Etikečių masiniam laiškų siuntimui, kūrimas

Kai norite masiškai siųsdami laiškus savo adresų sąrašo kontaktams naudoti adreso etiketes, norėdami sukurti adreso etiketes, galite naudoti laiškų suliejimą. Kiekvienoje etiketėje bus adresas iš jūsų sąrašo.

Laiškų suliejimo procesas apima šiuos bendrus veiksmus:

  1. Etikečių nustatymas. Laiškų suliejime visų etikečių maketą nustatote vieną kartą. Laiškų suliejime tam naudojamas dokumentas, vadinamas pagrindiniu dokumentu. Etiketės pagrindiniame dokumente taip pat galite nustatyti bet kokį turinį, kuris turėtų būti kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.
  2. Etikečių jungimas su adresų sąrašu. Jūsų adresų sąrašas yra duomenų šaltinis, kurį programa „Microsoft Office Word“ naudoja laiškams sulieti. Tai yra failas su adresais, kurie bus spausdinami etiketėse.
  3. Gavėjų sąrašo patobulinimas. Kiekvienam siuntimo sąrašo adresui programa „Word“ sugeneruoja etiketę. Jei norite sugeneruoti etiketes tik kai kuriems siuntimo sąrašo adresams, galite pasirinkti, kuriuos adresus ar įrašus įtraukti.
  4. Vietos rezervavimo ženklų, vadinamų laiškų suliejimo laukais, pridėjimas prie etikečių. Kai vykdote laiškų suliejimą, laiškų suliejimo laukai yra užpildomi informacija iš adresų sąrašo.
  5. Suliejimo peržiūra ir užbaigimas bei etikečių spausdinimas. Galite peržiūrėti kiekvieną etiketę prieš spausdindami visą rinkinį.

Norėdami atlikti laiškų suliejimą, naudokite skirtuko Pašto siuntimo įrankiai komandas.

 Svarbu   Jei „Microsoft Outlook“ kontaktų sąraše ketinate naudoti pasirinktinius kontaktų laukus arba ketinate naudoti Viešųjų aplankų Kontaktų aplanką, turite pradėti laiškų suliejimo procesą programoje „Outlook“.

Etikečių nustatymas

Gali būti, kad jau turite etikečių tiekėjų („Avery“, „AOne“ ar „Formtec“) pateiktą etikečių lapų paketą. Kiekvienas lapas yra tam tikro dydžio, jame yra nustatytas tam tikro dydžio etikečių skaičius.

Norėdami nustatyti pagrindinį etiketės dokumentą, dokumento matmenys turi atitikti turimų lapų etikečių matmenis.

  1. Paleiskite „Word“.

Pagal numatymą atidaromas tuščias dokumentas. Palikite jį atidarytą. Jei jį uždarysite, kito veiksmo komandos nebus galimos.

  1. Skirtuko Pašto reikmenys grupėje Pradėti laiškų sąlają spustelėkite Pradėti laiškų sąlają.

„Office 14“ juostelė

  1. Spustelėkite Etiketės.
  2. Dialogo lange Etikečių parinktys galimi keli pasirinkimai.

Etikečių parinkčių dialogo langas

1 paaiškinimas Spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipas
2 paaiškinimas Tiekėjas, kuris pagamino jūsų etikečių lapus
3 paaiškinimas Numeris, atitinkantis jūsų etikečių lapų paketo produkto numerį

  1. Dalyje Spausdintuvo informacija spustelėkite spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipą.
  2. Sąraše Etikečių tiekėjai spustelėkite įmonės, sukūrusios jūsų naudojamus etikečių lapus, pavadinimą.
  3. Sąraše Produkto numeris spustelėkite produkto numerį, pateiktą etikečių lapų lauke.

RodytiJūsų etikečių lapų produkto numeris neatitinka nė vieno dialogo lange Etikečių parinktys esančių pasirinkimų

Jūs vis tiek galite spausdinti savo etiketes. Tiesiog turite atlikti tam tikrą tinkinimą.

  1. Išmatuokite jūsų lape esančias etiketes, užsirašykite išmatavimus ir kiek etikečių telpa viename lape.

 Pastaba   Etiketes išmatuokite atidžiai. Tikrasis etiketės dydis gali būti mažesnis, nei etiketės gamintojo nurodytas dydis. Pavyzdžiui, etiketė, kurios nurodytieji matmenys yra 1 X 2 coliai (2,5 X 5 cm), iš tikrųjų gali būti 15 / 16 colių (37,5 / 40 cm) aukščio ir 1 15 / 16 colių (37,5 / 40 cm) pločio.

  1. Sąraše Produkto numeris pažymėkite etiketės tipą, panašų į jūsų etikečių dydį.

Jei lauke Produkto numeris nėra norimo tipo etiketės, galite naudoti kurią nors kitą iš pateiktų etikečių arba sukurti naują etiketės dydį.

