Rodyti viską

Slėpti viską

Biblioteka, tai tinklapio vieta, kurioje kartu su komandos nariais galite rinkti naujinti ir tvarkyti failus. Kiekviena biblioteka rodo failų sąrašą ir esminę aprašančią failus informaciją, kuri padeda žmonėms naudoti failus ir dirbti kartu.

Bibliotekas galima tinkinti keliais būdais. Galite valdyti, kaip dokumentai peržiūrimi, sekami, tvarkomi ir kuriami. Galite sekti versijas, įskaitant jų skaičių bei tipą, ir riboti, kas gali matyti dokumentus, kol jie nepatvirtinti.

Galite rinktis iš kelių bibliotekų tipų, atsižvelgdami į norimų saugoti failų tipą ir į tai, kaip planuojate juos naudoti.

• Darbo su bibliotekomis būdai

• Bibliotekų tipai

Darbo su bibliotekomis būdai

Bendrai naudojamų dokumentų biblioteka sukuriama, kai Microsoft Windows SharePoint tarnybos sukuria naują svetainę. Iš karto galite pradėti naudoti šią biblioteką, ją tinkinti arba kurti kitas bibliotekas.

Štai keli būdai, kaip dirbti su bibliotekomis ir padaryti jas naudingesnes jūsų grupei:

• Rodinių kūrimas ir valdymas  Galite naudoti rodinį (rodinys: stulpelių rinkinys tinklalapyje, rodantis sąraše arba dokumentų bibliotekoje esančius elementus. Rodinyje galima rodyti surūšiuotus arba filtruotus elementus, pažymėtą stulpelių sritį arba pasirinktinį maketą.), kad matytumėte tuos bibliotekoje esančius elementus, kurie jums svarbiausi arba geriausiai atitinka tikslą. Faktinės bibliotekos turinys nesikeičia, bet failai tvarkomi arba filtruojami, kad juos būtų lengviau rasti ir juose prasmingai naršyti.
• Dokumento patvirtinimo reikalavimas  Galite nurodyti, kad būtų reikalaujama dokumento patvirtinimo. Dokumentai lieka laukimo būsenos, kol turintis teisę patvirtinti asmuo juos patvirtina arba atmeta. Galite valdyti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti dar nepatvirtintą dokumentą.
• Versijų sekimas  Jei norite saugoti ankstesnes failų versijas (versijų valdymas: numeruotų failų arba elementų kopijų kūrimas, kai redakcija yra įrašoma į biblioteką ar sąrašą.), naudodami bibliotekas galėsite sekti, saugoti ir atkurti failus. Galite sekti visas versijas tokiu pat būdu. Taip pat galite pasirinkti ir nustatyti kai kurias versijas kaip pagrindines, pvz., naujo skyriaus pridėjimą prie vadovo, o kai kurias versijas kaip antrines, pvz., rašybos klaidos taisymą. Kad būtų lengviau tvarkyti saugojimo vietą, galite pasirinkti kiekvienos norimos saugoti versijos tipo numerį.

  Pavyzdžiui, kelionių agentūra gali naudoti failų biblioteką tvarkydama savo failus. Kurdami naują pardavimo pasiūlymą, komandos nariai seka papildomas failo versijas. Padarę klaidą vienoje versijoje, jie gali atkurti ankstesnę versiją. Baigę kurti pasiūlymą, jie gali sukurti ir publikuoti pagrindinę versiją, kad ją patvirtintų juridinis skyrius ir vadovas. Patvirtintą failą gali peržiūrėti kiti įmonės darbuotojai.

• Reikalavimas paimti failus  Kai reikalaujate paimti (išregistruoti: užblokuoti failą redagavimo metu ir neleisti kitiems jo netyčia perrašyti arba redaguoti. Dokumentą vartotojas gali redaguoti tik jį išregistravęs.) failą, užtikrinate, kad tik vienas žmogus galės redaguoti failą, kol jis nepadėtas (įregistruoti: atrakinti redagavimo užraktą ir leisti kitiems vartotojams peržiūrėti atnaujintą failą arba išregistruoti failą.). Reikalavimas, kad dokumentai būtų paimami, uždraudžia keliems asmenims atlikti keitimus tuo pat metu, nes dėl to gali kilti redagavimo konfliktų. Reikalavimas paimti failą taip pat naudingas norint priminti komandos nariams pridėti komentarą, kai jie padeda failą. Taip galima lengviau sekti, kas pakeista kiekvienoje versijoje.
• Būkite informuoti apie keitimus  Bibliotekos, esančios Windows SharePoint Services 3.0, palaiko RSS technologiją, todėl jūsų darbo grupės nariai gali automatiškai gauti naujinimus. RSS leidžia asmenims gauti ir peržiūrėti naujienų ir informacijos naujinimus arba informacijos santraukas vienoje vietoje. Taip pat galite kurti įspėjimus el. paštu, kad būtų pranešama, kai failai keičiami.
• Failų redagavimas neprisijungus  Norėdami dirbti su failais, perkeltais į jūsų standųjį diską, galite juos paimti ir dirbti neprisijungę, jei naudojate programą, suderinamą su Windows SharePoint Services 3.0, pvz., 2007 Microsoft Office sistema.
• Darbas su biblioteka iš el. pašto programos  Naudodami el. pašto programą, suderinamą su Windows SharePoint Services 3.0, pvz., Microsoft Office Outlook 2007, galite pasiimti savo svarbią informaciją su savimi. Naudodami savo el. pašto programą, galite neprisijungę skaityti bei redaguoti failus ir juose ieškoti.
• Paprastas dokumentų kopijavimas į kitą vietą  Galite lengvai siųsti failą į kitą vietą Windows SharePoint Services 3.0 svetainėje. Kai naujinate pradinį dokumentą, galite pasirinkti, kad būtų raginama naujinti failą kitose vietose.
• Turinio tipų apibrėžimas   Jei jūsų grupė dirba su kelių tipų failais, pvz., darbalapiais, pristatymais ir dokumentais, galite išplėsti savo bibliotekos funkcijas įgalindami ir apibrėždami kelis turinio tipus (turinio tipas: turinio kategorijos nustatymų grupė, kurią galima kartotinai naudoti. Turinio tipus naudokite metaduomenims, šablonams, elementų ir dokumentų elgsenai valdyti. Turinio tipai yra aprašomi svetainės lygmeniu ir naudojami sąrašuose ir bibliotekose.). Turinio tipai suteikia lankstumo ir vientisumo keliose bibliotekose. Kiekvienas turinio tipas gali nurodyti šabloną ir darbo eigos (darbo eiga: automatizuotas dokumentų arba elementų judėjimas konkrečia veiksmų arba užduočių, susijusių su verslo procesu, seka. Darbo eigą galima naudoti nuosekliai valdant įprastinius verslo procesus, pavyzdžiui, dokumentams patvirtinti arba peržvelgti.) procesus.

