Darba sākšana ar programmu Access 2007

Darba sākšanai ar programmu Microsoft Office Access 2007 ir vairāki veidi atkarībā no tā, vai Access izmantojat pirmo reizi vai programmā Access pārvietojat datus no citas datu bāzes vai izklājlapas programmas, vai arī jaunināt to no iepriekšējās Access versijas. Šajā rakstā ietverti jautājumi, kas, visticamāk radīsies katrā no šīm situācijām.

Iespējamās darbības


Programmas Access lietošana pirmo reizi

Office Access 2007 piedāvā vairākus uzlabojumus, kas datu bāzes veidošanas procesu padara vieglāku kā jebkad. Lietotāji, kas programmā Access datu bāzes ir veidojuši jau iepriekš, novērtēs to, kā šie jaunie un uzlabotie līdzekļi paātrina veidošanas procesu.

Startējot programmu Office Access 2007, pirmais ekrāns, kas tiek parādīts, ir lappuse Darba sākšana ar programmu Microsoft Office Access (ja vien nestartējāt programmu Access, veicot dubultklikšķi uz noteikta Access datu bāzes faila, un tādā gadījumā tiek atvērta šī datu bāze). Lappuse Darba sākšana ar programmu Microsoft Office Access ir sākuma punkts, no kura var veidot jaunu datu bāzi, atvērt esošu datu bāzi vai skatīt piedāvāto saturu no programmas Microsoft Office Online.



Datu bāzes izveidošana, izmantojot veidni

Programma Access nodrošina plašu veidņu izvēli, kuras var izmantot, lai paātrinātu datu bāzes izveidošanas procesu. Veidne ir lietošanai gatava datu bāze, kas ietver visas tabulas, vaicājumus (vaicājums: jautājums par datiem, kas saglabāti tabulā, vai pieprasījums izpildīt ar datiem saistītu darbību. Vaicājums rezultātā var iegūt datus no vairākām tabulām un kalpo kā datu avots formā vai atskaitē.), formas un atskaites, kas nepieciešamas noteikta uzdevuma veikšanai. Piemēram, ir veidnes, kuras var izmantot, lai reģistrētu problēmas, pārvaldītu kontaktpersonas vai uzglabātu izdevumu ierakstu. Dažas veidnes ietver vairākus parauga ierakstus, kas palīdz demonstrēt to izmantošanu. Veidņu datu bāzes var izmantot tādas, kādas tās ir, vai arī tās var pielāgot, lai labāk atbilstu jūsu vajadzībām.

  1. Startējiet programmu Access, ja tā jau nedarbojas.

Ja datu bāze jau ir atvērta, rīkojieties šādi, lai parādītu lappusi Darba sākšana ar programmu Microsoft Office Access:

  • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt datu bāzi.Pogas attēls

Darba sākšana ar lappusi Microsoft Office Access

  1. Vairākas veidnes tiek rādītas lappuses Darba sākšana ar programmu Microsoft Office Access sadaļā Piedāvātās tiešsaistes veidnes un vēl ir pieejamas, ja noklikšķināt uz vienas no sadaļas Veidnes kategorijas kategorijām, kuras atrodas Access loga kreisajā pusē. Vairāk var lejupielādēt no Microsoft Office vietnes (papildinformāciju skatiet nākamajā sadaļā Veidnes lejupielāde no Microsoft Office Online).
  2. Noklikšķiniet uz veidnes, kuru vēlaties izmantot.
  3. Access loga labās puses rūtī programma piedāvā datu bāzes faila nosaukumu lodziņā Faila nosaukums. Var rediģēt faila nosaukumu un norādīt citu mapi. Pēc izvēles var izveidot savu datu bāzi un saistīt to ar Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 vietni.
  4. Noklikšķiniet uz Izveidot (vai uz Lejupielādēt Office Online veidnei).

Access datu bāzi izveido un pēc tam atver. Tiek parādīta forma, kurā var sākt ievadīt datus.

 Piezīme   Ja veidne ietver datu paraugu, katru ierakstu var izdzēst šādos veidos:

  • Noklikšķiniet uz rindas galvenes ierakstam, kuru vēlaties dzēst. (Rindas galvene ir lodziņš vai josla pa kreisi no ieraksta.)
  • Cilnes Sākums grupā Ieraksti noklikšķiniet uz Dzēst.Pogas attēls
  1. Lai sāktu datu ievadīšanu, noklikšķiniet formas pirmajā tukšajā šūnā un pēc tam sāciet rakstīšanu. Pēc dažu ierakstu ievadīšanas var izmantot navigācijas rūti, lai redzētu, vai pastāv citas formas vai atskaites, kuras, iespējams, vēlēsities izmantot.

Veidnes lejupielādēšana no Microsoft Office Online

Ja nevarat atrast vajadzībām atbilstošu veidni, lappusē Darba sākšana ar Microsoft Office Access, plašākai atlasei var pārlūkot Office Online vietni.

  1. Startējiet programmu Access, ja tā jau nedarbojas.

Ja datu bāze jau ir atvērta, rīkojieties šādi, lai parādītu lappusi Darba sākšana ar Microsoft Office Access:

  • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt datu bāzi.Pogas attēls
  1. Lappuses Darba sākšana ar Microsoft Office Access lejasdaļas sadaļā Vairāk par Office Online noklikšķiniet uz Veidnes.

Vietne Office Online tiek parādīta jaunā pārlūka logā.

  1. Office Online vietnē izmantojiet meklēšanas rīkus, lai atrastu un lejupielādētu vajadzīgo veidni.
  2. Pēc veidnes lejupielādēšanas jaunā datu bāze tiek saglabāta kādā no šīm mapēm:
    • Microsoft Windows Vista.    c:\Lietotāji\\Dokumenti
    • Microsoft Windows Server 2003 vai Microsoft Windows AP.    c:\Dokumenti un iestatījumi\\Mani dokumenti

Nākamreiz, kad vēlēsities strādāt ar datu bāzi, izmantojiet programmu Access vai Windows Explorer, lai to atvērtu no šīs vietas.