  1. Spustelėkite mygtuką Išsamiau ir lyginkite etikečių matmenis ir etikečių skaičių lape (etikečių, spausdintų lazeriniais ar rašaliniais spausdintuvais) arba stulpelių skaičių etiketės formoje (etikečių, spausdintų adatiniais spausdintuvais).
  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • Jei etiketės matmenys ir maketas sutampa su jūsų etikečių matmenimis ir maketu, naudokite pasirinktąją etiketę.
    • Jei matmenys ir maketas nesutampa, spustelėkite Atšaukti ir pereikite prie 5 veiksmo.
  3. Dialogo lange Etikečių parinktys spustelėkite spausdintuvo tipą (Ritininiai spausdintuvai arba Puslapių spausdintuvai), tada spustelėkite Nauja etiketė.
  4. Lauke Etiketės pavadinimas įveskite pavadinimą, pasirinkite aukštį, plotį, paraščių dydį ir kitas jūsų etiketės parinktis, tada spustelėkite mygtuką Gerai.

Nauja etiketė bus rodoma kategorijoje Kiti / pasirinktiniai. Kitą kartą naudodami savo pasirinktines etiketes, sąraše Etikečių tiekėjai pasirinkite Kiti / pasirinktiniai.

  1. Pasirinkę reikalingas etiketės parinktis, spustelėkite Gerai.

„Word“ sukurs dokumentą, kuriame bus etikečių lapas. Etiketes „Word“ išdėlioja kaip lentelę. Jei tarp etikečių nematote skiriamųjų linijų, skirtuke Maketas esančios srities Lentelės įrankiai grupėje Lentelė spustelėkite Peržiūrėti tinklelį.

Laiškų suliejimo tęsimas

Jei reikia laikinai sustabdyti laiškų suliejimą, galite įrašyti pagrindinį etiketės dokumentą ir tęsti suliejimą vėliau. Programa „Word“ išlaiko duomenų šaltinį ir laukų informaciją.

  1. Norėdami tęsti laiškų suliejimą, atidarykite dokumentą.

Programoje „Word“ atsiranda pranešimas, kuriame prašoma patvirtinti, kad norite atidaryti dokumentą, kuriame bus vykdoma SQL komanda.

  1. Kadangi šis dokumentas yra prijungtas prie duomenų šaltinio, norėdami gauti duomenis spustelėkite Taip. Jei atidarėte dokumentą nežinodami, kad jis prijungtas prie duomenų šaltinio, galėjote spustelėti Ne ir uždrausti potencialiai kenkėjišką prieigą prie duomenų.

Parodomas dokumento tekstas su visais jūsų įterptais laukais.

  1. Spustelėkite skirtuką Pašto siuntimo įrankiai ir tęskite darbą.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Etikečių sujungimas su adresų sąrašu

Norėdami sulieti informaciją į savo etiketes, turite etiketes prijungti prie adresų sąrašo, kuris dar vadinamas duomenų šaltiniu arba duomenų failu. Jei duomenų failo dar neturite, jį galėsite sukurti laiškų suliejimo proceso metu.

 Svarbu   Jei naudojate esamą sąrašą, patikrinkite, ar jame yra informacija, kurią norite naudoti, įskaitant visus stulpelius ir eilutes. Suliedami galite atlikti kelis pakeitimus, bet negalite atidaryti atskiro duomenų šaltinio. Suliejimo procesas vykdomas lengviau, jei prieš prisijungiant prie duomenų šaltinio jis parengiamas.

Duomenų failo pasirinkimas

  1. Skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Pradėti laiškų susiejimą spustelėkite Pasirinkti gavėjus.

    „Office 14“ juostelė

  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

 Pastaba   Jei įdiegėte „Microsoft Office 2010“ (užuot įdiegę tik programą „Word“), norėdami sukurti užklausą (užklausa: priemonė, padedanti rasti visus duomenų šaltinyje laikomus įrašus, atitinkančius įvardytą kriterijų rinkinį. Užklausose gali būti operatoriai, kabutės, universalieji simboliai ir skliaustai, padedantys patikslinti paiešką.) ir gauti norimus duomenis iš išorinio duomenų šaltinio (išorinis duomenų šaltinis: duomenų šaltinis, kuriame yra duomenys, prie kurių vartotojas nori prieiti, pvz., „Microsoft Excel“ sąrašas arba „Microsoft Access“ duomenų bazė.), taip pat galite naudoti „Microsoft Query“.

Jei esate pasirengę tęsti, eikite į kitą žingsnį.

Jei reikia daugiau informacijos, skaitykite toliau.

Patarimai, kaip dirbti su „Microsoft Outlook“ kontaktų sąrašu

Prijungti „Outlook“ aplanką Kontaktai paprastai būna nesudėtinga, tačiau kartais galite susidurti su problemomis. Toliau pateikiami dažniausiai pasitaikančių problemų, su kuriomis galite susidurti, sprendimai:

Negaliu rasti savo „Outlook“ aplanko Kontaktai

Gali tekti įjungti „Outlook“ ypatybę Šį aplanką rodyti kaip el. pašto adresų knygą arba pakeisti „Outlook“ vartotojo profilį.

