Numatytuoju atveju programų pakete Microsoft Office 2003 palaikoma daug kalbų. Tai reiškia, kad dirbdami su programa Microsoft Outlook, galite skaityti ir siųsti pranešimus tomis kalbomis. Gavus pranešimą programa Outlook žino, kuriuo simbolių rinkiniu rodyti pranešimą, nes siuntėjo el. pašto programa pažymėjo pranešimo kalbos kodavimą. Taip pat, kai kuriate, persiunčiate ar atsakote į pranešimą, programa Outlook užkoduoja pranešimą.

Tai, kaip pranešimai yra koduojami, priklauso nuo naudojamos programos Microsoft Internet Explorer versijos. Jei naudojate Internet Explorer 5.5 ar vėlesnę versiją, programa Outlook įvertina pranešimo tekstą ir automatiškai parenka kodavimą, kuris gali pateikti visus pranešime esančius simbolius, ir tada jame įrašo šią informaciją. Tačiau kai kurios kalbos turi kelis kodavimus, galinčius pateikti šį simbolių rinkinį. Tokiu atveju programa Outlook naudoja kodavimą, kuriam teikiama kompiuteryje nustatyta pirmenybė. Naudojant ankstesnę nei 5.5 programos Internet Explorer versiją ar kitas naršykles, programa Outlook automatiškai pažymi pranešimo kodavimą, kuriam teikiama jūsų kompiuteryje nustatyta pirmenybė, o ne pranešimo simboliais paremtu kodavimu.

Kartais kodavimas, kuriam teikiama pirmenybė, netinka konkrečiam simbolių rinkiniui. Tokiu atveju reikia pakeisti konkretaus pranešimo kodavimą. Pavyzdžiui, jei teikiama pirmenybė Western European kodavimui, o norite siųsti tekstą graikų kalba, reikia pasirinkti Greek (Windows ) (kodavimo pranešimui pritaikymas rankiniu būdu).