Kuriant atsargines versijas galima saugoti, sekti ir atkurti keičiamus sąraše esančius elementus ir bibliotekoje esančius failus.

• Apžvalga

• Kada kuriamos versijos

• Darbas su pagrindinėmis ir papildomomis versijomis

• Versijų numeravimas

• Kaip atsarginių versijų kūrimas veikia su turinio patvirtinimu

• Kaip atsarginių versijų kūrimas veikia su failų paėmimu

Apžvalga

Kai sekamos bibliotekų sąrašo versijos, saugomos elementų arba failų ir jų ypatybių peržiūros. Tai leidžia geriau tvarkyti peržiūrimą turinį ir net atkurti ankstesnę versiją,  pvz., jei padarote klaidą esamoje versijoje. Atsarginių versijų kūrimas ypač naudingas, kai su projektu dirba keli asmenys arba kai yra keli informacijos kūrimo ir peržiūros etapai.

Sąrašo elementų atsarginių versijų kūrimas galimas visų tipų numatytuosiuose sąrašuose (įskaitant kalendorius, problemų sąrašus ir pasirinktinius sąrašus) ir su visų tipų failais, kuriuos galima saugoti bibliotekose, įskaitant žiniatinklio dalies puslapius.

Galite naudoti atsarginių versijų kūrimą norėdami atlikti šiuos veiksmus:

• Įrašyti versijos retrospektyvą  Įgalinus atsarginių versijų kūrimą, galima pamatyti, kada buvo keistas elementas ar failas ir kas jį keitė. Taip pat galima pamatyti, kada buvo keistos ypatybės arba informacija apie failą. Pavyzdžiui, jei kas nors pakeičia sąrašo elemento terminą, ši informacija rodoma versijos retrospektyvoje. Taip pat rodomi asmenų komentarai apie failų pakeitimus.
• Atkurti ankstesnę versiją kaip esamą versiją  Gal esamoje versijoje padarėte klaidą? O gal norite atkurti panaikintą dokumento dalį. Galite lengvai pakeisti esamą versiją ankstesne versija. Tada jūsų esama versija taps versijų retrospektyvos dalimi.
• Peržiūrėti ankstesnę versiją  Neperrašydami esamos savo versijos, galite peržiūrėti ankstesnę versiją, pvz., jei norite vadovautis ankstesniais nurodymais. Galite peržiūrėti .aspx failų informaciją apie jų keitimus, bet ne faktinius puslapius, kuriuos kuria failai.

Bibliotekose galima sekti ir pagrindines versijas, pvz., tokias, prie kurių buvo pridėta nauja sekcija, ir papildomas versijas, pvz., tokias, kuriose buvo ištaisyta rašybos klaida. Sąrašuose galima sekti tik pagrindines versijas. Sąrašuose ir bibliotekose taip pat gali būti ribojamas versijų, kurias asmenys gali saugoti, skaičius.

Norėdami įgalinti atsarginių versijų kūrimą, turite turėti teisę kurti sąrašą arba biblioteką.

 Puslapio pradžia

Kada kuriamos versijos

Įgalinus atsarginių versijų kūrimą, versijos kuriamos tokiais atvejais:

• Kai pirmą kartą kuriamas elementas ar failas arba kai įkeliamas failas.

   Pastaba   Jei failas turi būti paimtas, norint kurti pirmąją jo versiją, pirma jį reikia padėti.

• Kai įkeliamas failas, kurio pavadinimas toks pat kaip esamo failo, ir pažymėtas žymės langelis Įtraukti kaip naują versiją į esamus failus.
• Kai keičiamos sąrašo elemento arba failo ypatybės.
• Kai failas atidaromas, redaguojamas ir įrašomas. Pirmą kartą spustelėjus Įrašyti, kuriama versija. Prieš uždarant failą, versijoje atnaujinami naujausi failo keitimai.

   Pastaba   Versija nekuriama kiekvieną kartą spustelėjus Įrašyti, nes taip būtų sukuriama per daug versijų.

• Kai failas paimamas, pakeičiamas ir vėl padedamas.

   Pastaba   Jei jūs ar kitas vartotojas atmeta paimtą versiją, nekuriama jokia versija.

Galite pasirinkti naikinti vieną failo versiją, pvz., jei žinote, kad joje padarėte klaidą, ir versija pašalinama iš versijų retrospektyvos. Tačiau panaikinus faktinį failą, kartu panaikinamos visos jo versijos. Numatyta, kad panaikinus versiją, ji siunčiama į šiukšlinę, iš kur versiją galima atkurti, kol ji nepanaikina visam laikui. Tačiau jūsų įmonėje naikinimas gali būti tvarkomas kitaip.