Ypatybės Šį aplanką rodyti kaip el. pašto adresų knygą įjungimas

  1. Programoje „Microsoft Outlook“ spustelėkite Kontaktai.
  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką Kontaktai, kuriame yra laiškų suliejime naudojama informacija, tada laikinajame meniu spustelėkite Ypatybės.
  3. Skirtuke „Outlook“ adresų knyga būtinai pažymėkite žymės langelį Šį aplanką rodyti kaip el. pašto adresų knygą ir spustelėkite Gerai.

Grįžti prie „Outlook“ patarimų

„Outlook“ vartotojo profilio keitimas

„Outlook“ vartotojo profilis – tai el. pašto abonementų ir adresų knygų grupė. Paprastai užtenka vieno profilio, tačiau jei kompiuterį naudojate bendrai su kitais žmonėmis arba jei skirtingiems tikslams naudojate skirtingas adresų knygas, galite nustatyti kelis profilius. Jei laiškų suliejimo metu naudojate profilį, kuriame nėra naudotino aplanko Kontaktai, to aplanko naudoti negalėsite.

Norėdami pereiti prie kito vartotojo profilio, programą „Outlook“ paleiskite iš naujo. Kai jus paragins nurodyti profilį, pasirinkite tą profilį, kuriame yra laiškų suliejimo metu naudotinas aplankas Kontaktai.

Jei jūsų neparagina nurodyti profilio ir jūs žinote, kad turite daugiau nei vieną vartotojo profilį, gali tekti programą „Outlook“ nustatyti taip, kad ji jus paragintų. Atlikite šiuos veiksmus:

  1. Išeikite iš „Outlook“.
  2. Valdymo skyde spustelėkite Vartotojų abonementai, tada spustelėkite Paštas.
  3. Spustelėkite Rodyti profilius.
  4. Jei norite, kad jus paragintų pasirinkti profilį kaskart paleidus programą „Outlook“, spustelėkite Raginti naudoti profilį, tada spustelėkite Gerai.


Grįžti prie „Outlook“ patarimų

Rodomi klaidų pranešimai apie pašto klientus ir lenteles

Jei programoje „Word“ pradėję laiškų suliejimą bandote prisijungti prie savo aplanko Kontaktai, o „Windows Internet Explorer“ programa „Outlook“ nėra nustatyta kaip numatytoji el. pašto programa, atsiras toks pranešimas:

„Nenustatytas numatytasis pašto klientas arba dabartinis pašto klientas negali įvykdyti laiškų siuntimo užklausos. Paleiskite programą „Microsoft Office Outlook“ ir nustatykite ją kaip numatytąjį pašto klientą“.

Kad suliejimo metu šio pranešimo negautumėte, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.
  2. Spustelėkite Parinktys.
  3. Srityje Paleidimo parinktys pažymėkite Padaryti „Outlook“ numatytąja el. pašto, kontaktų ir kalendoriaus programa, tada spustelėkite Gerai.

Iš naujo paleiskite programą „Word“, atidarykite laiškų suliejimo dokumentą ir prisijunkite prie „Outlook“ aplanko Kontaktai.

Grįžti prie „Outlook“ patarimų

Negaliu prisijungti prie viešuosiuose aplankuose esančio „Outlook“ aplanko Kontaktai

Jei programoje „Word“ pradėję laiškų suliejimą bandysite prisijungti prie viešuosiuose aplankuose esančio „Outlook“ aplanko Kontaktai, gali atsirasti toks pranešimas:

“Operacijos baigti negalima, nes įvyko dialogo arba duomenų bazės mechanizmo gedimas. Pabandykite dar kartą vėliau“.

Pabandžius vėliau, atsiras tas pats pranešimas.

Jei norite viešuosiuose aplankuose esantį aplanką Kontaktai naudoti kaip laiškų suliejimo duomenų failą, laiškų suliejimą paleiskite pačioje programoje „Microsoft Outlook“.

Grįžti prie „Outlook“ patarimų

Patarimai, kaip formatuoti duomenis programoje „Excel“

Jei jūsų duomenų failas yra „Excel“ darbalapis, kuriame yra procentinių verčių, valiutos verčių arba pašto indeksų, duomenų skaičių formatavimą galite išsaugoti naudodami dinaminius duomenų mainus (DDE), kai iš programos „Word“ jungiatės prie „Excel“ darbalapio. Pavyzdžiui, galėsite būti tikri, kad duomenų faile esantis penkių skaitmenų pašto indeksas 07865 nebus rodomas kaip 7865 (be nulio priekyje).

