Įrašų „Business Contact Manager“ naudojimas

„Business Contact Manager for Outlook“ jūsų informacija laikoma įrašuose (įrašas: išsami forma Abonementas, Verslo kontaktas arba Galimybė. Įraše yra Abonemento, Verslo kontakto arba Galimybės informacija bei kiti įrašai ir elementai, kurie susieti su juo.), kurie gali būti susieti vienas su kitu.

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip atlikti pagrindines užduotis, pvz., įtraukti ir redaguoti įrašą. Paminėtos ir sudėtingesnės užduotys, pvz., tinkinimas, tačiau šių užduočių skyriuje yra saitų su straipsniais, kuriuose yra išsamesnės informacijos.

 Pastaba   Mes naudojame terminus forma ir įrašas sinonimiškai, tačiau iš esmės formos yra tušti įrašai.

Visą „Programai „Outlook“ skirtą „Business Contact Manager““ įrašų tipų sąrašą žr. „Business Contact Manager“ įrašų tipų apžvalga.

Ką norėtumėte daryti?


Naujo įrašo įtraukimas

Visi įrašai pradedami nuo tuščių formų (forma: programos „Business Contact Manager for Outlook“ elementų informacijos rinkimo ir paskirstymo būdas.), kurias pildote įvesdami informaciją arba importuodami duomenis. Daugiau informacijos apie duomenų įtraukimą ar įvedimą žr. Verslo įrašų įtraukimas į „Business Contact Manager“.

  1. Naršymo srityje spustelėkite Business Contact Manager.
  2. Juostelės grupėje Naujas spustelėkite vieną iš šių parinkčių:
    • Naujas klientas  Klientai
    • Naujas verslo kontaktas  Verslo kontaktai
    • Nauja galimybė  Galimybės
    • Nauji elementai  Naujų elementų piktograma, o tada spustelėkite norimą įrašo tipą. Norėdami atidaryti verslo kontakto arba rinkodaros veiklos įrašą, žymiklį nukreipkite į Verslo kontaktas ar Rinkodara, o tada spustelėkite įrašą.

Atsidaro tuščia forma.

  1. Formos puslapiuose Bendra, Išsami informacija ir Retrospektyva įveskite informaciją ir įrašykite įrašą.

 Patarimas   Naują įrašą galite kurti ir naudodami kitus „Outlook“ aplankus, pvz., Gauta. Skirtuko Pagrindinis grupėje Naujas spustelėkite Naujas elementas, o tada spustelėkite įrašo tipą.

Įrašai išvardijami darbo sričių skirtukuose. Norėdami atidaryti įrašą dukart spustelėkite jį. Informacijos apie darbo sritis žr. „Business Contact Manager“ darbo sričių tvarkymas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Darbas su įrašais

Įtraukę įrašus galite pageidauti peržiūrėti ir atnaujinti juose esančią informaciją.

Ką norėtumėte daryti?


Informacijos apie tai, kaip panaikinti įrašus, žr. „Business Contact Manager“ įrašų naikinimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Įrašo radimas ir redagavimas

  1. Norėdami matyti darbo sritį, naršymo srities dalyje Business Contact Manager spustelėkite vieną iš šių aplankų:
    1. Kontaktų valymas.
    2. Pardavimai
    3. Rinkodara.
    4. Projektų valdymas.
  1. Spustelėkite norimą skirtuką.
  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • Slinkite, kol rasite ieškomą įrašą.
    • Lauke Ieška įveskite įrašo pavadinimą, o tada spustelėkite mygtuką Ieškoti. Ieškos piktograma.
  3. Norėdami atidaryti įrašą, spustelėkite jį du kartus.
  4. Pagal poreikį įtraukite ar pakeiskite informaciją ir juostelės grupėje Veiksmai spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.


 Pastabos 

Puslapio viršus Puslapio viršus

Failo susiejimas arba pridėjimas prie įrašo

Galite ir susieti failą su įrašu, ir pridėti failą prie įrašo. Susieti failai išvardijami įrašo puslapyje Retrospektyva, tačiau nesaugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje. Pridėti failai saugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje ir rodomi įrašo skyriuje Komentarai.

