Daugelis žmonių didesnę darbo dienos dalį praleidžia atlikdami bendras užduotis. Jie dalijasi informacija, dirba kartu komandose ir valdo projektus. Efektyvus bendradarbiavimas gali būti iššūkis, ji neturite įrankių, padedančių lengvai bendrauti, dalytis informacija ir koordinuoti išsamią projekto informaciją bei terminus didelėje žmonių grupėje.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 gali padėti efektyviau atlikti darbą, nes organizacijoms ji pateikia platformą informacijai bendrai naudoti ir komandoms dirbti kartu. „SharePoint“ svetainėje siūlomi specifiniai įrankiai ir darbo sritys, kurias galite naudoti bendravimui su komandos nariais, projektų sekimui, terminų koordinavimui ir bendram dokumentų kūrimui bei redagavimui.

Gerinkite komandos produktyvumą

Office SharePoint Server 2007 yra daugelio rūšių svetainių šablonų, kuriuos galite naudoti svetainei sukurti.

 Pastaba   Šiame straipsnyje remiamasi „Adventure Works“ sukurtos „Share Point“ svetainės pavyzdžiu, t.y. fiktyvi įmonė, gaminanti dviračius, jų dalis ir dviračių priedus.

Pvz., „Adventure Works“ rinkodaros padalinys naudoja svetainę, sukurtą naudojant šabloną Komandos svetainė, daugeliui komandos projektų ir su dokumentais susijusių užduočių valdyti. Rinkodaros padalinio nariai kasdien naudoja savo komandos svetainę dokumentams kurti ir valdyti, problemoms ir užduotims sekti ir saitams bei kontaktams bendrinti. Kadangi jie turi vieną vietą visai šiai veiklai, rinkodaros padalinio nariai gali sutaupyti laiko ir džiaugtis padidėjusiu produktyvumu.

Komandos svetainės šablone yra:

• bendrai naudojamų dokumentų biblioteka;
• skelbimų sąrašas;
• kalendorius;
• komandos diskusijų sąrašas;
• užduočių sąrašas;
• saitų sąrašas.

Jei norite greitai padaryti savo komandą veiklią, galite lengvai sukurti svetainę, naudodami komandos svetainės šabloną. Šis universalus šablonas gali atitikti daugelį įvairių poreikių. Jame gali būti saugoma ilgalaikė vieno padalinio formali informacija arba trumpalaikė specialaus projekto, įtraukiančio kelis padalinius, informacija. Sukurdama komandos svetainę, skirtą naudoti kaip bendradarbiavimo sritį, jūsų komanda gali tapti ir efektyvesnė, ir produktyvesnė, taip galų gale pasiekti geresnių verslo rezultatų. Taip pat galite tinkinti savo svetainę, kad ji atitiktų komandos ar projekto poreikius, įtraukdami sąrašus, bibliotekas ar kitas funkcijas.

Efektyviau valdykite projektus

Office SharePoint Server 2007 svetainėje yra keletas funkcijų, kurias galite naudoti projektams valdyti ir užduotims bet terminams tarp žmonių koordinuoti. „Adventure Works“ rinkodaros komandos svetainėje yra kalendorius, kurį komandos nariai naudoja svarbiems susitikimams, rinkos įvykiams ir prekybos parodoms sekti. Rinkodaros komandos nariai susieja kalendorių su asmeninais kalendoriais programoje Microsoft Office Outlook 2007, kad galėtų peržiūrėti šią informaciją kartu su savo asmeninių kalendorių informacija. Rinkodaros padalinys taip pat naudoja projekto užduočių sąrašą pagrindiniams rinkodaros projektų etapams vizualizuoti ir sekti.

Yra keletas skirtingų būdų, kaip galite naudoti komandos svetainę projektams efektyviau valdyti.

• Naudokite įtaisytąsias funkcijas, tokias kaip projekto užduočių sąrašo šablonas, kuris leidžia vizualizuoti užduoties ryšius ir projekto būseną naudojant automatizuotas Ganto diagramas.
• Koordinuokite komandos darbą, taikydami bendrai naudojamus kalendorius, įspėjimus ir informacinius pranešimus. Galite prijungti kalendorių, esantį jūsų „SharePoint“ svetainėje, prie savo kalendoriaus programoje Office Outlook 2007; šioje programoje galite jį peržiūrėti ir naujinti lygiai taip pat, kaip savo asmeninį kalendorių.
• Kurkite susitikimo darbo srities svetaines, skirtas medžiagai ir dokumentams, susijusiems su susitikimu, rinkti.