 Svarbu   Jei jūsų organizacijoje yra ribojamas saugomų versijų kiekis, jį pasiekus, seniausios versijos bus pilnai ištrintos. Jos nebus nusiųstos į perdirbimo dėžę.

 Puslapio pradžia

Darbas su pagrindinėmis ir papildomomis versijomis

Atsižvelgiant į jūsų organizacijos reikmes, jūsų bibliotekoje gali būti nustatytas paprastas atsarginių versijų kūrimas, kai sekamos tik pagrindinės versijos, arba gali būti sekamos ir pagrindinės, ir papildomos versijos. Jei jūsų grupės žmonės nedažnai dirba su keliomis peržiūromis, jūsų organizacijai reikia tik paprasto atsarginių versijų kūrimo. Jei su failais kartu dirba daug asmenų ir dažniausiai kuriamos kelios versijos, geriau sekti ir pagrindines, ir papildomas versijas.

Kai pateikiami du versijų tipai, jūsų komanda gali geriau valdyti turinį. Asmenys, dirbantys su turiniu, gali geriau suprasti dabartinę failo būseną. Pavyzdžiui, pagrindinė failo versija yra ta, kuri parengta, kad ją matytų ir peržiūrėtų didesnė žmonių grupė, o papildoma versija yra juodraštis, su kuriuo kažkas dirba.

Sekant abiejų tipų versijas, versijų retrospektyva bus naudingesnė. Pagrindinė versija paprastai būna labai svarbi kuriant failą, pvz., pateikiant failą peržiūrai arba platinant. Papildoma versija paprastai naudojama kaip kasdienis papildymas. Tai gali būti versija, įrašyta arba padėta dar kuriant turinį, arba versija, kurioje pataisėte smulkias klaidas. Kai norite peržiūrėti failo versijų retrospektyvą, pagrindinės versijos gali būti naudingos norint identifikuoti failo kūrimo stadijas ir lengviau naršyti retrospektyvą.

Kai sekamos pagrindinės ir papildomos versijos, numatyta, kad versija saugoma kaip papildoma versija, nebent nustatytumėte ją kaip pagrindinę versiją. Kai įrašote ir uždarote failą, versija sekama kaip papildoma versija. Jei norite, kad ji taptų pagrindine versija, pirma turite publikuoti failą. Failą galite publikuoti naudodami išplečiamąsias bibliotekos komandas. Kai kurių su Microsoft Windows SharePoint tarnybomis suderinamų programų komandas galima naudoti programoje. Numatyta, kad gali būti iki 511 pagrindinės versijos juodraščių (papildomų versijų), bet svetainės administratorius arba savininkas gali riboti versijų skaičių.

Jei turite teisę naikinti versijas, galite perrašyti papildomą versiją kita papildoma versija. Pavyzdžiui, galbūt norėsite perrašyti versiją, jei žinote, kad ankstesnėje versijoje yra klaida, todėl nenorite tos versijos saugoti. Jei publikuosite pagrindinę versiją, o tada pastebėsite, kad padarėte klaidą, atšaudami publikavimą vėl paversite ją papildoma versija.

Jei prieš dirbdami su failais juos paimate, galite nustatyti, kokio tipo versiją padedate. Jei padėdami failą nustatėte jį kaip pagrindinę versiją, jo publikuoti nereikia.

 Puslapio pradžia

Versijų numeravimas

Versijos numeruojamos jas kuriant. Sąraše arba bibliotekoje, kurioje įgalintas paprastas atsarginių versijų kūrimas, 1 versija yra pirmoji kuriama arba įkeliama versija, o versijų numeriai didėja sveikaisiais skaičiais, pvz., 2 versija, 3 versija ir t. t.

Kai sekate pagrindines ir papildomas versijas, pagrindinės versijos žymimos sveikaisiais skaitmenimis, o papildomos versijos – dešimtainiais. Pavyzdžiui, 0,1 yra pirmoji failo papildoma versija, 1,3 yra trečioji vieną kartą publikuoto failo papildoma versija, o 2,0 yra antroji publikuoto failo pagrindinė versija.

 Dabartinė publikuota pagrindinė versija yra paryškinta, o versijos numeris yra sveikasis skaičius.

 Versija kuriama, kai keičiasi ypatybės arba metaduomenys.

