Rodyti viską

Slėpti viską

Sekant failų arba sąrašo elementų versijas, kiekvienai versijai suteikiamas numeris ir ji įrašoma kaip versijų retrospektyvos dalis. Jūsų organizacijos žmonės gali peržiūrėti versijų retrospektyvą ir, jei reikia, atkurti ankstesnes versijas. Galite konfigūruoti kelis versijų kūrimui įtakos turinčius parametrus, įskaitant tai, kiek ir kokio tipo versijų išsaugoti. Taip pat galite konfigūruoti parametrus, kurie turi ryšį su versijų kūrimu, pvz., reikalavimą, kad turinys būtų patvirtintas arba kad failai būtų paimti.

• Apžvalga

• Išsaugomų versijų skaičiaus kontrolė

• Versijų kūrimo įgalinimas

• Sąrašo arba bibliotekos turinio patvirtinimo reikalavimas

• Bibliotekos failų paėmimo reikalavimas

Apžvalga

Sąrašų ir bibliotekų versijos suteikia galimybę sekti ir tvarkyti besikeičiančią informaciją ir, jei reikia, peržiūrėti bei atkurti ankstesnes versijas. Sąrašuose visos versijos sekamos vienu būdu. Bibliotekose galite nurodyti, ar visas versijas norite sekti vienu būdu ar kad vienos versijos yra pagrindinės (pagrindinė versija: skaičiumi žymima, ženkliai nuo ankstesnės pagrindinės versijos pasikeitusi failo kopija. Kiekviena pagrindinė versija prilyginama sveikajam skaičiui (1, 2, 3 ir t. t.), tai pažymi, jog ji yra skirta plačiam jūsų organizacijos darbuotojų ratui.), pvz., tokios, prie kurių vartotojo vadovo yra pridėtas naujas skyrius, o kitos – papildomos (šalutinė versija: skaičiumi po kablelio (0,1, 0,2, 1,1 ir t. t.) žymima failo kopija, kuri naudojama failo peržiūros metu arba yra nežymiai pasikeitusi nuo ankstesnės failo versijos. Paprastai šalutinės versijos yra prieinamos tik nedidelei jūsų organizacijos žmonių grupei.), pvz., tokios, kuriuose yra ištaisytos rašybos klaidos.

Kad būtų lengviau tvarkyti saugojimo vietą, galite nurodyti saugotinų versijų skaičių. Apribojus versijų skaičių, bus lengviau tvarkyti serverio saugojimo vietą, o versijų retrospektyva nepasidarys sudėtinga ir todėl nebenaudinga. Žmonės gali perrašyti ankstesnę papildomą versiją esama versija, jei nenori apkrauti failo retrospektyvos daugybe smulkių pakeitimų.

Pagrindinių ir papildomų versijų tvarkymas

Jei jūsų organizacija paprastai sukuria daug failų juodraščių, gali būti naudinga sekti pagrindines ir papildomas versijas. Žmonės gali išskirti kelis atliktų pakeitimų lygius ir failą leisti naudoti tik kai jis tampa toks, kurį kiti žmonės turėtų matyti. Pavyzdžiui, kai jūsų skyrius kuria vartotojo vadovą, galbūt jūs ir jūsų komandos nariai norėsite pažymėti vienas versijas kaip pagrindines (kai pridedama nauja dalis), o kitas – kaip papildomas (kai turinys dar tik kuriamas).

Sekant abiejų tipų versijas, versijų retrospektyva bus naudingesnė. Pavyzdžiui, pagrindinė versija kuriant failą paprastai būna labai svarbi, pvz., peržiūrėtinas arba skelbtinas failas. Papildomoje versijoje paprastai galima pamatyti kasdienius pridėjimus. Tai gali būti versija, įrašyta arba padėta dar kuriant turinį, arba versija, kurioje pataisėte smulkias klaidas.

Sekant pagrindines ir papildomas versijas, pagal numatytuosius parametrus versija išsaugoma kaip papildoma versija, nebent ją pažymėjote kaip pagrindinę. Jei kas nors failą įrašo ir uždaro, versija susekama kaip papildoma. Kad failas taptų pagrindine versija, jį reikia publikuoti. Jei autorius failą paima ir padeda atgal, jis paraginamas pasirinkti, ar nori padėti pagrindinę versiją, ar papildomą.

