Laiškų tvarkymas naudojant taisykles

Šiame straipsnyje paaiškinama, kas yra taisyklės ir kaip jas galima naudoti norint palaikyti tvarką ir sekti naujausius įvykius aplanke Gauta.

Šiame straipsnyje


Kaip taisyklės padeda tvarkyti laiškus

Taisyklė yra veiksmas, kurį programa „Microsoft Outlook“ automatiškai atlieka su gaunamu ar išsiųstu laišku, atitinkančiu taisyklėje nurodytas sąlygas. Galite pasirinkti daug sąlygų ir veiksmų naudodami Taisyklių ir įspėjimų vedlį. Taisyklės netaikomos jau perskaitytiems laiškams, jos taikomos tik dar neskaitytiems laiškams.

Taisyklės skirstomos į dvi bendrąsias kategorijas: organizavimo ir pranešimo. Taisyklių ir perspėjimų vedlyje yra dažniausiai naudojamų taisyklių šablonai.

  • Būk organizuotas    Šios taisyklės padeda tvarkyti ir pratęsti veiksmus su laiškais. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę laiškams, gautiems iš konkretaus siuntėjo, pavyzdžiui, Dariaus Stasevičiaus, su žodžiu „pardavimas" eilutėje Tema, kad jie būtų pažymėti vykdyti, klasifikuoti kaip Pardavimai ir perkelti į aplanką Dariaus pardavimai.
  • Naujinti    Šios taisyklės kokiu nors būdu įspėja, kai gaunate tam tikrą laišką. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę, kuri automatiškai išsiunčia įspėjimą į mobilųjį telefoną, kaip gaunate laišką nuo šeimos nario.
  • Pradžia naudojant tuščią taisyklę    Tai yra taisyklės, kurias galite kurti nuo pradžių.

Taisyklės šablonai

Pav. 2  Taisyklių ir įspėjimų vedlyje yra kelios iš anksto apibrėžtos taisyklės, vadinamos šablonais.

Išimtys

Į savo taisykles galite įtraukti išimtis, taikomas tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, kai laiškas pažymėtas vykdyti arba kaip svarbus. Taisyklė netaikoma laiškui, jei jis atitinka bent vieną jūsų nurodytą išimtį.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Taisyklės kūrimas naudojant šabloną

  1. Naršymo srityje (Naršymo sritis: stulpelis, kuriame galite pasiekti aplankus, naudojamus jūsų informacijai suorganizuoti. Spustelėjus aplanką parodomi jame esantys elementai. Srityje taip pat yra skyrius Parankiniai aplankai ir mygtukai, skirti perjungti pašto, kalendoriaus, užduočių ir kitus rodinius.) spustelėkite Paštas.
  2. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.
  3. Jei turite daugiau nei vieną el. pašto abonementą, sąraše Keitimus taikyti šiam aplankui pažymėkite norimą aplanką Gauta.
  4. Spustelėkite Nauja taisyklė.
  5. Dalies 1-as žingsnis: pasirinkite šabloną šablonų rinkinių Būk organizuotas arba Naujinti pasirinkite norimą šabloną.
  6. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę. Pavyzdžiui, jei spustelėsite saitą asmenys arba siuntimo sąrašas, bus atidaryta adresų knyga.
  7. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.
  8. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.
  9. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.
  10. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.
  11. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.
  12. Norėdami baigti kurti taisyklę, įveskite jos pavadinimą ir pasirinkite kitas norimas parinktis.
    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems viename iš jūsų aplankų, pažymėkite žymės langelį Dabar taikyti šią taisyklę pranešimams, jau esantiems „aplankas.
    • Norėdami taikyti šią taisyklę visiems savo el. pašto abonementams ir aplankui Gauta, susietam su kiekvienu abonementu, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.
  13. Spustelėkite Baigti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Taisyklės kūrimas nuo pradžių