  1. Norėdami matyti darbo sritį, naršymo srities dalyje Business Contact Manager spustelėkite vieną iš šių aplankų:
    1. Kontaktų valymas.
    2. Pardavimai
    3. Rinkodara.
    4. Projektų valdymas.

 Pastaba   Prie rinkodaros veiklos ir projektų užduočių failus galite tik pridėti. Su jomis susieti failų negalite.

  1. Spustelėkite skirtuką, kuriame yra norimas įrašas.
  2. Norėdami atidaryti įrašą, spustelėkite jį du kartus.
  3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • Failo susiejimas su įrašu    
      1. Juostelės grupėje Rodyti spustelėkite Retrospektyva.
      2. Skyriuje Ryšių retrospektyvos elementai spustelėkite Naujas, o tada spustelėkite Failas.
      3. Spustelėkite norimą susieti failą, tada spustelėkite Atidaryti.

Failas yra įrašo ryšių retrospektyvoje. Norėdami atidaryti failą, dukart jį spustelėkite.

 Pastaba   Jei susietas failas panaikinamas iš pirminės vietos, saitas su failu irgi panaikinamas iš „Business Contact Manager“ įrašų.

Informacijos apie tai, kaip su įrašu susieti kitų tipų ryšių retrospektyvos elementus, žr. Ryšių su klientais sekimas naudojant „Business Contact Manager“.

 Pastaba   Priklausomai nuo įrašo tipo laukas Komentarai yra įrašo puslapyje Bendra arba Išsami informacija. Skambučių sąrašuose komentarų laukas yra ir įrašo skyriaus Skambučių žurnalas scenarijaus laukas. Daugiau informacijos apie failų pridėjimą prie rinkodaros veiklos žr. Produktų ir paslaugų pateikimas į rinką naudojant „Business Contact Manager“.

  1. Spustelėkite skirtuką Įterpimas.
  2. Grupėje Įtraukti spustelėkite Pridėti failą.
  3. Spustelėkite norimą pridėti failą, tada spustelėkite Įterpti.

Failas įterpiamas failo skyriuje Komentarai.

 Pastaba   Pridėti failai saugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje. Jei failas panaikinamas iš jo pradinės vietos, jis išlieka nepaliestas įraše.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Susitikimo ar paskyros nustatymas peržiūrint įrašą

  1. Naršymo srities dalyje Business Contact Manager spustelėkite vieną iš pateiktų aplankų, kad būtų parodyta darbo sritis:
    • Kontaktų tvarkymas.
    • Pardavimas.
    • Projektų valdymas.
  2. Spustelėkite norimą skirtuką.

 Pastaba   Susitikimų ar paskyrų planuoti pagal projekto užduoties įrašus negalima.

  1. Norėdami atidaryti įrašą, spustelėkite jį du kartus.
  2. Toliau nurodytų juostelės įrašų tipų grupėje Susisiekti spustelėkite atitinkamą mygtuką ryšiui pradėti:
Įrašo tipas Spustelėkite
Klientas
  • El. laiškas
  • Kvietimas susitikti
  • Paskyra
  • Daugiau, o tada spustelėkite:
    • Skambutis
    • Tinklalapis
    • Schema
Verslo kontaktas ir galimas klientas
  • El. laiškas
  • Kvietimas susitikti
  • Paskyra
  • Daugiau, o tada spustelėkite:
    • Skambutis
    • Tinklalapis
    • Schema
Galimybė
  • El. laiškas
  • Kvietimas susitikti
  • Paskyra
Verslo projektas
  • El. laiškas
  • Kvietimas susitikti
  • Paskyra

Puslapio viršus Puslapio viršus

Vykdytino įrašo žymėjimas

Daugelis įrašų tipų leidžia jums užsidėti vykdymo žymę, kad ji jums primintų apie būtiną atlikti užduotį. Vykdymo žymės nustatymas įtraukia įrašą į „Outlook “ Užduočių juosta esantį užduočių sąrašą.

  1. Norėdami matyti darbo sritį, naršymo srities dalyje Business Contact Manager spustelėkite vieną iš šių aplankų:
    1. Kontaktų valymas.
    2. Pardavimai
    3. Rinkodara.
    4. Projektų valdymas.
  1. Spustelėkite norimą skirtuką.
  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • Norėdami pažymėti įrašą spustelėkite jį skirtuke.