Prieš prisijungdami prie darbalapio, programoje „Word“ atlikite šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.
  2. Spustelėkite Parinktys.
  3. Spustelėkite Išsamiau.
  4. Pereikite prie skyriaus Bendra ir pažymėkite žymės langelį Atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą.
  5. Spustelėkite Gerai.
  6. Atidarę pagrindinį laiškų suliejimo dokumentą, skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Žymėti gavėjus, tada – Naudoti esamą sąrašą.
  7. Dialogo lange Pasirinkti duomenų šaltinį raskite „Excel“ darbalapį ir dukart jį spustelėkite.
  8. Dialogo lange Duomenų šaltinio patvirtinimas spustelėkite „MS Excel“ darbalapiai per DDE (*.xls), tada – Gerai.

 Pastaba   Jei nematote „MS Excel“ darbalapiai per DDE (*.xls), pažymėkite žymės langelį Rodyti visus.

  1. Dialogo lango „Microsoft Excel“ dalyje Pavadinti arba langelių diapazonai pasirinkite langelių diapazoną arba darbalapį, kuriame yra sulietina informacija, ir spustelėkite Gerai.

 Pastaba   Jei nenorite, kad atidarant duomenų failą jus ragintų, prisijungę prie darbalapio išvalykite parinktį Atidarant patvirtinti konvertavimą.

Naujo sąrašo įvedimas

  1. Dialogo lange Naujas adresų sąrašas įveskite pirmojo adreso ar įrašo, kurį norite įtraukti į savo etikečių suliejimą, informaciją.

Jei norite įtraukti arba pašalinti stulpelius, spustelėkite Tinkinti stulpelius, tada atlikite pageidaujamus pakeitimus.

  1. Įvedę visą pirmojo įrašo informaciją spustelėkite Naujas įrašas ir įveskite kito įrašo informaciją. Tęskite, kol įvesite visų įrašų, kuriuos norite įtraukti, informaciją.
  2. Baigę naująjį sąrašą spustelėkite Gerai.
  3. Dialogo lange Įrašyti adresų sąrašą įveskite naujo sąrašo pavadinimą, tada spustelėkite Įrašyti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Gavėjų sąrašo patobulinimas

Prisijungę prie tam tikro duomenų failo, galite nenorėti sulieti visų tame duomenų faile esančių įrašų (eilučių) informacijos į etiketes.

Jei ketinate naudoti visą sąrašą, galite pereiti prie kito žingsnio.

Norėdami susiaurinti gavėjų sąrašą arba naudoti antrinį duomenų failo elementų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Pradėti laiškų susiejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

„Office 14“ juostelė

  1. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite atlikti šiuos veiksmus:
    • Pasirinkti atskirus įrašus.    Šis metodas naudingiausias, jei jūsų sąrašas trumpas. Jei norite įtraukti gavėją, pažymėkite šalia jo esantį žymės langelį, o jei norite pašalinti, langelį išvalykite.

      Jei žinote, kad į suliejimą norite įtraukti tik kelis įrašus, galite išvalyti antraštės eilutės žymės langelį ir pasirinkti tik reikiamus įrašus. Jei norite įtraukti beveik visą sąrašą, pažymėkite antraštės eilutės žymės langelį ir išvalykite įrašų, kurių nenorite įtraukti, žymės langelius.
    • Rūšiuoti įrašus.    Spustelėkite elemento, pagal kurį norite rūšiuoti, stulpelio antraštę. Sąrašas surūšiuojamas pagal abėcėlę didėjimo tvarka (nuo A iki Z). Spustelėkite stulpelio antraštę dar kartą, jei norite rūšiuoti sąrašą pagal abėcėlę mažėjimo tvarka (nuo Z iki A).

      Jei norite rūšiuoti sudėtingiau, dalyje Gavėjų sąrašo tobulinimas spustelėkite Rūšiuoti ir dialogo lango Filtravimas ir rūšiavimas skirtuke Rūšiavimo įrašaipasirinkite rūšiavimo nuostatas. Pavyzdžiui, galite naudoti šio tipo rūšiavimą, jei norite, kad kiekvieno pašto indekso gavėjų adresai būtų rūšiuojami abėcėles tvarka pagal pavardę, o pašto indeksai būtų rūšiuojami iš eilės pagal numerius.
    • Filtruoti įrašus.    Ši parinktis naudinga, jei sąraše yra įrašų, kurių nenorite matyti ar įtraukti į suliejimą. Atfiltravę sąrašą, įrašus galite įtraukti arba pašalinti pažymėdami arba išvalydami žymės langelius.

Norėdami filtruoti įrašus, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Dalyje Gavėjų sąrašo tobulinimas spustelėkite Filtruoti.
  2. Dialogo lango Filtravimas ir rūšiavimas skirtuke Filtruoti įrašus pasirinkite kriterijus, kuriuos norite naudoti filtruodami.

Pavyzdžiui, jei etiketes norite generuoti tik tiems adresams, kurių šalis arba regionas yra Australija, sąraše Laukas spustelėkite Šalis arba regionas, sąraše Lyginimas spustelėkite Lygu, tada sąraše Lyginti įveskite arba pažymėkite Australija.