Sadaļas augšdaļa

Datu bāzes izveidošana no norauses

Ja nevienu no veidnēm nevar ietilpināt atbilstoši vajadzībām vai arī dati atrodas citā programmā un vēlaties tos importēt programmā Access, varat izlemt datu bāzi labāk izveidot no norauses. Vairumam lietojumprogrammu tā parasti ir viena vai abas šādas darbības:

  • Jaunu tabulu izveidošana un pēc tam datu ievadīšana, ielīmēšana vai importēšana šajās tabulās.
  • Datu importēšana no citiem avotiem, kas procesā izveido jaunas tabulas.

Lai uzzinātu vairāk par datu bāzes plānošanu vai noformēšanu, par relāciju, formu, atskaišu vai vaicājumu izveidošanu, sekojiet līdzi saitēm šī raksta sadaļā Sk. arī.

Tukšas datu bāzes izveidošana

  1. Startējiet Access.
  2. Lappusē Darba sākšana ar Microsoft Office Access noklikšķiniet uz Tukša datu bāze.

Tukšas datu bāzes poga

  1. Rūts Tukša datu bāze lodziņā Faila nosaukums ierakstiet faila nosaukumu. Ja neprasāt faila nosaukuma paplašinājumu, programma Access to pievieno. Noklusējuma faila atrašanās vieta ir viena no šīm:
    • Microsoft Windows Vista.    c:\Lietotāji\\Dokumenti
    • Microsoft Windows Server 2003 vai Microsoft Windows AP.    c:\Dokumenti un iestatījumi\\Mani dokumenti

Lai mainītu faila atrašanās vietu, noklikšķiniet uz PārlūkotPogas attēls blakus lodziņam Faila nosaukums, pārlūkojiet jauno atrašanās vietu un atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  1. Noklikšķiniet uz Izveidot.

Programma Access izveido datu bāzi un pēc tam atver tukšu tabulu (ko dēvē par Table1) datu lapas skatā (skats Datu lapa: skats, kurā attēloti dati no tabulas, formas, vaicājuma, skata vai saglabātas procedūras rindu un kolonnu formātā. Skatā Datu lapa var rediģēt laukus, pievienot vai dzēst datus un meklēt datus.).

  1. Programma Access novieto kursoru kolonnas Pievienot jaunu lauku pirmā tukšajā šūnā.

Jauna, tukša tabula jaunā datu bāzē

Lai pievienotu datus, sāciet rakstīt, vai arī varat ielīmēt datus no cita avota, kā tālāk aprakstīts šī raksta sadaļā  Datu ielīmēšana no cita avota programmas Access tabulā.

 Piezīmes 

  • Datu ievadīšana datu lapas skatā ir paredzēta līdzīga datu ievadīšanai Excel darblapā. Galvenais ierobežojums ir tāds, ka datiem jābūt ievadītiem blakusesošās rindās un kolonnās, sākot ar datu lapas augšējo kreiso stūri. Nav ieteicams mēģināt formatēt datus, iekļaujot tukšas rindas vai kolonnas, kā to darītu Excel darblapā, jo tāda rīcība izniekos vietu tabulā. Tabula ietver tikai jūsu datus. Visas datu vizuālās prezentācijas tiks veiktas formās un atskaitēs, kuras noformēsit vēlāk.
  • Tabulas struktūra tiek izveidota datu ievadīšanas laikā. Ikreiz, kad tabulai pievienojat jaunu kolonnu, tiek definēts jauns lauks. Access iestata lauka datu tipu (datu tips: lauka raksturlielums, kas nosaka, kāda veida datus tas var saturēt. Datu tipi ir Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, virkn un Variant (noklusējums)., pamatojoties uz ievadītā datu tipa. Piemēram, ja ir kolonna, kurā esat ievadījis tikai datuma vērtības, programma Access iestatīs šī lauka datu tipu uz Date/Time. Ja vēlāk šajā laukā mēģināt ievadīt vērtību, kas nav datuma vērtība (piemēram, vārds vai tālruņa numurs), programma Access rāda ziņojumu, informējot, ka vērtība neatbilst kolonnas datu tipam. Kad iespējams, ieteicams plānot tabulu tā, lai katra kolonna ietvertu vienu un to pašu datu tipu, vai tas būtu teksts, datumi, skaitļi vai kāds cits tips. Tas atvieglo vaicājumu, formu un atskaišu izveidošanu, atlasot tikai vajadzīgos datus.
  • Papildinformāciju par darbu ar datu lapām skatiet rakstā Tukšas datu lapas atvēršana.

Ja neesat ieinteresēts datu ievadīšanā šajā reizē, noklikšķiniet uz AizvērtPogas attēls.

Tabulas pievienošana

Jaunu tabulu var pievienot esošai datu bāzei, izmantojot rīkus cilnes Izveidot grupā Tabulas.

Access lentes attēls

Noklikšķiniet uz Tabula, lai datu lapas skatā izveidotu tukšu tabulu. Datu lapas skatu var izmantot, lai nekavējoties sāktu datu ievadīšanu un liktu programmai Access izveidot tabulas struktūru, sākot darbu, vai arī izmantot noformējuma skatu (skats Noformējums: skats, kurā parādīts šo datu bāzes objektu noformējums: tabulas, vaicājumi, formas, atskaites un makro. Skatā Noformējums var izveidot jaunus datu bāzes objektus un mainīt esošu objektu noformējumu.), lai vispirms izveidotu tabulas struktūru un pēc tam pārslēgtos atpakaļ uz datu lapas skatu, ievadot datus. Neatkarīgi no skata, kurā sākat darbu, vienmēr var pārslēgties uz citu skatu, Access loga statusa joslā izmantojot skata pogas.

