Spustelėję programos Outlook kalendoriaus laiko juostelės padalą, galite rašyti visai kaip į popierinę užrašų knygelę. Naujos elemento spalvos padeda greitai pamatyti dabartinę datą ir laiką. Dabartinis laikas spalvotai išryškintas yra rodomas tik rodiniuose Diena ir Darbo savaitė. Galite nustatyti, kad programa garsu ar pranešimu jums primintų apie paskyras, susitikimus bei renginius, o šiuos elementus galite nuspalvinti, kad kiekvieną atpažintumėte vos užmetę akį.

Savo kalendoriuje tiesiog pažymėkite laiką, sukurkite paskyrą ir pasirinkite, kuriuos asmenis kviesite. Programa Outlook jums padės rasti artimiausią visiems dalyviams tinkamą laiką. Išsiuntus el. paštu pranešimą apie susitikimą, kiekvienas dalyvis savo aplanke Gauta gauna susitikimo užklausą. Ją atidariusį gavėją programa Outlook informuoja, ar susitikimo laikas nesutampa su kurio nors kito kalendoriaus elemento laiku. Paspausdamas atitinkamą mygtuką, dalyvis gali priimti kvietimą, pranešti, kad jis dar neapsisprendė, arba atsisakyti dalyvauti. Jei jūs (susitikimo iniciatorius) leidote, dalyvis gali siūlyti kitą susitikimo laiką. Kaip iniciatorius jūs turite galimybę matyti, kas priėmė kvietimą, kas jo atsisakė, kas pasiūlė kitą laiką – pakanka tik atidaryti susitikimą.

Galite susikurti kalendorių, kuris vienu metu rodytų grupės asmenų arba aprūpinimo tvarkaraščius. Pvz., tokiame kalendoriuje galėtumėte matyti visų savo skyriaus darbuotojų ir aprūpinimo (tarkime, visų įstaigos pastate esančių posėdžių salių) užimtumo tvarkaraščius, o tokia informacija supaprastintų susirinkimų planavimą.

Taip pat galite kopijuoti arba perkelti paskyrimus iš vieno kalendoriaus į kitą. Naudodami Žvalgos sritį (Žvalgos sritis: Outlook lango kairėje pusėje esanti sritis, kurioje yra Nuorodų arba Pašto sritys, o kiekvienoje jų gali būti nuorodos arba aplankai. Norėdami pamatyti aplanko elementus, spustelėkite aplanką.) galite greitai subendrinti savo kalendorių ir atidaryti kitų sukurtus bendrus kalendorius. Priklausomai nuo savininko nustatytų leidimų, galite kurti arba keisti paskyrimus bendruose kalendoriuose.

Naudodamasis atstovų teisių priemone, iš savo programos Outlook kopijos vienas asmuo gali tvarkyti kito asmens kalendorių. Pvz., direktoriaus kalendorių gali tvarkyti reikalų tvarkytojas. Jei direktorius paskirs reikalų tvarkytoją savo atstovu, šis galės direktoriaus vardu kurti arba naikinti paskyras, perkelti jas į kitą vietą ir organizuoti susitikimus.