Jei norite kurti taisyklę pasirinkdami savo sąlygas, veiksmus ir išimtis, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Naršymo srityje (Naršymo sritis: stulpelis, kuriame galite pasiekti aplankus, naudojamus jūsų informacijai suorganizuoti. Spustelėjus aplanką parodomi jame esantys elementai. Srityje taip pat yra skyrius Parankiniai aplankai ir mygtukai, skirti perjungti pašto, kalendoriaus, užduočių ir kitus rodinius.) spustelėkite Paštas.
  2. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.
  3. Jei turite daugiau nei vieną el. pašto abonementą, sąraše Keitimus taikyti šiam aplankui pažymėkite norimą aplanką Gauta.
  4. Spustelėkite Nauja taisyklė.
  5. Dalyje Pradėti nuo tuščios taisyklės spustelėkite Pranešimus tikrinti gaunant arba Tikrinti išsiųstus pranešimus, tada spustelėkite Pirmyn.
  6. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.
  7. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.
  8. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.
  9. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.
  10. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.
  11. Norėdami baigti kurti taisyklę, įveskite jos pavadinimą ir pasirinkite kitas norimas parinktis.
    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems viename iš jūsų aplankų, pažymėkite žymės langelį Dabar taikyti šią taisyklę pranešimams, jau esantiems „aplankas.
    • Norėdami taikyti šią taisyklę visiems savo el. pašto abonementams ir aplankui Gauta, susietam su kiekvienu abonementu, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.
  12. Spustelėkite Baigti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Taisyklės kūrimas naudojant laišką

Galite kurti taisyklę tiesiog pagal laišką. Pavyzdžiui, kurti taisyklę, kurią taikant laiškai, gauti iš kokio nors asmens, perkeliami į konkretų aplanką.

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite laišką, pagal kurį norite kurti taisyklę, tada laikinajame meniu spustelėkite Kurti taisyklę.

Dialogo lange Taisyklės kūrimas pažymėkite parinkčių, į kurias jau įvesta jūsų pažymėto laiško informacija, žymės langelius.

  1. Pažymėkite žymės langelį Perkelti elementą į aplanką.
  2. Spustelėkite esamą aplanką arba Naujas, kad sukurtumėte naują aplanką, skirtą laiškams saugoti.
  3. Norėdami į taisyklę įtraukti daugiau sąlygų, veiksmų ar išimčių, spustelėkite Išplėstinės parinktys ir vykdykite likusius taisyklių ir įspėjimų vedlio nurodymus.

Patarimas:     norėdami taikyti ką tik sukurtą taisyklę, paskutiniame taisyklių ir įspėjimų vedlio puslapyje pažymėkite žymės langelį Dabar taikyti šią taisyklę pranešimams, jau esantiems aplankas.

Visi jūsų aplanke Gauta arba bet kuriame kitame jūsų pasirinktame aplanke esantys laiškai, atitinkantys su taisykle susietas sąlygas ir išimtis, perkeliami į nurodytą aplanką. Norėdami patikrinti naująją taisyklę, atidarykite naująjį aplanką. Ar laiškai perkelti teisingai?

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Taisyklės vykdymas periodiškai, bet ne visą laiką

Jei norite taisyklę vykdyti periodiškai, bet ne visą laiką, atlikite tokius veiksmus:

  1. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.
  2. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai išjunkite taisyklę išvalydami šalia jos esantį žymės langelį.
  3. Spustelėkite Vykdyti taisykles dabar.
  4. Dialogo lango Taikyti taisykles dabar dalyje Pasirinkite, kurias taisykles paleisti pažymėkite žymės langelį, esantį šalia norimos vykdyti taisyklės.
  5. Pažymėkite aplanką, kuriam norite taikyti taisyklę.
  6. Pažymėkite laiškų kategoriją, kuriai norite taikyti taisyklę.

Pavyzdžiui, galite taikyti taisyklę tik neperskaitytiems aplanko laiškams.

  1. SpustelėkiteVykdyti dabar.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Serverio ir kliento kompiuterio taisyklės

Serverio taisyklės    Jei naudojate „Microsoft Exchange“ abonementą, serveris jūsų laiškams gali taikyti taisykles net tada, kai programa „Outlook“ uždaryta. Tai vadinamosios serverio taisyklės. Taisyklės turi būti nustatytos taip, kad būtų taikomos laiškams, kai jie pristatomi į serveryje esantį jūsų aplanką Gauta, ir turi būti visiškai įvykdytinos serveryje. Pavyzdžiui, taisyklė negali būti visiškai įvykdyta serveryje, jei veiksmas nurodo spausdinti laišką. Jei taisyklės negalima taikyti serveryje, ji taikoma paleidžiant programą „Outlook“.