Tabulas ievietošana, sākot ar datu lapas skatu.    Datu lapas skatā datus var ievadīt nekavējoties un ļaut programmai Access aiz kulisēm izveidot tabulas struktūru. Lauka nosaukumi tiek piešķirti skaitliski (Lauks1, Lauks2 utt.), un Access iestata lauka datu tipu, pamatojoties uz ievadītā datu tipa.

  1. Cilnes Izveidot grupā Tabulas noklikšķiniet uz Tabula.Pogas attēls
  1. Access izveido tabulu un pēc tam novieto kursoru kolonnas Pievienot jaunu lauku pirmajā tukšajā šūnā.

 Piezīme   Ja neredzat kolonnu ar nosaukumu Pievienot jaunu lauku, iespējams, strādājat noformējuma skatā, nevis datu lapas skatā. Lai pārslēgtos uz datu lapas skatu, veiciet dubultklikšķi uz tabulas navigācijas rūtī. Access tiks vaicāts jaunais tabulas nosaukums un pēc tam programma pārslēgsies uz datu lapas skatu.

  1. Cilnes Datu lapa grupā Lauki un kolonnas noklikšķiniet uz Jauns lauks.Pogas attēls

Access rāda rūti Lauka veidnes, kas ietver vispārīgi izmantoto lauku tipu sarakstu. Vienu no šiem laukiem velkot datu lapā, Access pēc šī nosaukuma pievienos lauku un iestatīs tā rekvizītus uz atbilstošu šī lauka tipa vērtību. Rekvizītus var mainīt vēlāk. Lauks ir jāvelk datu lapas apgabalā, kas ietver datus. Tiek parādīta vertikāla ievietošanas josla, rādot, kur tiks novietots lauks.

  1. Lai pievienotu datus, sāciet rakstīt pirmajā tukšajā šūnā, vai arī datus var ielīmēt no cita avota, kā aprakstīts tālāk šajā rakstā. 
    • Lai pārdēvētu kolonnu (lauku), veiciet dubultklikšķi uz kolonnas galvenes un pēc tam ierakstiet jauno nosaukumu. Nozīmīga nosaukuma piešķiršana katram laukam ir laba prakse, lai varētu noteikt, ko tas ietver, kad to skatāt rūtī Lauku saraksts.
    • Lai pārvietotu kolonnu, atlasiet to, noklikšķinot uz tās galvenes, un pēc tam velciet kolonnu uz vajadzīgo vietu. Var arī atlasīt vairākas blakusesošas kolonnas un visas kopā vilkt uz jauno atrašanās vietu.

Tabulas ievietošana, sākot darbu noformējuma skatā.    Noformējuma skatā vispirms izveidojiet jauno tabulas struktūru. Pēc tam pārslēdzieties uz datu lapas skatu, lai ievadītu datus, vai ievadiet datus, izmantojot citu metodi, piemēram, ielīmēšanu vai pievienošanu.

  1. Cilnes Izveidot grupāTabulas noklikšķiniet uz Tabulas noformēšana.Pogas attēls
  1. Katram tabulas laukam ierakstiet nosaukumu kolonnā Lauka nosaukums un pēc tam no saraksta Datu tips atlasiet datu tipu.

 Piezīme   Ja neredzat kolonnas Lauka nosaukums un Datu tips, iespējams, strādājat datu lapas skatā, nevis noformējuma skatā. Lai pārslēgtos uz noformējuma skatu, noklikšķiniet uz pogas Noformējuma skats Access loga statusa joslā. Access tiks vaicāts jaunās tabulas nosaukums un pēc tam programma pārslēdzas uz noformējuma skatu.

  1. Ja vēlaties, varat ievadīt aprakstu katram kolonnas Apraksts laukam. Ievadītais apraksts tiek parādīts statusa joslā, kad ievietošanas punkts atrodas šajā laukā un tiek izmantots kā statusa joslas teksts jebkurām vadīklām, kuras izveidojat, lauku velkot no rūts Lauku saraksts uz formu vai atskaiti, un jebkurām vadīklām, kuras šim laukam izveidojis veidlapas vednis vai atskaites vednis.
  2. Kad esat pievienojis visus laukus, saglabājiet tabulu:
    • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt vai nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.
  1. Datu ievadīšanu var sākt jebkurā brīdī, pārslēdzoties uz datu lapas skatu, noklikšķinot pirmajā tukšajā šūnā un ierakstot. Datus var arī ielīmēt no cita avota kā aprakstīts nākamajā sadaļā.

Ja pēc dažu datu ievadīšanas tabulai vēlaties pievienot vienu vai vairākus laukus, varat sākt rakstīšanu datu lapas skata kolonnā Pievienot jaunu lauku, vai arī varat pievienot jaunus laukus, izmantojot komandas cilnes Datu lapas grupā Lauki un kolonnas.

Papildinformāciju par tabulu izveidošanu, tai skaitā tabulu veidņu izmantošanu, skatiet rakstā Tabulu izveidošana datu bāzē.

Sadaļas augšdaļa

Datu ielīmēšana no cita avota programmas Access tabulā

Ja dati pašlaik ir saglabāti citā programmā, piemēram, Office Excel 2007, varat tos kopēt un ielīmēt citā Access tabulā. Kopumā vislabāk būtu, ja dati iepriekš tiktu sadalīti kolonnās kā programmas Excel darblapā. Ja dati atrodas vārdu apstrādes programmā, ieteicams datu kolonnas atdalīt, izmantojot cilnes, vai konvertēt datus vārdu apstrādes programmas tabulā pirms datu kopēšanas. Ja dati jārediģē vai jāveic citas manipulācijas (piemēram, pilnu vārdu sadalīšana vārdos un uzvārdos), iespējams, vēlēsities to veikt pirms datu kopēšanas, īpaši ja neesat pieredzējis programmas Access lietotājs.

Ielīmējot datus tukšā tabulā, programma Access iestata katra lauka datu tipu atbilstīgi tās atrastajam datu veidam. Piemēram, ja ielīmēts lauks ietver vienīgi datuma vērtības, programma Access šim laukam lieto datu tipu Date/Time. Ja ielīmētais lauks ietver tikai vārdus “jā” un “nē”, programma Access laukam lieto datu tipu Yes/No.