Jei versijų kūrimą konfigūruojate kurdami sąrašą arba biblioteką, pagal numatytuosius parametrus įgalinamas paprastas versijų kūrimas ir jums nepasiūloma parinktis įgalinti pagrindinę arba papildomą versiją. Nepaisant to, vėliau galite nustatyti papildomus parametrus naudodami šiame straipsnyje aprašytas procedūras.

Kiti versijų kūrimui įtakos turintys parametrai

Galite konfigūruoti ir kitus versijoms įtakos turinčius parametrus. Galite reikalauti, kad sąrašų ir bibliotekų turinys būtų patvirtintas. Šis parametras kartais vadinamas turinio valdymu. Galite reikalauti, kad bibliotekų failai būtų paimami – taip galima išvengti konfliktų su pakeitimais ir raginimais įvesti komentarų apie failus, kai jie padedami.

Turinio tvirtinimas

Kai pareikalaujama patvirtinti turinį, sąrašo elementas ar failas lieka juodraštyje arba nustatoma laukimo būsena, kol failą patvirtina arba atmeta teisę tai daryti turintis žmogus. Jei elementas arba failas patvirtinamas, jam sąraše arba bibliotekoje priskiriama būsena Patvirtinta ir jis parodomas visiems, kas turi teisę peržiūrėti sąrašą arba biblioteką. Jei elementas arba failas atmetamas, jis lieka laukimo būsenoje ir jį gali matyti tik žmonės, turintys teisę peržiūrėti juodraščius.

Jei pagrindinių ir papildomų versijų kūrimą įgalinsite bibliotekoje, kurioje reikalaujama patvirtinti turinį, galite pridėti ir darbo eigą, jei jūs arba kas nors iš jūsų organizacijos yra ją sukūręs. Darbo eiga kontroliuoja failų judėjimą iš vieno verslo proceso į kitą, pvz., peržiūros ar patvirtinimo. Darbo eigą galite naudoti norėdami valdyti tvirtinimo procesą, kai padedamos pagrindinės versijos.

Pagal numatytuosius parametrus laukiantis elementas arba failas matomas tik jo kūrėjui ir žmonėms, turintiems teisę valdyti sąrašus, tačiau galite nurodyti, ar kitų grupių vartotojai galės elementą ar failą peržiūrėti. Jei biblioteka yra nustatyta taip, kad būtų galima sekti ir pagrindines, ir papildomas versijas, failą redaguojantis asmuo pirmiausia turi pagrindinę failo versiją publikuoti.

Paėmimo reikalavimas

Paėmimo reikalavimas gali padėti jūsų komandai išnaudoti visus versijų kūrimo pranašumus, nes žmonės specialiai pažymi, kada versija bus sukurta. Versija sukuriama tik kai kas nors failą paima, pakeičia ir padeda jį atgal. Jei paimti nereikalaujama, versija sukuriama tada, kai kas nors failą įrašo, o atnaujinama, kai kas nors jį uždaro. Jei tas asmuo arba kas nors kitas, naujo atidaro ir įrašo failą, sukuriama kita versija. Atsižvelgiant į situaciją, jums gali nereikėti kelių versijų, pvz., jei turite uždaryti failą, kuriame dar neatlikote visų pakeitimų, nes išeinate į susitikimą.

Jei paimti reikalaujama, žmonės negali nepaimto failo pridėti arba keisti. Taip pat negali keisti ir jo ypatybių. Kai failai padedami, juos padėję asmenys yra paraginami pateikti komentarą apie atliktus pakeitimus. Tai padeda sukurti naudingesnę versijų retrospektyvą.

Nustatymas, kas gali matyti elementų juodraščius

Galite konfigūruoti, kas gali peržiūrėti elementų ir failų juodraščius. Juodraščiai sukuriami dviem atvejais:

• Kai bibliotekoje, kurioje sekamos pagrindinės ir papildomos versijos, sukuriama arba atnaujinama papildoma failo versija.
• Kai sukuriamas arba atnaujinamas sąrašo elementas arba failas, dar nepatvirtintas sąraše arba bibliotekoje, kurioje reikalaujama patvirtinti turinį.

