (tukšs) ieraksts
Remarka 7 Filtra indikators
Remarka 8 Meklēšanas lodziņš

Noklikšķinot lodziņā Pašreizējais ieraksts, var ierakstīt ieraksta numuru un pēc tam nospiest taustiņu ENTER, lai pārietu pie šī ieraksta. Ieraksta numurs tiek skaitīts pēc kārtas no formas vai datu lapas sākuma. Tas neatbilst nevienai lauka vērtībai.

Filtra indikatora poga parāda, vai ir izmantots filtrs. Ja filtrs nav izmantots vai visi filtri ir notīrīti, tas parāda Bez filtra. Lai noņemtu filtru, var noklikšķināt uz šīs pogas, kad redzams Filtrēts. Līdzīgi, kad ir redzams Nefiltrēts, var noklikšķināt uz šīs pogas, lai lietotu pēdējo izmantoto filtru, ja tāds ir.

Ievadot tekstu lodziņā Meklēt, ievadot katru rakstzīmi, reāllaikā tiek izcelta pirmā atbilstošā vērtība. Šo līdzekli var izmantot, lai ātri atrastu atbilstošas vērtības ierakstu.

Ieraksta atlasīšana, izmantojot lodziņu Doties uz

Lodziņš Doties uz nolaižamā sarakstā ļauj izvēlēties atsevišķu ieraksta vērtību. To atradīsit datu bāzē, un tā ir izveidota, izmantojot Access veidni, — parasti saistībā ar formas detaļām, kas parāda informāciju par cilvēkiem, piemēram, kontaktpersonu detaļu formu datu bāzē, kuras pamatā ir kontaktpersonu veidne. Lodziņš Doties uz reizēm ir atrodams arī citās formās, piemēram, datu bāzes projektu un uzdevumu formās, kuru pamatā ir mārketinga projektu veidne.

Ja formai ir lodziņš Doties uz, tas atrodas formas augšējā kreisajā sadaļā un izskatās šādi:

Lodziņš Doties uz

Lodziņa Doties uz izmantošana

  1. Noklikšķiniet uz bultiņas lodziņa malā.
  2. Nolaižamā sarakstā atlasiet ierakstu.

 Piezīme   Ja ir zināmas dažas pirmās rakstzīmes ierakstam, uz kuru vēlaties naviģēt, var ierakstīt šīs rakstzīmes lodziņā Doties uz, lai ātri atrastu šo ierakstu.

Lodziņš Doties uz parāda tikai tik daudz datu, lai identificētu katru ierakstu atsevišķi. Atlasot ierakstu no saraksta, Access parāda pārējos ierakstu datus galvenajā formas apgabalā.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Noteiktu ierakstu meklēšana

Var izmantot dialoglodziņa Atrašana un aizstāšana cilni Atrast, lai atrastu noteiktu ierakstu. Var meklēt noteiktā laukā, visā tabulā vai skatā.

 Piezīme   Var izmantot tikai dialoglodziņu Atrašana un aizstāšana, ja tabula vai skats pašlaik rāda datus. Tas darbojas pat tad, ja nav redzamu ierakstu, jo ir ticis izmantots filtrs.

Ierakstu meklēšana    

  1. Atveriet tabulu vai skatu, kuru vēlaties atrast.
  2. Noklikšķiniet uz lauka, kuru vēlaties atrast.
  3. Cilnes Sākums grupā Atrast noklikšķiniet uz Atrast vai nospiediet taustiņus CTRL+F.

—vai—

Tastatūras īsinājumtaustiņu kombinācija  Nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+F.

Dialoglodziņš Atrašana un aizstāšana ir redzams ar atlasītu cilni Atrast.

  1. Lodziņā Ko atrast ierakstiet meklējamo vērtību. Tas ir jūsu meklēšanas kritērijs.
  2. Izmantojiet arī sarakstu Skatīt, lai mainītu meklējamo lauku vai meklētu visu pamatā esošo tabulu.
  3. Sarakstā Atbilstība noklikšķiniet arī uz Jebkura lauka daļa. Tas nodrošina plašākas meklēšanas iespējas.

