Rodyti viską

Slėpti viską

Sąrašas – tai informacijos rinkinys, kurį bendrai naudojate su komandos nariais. Pavyzdžiui, galite sukurti renginio registracijos lapą arba kalendoriuje sekti komandos įvykius.

• Apžvalga

• Darbo su sąrašais būdai

• Sąrašų tipai

Apžvalga

Kai sukuriate Microsoft Office SharePoint Server 2007 svetainę, jums sukuriami keli sąrašų tipai. Šie numatytieji sąrašai apima nuo diskusijų lentos iki kalendorių sąrašo.

Galite šiuos sąrašus tinkinti ir į juos įtraukti elementus, kurti papildomus sąrašus naudodami galimus sąrašų šablonus bei kurti pasirinktinius sąrašus su jūsų pasirinktais parametrais ir stulpeliais.

Sąrašą galima peržiūrėti keliais skirtingais būdais. Pavyzdžiui, viename puslapyje galite pateikti visų užduočių rodinį, o kitame puslapyje – tik tų užduočių, kurias reikia įvykdyti šiandien. Savo sąrašų elementams tvarkyti galite naudoti aplankus. Pavyzdžiui, galite pagrindiniame puslapyje peržiūrėti tik dabartinius kalendoriaus įvykius, kitame puslapyje sukurti vaizdinį rodinį, panašų į sieninį kalendorių. 

Ar skaičiuoklėje yra duomenų, kuriuos norite naudoti SharePoint svetainės sąraše? Naują sąrašą, apimantį stulpelius ir duomenis, galite sukurti importuodami skaičiuoklę.

Jei turite įdiegtų duomenų bazių programų, pvz., Microsoft Office Access 2007, ir jūsų naršyklė palaiko Microsoft ActiveX valdiklius, galite savo sąrašo duomenis integruoti su duomenų bazės įrankiais, pvz., užklausomis, sujungimais ir ataskaitomis.

Sąrašai gali būti rodomi žiniatinklio dalyse (tinklalapio dalis: informacijos modulio vienetas, kurį sudaro pavadinimo juosta, rėmas ir turinys. Tinklalapio dalys  – tai blokai iš kurių sudaromas tinklalapio dalių puslapis.), jūsų svetainės puslapiuose. Žiniatinklio dalys – tai svetainės kūrimo blokai, kuriuos galite naudoti norėdami sąrašo elementus tiesiogiai įtraukti į žiniatinklio dalies puslapį. Taip pat sąrašą galite atidaryti tiesiogiai ir su juo dirbti. Pavyzdžiui, numatytasis sąrašas Skelbimai rodomas naujos komandos svetainės pagrindinio puslapio žiniatinklio dalyje, bet galite spustelėti sąrašo pavadinimą, kad jį atidarytumėte ir galėtumėte su juo dirbti jo paties puslapyje.

 Puslapio pradžia

Darbo su sąrašais būdai

Toliau pateikiami keli darbo su sąrašais būdai, padedantys tvarkyti grupės informaciją.

• Versijų sekimas ir išsami retrospektyva   Galite sekti sąrašų elementų versijas, norėdami pamatyti, kokie elementai pasikeitė kiekvienoje versijoje ir kas pakeitė sąrašo elementus. Jei naujesnėje versijoje yra klaidų, galima atkurti ankstesnę elemento versiją. Sąrašo retrospektyvos sekimas ypač svarbus, jei jūsų organizacijai reikia stebėti, kaip sąrašas plėtojasi.

  