  1. Norėdami toliau tobulinti filtrą, spustelėkite Ir arba Arba ir pasirinkite daugiau kriterijų.

Pavyzdžiui, jei etiketes norite sugeneruoti tik įmonėms iš Miuncheno, atfiltruokite įrašus, kurių lauke Miestas nurodyta Miunchenas ir kurių laukas Įmonės pavadinimas nėra tuščias. Jei šiame filtre vietoje Ir pasirinksite Arba, į jūsų laiškų suliejimą bus įtraukti visi Miuncheno adresai ir visi adresai, kuriuose nurodytas įmonės pavadinimas (neatsižvelgiant į miestą).

  • Gavėjų pridėjimas.    Jei norite į sąrašą įtraukti gavėjų, atlikite šiuos veiksmus:
    1. Dalyje Duomenų šaltinis spustelėkite duomenų failo vardą.
    2. Spustelėkite Redaguoti.
    3. Dialogo lange Redaguoti duomenų šaltinį spustelėkite Naujas įrašas, tada įveskite šio gavėjo informaciją.

 Patarimas   Atsižvelgiant į naudojamą duomenų šaltinį, kai kurie procesai gali būti neprieinami. Jei įmanoma, prieš sujungdami duomenų failą su etiketės pagrindiniu dokumentu, patikrinkite, ar duomenų failas baigtas.

 Pastaba   Jei įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, norėdami patvirtinti gavėjų adresus, dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai spustelėkite Patvirtinti adresus.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Vietos rezervavimo ženklų, vadinamų laiškų suliejimo laukais, pridėjimas prie etikečių

Prijungę etiketes prie adresų sąrašo, galėsite pridėti vietos rezervavimo ženklų, nurodančių, kurioje etiketės vietoje bus adresas. Taip pat galite įvesti tekstą, kuris kartosis kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

Jei žinote, kaip veikia laiškų suliejimo laukai, galite pereiti prie susiejimo ir suliejimo.

Jei norite sužinoti daugiau, kaip veikia laiškų suliejimo laukai, skaitykite toliau.

Apie laiškų suliejimo laukus

Adresų vietos rezervavimo ženklai vadinami laiškų suliejimo laukais. Programoje „Word“ laukai atitinka pasirinkto duomenų failo stulpelių antraštes.


Duomenų failas su stulpeliais (kategorijomis) ir eilutėmis (įrašais)

1 paaiškinimas Duomenų failo stulpeliai atitinka informacijos kategorijas. Į etiketes įtraukti laukai yra šių kategorijų vietos rezervavimo ženklai.
2 paaiškinimas Duomenų failo eilutės atitinka informacijos įrašus. Atliekant laiškų suliejimą, programa „Word“ generuoja kiekvieno įrašo etiketę.

Įtraukdami lauką į pradinę nustatomą etiketę (pagrindinį etiketės dokumentą), nurodote, jog norite, kad toje vietoje atsirastų tam tikros kategorijos informacija, pvz., pavadinimas arba adresas.

Laukai, įterpti į „Word“ dokumentą

 Pastaba   Kai įterpiate laiškų suliejimo lauką į etiketės pagrindinį dokumentą, lauko pavadinimas visada įterpiamas tarp dvigubų kampinių skliaustelių (« »). Šie skliausteliai nerodomi galutinėse etiketėse. Jie tiesiog padeda atskirti pagrindiniame dokumente esančius laukus nuo įprasto teksto.

Kas įvyksta suliejus

Atlikus suliejimą, vietoj laukų įvedama informacija iš pirmosios duomenų failo eilutės. Taip sukuriama pirmoji etiketė. Vietoj laukų įvedus informaciją iš antrosios duomenų failo eilutės, sukuriama antroji etiketė ir t. t.

Duomenų failo informacijos suliejimas su etikete

Darbas su laukais: pavyzdžiai

Bet kurią duomenų failo stulpelio antraštę prie etiketės galite pridėti kaip lauką. Tai suteikia daugiau lankstumo kuriant etiketes.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų siuntimo sąrašas yra skirtas jūsų informacinio biuletenio prenumeratoriams, o jūsų duomenų faile yra stulpelis, pavadintas Galiojimo data, skirtas prenumeratos pabaigos datai. Jei prieš suliedami į etiketės pagrindinį dokumentą įkelsite lauką «Galiojimo data», prenumeratoriai matys savo prenumeratos galiojimo datas siuntimo etiketėje.

Šiuos laukus galite jungti arba atskirti skyrybos ženklais. Pavyzdžiui, norėdami sukurti adresą, etiketės pagrindinio dokumento laukus galite nustatyti taip:

«Vardas» «Pavardė»

«Gatvė»

«Miestas», «Valstybė» «Pašto indeksas»

Dažnai naudojamiems įrašams, pvz., adreso blokui ir pasisveikinimo eilutėms, programoje „Word“ pateikiami sudėtiniai laukai, kuriuose sugrupuojami keli laukai. Adreso bloko laukas – tai kelių laukų junginys, į kurį įtraukiamas vardas, pavardė, gatvė, miestas ir pašto indeksas.