Saraksts Atbilstība atspoguļo salīdzinājuma operatoru. Elements Jebkura lauka daļa atbilst jēdzienam “satur” un liek jūsu meklēšanas kritērijiem sekmīgi sakrist, ja šis kritērijs tiek atrasts kādā no meklējamā lauka daļām.

  1. Sarakstā Meklēt atlasiet Visus un pēc tam noklikšķiniet uz Atrast nākamo.
  2. Ja meklējamais elements ir izcelts, dialoglodziņā Atrašana un aizstāšana noklikšķiniet uz Atcelt, lai aizvērtu dialoglodziņu.

Papildinformāciju par dialoglodziņa Atrašana un aizstāšana izmantošanu skatiet rakstā Dialoglodziņa Atrast vai Aizstāt izmantošana datu mainīšanai.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ierakstu filtrēšana

Lai ierobežotu parādīto ierakstu skaitu, var lietot filtru tikai to ierakstu parādīšanai, kas atbilst jūsu kritērijiem. Lietojot filtru, ir vieglāk atrast nepieciešamos ierakstus. Piemēram, lai ātri sašaurinātu parādīto ierakstu skaitu, ar peles labo pogu noklikšķiniet laukā, kura vērtībai ir jāsakrīt ar meklēšanu, un pēc tam īsinājumizvēlnes apakšā atlasiet vienu no atlases izvēlnes opcijām Vienāds ar, Nav vienāds ar, Satur vai Nesatur.

Lietojiet filtru, kura pamatā ir atlase

  1. Atveriet tabulu vai formu.
  2. Lai novērstu jau filtrētas tabulas vai formas meklēšanu, cilnes Sākums grupā Kārtot un filtrēt noklikšķiniet uz Papildu un pēc tam uz Notīrīt visus filtrus, ja šī komanda ir pieejama.
  3. Pārejiet pie ieraksta, kurā ir vērtība, kuru vēlaties izmantot kā filtra daļu, un pēc tam noklikšķiniet laukā. Lai filtrētu, pamatojoties uz daļēju atlasi, atlasiet tikai vajadzīgās rakstzīmes.
  4. Cilnes Sākums grupā Kārtot un filtrēt noklikšķiniet uz Atlase, pēc tam noklikšķiniet uz filtra, kuru vēlaties lietot.

—vai—

Ar peles labo pogu noklikšķiniet laukā un pēc tam īsinājumizvēlnes apakšā atlasiet vienu no atlases izvēlnes opcijām Vienāds ar, Nav vienāds ar, Satur vai Nesatur.

  1. Lai filtrētu citus laukus, kuru pamatā ir atlase, atkārtojiet 3. un 4. darbību.

Lai pārlūkotu citus filtrēšanas veidus, izmantojiet cilnes Sākums grupas Kārtot un filtrēt komandas.

Papildinformāciju par filtra izmantošanu skatiet rakstā Filtrēšana: ierakstu skaita ierobežošana skatā.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Ierakstu atrašana, izmantojot vaicājumu

Ierakstu meklēšanas un filtrēšanas paņēmieni noder ātrai noteiktu ierakstu atrašanai. Reizēm tomēr vēlēsities veikt regulāru meklēšanu un filtrēšanu. Lai katru reizi nebūtu jāveic meklēšanas un filtrēšanas darbību kopa, var izveidot vaicājumu.

Dažāda veida informācija glabājas kā dažādi datu tipi. Piemēram, dzimšanas dienu datumi glabājas kā datuma/laika dati, bet vārdi glabājas kā teksta dati. Izmantojot vaicājumu, lai meklētu un filtrētu, izmantojiet kritērijus, kuru pamatā ir meklējamo datu tips.