Access nosauc laukus atkarībā no tā, ko sameklē pirmajā ielīmēto datu rindā. Ja ielīmēto datu pirmās rindas tips ir līdzīgs datu tipam nākamajā rindā, programma Access nosaka, ka pirmā rinda ir datu daļa un piešķir lauku vispārīgos nosaukumus (F1, F2 utt.). Ja ielīmēto datu pirmā rinda nav līdzīga nākamajām rindām, programma Access nosaka, ka pirmā rinda sastāv no lauku nosaukumiem. Programma Access laukus atbilstoši nosauc un pirmo rindu datos neiekļauj.

Ja Access piešķir vispārīgus lauku nosaukumus, laukus ieteicams pārdēvēt pēc iespējas drīzāk, lai izvairītos no pārpratumiem. Veiciet šādu procedūru:

  1. Saglabājiet tabulu.
    • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt vai nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.
  1. Datu lapas skatā veiciet dubultklikšķi uz katras kolonnas virsraksta un pēc tam katrai kolonnai ierakstiet derīgu lauka nosaukumu. Var izskatīties, ka rakstāt pāri datiem, bet kolonnas virsraksta rinda ietver lauku nosaukumus, nevis datus.
  2. Saglabājiet tabulu vēlreiz.

 Piezīme   Laukus var arī pārdēvēt, pārslēdzoties uz noformējuma skatu un lauku nosaukumus rediģējot tajā. Lai pārslēgtos uz noformējuma skatu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas navigācijas rūtī un uz Noformējuma skats. Lai pārslēgtos atpakaļ uz datu lapas skatu, veiciet dubultklikšķi uz tabulas navigācijas rūtī.

Sadaļas augšdaļa

Datu importēšana no cita avota

Iespējams, ir dati, kurus esat apkopojis citā programmā un vēlaties tos importēt programmā Access. Vai arī jāstrādā kopā ar personām, kuras datus glabā citās programmās, un, iespējams, vēlaties strādāt ar viņu datiem programmā Access. Jebkurā gadījumā programma Access atvieglo datu importēšanu no citām programmām. Datus var importēt no programmas Excel darblapas, no citas Access datu bāzes tabulas, no SharePoint saraksta vai no jebkura cita avota. Process nedaudz atšķiras atkarībā no avota, bet šīs instrukcijas palīdzēs sākt darbu:

  1. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt noklikšķiniet uz tā failu tipa komandas, no kura veicat importēšanu.

Access lentes attēls

Piemēram, ja importējat datus no Excel darblapas, noklikšķiniet uz Excel. Ja neredzat pareizo programmas tipu, noklikšķiniet uz Vairāk.

 Piezīme   Ja grupā Importēt nevarat atrast pareizo formāta tipu, iespējams, jāstartē programma, kurā sākotnēji izveidojāt datus, un pēc tam šī programma jāizmanto, lai datus saglabātu vispārējā faila formātā (piemēram, norobežota teksta fails (teksta fails ar atdalītājiem: fails ar datiem, kuru atsevišķo lauku vērtības ir atdalītas ar rakstzīmi, piemēram, komatu vai tabulēšanas rakstzīmi.)), pirms varat tos importēt programmā Access.

  1. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana noklikšķiniet uz Pārlūkot, lai pārlūkotu avota datu failu, vai lodziņā Faila nosaukums ierakstiet pilnu avota datu faila ceļu.
  2. Sadaļā Norādiet, kā un kur vēlaties saglabāt datus pašreizējā datu bāzē noklikšķiniet uz opcijas. Jaunu tabulu var izveidot, izmantojot importētos datus, kas datus pievieno esošajai tabulai, vai izveidot saistītu tabulu, kas uztur saiti uz datu avotu.
  3. Noklikšķiniet uz Labi.

Access startē importēšanas vedni.

  1. Izpildiet norādes importēšanas vednī. Precīzi izpildīta procedūra ir atkarīga no importēšanas vai saites opcijas, ko esat izvēlējies.
  2. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.

Access tiek vaicāts, vai vēlaties saglabāt tikko pabeigtās importēšanas operācijas detaļas.

  • Ja domājat, ka šo pašu importēšanas operāciju veiksit vēlreiz, noklikšķiniet uz Saglabāt importēšanas darbības un pēc tam ievadiet detaļas.

Importēšanas operāciju var vienkārši reproducēt, cilnes Ārējie dati grupā Importēt noklikšķinot uz Saglabātie importētie dati, noklikšķinot uz importēšanas specifikācijas un pēc tam uz Palaist.

  • Ja nevēlaties saglabāt operācijas detaļas, noklikšķiniet uz Aizvērt.

Access importē datus jaunā tabulā un pēc tam tabulu rāda navigācijas rūts sadaļā Tabulas.

Lai uzzinātu vairāk par datu importēšanu programmā Access, sekojiet saitēm šī raksta sadaļā Sk. arī.

Sadaļas augšpuse

Esošas Access datu bāzes atvēršana

  1. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
  1. Dialoglodziņā Atvēršana noklikšķiniet uz saīsnes vai lodziņā  Skatīt noklikšķiniet uz diska vai mapes, kas satur vajadzīgo datu bāzi.
  2. Mapju sarakstā veiciet dubultklikšķi uz mapēm, līdz atverat mapi, kas satur datu bāzi.
  3. Kad esat atradis datu bāzi, veiciet vienu no šīm darbībām:
    • Lai datu bāzi atvērtu noklusējuma atvēršanas režīmā, veiciet uz tās dubultklikšķi.
    • Lai vairāklietotāju (daudzlietotāju (koplietota) datu bāze: datu bāze, kas vienlaicīgi vienai datu kopai ļauj piekļūt un to mainīt vairāk kā vienam lietotājam.) vidē atvērtu datu bāzi koplietojamai piekļuvei un jūs un citi lietotāji varētu gan lasīt datu bāzi, gan tai vienlaicīgi rakstīt, noklikšķiniet uz Atvērt
    • Lai datu bāzi atvērtu tikai lasāmai piekļuvei, tā ka to var skatīt, bet ne rediģēt, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērti kā tikai lasāmu.
    • Lai atvērtu datu bāzi ekskluzīvai piekļuvei, tā ka to nevar atvērt neviens cits, kamēr tā ir atvērta, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērt ekskluzīvu saturu.
    • Lai datu bāzi atvērtu tikai lasāmai piekļuvei, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērt ekskluzīvu saturu, kas ir tikai lasāms. Citi lietotāji datu bāzi var atvērt joprojām, bet viņiem ir tikai lasāma piekļuve.