• Patvirtinimo reikalavimas   Galite nurodyti, kad būtų reikalaujama sąrašo elemento patvirtinimo, kad jį visi galėtų peržiūrėti. Elementai lieka laukimo būsenos, kol jie patvirtinami arba atmetami asmens, turinčio teisę juos patvirtinti. Galite kontroliuoti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti sąrašą, kol jis nepatvirtintas.
• El. pašto integravimas su sąrašu   Jei jūsų svetainėje įgalinti gaunami ir siunčiami el. laiškai, sąrašai gali naudoti el. pašto priemones. Kai kuriuos sąrašus, pvz., kalendorius, galima nustatyti taip, kad vartotojai turinį į juos galėtų įtraukti siųsdami laiškus. Kitus sąrašus, pvz., užduočių sąrašą, galima nustatyti taip, kad jie siųstų žmonėms laiškus, kai jiems priskiriami elementai. Jūsų organizacija gali tinkinti ir kitus sąrašų tipus, kad būtų galima gauti laiškų.
• Teisių tinkinimas   Galite nurodyti, ar jūsų sąrašo dalyviai gali skaityti ir redaguoti tik savo sukurtus ar visus sąrašo elementus. Asmenys, turintys sąrašų tvarkymo teises, gali skaityti ir redaguoti visus sąrašo elementus. Taip pat vienam sąrašo elementui galima taikyti konkrečius teisių lygius, pavyzdžiui, jei tai susiję su konfidencialia informacija.
• Rodinių kūrimas ir tvarkymas   Jūsų grupė gali kurti skirtingus to paties sąrašo rodinius. Tikrojo sąrašo turinys nesikeičia, tačiau elementai išdėstomi arba filtruojami taip, kad žmonės galėtų rasti svarbiausią ar įdomiausią informaciją pagal poreikius.
• Formulių ir apskaičiuojamųjų reikšmių naudojimas   Norėdami dinamiškai generuoti sąrašo stulpelių informaciją, galite naudoti formules ir apskaičiuojamąsias reikšmes. Operacijos gali apimti vieno ar daugiau sąrašo stulpelių informaciją bei sistemos funkcijas, pvz., [šiandien], kuri nurodo dabartinę datą. Pavyzdžiui, galima nurodyti numatytąjį terminą, kuris bus po septynių dienų nuo dabartinės datos.
• Informavimas apie keitimus   Office SharePoint Server 2007 sąrašai ir rodiniai dabar naudoja RSS, kad jūsų grupės nariai galėtų automatiškai gauti naujinimus. RSS – tai technologija, leidžianti gauti ir peržiūrėti naujinimus ar RSS naujienų ir informacijos santraukas vienoje vietoje. Taip pat galite kurti el. pašto įspėjimus, kad jus įspėtų apie sąrašų keitimus ir pridėtus naujus elementus. Įspėjimai – tai patogus būdas sekti jums svarbius keitimus.
• Sąrašo informacijos bendras naudojimas su duomenų bazių programa   Jei turite įdiegtą duomenų bazių programą, pvz., Microsoft Office Access 2007, galite eksportuoti savo svetainės duomenis ir juos importuoti bei duomenų bazės lentelę susieti su SharePoint sąrašu. Kai su savo sąrašu dirbate duomenų bazėje, galite jį analizuoti kaip analizuojate bet kuriuos duomenis, pvz., naudodami užklausas, sujungimus ir ataskaitas.
• Nuosekliai naudokite sąrašus tinklapyje  Jei jūsų grupė naudoja kelių tipų sąrašus, jų vartojimo nuoseklumą padidinsite naudodami turinio tipus (turinio tipas: turinio kategorijos nustatymų grupė, kurią galima kartotinai naudoti. Turinio tipus naudokite metaduomenims, šablonams, elementų ir dokumentų elgsenai valdyti. Turinio tipai yra aprašomi svetainės lygmeniu ir naudojami sąrašuose ir bibliotekose.), tinklapių stulpelius ir šablonus. Šios funkcijos leidžia daug kartų efektyviai panaudoti sąrašų parametrus ir struktūrą. Pavyzdžiui, galite sukurti turtinio tipą klientų skundams, kuris iš anksto apibrėžia tam tikrus stulpelius (pvz., kliento kontaktinius duomenis) ir verslo procesus šiam turinio tipui. Kitas pavyzdys yra tinklapio stulpelis skyrių pavadinimams su išskleistiniu skyrių sąrašu. Šį stulpelį galima panaudoti daugelyje sąrašų, taip užtikrinant, kad skyrių pavadinimai visuose sąrašuose bus parašyti vienodai.

  Daugiau informacijos apie turinio tipus, tinklapio stulpelius ir sąrašo šablonus ieškokite skyriuje Dar žr..

• Darbas su sąrašo elementais naudojant el. pašto programą   Naudodami el. pašto programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, galite svarbią sąrašo informaciją visada turėti su savimi. Pavyzdžiui, naudodami Microsoft Office Outlook 2007 galite iš Outlook peržiūrėti ir naujinti savo svetainės užduotis, kontaktus ir diskusijų lentas.
• Tikslinio turinio nustatymas   Microsoft Office SharePoint Server 2007 sąrašo elementus galima publikuoti taip, kad jie būtų rodomi tik tiems asmenims, kurie priklauso konkrečiai grupei ar auditorijai. Tai pasiekiama naudojant žiniatinklio dalis, pvz., turinio užklausos žiniatinklio dalį, kuri filtruojant sąrašo turinį pagal vartotojo kontekstą naudoja tikslinės auditorijos duomenis. Prieš įgalinant konkrečią sąrašo duomenų auditoriją, turi būti nustatytas sąrašas su stulpeliu Tikslinė auditorija.