Sekdami pagrindines ir papildomas versijas, galite nurodyti, ar žmonės, kurie nori peržiūrėti arba perskaityti papildomą versiją, privalo turėti teisę redaguoti failus. Jei pritaikomas šis parametras, žmonės, turintys teisę redaguoti failus, gali dirbti su failu, tačiau tie, kurie turi teisę tik skaityti failą, papildomos versijos matyti negali. Pavyzdžiui, galbūt jūs nenorėsite, kad bet kuris prieigą prie bibliotekos turintis asmuo galėtų matyti dar redaguojamo failo komentarus ir taisymus. Jei pagrindinės ir papildomos versijos yra sekamos ir dar niekas nėra publikavęs pagrindinės versijos, žmonės, kurie neturi teisės peržiūrėti elementų juodraščius, failo matyti negali.

Jei reikalaujama patvirtinti turinį, galite nurodyti, ar failus, kurių patvirtinimo dar laukiama, gali peržiūrėti tik turintys teisę skaityti, tik turintys teisę redaguoti ar tik autorius ir žmonės, turintys teisę tvirtinti elementus. Jei sekamos ir pagrindinės, ir papildomos versijos, autorius turi publikuoti pagrindinę versiją prieš paduodamas failą tvirtinti. Jei reikalaujama patvirtinti turinį, žmonės, kurie turi teisę skaityti turinį, tačiau neturi teisės peržiūrėti elementų juodraščius, matys paskutinę patvirtintą arba pagrindinę failo versiją.

Sąrašo arba bibliotekos teisės

Sąrašams ir bibliotekoms suteikiamos su versijų kūrimu ir paėmimu susijusios teisės, kurios skiriasi atsižvelgiant į teisių lygį, taikomą vartotojui arba konkrečiai grupei. Asmuo, galintis redaguoti teisių lygius, gali įvairiai konfigūruoti šias teises arba sukurti naują grupę su pritinkintais teisių lygiais.

Šios teisės suteikia lankstumo tvarkant biblioteką. Pavyzdžiui, galbūt jūs norėsite, kad asmuo, neturintis teisės panaikinti patį failą, galėtų naikinti failo versijas. Teisė Naikinti versijas nėra tokia pati, kaip teisė Naikinti elementus, taigi jūs galite suteikti pritinkintą valdymo lygį. Saitų, kur ieškoti daugiau informacijos apie teises ir teisių lygių konfigūravimą, rasite skyriuje Taip pat žiūrėkite.

Toliau pateiktoje lentelėje išvardytos teisės, susijusios su versijų kūrimu bei paėmimu ir nurodoma, kuriems numatytiesiems teisių lygiams jos priklauso.

 Puslapio pradžia

Saugomų versijų skaičiaus kontrolė

Galite riboti sąrašo elementų arba failų versijų įrašymą sąraše arba bibliotekoje. Taip serveryje bus daugiau saugojimo vietos. Jei jūsų komanda sukuria labai daug versijų, apribojus versijų skaičių, bus galės lengviau tvarkyti ir rasti ankstesnes versijas. Pavyzdžiui, jei jūsų komanda saugo daugybę versijų, įrašytų per kelis mėnesius ar metus, jos nariams gali būti sunku naršyti versijų retrospektyvą, kad rastų reikiamas versijas. Jei jūsų komanda nori peržiūrėti arba pasilikti kai kurias ankstesnes versijas, paliekamų versijų skaičiaus neribokite arba nustatykite didesnį jų skaičių.

Jei jūsų bibliotekoje sekamos pagrindinės ir papildomos versijos, galite pasirinkti, kiek pagrindinių ir papilomų failų versijų norite pasilikti. Pagal numatytuosius parametrus gali būti saugoma 511 pagrindinės versijos juodraščių (papildomų versijų).

Atsižvelgiant į jūsų komandos darbo metodus, gali prireikti paskutinių papildomų versijų, pvz., paskutinės redaguotos versijos. Laikui bėgant, senesnių papildomų versijų jūsų komandai tikriausiai prireiks vis rečiau. Paprastai pagrindinė versija būda labai svarbi, pvz., peržiūrėtinas arba skelbtinas failas, o papildoma versija – tai nebaigtas darbas, kuris dar nėra parengtas, kad visi svetainės dalyviai galėtų jį skaityti.

Jei sąraše arba bibliotekoje ribojamas pagrindinių versijų skaičius, pasiekus ribą, seniausios versijos panaikinamos. Pavyzdžiui, jei galima pasirinkti tik 20 versijų, o jūsų komanda sukuria 25, paliekamos tik 6–25 versijos. Jei sukuriama dar viena versija, paliekamos 7–26 versijos. Jei sąraše arba bibliotekoje ribojamos versijos, turėtumėte pasirūpinti, kad bendraautoriai žinotų, jog pasiekus versijų ribą, seniausios versijos bus panaikintos.