Adreso bloko lauko elementai

Galite tinkinti kiekvieno sudėtinio lauko turinį. Pavyzdžiui, adrese galite naudoti formalų vardo formatą (p. Rimvydas Saulis).

Laiškų suliejimo laukų susiejimas su duomenų failu

Jei norite būti tikri, kad programa „Word“ galės rasti duomenų failo stulpelį, kuris atitinka visus adreso elementus, gali tekti laiškų suliejimo laukus programoje „Word“ susieti su duomenų failo stulpeliais.

Norėdami susieti laukus, skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Sutapdinti laukus.

„Office 14“ juostelė

Atidaromas dialogo langas Sutapdinti laukus.

Dialogo langas Sutapdinti laukus

Adreso elementai pateikiami kairėje. Duomenų failo stulpelių antraštės pateikiamos dešinėje.

Programa „Word“ ieško stulpelio, kuris sutampa su kiekvienu elementu. Iliustracijoje programa „Word“ automatiškai sutapdino duomenų failo stulpelį Titulas su stulpeliu Pagarbus kreipinys, tačiau kitų elementų „Word“ sutapdinti negalėjo. Pavyzdžiui, šiame duomenų faile programa „Word“ negali sutapdinti Antras asmens vardas.

Dešinėje pusėje esančiame sąraše galite pasirinkti duomenų failo stulpelį, kuris sutampa su kairėje pusėje esančiu elementu. Nieko tokio, jei Pagarbus kreipinys, Unikalus identifikatorius nesutampa. Jūsų sulietų laiškų etiketėje nebūtina naudoti visų laukų. Jei pridėsite lauką, kuriame nėra duomenų iš duomenų failo, sulietame dokumente jis bus rodomas kaip tuščias vietos rezervavimo ženklas – paprastai tai būna tuščia eilutė arba paslėptas laukas.

Turinio įvedimas ir rezervavimo ženklų arba laukų pridėjimas

  1. Į pradinę nustatytą etiketę (pagrindinio dokumento etiketę) įveskite bet kokį turinį, kuris turėtų būti rodomas kiekvienoje etiketėje.

Norėdami įtraukti paveikslėlį, pvz., logotipą, grupės Iliustracijos skirtuke Įterpti spustelėkite Paveikslėlis.

  1. Spustelėkite vietą, kurioje norite įterpti lauką.
  2. Naudokite skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupę Rašyti ir įterpti laukus.

„Office 14“ juostelė

  1. Galite pridėti bet kurį iš toliau pateiktų elementų:

RodytiAdreso bloką su vardu, adresu ir kita informacija

  1. Spustelėkite Adreso blokas.
  2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pažymėkite norimus įterpti adreso elementus ir reikiamus formatus ir spustelėkite Gerai.
  3. Jei atsiranda dialogo langas Sutapdinti laukus, gali būti, kad programa „Word“ nerado tam tikros adreso blokui reikalingos informacijos. Spustelėkite šalia (nesutampa) esančią rodyklę ir pasirinkite duomenų šaltinio lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

RodytiAtskiri laukai

Galite įterpti informaciją iš atskirų laukų, pvz., vardą, telefono numerį arba įnašo sumą iš rėmėjų sąrašo. Norėdami greitai pridėti lauką iš duomenų failo prie etiketės pagrindinio dokumento, spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, o tada – lauko pavadinimą.

Norėdami naudoti daugiau parinkčių, padedančių į dokumentą įterpti atskirų laukų, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Įterpti suliejimo lauką.
  2. Dialogo lange Įterpti suliejimo lauką atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • Norėdami pažymėti adreso laukus, kurie automatiškai sutaps su duomenų šaltinio laukais (net jei duomenų šaltinio laukų ir jūsų laukų pavadinimai nesutaps), spustelėkite Adreso laukai.
    • Norėdami pažymėti laukus, į kuriuos duomenys visada būtų įvedami tiesiogiai iš duomenų failo stulpelio, spustelėkite Duomenų bazės laukai.
  3. Lauke Laukai spustelėkite norimą lauką.
  4. Spustelėkite Įterpti, tada – Uždaryti.
  5. Jei atidaromas dialogo langas Sutapdinti laukai, gali būti, kad programa „Word“ nerado dalies informacijos, reikalingos laukui įterpti. Spustelėkite rodyklę šalia (nesutampa) ir iš duomenų šaltinio pasirinkite lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

 Pastaba   Jei įterpsite sąrašo Duomenų bazės laukai lauką, o vėliau pereisite prie duomenų šaltinio, kuriame nėra stulpelio tuo pačiu pavadinimu, programa „Word“ negalės įterpti to lauko informacijos į sulietą dokumentą.