Kliento kompiuterio taisyklės    Klientas yra el. pašto programa, veikianti asmens kompiuteryje. Taisyklė, kurios negali taisyti serveris, yra kliento kompiuterio taisyklė, nes ji vykdoma tik asmens kompiuteryje. Jei jūsų taisyklių sąraše yra ir taisyklių, kurios gali būti vykdomos serveryje, ir taisyklių, kurių serveryje vykdyti negalima, pirma taikomos serverio taisyklės, o tada – kliento kompiuterio taisyklės.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymas ir pranešimai „išvykęs (-usi)“

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai ir pranešimai „išvykęs (-usi)“ laikomi laiškais. Pavyzdžiui, kai sukuriate taisyklę, kuri perkelia elementus (elementas: pagrindinis elementas, kuriame programoje „Outlook“ yra laikoma informacija (panašu į failą kitose programose). Elementų pavyzdžiai: el. laiškai, paskyros, kontaktai, užduotys, žurnalo įrašai pastabos ir išsiųsti elementai bei dokumentai.), kurių lauke Tema yra žodis „susitikimas“, į konkretų aplanką, į jį bus perkeliamos visos pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai ir pranešimai „išvykęs (-usi)“, atitinkantys šią sąlygą.

 Pastaba   Jei balsavimo atsakymas iškeliamas iš aplanko Gauta, atsakymas nėra automatiškai sekamas pradiniame laiške.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Susitikimų bei užduočių užklausos ir dokumentai

Susitikimų bei užduočių užklausos ir dokumentai laikomi laiškais. Pavyzdžiui, kai kuriate taisyklę, kuri perkelia elementus (elementas: pagrindinis elementas, kuriame programoje „Outlook“ yra laikoma informacija (panašu į failą kitose programose). Elementų pavyzdžiai: el. laiškai, paskyros, kontaktai, užduotys, žurnalo įrašai pastabos ir išsiųsti elementai bei dokumentai.), kurių lauke Tema yra žodis „susitikimas“ į konkretų aplanką, ten perkeliamos ir visos užduočių ar susitikimų užklausos, atitinkančios šią sąlygą. Tačiau kurdami taisykles, kurios turi įtakos šio tipo elementams, atsižvelkite į šiuos apribojimus:

  • Perkėlus elementą į ne pašto aplanką, jo veikimas gali būti ne toks, kaip tikimasi. Pavyzdžiui, perkėlus laišką į aplanką Kalendorius, nauja paskyra nekuriama.
  • Jei susitikimo ar užduoties atsakymas perkeliamas į aplanką Pašalinta naudojant taisyklę, atsakymas nesekamas pagal pradinį elementą.
  • Jei susitikimo užklausa automatiškai perkeliama į aplanką Pašalinta, susitikimas neįtraukiamas į aplanką Kalendorius.
  • Taisyklės, turinčios įtakos jūsų siunčiamiems laiškams, netaikomos užduočių ir susitikimų užklausoms.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Paskirstymo sąrašai

Nauja paskirstymo sąrašo taisyklė veiks įvairiai, atsižvelgiant į tai, kaip kursite tą taisyklę:

  • Laiškų, siųstų pagal paskirstymo sąrašą, perkėlimas į aplanką    Jei pasirinkote šį taisyklės šabloną, į nurodytą aplanką bus perkeliami tik pagal paskirstymo sąrašą siųsti laiškai. Laiškai, gauti iš asmenų, įtrauktų į paskirstymo sąrašą, nebus perkeliami į nurodytą aplanką.

 Pastaba   Ši taisyklė veikia tik naudojant „Exchange“ abonementus.

  • Laiškų, gautų iš kokio nors asmens, perkėlimas į aplanką    Jei pasirinkote šį taisyklės šabloną, į nurodytą aplanką taip pat bus perkeliami laiškai, gauti iš visų asmenų, įtrauktų į jūsų nurodytą paskirstymo sąrašą.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Laiškų persiuntimas už jūsų organizacijos ribų

Jei dirbate organizacijoje, kuri naudoja „Exchange“, pagal numatytuosius nustatymus laiškai, kuriuos naudodami taisyklę persiųsite į išorinius el. pašto adresus, esančius ne jūsų organizacijoje, nebus siunčiami. Šis parametras, kurį valdo jūsų „Exchange“ administratorius, padeda neleisti atskleisti įmonės duomenų.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

 
 
Taikoma:
Outlook 2007