 Svarbu   Jei jūsų organizacijoje yra ribojamas saugomų versijų kiekis, jį pasiekus, seniausios versijos bus pilnai ištrintos. Jos nebus nusiųstos į perdirbimo dėžę.

Jei bibliotekoje, kurioje ribojamas pagrindinėms versijoms sukuriamų papildomų versijų skaičius, pasiekus versijų ribą, panaikinamos ankstesnių pagrindinių versijų papildomos versijos. Pavyzdžiui, jei paliekate tik 10 pagrindinių versijų juodraščių, o jūsų komanda sukūrė 15, bus paliktos tik pagrindinės ankstesnių versijų versijos. Papildomos versijos, kurios yra susijusios su penkiomis seniausiomis pagrindinėmis versijomis , pvz., 1.2 arba 2.3, panaikinamos, tačiau pagrindinės versijos – 1, 2 ir t. t. – paliekamos, nebent jūsų bibliotekoje ribojamos ir pagrindinės versijos.

 Puslapio pradžia

Versijų kūrimo įgalinimas

1. Jeigu sąrašas arba biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite pavadinimą greitojo paleidimo srityje.

   Jeigu sąrašo ar bibliotekos pavadinimas nerodomas, spustelėkite Rodyti visą svetainės turinį ir spustelėkite savo sąrašo ar bibliotekos pavadinimą.

2. Spustelėkite meniu Nustatymai , spustelėkite komandą Sąrašo nustatymai arba spustelėkite atidaromos bibliotekos tipo nustatymus.

   Pavyzdžiui, dokumentų bibliotekoje spustelėkite komandą Dokumentų bibliotekos nustatymai.

3. Ties pasirinktimi Bendrieji nustatymai spustelėkite Versijavimo nustatymai.
4. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
   • Jei norite nustatyti, kad būtų sekamos sąrašo elementų versijos, dalyje Elemento versijų retrospektyva spustelėkite Versiją kurti kiekvieną kartą redaguojant elementą šiame sąraše.
   • Jei norite nustatyti, kad būtų sekamos tik vieno tipo failų versijos, dalyje Dokumento versijų retrospektyva spustelėkite Kurti pagrindines versijas.
   • Jei norite nustatyti, kad būtų sekamos ir pagrindinės, ir papildomos versijos, dalyje Dokumento versijų retrospektyva spustelėkite Kurti pagrindines ir papildomas (juodraščio) versijas.
5. Galite nurodyti, kiek elementų arba failų versijų palikti. Sekcijoje Elemento versijų retrospektyva arba Dokumento versijų retrospektyva atlikite vieną iš šių veiksmų:
   • Norėdami nurodyti, kiek sąrašo elementų versijų išsaugoti, pažymėkite žymės langelį Saugoti nurodytą versijų skaičių ir įveskite paliekamų versijų skaičių.
   • Norėdami nurodyti, kiek failų pagrindinių versijų išsaugoti, pažymėkite žymės langelį Saugoti nurodytą pagrindinių versijų skaičių ir įveskite paliekamų pagrindinių versijų skaičių.
   • Norėdami nurodyti, kiek pagrindinių versijų juodraščių išsaugoti, pažymėkite žymės langelį Saugoti nurodytą pagrindinių versijų juodraščių skaičių ir įveskite pagrindinių versijų, kurių juodraščius (papildomas versijas) norite išsaugoti, skaičių.
6. Spustelėkite Gerai.

 Puslapio pradžia

Sąrašo arba bibliotekos turinio patvirtinimo reikalavimas

Nustatę sąrašą (sąrašas: tinklalapio komponentas, kuris saugo ir rodo informaciją, kurią vartotojai prideda į savo naršykles. Reikalauja tarnybas „Windows SharePoint Services“ vykdančio žiniatinklio serverio.) arba biblioteką (biblioteka: vieta „SharePoint“ tinklalapyje, kurioje valdomas failų rinkinys. Biblioteka gali rodyti kiekvieno failo informaciją (įskaitant ir vartotų nustatytas ypatybes).), galite reikalauti į sąrašą arba biblioteką įtraukiamų elementų ar failų patvirtinimo (arba elementų ar failų keitimų patvirtinimo). 