 Puslapio pradžia

Sąrašų tipai

Naudojamas sąrašo tipas priklauso nuo jūsų bendrai naudojamos informacijos tipo.

Skelbimai   Naudokite skelbimų sąrašą norėdami bendrai naudoti naujienas ir būseną bei teikti priminimus. Skelbimai palaiko išplėstinį formatavimą naudojant vaizdus, hipersaitus ir formatuotą tekstą.

Kontaktai    Naudokite kontaktų sąrašą norėdami saugoti informaciją apie žmones ir grupes, su kuriomis dirbate. Jei naudojate el. pašto ar kontaktų tvarkymo programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, galite savo kontaktus peržiūrėti ir naujinti iš savo SharePoint svetainės kita programa. Pavyzdžiui, visų jūsų organizacijos tiekėjų sąrašą galima naujinti iš Office Outlook 2007. Kontaktų sąrašas iš tikrųjų netvarko jūsų svetainės narių, bet jį galima naudoti norint saugoti ir bendrai naudoti jūsų organizacijos kontaktus, pvz., išorinių tiekėjų sąrašą.

Diskusijų lentos   Naudokite diskusijų lentas norėdami suteikti centrinę vietą, skirtą įrašyti ir saugoti komandos diskusijas, kurios panašios į naujienų grupių formatą. Jei administratorius įgalino, kad jūsų svetainės sąrašai gautų el. laiškus, diskusijų lentose galima saugoti el. pašto diskusijas iš įprastų el. pašto programų. Pavyzdžiui, galite sukurti diskusijų lentą, skirtą jūsų organizacijos naujam produktui išleisti. Jei naudojate el. pašto programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, galite savo diskusijų lentą peržiūrėti ir naujinti, kol dirbate kita programa.

Saitai   Naudokite saitų sąrašą kaip centrinę interneto, jūsų įmonės intraneto ir kitų išteklių saitų vietą. Pavyzdžiui, galite sukurti saitų su savo klientų svetainėmis sąrašą.

Kalendorius   Naudokite kalendorių visiems savo komandos įvykiams ar konkrečioms situacijoms, pvz., įmonės atostogoms. Kalendorius teikia jūsų komandos įvykių, įskaitant susitikimus, socialinius ir kasdienius įvykius, vaizdo rodinius, panašius į stalo ar sieninį kalendorių. Taip pat galite sekti komandos reikšmingus įvykius, pvz., terminus ar produktų išleidimo datas, nesusijusias su konkrečiu laiko intervalu. Jei naudojate el. pašto ar kalendoriaus programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, galite savo kalendorių peržiūrėti ir naujinti iš savo SharePoint svetainės, kol dirbate kita programa. Pavyzdžiui, savo kalendorių galite lyginti ir naujinti SharePoint svetainėje naudodami savo Office Outlook 2007 kalendoriaus datas, abu kalendorius vieną šalia kito arba persidengiančius peržiūrėti programa Office Outlook 2007.

Užduotys   Naudokite užduočių sąrašą norėdami sekti informaciją apie projektus ir kitus savo grupės užduočių įvykius. Galite žmonėms priskirti užduotis bei sekti atlikimo būseną ir procentus užduoties vykdymo metu. Jei naudojate el. pašto ar užduočių tvarkymo programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, galite savo užduotis peržiūrėti ir naujinti iš savo SharePoint svetainės kita programa. Pavyzdžiui, galite sukurti savo organizacijos biudžeto panaudojimo užduočių sąrašą ir jį peržiūrėti bei naujinti programa Office Outlook 2007 kartu su kitomis savo užduotimis.