  Pavyzdžiui, pardavimo skyrius gali turėti pardavimo ataskaitų, standartinių dokumentų, biudžetų ir pristatymų šablonus. Kiekviename šablone yra įmonės logotipas ir veiklos pagrindų paskelbimas. Kurdami naują failą dokumentų bibliotekoje, žmonės gali pasirinkti norimą naudoti šabloną.

• Unikalių teisių nurodymas  Galite nurodyti unikalias bibliotekos ar net bibliotekoje esančio failo teises.
• Darbo eigų kūrimas  Dokumentų biblioteka arba turinio tipas gali naudoti darbo eigas, kurias jūsų organizacija apibrėžė verslo tikslais, pvz., dokumentų patvirtinimo arba peržiūros valdymą.

 Puslapio pradžia

Bibliotekų tipai

Naudojamos bibliotekos tipas priklauso nuo bendrinamų failų rūšies:

• Dokumentų biblioteka   Daugeliui failų tipų, įskaitant dokumentus ir skaičiuokles, naudokite dokumentų biblioteką. Dokumentų bibliotekoje galite saugoti kitų rūšių failus, tačiau kai kurie failų tipai yra blokuojami saugumo sumetimais. Jei dirbate su tarnybomis „Windows SharePoint Services“ suderinamomis programomis, galite šiuos failus kurti iš bibliotekos. Pavyzdžiui, jūsų rinkodaros komanda gali turėti savo medžiagų planavimo biblioteką, naujienų laidas ir leidinius.
• Paveikslėlių biblioteka   Jei norite dalytis skaitmeninėmis nuotraukomis arba grafiniais vaizdais, naudokite paveikslėlių biblioteką. Nors paveikslėlius galima saugoti kitų tipų „SharePoint“ bibliotekose, tačiau paveikslėlių bibliotekos turi keletą privalumų. Pavyzdžiui, paveikslėlių bibliotekoje nuotraukas galite peržiūrėti skaidrių rodinyje, parsisiųsti paveikslėlius į savo kompiuterį ir redaguoti paveikslėlius grafinėse programose, suderinamose su tarnybomis „Windows SharePoint Services“. Turėkite omenyje, kad galite sukurti paveikslėlių biblioteką, jei jūsų komanda naudoja daug grafinių vaizdų, pavyzdžiui, logotipų, įmonėje naudojamų vaizdų, arba jei norite saugoti komandos įvykių ar naujų produktų pristatymo nuotraukas.
• „Wiki“ puslapio biblioteka   Jei norite sukurti sujungtų „wiki“ puslapių rinkinį, naudokitės „wiki“ puslapių biblioteka. „Wiki“ leidžia keliems žmonėms iš karto rinkti informaciją paprastu formatu, kurį lengva kurti ir modifikuoti. Galite į savo biblioteką pridėti „wiki“ puslapių su paveikslėliais, lentelėmis, hipersaitais ir vidiniais saitais. Pavyzdžiui, jei jūsų komanda sukuria projektui „wiki“ puslapį, svetainėje tarpusavyje sujungtų puslapių sekoje gali būti saugomi patarimai ir gudrybės.
• Formų biblioteka   Jei jums reikia valdyti verslo formų grupę, kurių pagrindas yra XML verslo formos, naudokite formų biblioteką. Pavyzdžiui, jūsų organizacija gali užsimanyti naudoti formų biblioteką išlaidų ataskaitoms saugoti. Formų bibliotekos nustatymui reikia su tarnybomis „Windows SharePoint Services“ suderinamo XML redaktoriaus arba XML maketavimo programos, pavyzdžiui, tokios kaip „Microsoft Office InfoPath“.

 Puslapio pradžia