Kai yra nustatytas šis turinio patvirtinimo parametras, pakeistas elementas arba failas paliekamas laukimo būsenoje tol, kol kas nors, turintis teises tvirtinti, jo nepatvirtina arba neatmeta. Jei elementas arba failas yra patvirtinamas, jam sąraše arba bibliotekoje priskiriama būsena Patvirtinta ir jis rodomas visiems, turintiems teises peržiūrėti sąrašą arba biblioteką. Jei elementas arba failas yra atmetamas, jis paliekamas laukimo būsenoje ir rodomas tik tiems vartotojams, kurie turi teisę peržiūrėti juodraščius.

Programoje numatyta, kad laukimo būsenoje esančius elementus arba failus gali matyti tik kūrėjas ir žmonės, turintys teises valdyti sąrašus, tačiau galite nurodyti kitas grupes, kurios galėtų peržiūrėti elementą arba failą.

1. Jeigu sąrašas arba biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite pavadinimą greitojo paleidimo srityje.

   Jeigu sąrašo ar bibliotekos pavadinimas nerodomas, spustelėkite Rodyti visą svetainės turinį ir spustelėkite savo sąrašo ar bibliotekos pavadinimą.

2. Spustelėkite meniu Nustatymai , spustelėkite komandą Sąrašo nustatymai arba spustelėkite atidaromos bibliotekos tipo nustatymus.

   Pavyzdžiui, dokumentų bibliotekoje spustelėkite komandą Dokumentų bibliotekos nustatymai.

3. Ties pasirinktimi Bendrieji nustatymai spustelėkite Versijavimo nustatymai.
4. Dalies Turinio patvirtinimas sekcijoje Pateiktiems elementams reikalauti turinio patvirtinimo? spustelėkite Taip.
5. Spustelėkite Gerai.

 Puslapio pradžia

Bibliotekos failų paėmimo reikalavimas

Kai failą išregistruojate su programomis suderintomis su Windows SharePoint Services 3.0, galite dirbti su failu, laikydami jį kietajame diske, net jei neprisijungę prie tinklo. Failo kopija yra laikoma jūsų serverio juodraščių kataloge, numatyta, kad tai My Documents katalogo pakatalogis SharePoint Drafts. Tačiau, kai kuriose vartotojų programose galite nurodyti ir kitą katalogą. Darbas su failais kietajame diske dažniausiai yra greitesnis, nei darbas su failais serveryje, be to įgalina jus dirbti su failais, kai randatės ne biure.

Kai failas yra išregistruotas, jį redaguoti gali tik tas vartotojas, kuris jį išregistravo. Bibliotekoje pasikeičia jo piktograma, taip parodydama, kad failas yra išregistruotas . Kai pelės žymeklį užvedate ant išregistruoto failo, pasirodo ekrano patarimas su žmogaus, kuris išregistravo failą, vardu. Pakeitimai, atlikti išregistruotame faile, nėra matomi kitiems, kol vartotojas vėl neužregistruoja failo. Tai taikoma tiek vartotojui dirbant su failais esančias kietajame diske, tie ir su failais esančiais serveryje.

Padėjus failą, prašoma įvesti komentarus apie atliktus keitimus. Jei bibliotekoje sekamos versijos, komentarai tampa versijų retrospektyvos dalimi. Jei sekamos ir pagrindinės versijos, ir papildomos versijos, prašoma pasirinkti, kuris versijos tipas padedamas. Saitų, kur ieškoti daugiau informacijos apie versijas, rasite skyriuje Taip pat žiūrėkite.

1. Jeigu biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite jos pavadinimą greitojo paleidimo srityje.

   Jei nematote savo bibliotekos, spustelėkite Peržiūrėti visą svetainės turinį ir spustelėkite ties jos pavadinimu.

2. Meniu Nuostatos pasirinkite atidaromos bibliotekos nuostatas.

   Pavyzdžiui, dokumentų bibliotekoje, spustelėkite Dokumentų bibliotekos nuostatos.

3. Ties pasirinktimi Bendrieji nustatymai spustelėkite Versijavimo nustatymai.
4. Skyriuje Privalomas pranešimas apie atidarymą šalia Prieš redaguojant dokumentus turi būti pranešta apie jų atidarymą spustelėkite Taip.
5. Spustelėkite Gerai.

 Puslapio pradžia