Projekto užduotys   Jei norite saugoti užduoties informaciją su vaizdo ar Ganto rodiniu bei eigos juostomis, naudokite projekto užduočių sąrašą. Galite sekti atlikimo būseną ir procentus užduoties vykdymo metu. Jei naudojate el. pašto ar užduočių tvarkymo programą, kuri suderinama su Office SharePoint Server 2007, savo projekto užduotis galite peržiūrėti ir naujinti iš savo SharePoint svetainės kita programa. Pavyzdžiui, norėdami sukurti mokymo vadovą, savo SharePoint svetainėje galite sukurti užduočių sąrašą, skirtą nustatyti ir priskirti užduotį, tada galėsite sekti savo organizacijos darbo eigą iš Office Outlook 2007.

Problemų sekimas   Naudokite problemų sekimo sąrašą, norėdami saugoti informaciją apie konkrečias problemas, pvz., palaikymo problemas, ir sekti jų eigą. Galite priskirti problemas, jas kategorizuoti ir sieti tarpusavyje. Pavyzdžiui, galite sukurti problemų sekimo sąrašą, skirtą tvarkyti paslaugų klientams problemas ir jų sprendimus. Taip pat galite komentuoti problemas kiekvieną kartą jas redaguodami. Taip sukursite komentarų retrospektyvą nepakeisdami pradinio problemos aprašo. Pavyzdžiui, paslaugų klientams atstovas gali aprašyti kiekvieną problemos sprendimo veiksmą ir rezultatus. Taip pat problemų sekimo sąrašą galite naudoti su trijų būsenų darbo eiga, kad padėtumėte savo organizacijai tvarkyti problemų ar projektų sekimą.

Apklausa   Norėdami rinkti ir sudaryti atsiliepimus, pvz., darbuotojų pasitenkinimo apklausą, naudokite apklausą. Klausimus ir atsakymus galite kurti keliais skirtingais būdais ir peržiūrėti savo atsiliepimų apžvalgą. Jei turite įdiegtą skaičiuoklių ar duomenų bazių programą, kuri suderinama su Microsoft Windows SharePoint tarnybomis (3 versija) arba Microsoft Windows SharePoint tarnybomis 2.0, galite eksportuoti rezultatus ir juos toliau analizuoti.

Pasirinktinis   Nors tinkinti glite bet kurį sąrašą, galite pradėti nuo pasirinktinio sąrašo ir tada tinkinti tik nurodytus parametrus. Taip pat galite sukurti sąrašą, pagrįstą skaičiuokle, jei turite skaičiuoklių programą, kuri suderinama su Microsoft Windows SharePoint tarnybomis (3 versija) arba Windows SharePoint tarnybomis 2.0 ir Microsoft Internet Explorer bei Microsoft Windows. Pavyzdžiui, galite importuoti sąrašą iš Microsoft Office Excel 2007, kurį sukūrėte norėdami saugoti ir tvarkyti sutartis su tiekėjais.

Be to, galite paprastai integruoti ir inkorporuoti informaciją iš verslo programų, pvz., SAP, Siebel ir Microsoft SQL serverio į Office SharePoint Server 2007 svetainę, į Office SharePoint Server 2007 sąrašą įtraukdami verslo duomenų stulpelio tipą. Į sąrašą įtraukę verslo duomenų stulpelio tipą, galite turėti elementų sąrašą, naudojantį stulpelių iš Office SharePoint Server 2007 ir išorinės verslo programos derinį.

Kalbos ir vertėjai   Galite sukurti kalbų ir vertėjų sąrašą, skirtą naudoti su vertimo tvarkymo darbo eiga vertimo tvarkymo bibliotekoje. Ši darbo eiga naudoja sąrašą, kad vertimo užduotis priskirtų sąraše nurodytam kiekvienos kalbos vertėjui. Šį sąrašą galite kurti neautomatiniu būdu arba pasirinkti jį kurti automatiškai, į vertimo tvarkymo biblioteką įtraukus vertimo tvarkymo darbo eigą.

KPI sąrašas   Pagrindiniai vykdymo indikatoriai leidžia greitai įvertinti padarytą progresą lyginant su vertinamais tikslais. Galite nustatyti KPI sąrašus, kad galėtumėte sekti vykdymą naudodami vieną iš keturių duomenų šaltinių: neautomatiniu būdu įvestus duomenis, SharePoint sąrašo duomenis, Microsoft Office Excel darbaknygių duomenis ar analizės tarnybų duomenis – Microsoft SQL Server 2005 komponento. Sukūrus KPI sąrašą, bet kas, turintis sąrašo teisių, gali jį naudoti norėdamas skelbimų lentos puslapyje parodyti indikatoriaus būseną.