Bendrinimo su išoriniais vartotojais valdymas

Jei atliekate darbą, kur reikia bendrinti dokumentus arba tiesiogiai bendradarbiauti su tiekėjais arba klientais, galite bendrinti komandos svetainės arba „„OneDrive“ verslui“ turinį su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis, kurie neturi jūsų „Office 365 Small Business“ prenumeratos licencijų.

Yra trys būdai, kaip tai padaryti:

Jei ieškote informacijos, kaip bendrinti svetainę arba dokumentą, žr. Turinio bendrinimas su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis. Jei nežinote, kokio tipo vartotojai laikomi išoriniais ir kokios jų teisės, žr. Kas yra išorinis vartotojas?

Šiame straipsnyje


Kaip bendrinti saugiai

Geriausi svetainių bendrinimo praktiniai patarimai

Jei su vartotojais bendrinote visą svetainę, jie galės prisijungti ir veikti šioje svetainėje kaip visaverčiai nariai. Tokiu atveju vartotojai galės naršyti turinyje, jo ieškoti, jį peržiūrėti ir redaguoti (atsižvelgiant į tai, kuriai teisių grupei juos priskyrėte). Taip pat tokie vartotojai galės matyti kitų svetainės vartotojų vardus Žmonių išrinkiklio lange ar peržiūrėti dokumentų metaduomenis. Išoriniai vartotojai taip pat matytis Žmonių išrinkiklio lange kaip svetainės vartotojai. Vadinasi kiti žmonės, kurie naudojasi jūsų svetaine, galės suteikti šiems vartotojams skirtingas teises, nei jūs suteikėte iš pradžių, kai pradėjote su jais bendrai naudoti svetainę. Taigi prieš kviesdami išorinius vartotojus į savo svetainę, būtinai įsitikinkite, kad žinote jų tapatybę.

Jei pakviesite išorinius vartotojus į savo komandos svetainę, jie galės peržiūrėti komandos svetainės ir visų antrinių svetainių turinį. Jei nenorite, kad išoriniai vartotojai galėtų prieiti prie svarbaus ar slapto komandos svetainės turinio, turite sukurti komandos svetainės antrinę svetainę su unikaliomis teisėmis ir su išoriniais vartotojais bendrinti tik ją. Norėdami sužinoti daugiau apie teisių paveldėjimą, skaitykite Kas yra teisių paveldėjimas?

Panašiai, jei norite bendrinti savo „„OneDrive“ verslui“ svetainėje sukurtą antrinę svetainę, norėsite įsitikinti, kad ji turi unikalias teises, kad netyčia vartotojams nesuteiktumėte teisės prieiti prie antrinių svetainių arba „„OneDrive“ verslui“ svetainės turinio.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Geriausi dokumentų bendrinimo praktiniai patarimai

Jei dokumentus bendrinate naudodami anoniminių svečių saitus, kviečiami gavėjai turi galimybę bendrinti šiuos saitus su kitais, kurie gali juos naudoti norėdami peržiūrėti turinį. Nenaudokite svečių saitų, jei bendrinami dokumentai yra slapti. Jei norite sumažinti riziką, kad kas nors gali bendrinti anoniminio svečio saitą, geriau bendrinkite dokumentus prašydami prisijungti.

Sprendimas, kaip bendrinti

Svarstydami, ar norite bendrinti turinį išorėje ir kaip tai padaryti, pagalvokite:

  • Kam norite suteikti prieigą prie savo komandos svetainės ir visų antrinių svetainių ir ką norite, kad turintys prieigą asmenys galėtų daryti?
  • Kam savo organizacijoje norite suteikti teisę bendrinti turinį išoriškai?
  • Ar norite užtikrinti, kad tam tikro turinio niekada negalėtų peržiūrėti jūsų organizacijai nepriklausantys asmenys?

Atsakymai į šiuos klausimus padės jums suplanuoti savo turinio bendrinimo strategiją.

Išbandykite tai: Jei norite:

Bendrinkite svetainę

Jei norite bendrinti svetainę, tačiau ir norite apriboti išorinių vartotojų galimybę gauti prieigą prie tam tikro savo organizacijos vidinio turinio, apsvarstykite unikalias teises turinčios antrinės svetainės kūrimą. Šias teises naudotumėte tik bendrindami išoriškai.

Suteikti kažkam, kas nepriklauso jūsų organizacijai, tęstinę prieigą prie svetainės informacijos ir turinio. Šiems asmenims reikalinga galimybė veikti kaip visateisiams svetainės vartotojams ir kurti, redaguoti bei peržiūrėti turinį.
Bendrinkite dokumentą ir reikalaukite prisijungti Suteikite vienam ar keliems savo organizacijai nepriklausantiems asmenims saugią prieigą prie konkrečių dokumentų, kad būtų galima juos peržiūrėti ir bendradarbiauti, bet šiems asmenims nebūtų būtina tęstinė prieiga prie kito jūsų vidinės svetainės turinio.
Bendrinkite dokumentą be reikalavimo prisijungti Pateikti savo organizacijai nepriklausantiems asmenims bendrai naudojamą saitą su ne slaptu ar ne konfidencialiu dokumentu, kad šie asmenys galėtų jį peržiūrėti arba pateikti atsiliepimų. Šiems asmenims nebūtina tęstinė prieiga prie jūsų vidinės svetainės turinio.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Išorinio bendrinimo įjungimas arba išjungimas

Galimybė pakviesti išorinius vartotojus į komandos svetainę yra įgalinta pagal numatytuosius nustatymus, todėl svetainių savininkai ir svetainių rinkinio administratoriai gali bet kada bendrinti komandos svetainę ar bet kokias antrines jos svetaines su išoriniais vartotojais. Tačiau jei esate „Office 365“ administratorius galite pasirinkti išjungti funkciją visose svetainėse, kad toliau kvietimų nebūtų galima siųsti. Kai ši funkcija išjungta, jokie šiuo metu į svetaines pakviesti išoriniai vartotojai nebegalės pasiekti svetainių.

Išorinio bendrinimo įgalinimas ir anoniminės prieigos įgalinimas nėra tas pats. Kai įgalintas išorinis bendrinimas, prisijungdami vartotojai turi būti autentifikuojami, kad galėtų prieiti prie vidinių išteklių.

  1. Eikite į Administravimas > Tarnybos parametrai > Svetainių ir dokumentų bendrinimas.
  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
  • įjunkite išorinį bendrinimą;
  • išjunkite išorinį bendrinimą.

Paveikslėlis, kuriama vaizduojamas leidimo išoriniams vartotojams pasiekti jūsų komandos svetainę ir dokumentus įjungimas / išjungimas.

Sauga  

  • Kai išjungiate išorinį bendrinimą, visiems išoriniams vartotojams, funkcijos išjungimo metu turėjusiems prieigą prie svetainės, ji bus uždrausta ir ateityje kvietimai negalės būti siunčiami. Jei funkcija iš naujo suaktyvinama su „SharePoint“ teisių grupėse nurodytais išorinių vartotojų vardais, tiems vartotojams automatiškai bus vėl įgalinta prieiga. Norėdami visam laikui neleisti vartotojui pasiekti „SharePoint“ svetainės, galite pašalinti jį iš išorinių vartotojų sąrašo.
  • Išjungus išorinį bendrinimą visuotinai, visi bendrai naudojami svečių saitai taip pat nebeveiks. Vėliau funkciją vėl įjungus, šie saitai vėl pradės veikti. Be to, norint visam laikui panaikinti prieigą prie tam tikro dokumento, galima išjungti atskirus saitus, kurie buvo naudojami bendrai.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Atskirų išorinių vartotojų šalinimas

Jei reikia pašalinti išorinius vartotojus, kad jie nebegalėtų pasiekti su jais bendrintų svetainių, galima tai padaryti pašalinant juos iš išorinių vartotojų sąrašo „Office 365“ tarnybos parametruose.

  1. Eikite į Administravimas > Tarnybos parametrai > Svetainių ir dokumentų bendrinimas.
  2. Spustelėkite Atskirų išorinių vartotojų šalinimas
  3. Pažymėkite norimus pašalinti išorinius vartotojus ir spustelėkite Naikinti (šiukšlinės piktograma).

Puslapio viršus Puslapio viršus

Anoniminio svečio saito išjungimas

Kai dokumentas bendrinamas naudojant svečio saitą, šią informaciją galite matyti dokumento ypatybių meniu. Jei norite sužinoti, kaip dokumentus galima bendrinti naudojant svečio saitus, žr. Svetainių arba dokumentų bendrinimas su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis

Dialogo langas Ypatybės, kuriame matoma, kad dokumentas bendrinamas naudojant svečio saitą.

Prieigą prie dokumento, kuris bendrinamas naudojant svečio saitą, galite atšaukti saitą išjungdami.

  1. Eikite į biblioteką, kur yra dokumentas, kurio svečio saitą norite pašalinti.
  2. Nukreipkite į dokumentą pelės žymiklį ir spustelėkite Atidaryti meniu.
  3. Sakinyje Atidarytas kiekvienam, turinčiam saitą spustelėkite svečio saitas.
  4. Šalia svečio saito URL spustelėkite mygtuką Naikinti.
  5. Kai būsite paklausti, ar norite saitą išjungti, spustelėkite Išjungti saitą.
    Dialogo langas, kuriame klausiama, ar norite išjungti bendrinamo dokumento svečio saitą, kad jis daugiau nebeveiktų.

Kai jūsų organizacijai nepriklausantys žmonės mėgins pasiekti turinį naudodami svečio saitą, jiems bus rodomas pranešimas, kad turinio pasiekti jie negali.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Kvietimų atšaukimas

Jei norite atšaukti išoriniam vartotojui išsiųstą kvietimą, galite atšaukti jį, kol jis dar nepriimtas.

Nueikite į svetainę, kurioje norite atšaukti kvietimą.

  1. Eikite į ParametraiMygtukas Parametrai > Svetainės parametrai.
  2. Dalyje Vartotojai ir teisės spustelėkite Prieigos užklausos ir kvietimai.
  3. Dalyje Išorinių vartotojų kvietimai raskite asmenį, kurio nebenorite kviesti į svetainę, ir spustelėkite Atidaryti meniu.
  4. Ypatybių lange spustelėkite Atšaukti.

Jei išorinis vartotojas kvietimą jau priėmė, bet norite pašalinti jo prieigą, galite tai padaryti pašalindami vartotoją iš „SharePoint“ teisių grupės, kuriai jį priskyrėte.

Puslapio viršus Puslapio viršus

 
 
Taikoma:
Office 365 Small Business Premium, SharePoint Online Small Business, „Office 365 Small Business“ administratorius