RodytiPasirinktiniai laukai iš „Outlook“ kontaktų

Vienintelis būdas įterpti pasirinktinį lauką į pagrindinį dokumentą – laiškų suliejimą pradėti programoje „Outlook“. Pirma nustatykite tokį kontaktų rodinį, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai. Tada pradėkite laiškų suliejimą. Pasirinkus norimus parametrus, bus automatiškai paleista programa „Word“ ir jūs galėsite baigti suliejimą.

Kontaktų rodinio, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai, nustatymas

  1. Outlook aplanko Kontaktai skirtuke Rodinys spustelėkite Keisti rodinį tada spustelėkite Sąrašas.
  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę, tada laikinajame meniu spustelėkite Laukų parinkiklis.
  3. Iš išplečiamojo sąrašo, kuris yra dialogo lango Laukų parinkiklis viršuje, pasirinkite Vartotojo laukai aplanke.
  4. Pridėtiną dialogo lango lauką nuvilkite į stulpelio antraštes. Jei naudosite mažą raudoną rodyklę, laukus bus lengviau perkelti į norimą vietą.Pasirinktinių laukų vilkimas iš Laukų parinkiklio į aplanko Kontaktai rodinį

 Pastaba   Naują lauką prie dialogo lango Lauko parinkiklis galite pridėti spustelėdami apačioje esančią parinktį Naujas.

  1. Kai prie rodinio pridėsite visus pasirinktinius laukus, dialogo langą Laukų parinkiklis uždarykite.
  2. Norėdami pašalinti lauką, kurio į laiškų suliejimą įtraukti nenorite, rodinio Sąrašas stulpelio antraštėje spustelėkite lauko pavadinimą ir nuvilkite jį nuo stulpelio antraštės.

Laiškų suliejimo paleidimas programoje „Outlook“

  1. Programos „Outlook“ aplanke Kontaktai pažymėkite atskirus kontaktus. Norėdami pažymėti kontaktų diapazoną, laikykite nuspaudę klavišą SHIFT ir spustelėkite reikiamą diapazoną, o jei norite pažymėti atskirus kontaktus, laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite atskirus kontaktus. Jei norite įtraukti visus rodinyje rodomus kontaktus, nepažymėkite nė vieno kontakto.
  2. Skirtuke Pagrindinis spustelėkite Laiškų suliejimas.
  3. Jei pažymėjote atskirus kontaktus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą, spustelėkite Tik pažymėti kontaktai. Jei norite įtraukti visus tuo metu rodinyje rodomus kontaktus, spustelėkite Visi kontaktai dabartiniame rodinyje.
  4. Jei rodinį Sąrašas sukonfigūravote taip, kad jame rodomi būtent tie laukai, kuriuos norite naudoti laiškų suliejime, spustelėkite Kontaktų laukai dabartiniame rodinyje. Jei tokios konfigūracijos nenustatėte, spustelėkite Visi kontaktų laukai, kad laiškų suliejime būtų galima naudoti visus kontaktų laukus.
  5. Jei norite sugeneruoti naują pagrindinį laiškų suliejimo metu naudotiną dokumentą, spustelėkite Naujas dokumentas. Priešingu atveju, spustelėkite Esamas dokumentas, tada – Naršyti ir raskite dokumentą, kurį norite naudoti kaip pagrindinį.
  6. Jei norite įrašyti pažymėtus kontaktus ir laukus , kad galėtumėte panaudoti dar kartą, pažymėkite žymės langelį Nuolatinis failas ir spustelėkite Naršyti. Duomenys „Word“ dokumente įrašomi kaip kableliais atskirti duomenys.
  7. Dalyje Dokumento tipas spustelėkite Pašto etiketės.
  8. Spustelėkite Gerai. Kai dokumentas atidaromas programoje „Word“, skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, tada spustelėkite laukus, kuriuos norite įtraukti į etiketės pagrindinį dokumentą.
  1. Kai nustatysite pirmąją etiketę, kaip norite, grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Naujinti etiketes.

Pirmosios etiketės turinys bus atkartotas visose kitose etiketėse.

 Pastabos 

Sulietų duomenų formatavimas

Duomenų bazės ir skaičiuoklės programos, pvz., „Microsoft Access“ ir „Microsoft Excel“, į langelius įvestą informaciją saugo kaip neapdorotus duomenis. Programose „Access“ arba „Excel“ pritaikytas formatavimas, pvz., šriftai ir spalvos, kartu su neapdorotais duomenimis nesaugomi. Kai duomenų failo informaciją suliejate su „Word“ dokumentu, jūs suliejate neapdorotus duomenis be pritaikyto formatavimo.

Formatavimo pridėjimas

  1. Pažymėkite laiškų suliejimo lauką. Aplink jūsų pasirinktą lauką būtinai turi būti dvigubi kampiniai skliaustai (« »).
  2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Šriftas atlikite norimą formatavimą. Arba spustelėkite Šrifto Dialogo lango vykdyklę ir gaukite daugiau parinkčių.