 Patarimas   Vienu metu skirtuke galima nustatyti daugiau nei vieno įrašo vykdymo žymę.

RodytiKaip pažymėti daugiau nei vieną įrašą?

Norėdami pažymėti greta vienas kito esančius įrašus, paspauskite klavišą SHIFT, tada spustelėkite pirmą ir paskutinį įtrauktinos grupės įrašą. Norėdami pažymėti ne greta esančius įrašus, paspauskite klavišą CTRL, tada spustelėkite atskirus įrašus. Norėdami pažymėti visus įrašus, spustelėkite vieną, tada paspauskite CTRL+A.

  • Norėdami atidaryti įrašą, spustelėkite jį du kartus.
  1. Juostelės grupėje Žymės spustelėkite Vykdyti, tada spustelėkite norimą parinktį.

 Pastaba   Kai vykdymo žymę nustatote kaip Pasirinktinis, turite nustatyti pradžios datą ir terminą. Galite nustatyti priminimą tam tikrą datą ar tam tikrą laiką.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Įrašų klasifikavimas

Kategorija yra spalva, žodis ar frazė, kuriuos norite susieti su įrašais, kad būtų lengviau rasti, rūšiuoti, filtruoti ar grupuoti susijusius įrašus. Pvz., galite priskirti raudoną spalvą visiems verslo kontaktams, kurie dirba su geriausiais jūsų klientais. Norėdami sužinoti, kaip klasifikuoti įrašus, žr. „Business Contact Manager“ įrašų klasifikavimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Įrašų filtravimas

Filtravimas yra labai greitas būdas sudaryti įrašų, kurie atitinka jūsų nurodytus kriterijus, sąrašą. Pvz., galite filtruoti verslo kontaktų įrašus ir sudaryti verslo kontaktų, kurių tas pats pašto indeksas arba telefono miesto kodas. Norėdami sužinoti, kaip filtruoti įrašus, žr. Įrašų „Business Contact Manager“ filtravimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Kliento ar verslo kontakto įrašo siuntimas el. laišku

  1. Naršymo srities dalyje Business Contact Manager spustelėkite Kontaktų tvarkymas.
  2. Spustelėkite skirtuką Klientai arba Verslo kontaktai.
  3. Norėdami atidaryti kliento ar verslo kontakto įrašą, dukart jį spustelėkite.
  4. Skirtuko Klientas arba Verslo kontaktai grupėje Veiksmai spustelėkite Pirmyn, o tada spustelėkite arba Interneto formatu (vCard), arba Kaip „Outlook“ kontaktas.

 Pastaba   „vCard“ yra elektroninė vizitinė kortelė, kurioje yra daug verslo kontakto laukų.

Jei įrašą siunčiate kaip „Outlook“ kontaktą, el. laiškas atsidaro su pridėtu įrašu kaip „Outlook“ kontaktas.

  1. Įveskite el. pašto adresą ir temą, o tada siųskite klientą ir verslo kontaktą.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Įrašo spausdinimas

Tuo pačiu metu galite spausdinti vieną arba kelis įrašus. Norėdami spausdinti atvirą įrašą, spustelėkite skirtuką Failas, o tada spustelėkite Spausdinti.

 Pastaba   Geriausias būdas išspausdinti įrašus naudojant Programai „Outlook“ skirtą „Business Contact Manager“ – sukurti ataskaitą, o tada ją išspausdinti. Ataskaitos suteikia galimybę formatuoti norimą spausdinti informaciją. Informacijos apie ataskaitas žr. Ataskaitų ir diagramų naudojimas programoje „Business Contact Manager“.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Verslo kontaktų įrašų naudojimas išvykus iš biuro

Jei neturite su savimi kompiuterio, „Outlook“ esančius verslo kontaktus peržiūrėti ir redaguoti galite savo mobiliajame įrenginyje arba naudodami „Outlook Web Access“ (OWA). Norėdami tai daryti, turite įjungti verslo kontaktų sinchronizavimo funkciją. Ją įjungus įrašo kopija bus įtraukta į aplanką „Outlook“ kontaktai. Bet kokie kopijos pakeitimai automatiškai sinchronizuojami abiejose kopijose.

Verslo kontaktų sinchronizavimo įjungimas

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.
  1. Spustelėkite skirtuką Business Contact Manager.
  2. