Failų tvarkymo bibliotekoje (biblioteka: vieta „SharePoint“ tinklalapyje, kurioje valdomas failų rinkinys. Biblioteka gali rodyti kiekvieno failo informaciją (įskaitant ir vartotų nustatytas ypatybes).) būdas priklauso nuo jūsų grupės poreikių ir nuo jūsų pasirinkimo, kaip saugoti informaciją ir kaip jos ieškoti. Planavimas gali padėti sukurti struktūrą, kuri jūsų įmonei tinka labiausiai.
Šiame straipsnyje
Failų tvarkymo būdai
Bibliotekose siūlomos kelios priemonės, kurios padės jums dirbti su keliais failais toje pačioje bibliotekoje. Tačiau galbūt jūsų organizacijai labiau tiktų kelios bibliotekos.
Daugelio dokumentų saugojimas vienoje bibliotekoje
Galbūt norėsite turėti vieną didelę biblioteką, kuri atitiktų įvairius jūsų poreikius. Pavyzdžiui, viena grupė gali dirbti su keliais projektais arba kelios grupės gali dirbti su tuo pačiu projektu.
Naudokite vieną biblioteką, kai:
- Jūsų grupė turi matyti informacijos apie failus santrauką arba skirtingus to paties failų rinkinio rodinius. Pavyzdžiui, vadovas gali norėti pamatyti visus failus, sugrupuotus pagal skyrių arba terminą.
- Žmonės nori ieškoti failų, esančių toje pačioje vietoje arba svetainėje.
- Norite failams pritaikyti vienodus parametrus, pvz., failų versijų (versijų valdymas: numeruotų failų arba elementų kopijų kūrimas, kai redakcija yra įrašoma į biblioteką ar sąrašą.) sekimą arba patvirtinimo reikalavimą.
- Grupės, kurios dirba su biblioteka, pasižymi tomis pačiomis ypatybėmis, pvz., turi tokius pačius leidimo lygius.
Pastaba Unikalų leidimą galima pritaikyti konkretiems failams, tačiau jei leidimo lygiai labai skirsis, geriau naudoti kelias bibliotekas.
- Norite skaičiuoklėje analizuoti informaciją apie failus arba gauti jungtinius failų naujinimus.
Pastaba Galite gauti įspėjimus, kai failai pakeičiami arba peržiūrėti bibliotekoje atliktus keitimus naudodami RSS technologiją. RSS informacijos santraukos leidžia jūsų darbo grupės nariams peržiūrėti jungtinį visų pakeistų failų sąrašą.
Toliau pateikiami keli būdai, kaip peržiūrėti ir valdyti tos pačios bibliotekos failus:
- Stulpelių pridėjimas Siekdami padėti savo grupei nustatyti, kurie duomenys yra patys svarbiausi, ir peržiūrėti duomenis įvairiais būdais, prie bibliotekos galite pridėti stulpelių (stulpelis: pavadinimą turintis duomenų rinkinys, esantis sąraše, bibliotekoje ar turinio tipe, pvz., antraštė arba mokėjimo terminas. Daugelyje rodinių stulpeliai yra rodomi vertikaliai ir vaizduojami kaip formų laukai.). Stulpeliai rodomi bibliotekos puslapio viršuje kaip antraštės, pvz., skyriaus pavadinimas arba terminas. Stulpelių antraštes galite naudoti bibliotekos failams rūšiuoti ir filtruoti.
- Rodinių kūrimas Galite naudoti rodinius (rodinys: stulpelių rinkinys tinklalapyje, rodantis sąraše arba dokumentų bibliotekoje esančius elementus. Rodinyje galima rodyti surūšiuotus arba filtruotus elementus, pažymėtą stulpelių sritį arba pasirinktinį maketą.), jei jūsų grupei priklausantys žmonės nori peržiūrėti duomenis tam tikru būdu. Rodiniuose stulpeliai naudojami duomenims rūšiuoti, grupuoti, filtruoti ir rodyti.
- Aplankų kūrimas Daugelį failų, kuriuos galima tam tikru būdu grupuoti, galima sudėti į aplankus. Aplankai gali padėti žmonėms peržiūrėti ir valdyti failus jiems įprastu būdu. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 siūlomas medžio rodinys, kurį žmonės gali naudoti norėdami perkelti svetaines ir aplankus, kaip tai daro dirbdami su standžiajame diske esančiais aplankais.
- Kelių šablonų nustatymas Jei bibliotekoje yra nustatyti kelių tipų turiniai, toje pačioje bibliotekoje galite sukurti skirtingus numatytųjų šablonų tipus, pvz., pardavimo kontaktai, rinkodaros pristatymai ir biudžeto darbalapiai. Naudojant turinių tipus, bibliotekos tampa lankstesnės ir nuoseklesnės.
Kelių bibliotekų kūrimas
Jei failų rinkiniai, kurios norite saugoti ir tvarkyti, arba žmonių grupės, kurios dirba su tais failais, labai skiriasi, galbūt norėsite turėti kelias bibliotekas.
Naudokite kelias bibliotekas, kai:
- Failų, kuriuos norite saugoti ir tvarkyti, tipai labai skiriasi, o jūs nemanote, kad žmonės dažnai peržiūrės failų santraukas arba ieškos visuose failuose.
- Žmonių grupės, kurios naudoja failus, yra skirtingos ir turi labai skirtingus leidimo lygius.
- Keliems failų rinkiniams turite taikyti skirtingus parametrus, pvz., versijų kūrimą arba tvirtinimą.
- Neturite analizuoti visų failų kartu arba gauti jungtinių failų naujinimų.
- Kurdami naujus failus norite taikyti skirtingus parinkčių rinkinius arba bibliotekos meniu Naujas keisti parinkčių tvarką.
Toliau pateikiami keli būdai, kaip efektyviai dirbti su keliomis bibliotekomis:
- Svetainių šablonų ir stulpelių nustatymas Jei jūsų organizacija visose savo bibliotekose nori nustatyti tam tikrus nuoseklius parametrus, galima nustatyti svetainės šablonus ir svetainės stulpelius. Parametrus galima bendrai naudoti keliose bibliotekose, kad nereikėtų jų kaskart kurti iš naujo.
- Failų siuntimas į kitą vietą Jei norite, kad failas būtų keliose bibliotekose, galite jį saugoti vienoje bibliotekoje ir išsiųsti jo kopiją į kitas bibliotekas. Galite nustatyti, kad atnaujinus pirminį dokumentą, jums primintų atnaujinti ir kitose vietose esantį dokumentą.
- Bibliotekų šablonų kūrimas Jei norite nustatyti tam tikrus vienodus bibliotekų parametrus arba kad bibliotekos turėtų vienodas ypatybes, galite biblioteką įrašyti kaip šabloną. Bibliotekų šablonai jūsų svetainėje siūlomi kaip parinktis. Ją galima pasirinkti meniu Svetainės veiksmai spustelėjus Kurti.
Pastaba Jei prie bibliotekos, kurioje yra failai iš ankstesnio projekto, norite pridėti naujų failų, gali būti sunku nuspręsti, ar kurti jiems naują biblioteką, ar pridėti juos prie jau esančios. Kiekviena situacija yra skirtinga, tačiau jei manote, kad jums kada nors reikės analizuoti arba tvarkyti visus failus kartu, siūlome failus pridėti prie esamos bibliotekos. Galite naudoti stulpelius, filtrus ir rodinius, kad numatytame rodinyje būtų rodomi tik naujausi failai.
Puslapio pradžia
Stulpelio pridėjimas prie bibliotekos
Pagal numatytuosius parametrus bibliotekos seka failo vardą bei informaciją apie failo būseną, pvz., ar jis yra padėtas. Galite nurodyti papildomus stulpelius, kurie padėtų jūsų grupei grupuoti ir sekti failus, pvz., skyriaus pavadinimą arba projekto numerį. Pridėjus stulpelių, galėsite lengviau išnaudoti kelių bibliotekos rodinių galimybes.
Siūlomos kelios kuriamo stulpelio tipo parinktys, įskaitant vieną teksto eilutę, parinkčių išplečiamąjį sąrašą, skaičių, kuris apskaičiuojamas naudojant kitus stulpelius, arba netgi jūsų svetainėje esančio asmens vardą ir nuotrauką.
Pastaba Toliau aprašyta procedūra pradedama nuo bibliotekos, prie kurios norite pridėti stulpelį, puslapio. Jei biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite jos pavadinimą greitosios paleisties srityje. Jei jūsų bibliotekos pavadinimas neparodomas, spustelėkite Peržiūrėti visos svetainės turinį, tada – bibliotekos pavadinimą.
- Spustelėkite meniu Nustatymai
komandą Kurti stulpelį.
- Skyriuje Vardas ir pavadinimas įveskite norimą vardą lauke Stulpelio pavadinimas.
- Skyriuje Šio stulpelio informacijos tipas yra, pažymėkite informacijos, kurią norite rodyti stulpelyje tipą.
- Į skyriaus Papildomi stulpelio parametrai lauką Aprašas įveskite aprašą, kuris padėtų žmonėms suprasti stulpelio paskirtį ir tai, kokie duomenys šiame stulpelyje turi būti. Šis aprašas yra nebūtinas.
- Skyriuje Papildomi stulpelio parametrai gali būti ir daugiau pasirinkčių, tai priklauso nuo stulpelio tipo. Pažymėkite pageidaujamus papildomus parametrus.
- Kad stulpelį pridėtumėte prie numatytojo rodinio, kuris jūsų svetainės lankytojams bus parodytas automatiškai pirmą kartą atidarius biblioteką arba sąrašą, spustelėkite komandą Pridėti į numatytąjį rodinį.
- Spustelėkite Gerai.
Puslapio pradžia
Rodinio kūrimas
Rodinius galite naudoti norėdami pamatyti failus, kurie jums yra svarbiausi arba labiausiai tinka jūsų tikslams. Pavyzdžiui, galite sukurti vėliausiai sukurtų failų rodinį, konkretaus skyriaus failų rodinį arba failų, kuriuos sukūrė vienas žmogus, rodinį. Sukūrus rodinį, jis visada rodomas peržiūrint biblioteką.
Peržiūrėdami bibliotekos failus, galite juos laikinai surūšiuoti arba filtruoti. Tereikia pereiti prie stulpelio pavadinimo ir spustelėti šalia pavadinimo esančią rodyklę žemyn. Tai naudinga, jei failus norite peržiūrėti tam tikru būdu, tačiau kai kitą kartą norėsite peržiūrėti biblioteką, veiksmus turėsite pakartoti.
Jei failus peržiūrėti tam tikru būdu norite dažnai, galite sukurti rodinį. Galėsite šį rodinį naudoti bet kada, kai dirbsite su sąrašu. Sukūrus rodinį, jis pridedamas bibliotekos meniu Rodymas
.
Bibliotekos gali turėti asmeninius ir viešuosius rodinius. Asmeninį rodinį gali sukurti bet kas, kas nori peržiūrėti failus tam tikru būdu ar filtruoti tik norimus peržiūrėti failus. Jei turite teisę kurti svetainę, galite sukurti viešąjį rodinį, kurį galės naudoti kiekvienas, peržiūrintis biblioteką. Bet kurį viešąjį rodinį galima padaryti numatytuoju, kad žmonės automatiškai matytų tą bibliotekos rodinį.
Be to, kurdami svetainę, galite ją susieti su skirtingais rodiniais arba dizaino puslapiais, turinčiais žiniatinklio dalių (tinklalapio dalis: informacijos modulio vienetas, kurį sudaro pavadinimo juosta, rėmas ir turinys. Tinklalapio dalys – tai blokai iš kurių sudaromas tinklalapio dalių puslapis.), kuriose naudojami skirtingi rodiniai.
Jei jūsų grupės nariai peržiūrės biblioteką mobiliuosiuose įrenginiuose, galite sukurti mobiliųjų rodinių, kurie yra ribojami, pvz., ribojamas optimalus rodinyje rodomų sąrašo elementų skaičius, kuris priklauso nuo įrenginio pralaidumo ir apribojimų. Saitų, kuriuose pateikiama daugiau informacijos apie rodinių kūrimą, rasite skyriuje Taip pat žiūrėkite.
Toliau aprašyta procedūra, skirta standartinio tipo rodiniui kurti. Skirtingų tipų rodiniuose galimos parinktys keičiasi, bet pagrindiniai rodinio kūrimo veiksmai yra panašūs.
- Jei biblioteka neatidaryta, greitojo paleidimo srityje spustelėkite ties jos pavadinimu.
Jeigu bibliotekos pavadinimas nerodomas, spustelėkite Rodyti visą svetainės turinį ir spustelėkite savo bibliotekos pavadinimą.
- Spustelėkite meniu Nustatymai komandą Kurti rodinį.
- Dalyje Pasirinkti rodinio formatą spustelėkite norimo kurti rodinio tipą. Dažniausiai reikės spustelėti Standartinis rodinys, tačiau kartais, pvz., kuriant ataskaitą, galite pasirinkti ir kitus rodinius.
- Lauke Rodinio pavadinimas įveskite rodinio pavadinimą, pavyzdžiui, Surūšiuota pagal pavardę.
- Norėdami šį bibliotekos rodinį padaryti numatytuoju, pažymėkite žymės langelį Padaryti šį rodinį numatytuoju. Šį rodinį padaryti numatytuoju galite tik jeigu jis yra viešasis rodinys.
- Skyriaus Auditorija skirtuke Rodyti auditoriją pažymėkite, ar norite kurti asmeninį rodinį, kurį galėsite naudoti tik jūs, ar viešąjį rodinį, kurį galės naudoti ir kiti.
- Skyriuje Stulpeliai galite rodyti arba slėpti stulpelius pažymėdami atitinkamus žymės laukus. Šalia stulpelio pavadinimo įveskite stulpelio eilės tvarką rodinyje nustatantį skaičių.
- Sekcijoje Rūšiuoti pažymėkite parinktis, nurodančias, ar norite rūšiuoti failus ir kaip juos rūšiuoti. Rūšiuodami galite naudoti du stulpelius. Pavyzdžiui, pirmiausia galite rūšiuoti pagal autorių, tada – pagal kiekvieno autoriaus failo vardą.
- Sekcijoje Filtruoti pažymėkite parinktis, nurodančias, ar norite filtruoti failus ir kaip juos filtruoti. Filtruotame rodinyje rodomas mažesnis failų pasirinkimas, pvz., tik failai, sukurti tam tikroje sekcijoje, arba tik failai, kurių būsena Patvirtinta.
- Sekcijoje Grupuoti pagal galite grupuoti elementus, kurių vertė sekcijoje yra ta pati, pvz., kiekvieno autoriaus dokumentų skyrius, kurį galite išplėsti ir sutraukti.
- Skyriuje Sumos galite apskaičiuoti stulpelio elementų skaičių, pavyzdžiui, bendrą problemų skaičių. Kai kuriais atvejais galite sukurti duomenų santrauką arba apskaičiuoti papildomą informaciją, pavyzdžiui, vidurkius.
- Skyriuje Stilius pažymėkite rodinio stilių, pavyzdžiui, nuspalvintą sąrašą, kuriame nuspalvinta kas antra eilutė.
- Jei jūsų bibliotekoje yra aplankų, galite sukurti rodinį, kuriame nėra aplankų. Jis kartais vadinamas erdvės rodiniu. Norėdami visus savo failus peržiūrėti tuo pačiu lygiu, dalyje Aplankai spustelėkite Rodyti visus elementus be aplankų.
- Galite apriboti bibliotekoje siūlomų peržiūrėti failų skaičių arba tame pačiame puslapyje rodomus failus. Šie nustatymai yra ypač svarbūs, jeigu jūs kuriate mobiliojo įrenginio rodinį. Sekcijoje Elementų limitas pažymėkite norimas parinktis.
- Jei planuojate biblioteką peržiūrėti mobiliajame įrenginyje, pažymėkite norimas parinktis dalyje Mobilusis.
- Spustelėkite Gerai.
Puslapio pradžia
Aplanko kūrimas bibliotekoje
Jei bibliotekoje turite kelių tipų dokumentų arba įvairaus turinio, galite sukurti aplankų, kurie padėtų sutvarkyti turinį.
- Jei biblioteka neatidaryta, greitojo paleidimo srityje spustelėkite ties jos pavadinimu.
Jeigu bibliotekos pavadinimas nerodomas, spustelėkite Rodyti visą svetainės turinį ir spustelėkite savo bibliotekos pavadinimą.
- Meniu Naujas
spustelėkite Naujas aplankas.
Pastaba Jūsų biblioteką sukūręs asmuo galėjo nurodyti, kad bibliotekoje negalima kurti aplankų. Jei taip yra, komanda Naujas aplankas nesiūloma.
- Įrašykite aplanko pavadinimą ir spustelėkite Gerai.
Patarimas Jei turite keletą bibliotekų, kuriose yra aplankų, o jūsų grupės vartotojai nori po biblioteką naršyti kaip po savo standųjį diską, jūsų svetainėje galima įgalinti medžio rodinį. Naudojant medžio rodinį, galėsite išplėsti, sutraukti ir lengvai naršyti aplankus. Jei turite leidimą kurti svetaines, galite medžio rodinį įgalinti puslapio Svetainės parametrai dalyje Naršymo parinktys.
Puslapio pradžia
Lietuva
Spausdinti skirta versija
Rodyti viską
Slėpti viską