Ja nevarat atrast datu bāzi, kuru vēlaties atvērt    

  1. Dialoglodziņā Atvēršana noklikšķiniet uz saīsnes Mans dators vai lodziņā  Skatīt noklikšķiniet uz Mans dators.
  2. Disku sarakstā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diska, kurā varētu atrasties datu bāze, un pēc tam uz Meklēt
  3. Ievadiet meklēšanas kritērijus un pēc tam nospiediet taustiņu ENTER, lai meklētu datu bāzi.
  4. Ja datu bāze ir atrasta, atveriet to, dialoglodziņā Meklēšanas rezultāti veicot uz tās dubultklikšķi.
  5. Tā kā meklēšana tika sākta no dialoglodziņa Atvēršana, šajā dialoglodziņā jānoklikšķina uz Atcelt, pirms tiks atvērta datu bāze.

 Piezīme   Datu failu var atvērt tieši paplašinātā failu formātā (piemēram, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange vai Excel). Tieši var atvērt arī jebkuru ODBC datu avotu (ODBC datu avots: dati un informācija, kas nepieciešama, lai piekļūtu šiem datiem no programmām un datu bāzēm, kas atbalsta protokolu ODBC (Open Database Connectivity - atvērtā datu bāzu savienojamība).), piemēram, Microsoft SQL Server vai Microsoft FoxPro. Programma Access automātiski izveido jaunu Access datu bāzi tajā pašā mapē, kur ir datu fails, un pievieno saites katrai ārējās datu bāzes tabulai.

RādītPadomi

  • Lai atvērtu vienu no pēdējām datu bāzēm, ko esat atvēris, noklikšķiniet uz faila nosaukuma saraksta Atvērt pēdējās datu bāzes lappusē Darba sākšana ar Microsoft Office Access. Access atver datu bāzi, lietojot tos pašus opciju iestatījumus, kuri datu bāzei bija pēdējā tās atvēršanas reizē. Ja pēdējo izmantoto failu saraksts netiek parādīts, noklikšķiniet uzMicrosoft Office pogasPogas attēls un pēc tam uz Access opcijas. Tiek parādīts dialoglodziņš Access opcijas. Noklikšķiniet uz kategorijas Papildu un pēc tam uz sadaļā Rādīt atzīmējiet izvēles rūtiņu Pēdējo izmantoto failu saraksts. (Var arī norādīt sarakstā parādāmo pēdējo izmantoto failu skaitu (maksimālais skaits deviņi.)
  • Ja atverat datu bāzi, noklikšķinot uz Microsoft Office pogasPogas attēls un izmantojot komandu Atvērt, varat skatīt saīšņu sarakstu uz datu bāzēm, kuras esat atvēris iepriekš, dialoglodziņā Atvērt noklikšķinot uz Mani nesenie dokumenti.

Sadaļas augšdaļa


Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Datu importēšana no izklājlapas citā programmā

Ja pārzināt citas datu bāzes vai izklājlapas programmas, iespējams, pārzināt arī šo lietojumprogrammu darbības pamatus un kādas datu bāzes tām tiek izmantotas. Access atšķiras no jebkuras citas datu bāzes lietojumprogrammas, ļaujot izveidot relāciju datu bāzes (relāciju datu bāze: datu bāzes tips, kas informāciju glabā tabulās. Izmanto vienādās vērtības no divām tabulām, lai attiecinātu vienas tabulas datus uz otras tabulas datiem. Relāciju datu bāzē parasti noteikta veida dati tiek glabāti tikai vienreiz.). Access arī nodrošina daudzas opcijas darbam ar citām datu bāzes programmām, piemēram, SQL Server.

Šajā sadaļā


Excel darblapas importēšana programmā Access

Daudzas personas pirmo reizi Access sāk pārlūkot pēc saraksta izveidošanas programmā Excel. Excel ir lieliska vieta, kur sākt sarakstu, bet, sarakstam palielinoties, tas kļūts grūtāk organizējams un atjaunināms. Saraksta pārvietošana uz Access parasti ir nākamā loģiskā darbība.

Datu bāzes tabulas struktūra ir līdzīga darblapai, un dati tajā tiek saglabāti rindās un kolonnās. Tādējādi darblapu parasti ir viegli importēt datu bāzes tabulā. Galvenā atšķirība starp datu saglabāšanu darblapā un saglabāšanu datu bāzē ir tāda, ka dati tiek organizēti. Vienkārša visas darblapas kā jaunas tabulas importēšana datu bāzē neatrisinās problēmas, kas saistītas ar datu organizēšanu un atjaunināšanu, īpaši ja darblapa ietver liekus datus. Lai atrisinātu šīs problēmas, izklājlapas dati ir jāsadala atsevišķās tabulās, kur katra tabula ietver saistītos datus. Papildinformāciju par datu kārtošanu tabulās skatiet rakstā Datu bāzes izveidošanas pamati.

Access piedāvā tabulas analizētāja vedni, kas var palīdzēt pabeigt šo procesu. Pēc datu importēšanas tabulā vednis palīdz sadalīt tabulu atsevišķās tabulās, kur katra ietver datus, kas netiek dublēti nevienā citā tabulā. Vednis arī izveido nepieciešamās relācijas starp tabulām. Papildinformāciju par relācijām skatiet šī raksta sadaļā Datu bāzes relācijas.