Reizēm nevar atrast atsevišķu ierakstu, bet zināt, ka tāds pastāv. Tas var notikt, ja skatāt ierakstus formā vai vaicājumā, kas nerāda noteiktus ierakstus atsevišķas lauka vērtības dēļ. Piemēram, jautājumu veidnē jautājumu saraksta forma nerāda jautājumus, kuru statuss ir “Aizvērts”, jo ieraksti ir no vaicājuma, kas īpaši izslēdz šos gadījumus. Lai skatītu aizvērtos gadījumus, tos var meklēt jautājumu tabulā vai jautājumu detalizētajā formā, izmantojiet aizvērto gadījumu atskaiti vai izveidojiet vaicājumu, kas parāda aizvērtos gadījumus. Šajā piemērā parādīts, kā izmantot vaicājumu, lai atrastu ierakstus.

Pieņemsim, ka izmantojat datu bāzi, kas izveidota, izmantojot Access 2007 jautājumu veidni, lai atrastu jautājumus. Jautājumu tabulā ir lauks Statuss, kas norāda, vai atsevišķais jautājums ir aktuāls, atrisināts vai slēgts. Var izveidot vaicājumu, kas parāda jautājumus, kuru statuss ir aizvērts, izmantojot šādas darbības:

  1. Cilnes Izveidot grupā Citi noklikšķiniet Vaicājuma noformējums.
  1. Dialoglodziņā Tabulas rādīšana veiciet dubultklikšķi uz Jautājumi un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt.
  2. Vaicājumu noformētājā veiciet dubultklikšķi uz zvaigznītes (*) tabulā Jautājumi. Tas nodrošina to, ka vaicājums parādīs visu atgriezto ierakstu laukus.

Jautājumi.* ir redzami pirmajā noformējuma režģa kolonnā rindā Lauks. Tas norāda, ka jāatgriež visi jautājumu tabulas lauki.

  1. Vaicājumu noformētājā veiciet dubultklikšķi uz Statuss tabulā Jautājumi.

Statuss ir redzams noformējuma režģa otrajā kolonnā rindā Lauks.

  1. Otrajā noformējuma režģa kolonnā notīriet izvēles rūtiņu rindā Rādīt. Tādējādi vaicājums nerādīs lauku Statuss.

Ja kolonnā Statuss nenotīrīsit izvēles rūtiņu Rādīt, lauks vaicājuma rezultātos Statuss tiks parādīts divreiz.

  1. Otrajā noformējuma režģa kolonnā rindā Kritēriji ierakstiet =“Aizvērts”. Tas ir jūsu meklēšanas kritērijs. Tādējādi vaicājums atgriezīs tikai tos ierakstus, kuru vērtība Statuss ir “Aizvērts”.

 Piezīme   Šajā piemērā ir izmantots tikai viens meklēšanas kritērijs. Jebkurai dotajai meklēšanai var izmantot vairākus meklēšanas kritērijus, pievienojot kritērijus vairākiem laukiem un izmantojot rindu vai un papildu rindas zem vai.

Jūsu vaicājums ir gatavs darbam un izskatās apmēram šādi:

Vaicājuma noformējuma režģis

  1. Cilnes Noformējums grupā Rezultāti noklikšķiniet uz Palaist.

 Piezīme   Lai gan jautājumu meklēšana jau ir sākusies un jautājumu tabulā ir dati un vismaz vienam jautājumam ir iestatīts statuss “Aizvērts”, vaicājums neatgriezīs rezultātus. Tomēr var saglabāt vaicājumu un izmantot to vēlāk jebkurā laikā.  

  1. Nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S, lai saglabātu vaicājumu. Dialoglodziņā Saglabāšana kā ierakstiet vaicājuma nosaukumu, piemēram, Slēgtie jautājumi, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Tagad jums ir vaicājums, kas parāda jautājumus, kuru statuss ir aizvērts.

Papildinformāciju par vaicājumu izveidošanu, kas palīdz atrast ierakstus, skatiet rakstos Vienkāršas atlases vaicājuma izveidošana un Vaicājumu izveidošana, kuru pamatā ir vairākas tabulas.

Papildinformāciju par meklēšanas un filtrēšanas kritērijiem skatiet rakstā Vaicājuma kritērija piemēri.

Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
Access 2007