Užduotis galite kurti ne tik sau, bet ir paskirti kitiems asmenims. Tai atliksite, kitam vartotojui nusiuntę užduoties užklausą (užduoties užklausa: Užklausa, siunčiama su el.laišku ir nurodanti to laiško gavėjui atlikti užduotį. Gavėjui užduotį priėmus, ji įtraukiama į gavėjo užduočių sąrašą ir gavėjas tampa nauju užduoties savininku.) . Asmuo, gavęs užklausą, tampa laikinuoju užduoties vadovu. Jis gali užduoties atsisakyti, gali ją priimti arba paskirti kitam. Atmesta užduotis grąžinama jums. (Bet jums reikės pareikalauti grąžinti vadovavimą, t. y. grąžinti užduotį į savo užduočių sąrašą (užduočių sąrašas: Užduočių sąrašas, kuris pasirodo Užduočių aplanke ir aplanko Kalendorius užduočių blokelyje.) ). Jei užduotį kitas vartotojas priima, jis tampa nuolatiniu vadovu. Jei jis savo ruožtu paskiria užduotį kitam, tada šis asmuo tampa naujuoju užduoties vadovu.

Užduotį gali keisti vienintelis asmuo – vadovas. Jei jis pakeičia užduotį, programa Microsoft Outlook atnaujina visas šios užduoties kopijas – ir asmens, kuris išsiuntė užduoties užklausą, ir visų kitų ankstesnių užduoties vadovų kopijas. Kai vadovas užduotį atlieka, programa Outlook automatiškai išsiunčia ataskaitą apie užduoties būseną asmeniui, kuris paskyrė šią užduotį, ir visiems kitiems ankstesniems užduoties vadovams, taip pat visiems pareikalavusiems šios ataskaitos.

Jei užduotį skiriate keliems asmenims vienu metu, užduočių sąraše negalite laikyti atnaujintos kopijos. Jei paskyrę vieną užduotį keliems asmenims norite iš programos Outlook nuolat gauti naujausią informaciją apie užduoties vykdymą, visą darbą suskirstykite į kelias atskiras užduotis ir kiekvieną iš jų paskirkite atskirai. Pvz., jei trys darbuotojai turi parašyti ataskaitą, sukurkite tris ataskaitos rašymo užduotis ir pavadinkite jas taip: „Ataskaita: 1 autorius“, „Ataskaita: 2 autorius“ ir „Ataskaita: 3 autorius“.