Excel darblapas kā tabulas importēšana jaunā Office Access 2007 datu bāzē

  1. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Jauns.
  1. Lodziņā Faila nosaukums ierakstiet jaunās datu bāzes nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot.
  2. Aizveriet Table1.

Kad tiek vaicāts, vai vēlaties saglabāt izmaiņas Tabulai noformējumam, noklikšķiniet uz .

  1. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt noklikšķiniet uz Excel.Pogas attēls
  1. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana noklikšķiniet uz Pārlūkot.
  2. Lai noteiktu faila atrašanās vietu, izmantojiet dialoglodziņu Faila atvēršana.
  3. Atlasiet failu un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
  4. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija Importēt avota datus pašreizējās datu bāzes jaunā tabulā.
  5. Noklikšķiniet uz Labi.

Tiek startēts importēšanas izklājlapas vednis, un tajā tiek vaicāti daži jautājumi par datiem.

  1. Izpildiet norādes, noklikšķinot uz Tālāk vai Atpakaļ, lai naviģētu cauri lappusēm. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.

 Piezīme   Access tiek vaicāts, vai vēlaties saglabāt tikko pabeigtās importēšanas operācijas detaļas. Ja uzskatāt, ka šo pašu importēšanu operāciju veiksit vēlreiz, noklikšķiniet uz un pēc tam ievadiet detaļas. Turpmāk operāciju var viegli reproducēt, noklikšķinot uz Saglabātie importa faili cilnes Ārējie dati grupā Importēt. Ja nevēlaties saglabāt operācijas detaļas, noklikšķiniet uz Aizvērt.

Access importē datus jaunā tabulā un pēc tam tos rāda navigācijas rūts sadaļā Visas tabulas.

Tabulas analizētāja vedņa izmantošana datu organizēšanā

Kad dati ir importēti programmas Access tabulā, var izmantot tabulas analizētāja vedni, lai ātri identificētu atkārtotos datus. Vednis pēc tam nodrošina atvieglotu atkārtoto datu organizēšanu atsevišķās tabulās, lai tie tiktu saglabāti visefektīvākajā veidā. Access sākotnējo tabulu saglabā kā dublējumu un pēc tam izveido jaunas tabulas, kuras var izmantot kā datu bāzes lietojumprogrammas pamatu.

  1. Atveriet Access datu bāzi, kas ietver tabulu, kuru vēlaties analizēt.
  2. Cilnes Datu bāzes rīki grupā Analizēt noklikšķiniet uz Analizēt tabulu.

Tiek startēts tabulas analizētāja vedni.

Šis gadījums sniedz priekšstatu par normalizēšanu, un divas ievada lappuses vednī var ietvert īsu apmācību — izmantojiet pogas, uz kurām var noklikšķināt, lai skatītu piemērus. Ja neredzat ievada lappuses, bet izvēles rūtiņu, kas atzīmēta kā Vai rādīt ievada lappuses?, atzīmējiet izvēles rūtiņu un pēc tam divreiz noklikšķiniet uz Atpakaļ, lai skatītu ievadu. Ja pēc ievada izlasīšanas šīs lappuses redzēt vēlreiz nevēlaties, varat notīrīt izvēles rūtiņu.

  1. Lappusē, kas sākās ar teikumu Kura tabula ietver laukus ar vērtībām, kas tiek atkārtotas daudzos ierakstos?, atlasiet tabulu, kuru vēlaties analizēt, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
  2. Var ļaut vednim izlemt, kuri lauki atradīsies noteiktās tabulās, vai arī šo lēmumu varat pieņemt pats. Izpildot ieteikumus vednī, joprojām tabulas izkārtojuma izmaiņas varat veikt nākamajā vedņa lappusē.

 Piezīme   Ja ļaujat vednim izlemt, kuri lauki atradīsies noteiktās tabulās, tā izvēle ne vienmēr var būt atbilstoša datiem, īpaši ja nav daudz datu, ar kuriem strādāt. Vedņa rezultātus ieteicams aplūkot uzmanīgi. No otras puses, vednis var ieteikt efektīvāku organizēšanu nekā to, kas jums ienākusi prātā, tāpēc ieteicams mēģināt vismaz reizi vedņa lēmumus. Ja ar ieteikumiem nebūsit apmierināts, joprojām varat pārkārtot laukus manuāli, turklāt vienmēr varat noklikšķināt uz Atpakaļ un sakārtot visus laukus pats.

  1. Noklikšķiniet uz Tālāk. Šajā lappusē norādiet, kuras tabulas ietver noteiktus laukus. Ja ļaujat izlemt vednim, jābūt redzamām vairākām tabulām, kas savienotas ar relāciju rindām. Pretējā gadījumā Access izveido tikai vienu tabulu, kas ietver visus laukus. Abos gadījumos var veikt izmaiņas šajā lappusē.
    • Laukus var vilkt no tabulas uz lappuses tukšu apgabalu, lai izveidotu jaunu tabulu, kas satur šos laukus. Access tiek vaicāts tabulas nosaukums.
    • Laukus var vilkt no vienas tabulas uz citu tabulu, ja domājat, ka tur tās tiks saglabātas efektīvāk.
    • Vairumam tabulu tiks dots lauks ID vai Ģenerēts unikāls ID. Lai uzzinātu vairāk par ID laukiem, noklikšķiniet uz Padomi vedņa augšējā labajā stūrī.
    • Lai atsauktu izmaiņu, noklikšķiniet uz pogas Atsaukt.
    • Lai pārdēvētu tabulu, veiciet dubultklikšķi uz tās nosaukuma joslas, ierakstiet jauno nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
  2. Kad lauki ir sakārtoti tādā veidā, kā vēlējāties, noklikšķiniet uz Tālāk.
  3. Ja vednis atrod ierakstus, kuriem ir līdzīgas vērtības, tas identificē šīs vērtības kā iespējamās tipogrāfijas kļūdas un norāda ekrānu, kurā varat apstiprināt, ko ar tām iesākt. Ritiniet sarakstu lai atrastu kļūdas, kurām ir vērtības kolonnā Labojums, un pēc tam nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz atbilstošā vienuma. Atzīmējiet (Atstāt, kā ir), lai atturētu vedni no izmaiņu veikšanas vērtībai. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Tālāk.
  4. Vednī tiek vaicāts, vai vēlaties izveidot vaicājumu, kas līdzīgs sākotnējai tabulai. Ja esat jau izveidojis formas un atskaites, kuru pamatā ir sākotnējā tabula, šāda vaicājuma izveidošana ir ieteicama. Ja izvēlaties Jā, izveidot vaicājumu, vednis pārdēvē sākotnējo tabulu, tabulas nosaukumam pievienojot "_OLD", un pēc tam jauno vaicājumu nosauc, izmantojot sākotnējās tabulas nosaukumu. Formas un atskaites, kuru pamatā bija tabula, vaicājumu tagad izmanto saviem datiem, un tie turpina darboties kā iepriekš.
  5. Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Jaunās tabulas vednis izveido, kā norādīts, un pēc tam tās atver. Pabeidzot rezultātu pārbaudi, aizveriet tās.