 Svarbu   Norint sumažinti papildomus tarpus tarp etikečių adresų eilučių, turite pasirinkti eilutes, skirtuke Pagrindinis spustelėti Paragrafo Dialogo lango vykdyklė, tada įvesti 0 tarpų laukuose prieš ir po eilutės. Jei naudojate Adreso bloko suliejimo lauką, pažymėkite visą lauką, įskaitant dvigubus kampinius skliaustus (« »), o tada koreguokite tarpus.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Suliejimo peržiūra ir užbaigimas bei etikečių spausdinimas

Prie pradinės nustatytos etiketės (etiketės pagrindinio dokumento) pridėjus laukų, suliejimo rezultatus galima peržiūrėti. Jei peržiūroje rodomais rezultatais esate patenkinti, suliejimą galite baigti.

Suliejimo peržiūra

Prieš baigdami laiškų suliejimą, etiketes galite peržiūrėti ir atlikti keitimus.

Norėdami peržiūrėti, skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupėje Peržiūrėti rezultatus atlikite vieną iš šių veiksmų:

„Office 14“ juostelė

  • Spustelėkite Peržiūrėti rezultatus.
  • Norėdami pereiti prie kitų etikečių, naudokite skirtuko Pašto siuntimo įrankiai grupės Peržiūrėti rezultatus mygtukus Paskesnis įrašas ir Ankstesnis įrašas.
  • Norėdami peržiūrėti konkretų dokumentą, spustelėkite Rasti gavėją.

 Pastaba   Jei norite atidaryti dialogo langą Laiškų suliejimo adresatai, kuriame galite filtruoti sąrašą arba išvalyti gavėjus, kurių nenorite įtraukti, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

„Office 14“ juostelė

 Pastaba   Programa „Word“ etikečių lapą puslapyje sudėlioja į lentelę. Kai pereinate į kitą etikečių puslapį, pirmame lentelės langelyje rodomas aktyvus įrašas, kiti įrašai rodomi kituose langeliuose. Šis rodymo metodas gali sudaryti įspūdį, kad programa „Word“ generuos kiekvieno duomenų faile esančio įrašo etikečių lapą, tačiau taip nėra.

Suliejimo baigimas

Galite atskirai spausdinti arba modifikuoti etiketes. Galite spausdinti arba keisti visas etiketes arba tik jų pogrupius.

Jei norite spausdinti antrinius etikečių rinkinius, galite nurodyti rinkinį pagal įrašų numerių diapazoną. Jei norite spausdinti puslapius, o ne nurodyti įrašų numerius, vykdykite skyriuje Atskirų etikečių keitimas nurodytus veiksmus.

Etikečių spausdinimas

  1. Skirtuke Pašto siuntimo įrankiai grupėje Baigti spustelėkite Baigti ir sulieti, tada – Spausdinti dokumentus.

    „Office 14“ juostelė
  2. Pasirinkite, ar spausdinti visą etikečių rinkinį, tik dabar matomą etiketę ar rinkinio antrinį rinkinį, kurį nurodote įrašo numeriu.

Atskirų etikečių keitimas

  1. Skirtuke Pašto siuntimo įrankiai grupėje Baigti spustelėkite Baigti ir sulieti, tada – Redaguoti atskirus dokumentus.

    „Office 14“ juostelė
  2. Pasirinkite, ar norite redaguoti visą etikečių rinkinį, tik dabar matomą etiketę ar rinkinio antrinį rinkinį, kurį nurodote įrašo numeriu. Programa „Word“ įrašo etiketes, kurias norite redaguoti, į vieną failą.

Baigę redaguoti naują etikečių failą, galite atspausdinti etiketes spustelėję skirtuką Failas, Spausdinimas, tada – mygtuką Spausdinti.

Etiketės pagrindinio dokumento įrašymas

Atsiminkite, sulietos etiketės, kurias įrašote, atskirtos nuo pradinės nustatytos etiketės (etiketės pagrindinio dokumento). Jei planuojate naudoti etiketės pagrindinį dokumentą kito laiškų suliejimo metu, būtų protinga jį įrašyti.

Įrašant etiketės pagrindinį dokumentą, įrašomas ir jo ryšys su duomenų failu. Kitą kartą jį atidarius, jus paragins pasirinkti, ar norite, kad duomenų failo informacija būtų vėl sulieta su etiketės pagrindiniu dokumentu.

  • Jei spustelėkite Taip, bus atidarytas dokumentas su pirmojo sulieto įrašo informacija.
  • Jei spustelėsite Ne, ryšys tarp etiketės pagrindinio dokumento ir duomenų failo bus nutrauktas. Etiketės pagrindinis dokumentas taps standartiniu „Word“ dokumentu. Vietoje laukų bus įrašyta unikali informacija iš pirmojo įrašo.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

 
 
Taikoma:
Word 2010