Kurkite, peržiūrėkite ir bendrai naudokite dokumentus

Office SharePoint Server 2007 svetainė taip pat padeda žmonių grupėms bendrai kurti ir redaguoti dokumentus. Pvz., „Adventure Works“ rinkodaros padalinys naudoja dviejų skirtingų rūšių bibliotekas komandos sukuriamam turiniui valdyti.

• Bendrus rinkodaros ir biudžeto dokumentus komandos nariai įrašo į bendrai naudojamų dokumentų biblioteką, kurioje kiti komandos nariai gali juos lengvai perskaityti arba paimti ir redaguoti.
• Skaidrių bibliotekas komanda naudoja skaidrėms įrašyti ir pakartotinai naudoti įvairioms pateiktims.

Specialiems projektams, įtraukiantiems tik keletą žmonių, komandos nariai savo komandos svetainėje kartais sukuria dokumento darbo srities antrines svetaines. Dokumento darbo srities svetainės padeda koordinuoti darbą su vienu dokumentu ar dokumentų grupe.

Komandos svetainėje dokumentus ir kitus failus galite įrašyti ir su jais dirbti keliais skirtingais būdais.

• Naudokite dokumentų bibliotekas svarbiems dokumentams saugoti ir valdyti. Tokios funkcijos, kaip versijų kūrimas, padeda sekti dokumento pakeitimus. Taip pat galite reikalauti paimti bibliotekoje esančius dokumentus, kad išvengtumėte situacijos, kai keli žmonės atlieka pakeitimus tuo pačiu metu.
• Kurkite dokumento darbo srities svetaines konkrečių dokumentų plėtotei koordinuoti.
• Naudokite skaidrių bibliotekas pagrindinėje vietoje esančioms Microsoft Office PowerPoint 2007 skaidrėms bendrinti ir pakartotinai naudoti.
• Leiskite dirbti su dokumentų bibliotekomis atsijungus programoje Office Outlook 2007 – taip suteiksite žmonėms galimybę peržiūrėti ir redaguoti dokumentus, kai jie nėra prisijungę prie tinklo.
• Naudokite darbo eigas bendroms užduotims, pvz., dokumentų peržiūroms ar patvirtinimui, valdyti. Norėdami daugiau sužinoti apie darbo eigą, žr. šio mokymo kurso skyrių Įmonės turinio valdymas.

Kaupkite ir bendrai naudokite bendruomenės žinias

Office SharePoint Server 2007 svetainė – tai pagrindinė vieta, kurioje organizacijos gali kaupti geriausias praktikas, bendrai naudoti informaciją ir skleisti standartizuotus verslo procesus. „Adventure Works“ rinkodaros padalinys ir „wiki“ svetainę, ir internetinio dienoraščio svetainę naudoja komandą dominančiai informacijai kaupti ir perduoti. Rinkodaros komandos nariai naudoja „wiki“ bendrai informacijai apie įmonę ir komandos procesus kompiliuoti; ši informacija naudinga naujiems komandos nariams. Bet kuris komandos narys gali įtraukti informacijos į „wiki“ arba naujinti „wiki“ skelbimus.

Keletas komandos narių taip pat nuolat skelbia su rinka arba rinkodara susijusią informaciją internetinio dienoraščio svetainėje, kurioje kiti komandos nariai gali skaityti skelbimus ir juos komentuoti. Rinkodaros internetinis dienoraštis – tai komandos narių forumas, skirtas naujomis idėjomis, nuomonėmis ar įkvėpimu dalytis.

Toliau nurodyti keli būdai, kaip galite naudoti komandos svetainę bendroms komandos žinioms ar svarbiai informacijai kaupti ir bendrai naudoti.

• Sekite naujinimus ir informaciją, naudodami įspėjimus arba paprastąjį sindikavimą (Really Simple Syndication – RSS).
• Naudodami internetinius dienoraščius bendrai naudokite arba skleiskite informaciją.
• Kaupkite bendruomenės žinias arba vidinius dokumentų procesus, naudodami „wiki“.
• Naudodami apklausas arba diskusijas rinkite informaciją arba skatinkite dialogą.