Sadaļas augšdaļa

Darbs ar citu programmu datiem

Office Access 2007 nodrošina līdzekļus darbam ar datiem, kas ir saglabāti citās programmās.

  • Jaunas Access datu bāzes izveidošana, kas izveido saiti ar cita failu formāta datiem.    Access var izmantot, lai atvērtu failu citā, piemēram, teksta, dBASE vai izklājlapas failu formātā. Access automātiski izveido Access datu bāzi un izveido saiti ar failu.
    1. Startējiet programmu Access.
    2. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
  1. Dialoglodziņā Atvēršana noklikšķiniet uz faila tipa, kuru vēlaties atvērt nolaižamajā sarakstā Failu tipi. Ja neesat pārliecināts par faila tipu, noklikšķiniet uz Visi faili (*.*).
  2. Ja nepieciešams, pārlūkojiet mapi, kas ietver failu, kuru vēlaties atvērt. Kad esat atradis failu, veiciet uz tā dubultklikšķi, lai to atvērtu.
  3. Izpildiet vedņa norādījumus. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.
  • Datu importēšana vai saistīšana ar esošu Access datu bāzi.    Datus no citiem avotiem vai programmām var importēt Access tabulās, lai dati tiktu glabāti Access failā, vai arī no Access var izveidot saiti ar datiem, lai dati paliktu sākotnējā failā (ārpus Access faila).

Datu importēšana vai saistīšana

  1. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt noklikšķiniet uz formāta, kurā dati ir saglabāti.

Datus var importēt vai saistīt no šādiem formātiem:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint pakalpojumi
  • Teksta faili
  • XML faili
  • ODBC datu bāzes
  • HTML dokumenti
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Tiek parādīts dialoglodziņš Ārējo datu iegūšana.

  1. Izpildiet norādes dialoglodziņā.

Access datus importēs uz datu bāzi vai saistīs ar to. Vairumam formātu jānorāda datu atrašanās vieta un pēc tam jāizvēlas, kā datus saglabāt datu bāzē.

Sadaļas augšdaļa


Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

Jaunākas datu bāzes versijas izmantošana vairākās Access versijās

Ja Access datu bāze vai Access projekts tika izveidots Access 2000 vai jaunākā versijā, datu bāzi vai projektu var izmantot Access versijā, kurā tas tika izveidots, vai jebkurā jaunākā versijā, pat ja failam ir iespējota drošība. Piemēram, versijas Access 2000 failus var izmantot versijā Access 2000, izmantojot  2nd_Access12Office Access 20072nd_Access12Office Access 2007

Var rasties situācija, kurā vēlaties saglabāt datus agrākajā Access versijā, bet ir lietotāji ar jaunāku Access versiju, kuri vēlas izveidot saiti ar šiem datiem, bet joprojām izmantot dažu jaunākas versijas līdzekļu priekšrocības. Risinājums ir izveidot jaunu “priekšgala” datu bāzi jaunākajā versijā (ietverot formas, atskaites, vaicājumus, makro, bet ne tabulas), un saistīt to ar vecākas versijas faila tabulām. Izmantojiet vienu no šīm procedūrām atkarībā no tā, vai datu bāze tiek ietverta vienā failā vai ir jau sadalīta priekšpuses/aizmugures lietojumprogrammā (priekšgala/aizmugurgala lietojumprogramma: datu bāzes lietojumprogramma, kas sastāv no "aizmugurgala" datu bāzes faila, kas satur tabulas, un "priekšgala" datu bāzes faila kopijām, kas satur visu citus datu bāzes objektus ar saitēm uz "aizmugurgala" tabulu.).



Viena Access faila datu bāzes izmantošana vairākās Access versijās

Ja visas tabulas, formas un citi Access datu bāzes objekti tiek ietverti vienā .mdb failā un vēlaties datu bāzi izmantot vairākās Access versijās, var izveidot jaunu priekšpuses datu bāzi jaunākā versijā un saistītu ar sākotnējo failu. Lietotāji, kuriem ir vecāka Access versija, joprojām var izmantot sākotnējo datu bāzi. Lietotāji, kuriem ir vecāka versija, jauno priekšpuses datu bāzi var izmantot, lai izveidotu saiti ar tiem pašiem datiem.

  1. Izmantojiet šo procedūru, lai konvertētu datu bāzi jebkurā no trim pēdējiem formātiem: Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007. Šī komanda saglabā sākotnējo datu bāzi tās sākotnējā formātā un izveido kopiju norādītajā formātā.
    • Aizveriet Access failu. Ja fails ir vairāku lietotāju Access datu bāze, kas atrodas koplietošanas mapes serverī, pārliecinieties, vai to nav atvēris neviens cits.
    • Startējiet Access 2007.
    • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
  • Pārlūkojiet vietu, kur paredzēts konvertēt failu, un pēc tam veiciet uz tā dubultklikšķi, lai to atvērtu.