 Pirmojoje failo versijoje visuomet yra papildomos versijos numeris 0,1.

Bibliotekų sąraše gali būti matomas stulpelis Versija, kuriame rodomas failų ar sąrašo elementų versijos numeris. Tai gali būti naudinga, jei jūsų komanda dažnai peržiūri informaciją. Saitų, kur rasti daugiau informacijos apie darbą su rodiniais, ieškokite skyriuje Taip pat žiūrėkite.

 Puslapio pradžia

Kaip atsarginių versijų kūrimas veikia su turinio patvirtinimu

Pagrindinis ir papildomas atsarginių versijų kūrimas integruojamas su sąrašų ir bibliotekų turinio tvirtinimu.

Kai pareikalaujama patvirtinti turinį, sąrašo elementas ar failas lieka juodraštyje arba nustatoma laukimo būsena, kol failą patvirtina arba atmeta teisę tai daryti turintis žmogus. Jei elementas arba failas patvirtinamas, jam sąraše arba bibliotekoje priskiriama būsena Patvirtinta ir jis parodomas visiems, kas turi teisę peržiūrėti sąrašą arba biblioteką. Jei elementas arba failas atmetamas, jis lieka laukimo būsenos ir jį gali matyti tik žmonės, turintys teisę peržiūrėti juodraščius.

Jei pagrindinių ir papildomų versijų kūrimą įgalinsite bibliotekoje, kurioje reikalaujama patvirtinti turinį, galite pridėti ir darbo eigą, jei jūs arba kas nors iš jūsų organizacijos yra ją sukūręs. Darbo eiga valdo failų judėjimą iš vieno verslo proceso į kitą, pvz., peržiūros ar patvirtinimo. Darbo eigą galite naudoti norėdami valdyti tvirtinimo procesą, kai padedamos pagrindinės versijos.

Numatyta, kad bibliotekoje, kurioje sekamos ir pagrindinės, ir papildomos versijos, prieš patvirtinant pagrindinę failo versiją, ją reikia publikuoti. Papildomos versijos laikomos juodraščiais, kurie vis dar kuriami, todėl jos nerodomos kaip patvirtinimo laukiantys elementai.

Pavyzdžiui, kelionių agentūra gali naudoti failų biblioteką tvarkydama savo failus. Kurdami naują pardavimo pasiūlymą, komandos nariai seka papildomas failo versijas. Padarę klaidą vienoje versijoje, jie gali atkurti ankstesnę versiją. Baigę kurti pasiūlymą, jie gali sukurti ir publikuoti pagrindinę versiją, kad ją patvirtintų juridinis skyrius ir vadovas. Patvirtintą failą gali peržiūrėti kiti įmonės darbuotojai.

Numatyta, kad laukiantį elementą arba failą gali matyti tik jo kūrėjas ir asmenys, turintys teisę patvirtinti elementus, tačiau galite nurodyti, ar kitų grupių vartotojai galės peržiūrėti elementą arba failą.

Kai reikalingas turinio patvirtinimas, žmonės turintys turinio skaitymo teises, bet neturintys teisių matyti juodraščių elementų, matys paskutinę patvirtintą arba pagrindinę sąrašo elemento arba failo versiją. Jei pagrindinės ir papildomos versijos sekamos bibliotekoje, o kol kas niekas nepublikavo pagrindinės versijos, failo nematys asmenys, kurie neturi juodraščių elementų peržiūros teisių.

 Puslapio pradžia

Kaip atsarginių versijų kūrimas veikia su failų paėmimu

Didžiąją atsarginių versijų kūrimo dalį sudaro failų paėmimas. Kai paimate failą, versija kuriama tik padėjus failą atgal, todėl galite konkrečiai nustatyti, kada buvo sukurta versija. Kai paimti nereikia, versija kuriama pirmą kartą įrašant failą, o jį uždarant ši versija naujinama. Vėl atidarius ir įrašius failą, kuriama kita versija. Atsižvelgiant į situaciją, gali nereikėti, kad būtų kuriamos kelios versijos, pavyzdžiui, jei nebaigus atlikti keitimų jums tenka uždaryti failą, nes turite dalyvauti susitikime.

Kai reikalaujama paimti, negalima įtraukti ar keisti nepaimto failo arba jo ypatybių. Kai padedate failą, raginama pateikti komentarų apie atliktus keitimus, kad būtų kuriama naudingesnė versijų retrospektyva.

 Puslapio pradžia