Sąrašai padeda valdyti komandų projektus ir sekti svetainėje esančią informaciją. Pvz., galite sekti komandos įvykius, naudodami kalendorių, valdyti užduočių sąrašą, registruoti ir spręsti problemas.

 Pastaba   Šiame straipsnyje remiamasi „Adventure Works“ sukurtos „Share Point“ svetainės pavyzdžiu, t.y. fiktyvi įmonė, gaminanti dviračius, jų dalis ir dviračių priedus.

„Adventure Works“ rinkodaros komanda naudoja kalendorių komandos įvykiams, atostogoms ir konferencijoms sekti. Komandos nariai gali prijungti šį kalendorių prie Microsoft Office Outlook 2007; šioje programoje jie gali sujungti jį su savo asmeniniais kalendoriais, kad išvengtų planavimo konfliktų. Jie gali kopijuoti įvykius iš vieno kalendoriaus į kitą.

Rinkodaros komanda naudoja užduočių sąrašą darbui su dideliais projektais valdyti, pvz., konvencijai planuoti ir rinkodaros kampanijai valdyti. Užduotis galima parengti kaip standartinį sąrašo rodinį arba kaip projekto užduočių sąrašą. Projekto užduočių sąrašas pateikia užduočių ir jų eigos vaizdinę apžvalgą, vadinamą Ganto rodiniu. Galimi abiejų formatų – standartinio sąrašo rodinio ir projekto užduočių sąrašo – sąrašų kūrimo šablonai.

Rinkodaros komanda taip pat naudoja problemų sekimo sąrašą, skirtą logistikos problemoms, susijusioms su konferencijų planavimu (pvz., registracijos duomenų bazės problemoms), sekti. Komandos narys registruoja problemą, tada žmonės registruoja visus naujinimus ir pataisymus, kol problema yra išsprendžiama.

Darbas su sąrašais

Kai sukuriate komandos svetainę, jums sukuriama keletas sąrašų. Šių numatytųjų sąrašų diapazonas apima nuo diskusijų lentos iki kalendorių sąrašo. Šiuos sąrašus galite tinkinti ir įtraukti į juos elementų, kurti papildomus sąrašus iš šablonų ir pasirinktinius sąrašus su savo pasirinktais stulpeliais ir parametrais.

Sąrašuose gali būti daugelio tipų informacija – nuo teksto iki datų ir paveikslėlių. Sąrašuose taip pat gali būti skaičiavimų, pvz., bendrųjų sumų ar apskaičiuotų datų, tokių kaip savaitė nuo šiandienos datos.

Naudodami sąrašus galite vykdyti toliau išvardytus veiksmus.

• Stebėti versijas  Galite sekti sąrašo elementų versijas, kad galėtumėte matyti, kurie sąrašo elementai pasikeitė, taip pat ir tai, kas juos pakeitė. Jei naujesnėje versijoje padaroma klaida, galite atkurti ankstesnę elemento versiją.
• Reikalauti patvirtinimo  Jūsų organizacija gali nurodyti, kad, prieš visiems parodant sąrašo elementą, jis turi būti patvirtintas.
• Integruoti el. paštą su sąrašu  Jei jūsų svetainėje įgalintas siunčiamas ir gaunamas el. paštas, kai kurie sąrašai gali pasinaudoti el. pašto funkcijomis. Kai kurių tipų sąrašus, pvz., kalendorius ir diskusijas, galima nustatyti taip, kad žmonės galėtų į juos įtraukti turinio siųsdami el. laiškus. Be to, Office Outlook 2007 integruojama su kalendorių, užduočių ir kontaktų sąrašais.
• Tinkinti teises  Jūsų organizacija gali nurodyti pasirinktines sąrašo ar net vieno sąrašo elemento teises. Ši funkcija gali būti naudinga, jei, pvz., konkrečiame elemente yra konfidencialios informacijos.
• Kurti ir valdyti rodinius  Jūsų grupė gali kurti skirtingus to paties sąrašo rodinius. Realaus sąrašo turinys nesikeičia, tačiau elementai išdėstomi arba filtruojami taip, kad žmonės galėtų rasti svarbiausią ar įdomiausią informaciją.
• Gauti informaciją apie pakeitimus  Galite prenumeruoti sąrašų ir rodinių RSS informacijos santraukas ir matyti sąrašų naujinimus savo RSS peržiūros priemonėje, pvz., Outlook 2007. Jei jūsų organizacija yra nustačiusi gaunamą el. paštą, elementams pasikeitus galite gauti el. pašto įspėjimus.
• Valdyti sąrašus ir dirbti su sąrašais atsijungę programa Microsoft Office Access 2007  Galite valdyti sąrašus, naudodami duomenų bazės įrankius, ir paimti sąrašus darbui atsijungus su Office Access 2007.
• Peržiūrėti sąrašus mobiliuosiuose įrenginiuose  Mobiliuosiuose įrenginiuose galite peržiūrėti daugelį sąrašų, pvz., užduočių sąrašus ir kalendorius, bei dokumentų bibliotekas. Norėdami peržiūrėti sąrašą mobiliajame įrenginyje, po svetainės žiniatinklio adreso įveskite /m. Kai kurių tipų sąrašų, pvz., diskusijų, mobilieji rodiniai negalimi; gali būti rodomi ne visų tipų stulpeliai.

Bendri sąrašų tipai, skirti bendradarbiavimui

Toliau pateikiami keletas bendresnių sąrašų tipų, kuriuos gali naudoti jūsų organizacija.

• Kalendorius   Naudokite kalendorių visiems komandos įvykiams ar konkrečioms situacijoms, pvz., projekto kalendoriui ar įmonės atostogoms, fiksuoti.

• Užduotys ir projekto užduotys   Naudokite užduočių sąrašą informacijai apie projektus ir kitus savo grupės įvykius sekti. Galite priskirti užduotis žmonėms, taip pat sekti užduoties būseną ir įvykdymo procentinę dalį jai artėjant prie užbaigimo. Projektų užduočių sąraše rodomos užduotys ir jų eigos juostos; tai vadinama Ganto rodiniu.
• Problemų sekimas   Naudokite problemų sekimo sąrašą problemoms, jų būsenai ir sprendimui saugoti. Tai bendras sąrašo tipas, skirtas palaikymo problemoms ar incidentams sekti, pvz., klientų aptarnavimo, kokybės užtikrinimo ar techninio palaikymo.
• Diskusijų lentos   Naudodami diskusijų lentą pateikiate pagrindinę vietą komandos diskusijoms registruoti bei saugoti; jos formatas panašus į naujienų grupės.
• Skelbimai   Naudodami skelbimų sąrašą bendrinkite naujienas, būseną ir teikite priminimus.
• Kontaktai   Naudodami kontaktų sąrašą saugokite informaciją apie žmones ar grupes, su kuriomis dirbate.
• Saitai   Naudokite saitų sąrašą kaip pagrindinę vietą, skirtą žiniatinklio, jūsų įmonės intraneto ir kitų išteklių saitams saugoti.
• Apklausos  Naudodami apklausą, pvz., darbuotojų pasitenkinimo apklausą ar viktoriną, rinkite ir kompiliuokite atsiliepimus.
• Pasirinktinis   Nors galite tinkinti bet kokį įtaisytąjį sąrašą, galite pradėti nuo pasirinktinio sąrašo ir į jį įtraukti savo norimus parametrus. Taip pat galite kurti sąrašą skaičiuoklės pagrindu, pvz., Microsoft Office Excel 2007 darbaknygę, skirtą tiekėjų sutartims valdyti.