 Piezīme   Ja tiek parādīts dialoglodziņš Datu bāzes paplašinājums, vaicājot, vai vēlaties paplašināt datu bāzi, noklikšķiniet uz .

  • Ja, startējot datu bāzi, tiek atvērta veidlapa, aizveriet to.
  • Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls, pēc tam norādiet uz Saglabāt kā, pēc tam zem Saglabāt datu bāzi citā formātā noklikšķiniet uz failu formāta, uz kuru jūs gribētu konvertēt.
  • Dialoglodziņā Saglabāt kā ierakstiet nosaukumu jaunajās datu bāzes nosaukumu.

 Piezīme   Ja vien nevēlaties jauno datu bāzi saglabāt citā atrašanās vietā, tās nosaukumam jābūt atšķirīgam no sākotnējās datu bāzes nosaukuma. Jebkurā gadījumā ieteicams izmantot citu nosaukumu, lai viegli varētu atšķirt priekšējo datu bāzi no aizmugures datu bāzes. Tomēr, ja veicat konvertēšanu uz Access 2007 formātu, faila nosaukuma paplašinājums tiek mainīts no .mdb uz .accdb, lai varētu izmantot to pašu faila nosaukumu.

  • Noklikšķiniet uz Saglabāt.
  1. Konvertēto datu bāzi sadaliet priekšpuses/aizmugures lietojumprogrammā, veicot šādu procedūru:
    • Cilnes Datubāzes rīki grupāPārvietot datus noklikšķiniet uz Access datu bāze.Pogas attēls
  • Dialoglodziņā Datu bāzes sadalītājs noklikšķiniet uz Sadalīt datu bāzi.
  • Ierakstiet aizmugures datu bāzes nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Sadalīt.
  1. Izdzēsiet datu bāzes sadalītāja rīka izveidoto aizmugures datu bāzi — rīkojieties uzmanīgi, lai neizdzēstu sākotnējo datu bāzi.
  2. Jauno priekšpuses datu bāzi saistiet ar sākotnējās datu bāzes tabulām: CilnesDatu bāzes rīki grupā Datu bāzes rīki noklikšķiniet uz Saistīto tabulu pārvaldnieks.Pogas attēls
  1. Noklikšķiniet uz Atlasīt visu un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Vienmēr vaicāt jaunu atrašanās vietu.
  2. Noklikšķiniet uz Labi, pārlūkojiet vecākas versijas datu bāzi un pēc tam veiciet dubultklikšķi uz tās.

Ja viss norit labi, Access parāda ziņojumu, norādot, ka visas atlasītās saistītās tabulas ir veiksmīgi atsvaidzinātas.

Tagad var paplašināt jauno priekšpuses datu bāzi, lai atbalstītu jaunos līdzekļus lietotājiem, kuri ir veikuši jaunināšanu uz versiju Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007. Lietotāji ar vecākām versijām var turpināt izmantot agrākās versijas datu bāzi.

Ja vēlaties, varat arī konvertēt jauno priekšpuses datu bāzi uz citu versiju. Piemēram, ja sākotnējā datu bāze bija Access 2000 formātā, var izveidot Access 2002-2003 priekšpusi lietotājiem ar šo versiju un Access 2007 priekšpusi lietotājiem ar šo versiju. Abas priekšpuses versijas saistīt ar datiem Access 2000 failā.

Sadaļas augšdaļa

Priekšpuses/aizmugures lietojumprogrammas izmantošana vairākās Access versijās

Ja Access datu bāze jau ir priekšpuses/aizmugures lietojumprogramma (priekšgala/aizmugurgala lietojumprogramma: datu bāzes lietojumprogramma, kas sastāv no "aizmugurgala" datu bāzes faila, kas satur tabulas, un "priekšgala" datu bāzes faila kopijām, kas satur visu citus datu bāzes objektus ar saitēm uz "aizmugurgala" tabulu.), jākonvertē tikai priekšpuse versijas Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007 faila formātā. Aizmugures datu bāzei nav nepieciešamas nekādas izmaiņas.

Šī procedūra parāda, kā izmantot komandu Saglabāt datu bāzi kā, lai priekšpuses datu bāzi pārvērstu jebkurā no trim pēdējiem formātiem: Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007. Šī komanda saglabā sākotnējo datu bāzi tās sākotnējā formātā un izveido kopiju norādītajā formātā.

  1. Aizveriet priekšpuses datu bāzi. Ja fails ir vairāku lietotāju Access datu bāze, kas atrodas koplietotas mapes serverī, pārliecinieties, vai to nav atvēris neviens cits.
  2. Startējiet Access 2007.
  3. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
  1. Pārlūkojiet priekšpuses datu bāzes atrašanās vietu un pēc tam veiciet uz tās dubultklikšķi, lai to atvērtu.

 Piezīme   Ja tiek parādīts dialoglodziņš Datu bāzes paplašinājums, vaicājot, vai vēlaties paplašināt datu bāzi, noklikšķiniet uz .

  1. Ja, atverot datu bāzi, tiek parādīta forma, aizveriet to.
  2. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Pogas attēls, pēc tam norādiet uz Saglabāt kā, pēc tam zem Saglabāt datu bāzi citā formātā noklikšķiniet uz failu formāta, uz kuru jūs gribētu konvertēt.
  1. Dialoglodziņā Saglabāt kā ierakstiet nosaukumu jaunajai datu bāzei.
  2. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Tagad var paplašināt jauno priekšpuses datu bāzi, lai atbalstītu jaunos līdzekļus, kas ir jaunināti uz versiju Access 2000, Access 2002-2003 vai uz Access 2007.

Sadaļas augšdaļa


Uz lapas sākumu Uz lapas sākumu

 
 
Attiecas uz:
Access 2007