Prisijungę prie tam tikro duomenų failo, galite nenorėti sulieti visų tame duomenų faile esančių įrašų informacijos su pagrindiniu dokumentu.
Norėdami susiaurinti gavėjų sąrašą arba naudoti antrinį duomenų failo elementų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:
- Skirtuko Pašto reikmenys grupėje Pradėti laiškų sąlają spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.
- Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite atlikti šiuos veiksmus:
- Pasirinkti atskirus įrašus Šis metodas naudingiausias tuomet, jei jūsų sąrašas trumpas. Jei gavėją norite įtraukti, pažymėkite šalia jo esantį žymės langelį, o jei gavėją norite pašalinti, langelį išvalykite.
Jei žinote, kad į suliejimą norite įtraukti tik kelis įrašus, galite išvalyti antraštės eilutės žymės langelį ir pasirinkti tik reikiamus įrašus. Jei norite įtraukti beveik visą sąrašą, pažymėkite antraštės eilutės žymės langelį ir išvalykite įrašų, kurių nenorite įtraukti, žymės langelius.
- Rūšiuoti įrašus Spustelėkite elemento, pagal kurį norite rūšiuoti, stulpelio antraštę. Sąrašas surūšiuojamas pagal abėcėlę didėjimo tvarka (nuo A iki Z). Spustelėkite stulpelio antraštę dar kartą, jei sąrašą norite surūšiuoti pagal abėcėlę mažėjimo tvarka (nuo Z iki A).
Jei norite atlikti sudėtingesnį rūšiavimą, dalyje Patobulinti gavėjų sąrašą spustelėkite Rūšiuoti ir pasirinkite rūšiavimo nuostatas dialogo lango Rūšiavimas ir filtravimas skirtuke Rūšiuoti įrašus. Pavyzdžiui, galite naudoti šio tipo rūšiavimą, jei norite, kad pašto indekse gavėjų adresai būtų rūšiuojami abėcėles tvarka pagal pavardę, o pašto indeksai būtų rūšiuojami pagal numerių eilę.
- Filtruoti įrašus Ši parinktis naudinga, jei sąraše yra įrašų, kurių nenorite matyti ar įtraukti į suliejimą. Atfiltravę sąrašą, įrašus galite įtraukti arba pašalinti pažymėdami arba išvalydami žymės langelius.
Norėdami filtruoti įrašus, atlikite šiuos veiksmus:
- Dalyje Patobulinti gavėjų sąrašą spustelėkite Filtruoti.
- Dialogo lango Rūšiavimas ir filtravimas skirtuke Filtruoti įrašus pasirinkite kriterijus, kuriuos norite naudoti filtruodami.
Pavyzdžiui, jei pagrindinio dokumento kopijas norite sugeneruoti tik tiems adresams, kurių šalis arba regionas yra Australija, sąraše Laukas spustelėkite Šalis arba regionas, sąraše Lyginimas pasirinkite Lygu, o sąraše Lyginti spustelėkite Australija.
- Norėdami toliau tobulinti filtrą, spustelėkite Ir arba Arba, tada nurodykite daugiau kriterijų.
Pavyzdžiui, jei pagrindinio dokumento kopijas norite sugeneruoti tik verslininkams iš Miuncheno, atfiltruokite įrašus, kurių lauke Miestas nurodyta Miunchenas ir kurių laukas Įmonės pavadinimas nėra tuščias. Jei šiame filtre vietoje Ir pasirinksite Arba, į jūsų laiškų suliejimą bus įtraukti visi Miuncheno adresai ir visi adresai, kuriuose nurodytas įmonės pavadinimas (neatsižvelgiant į miestą).
Pastaba Jei įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, norėdami patvirtinti gavėjų adresus, dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai spustelėkite Patvirtinti adresus.
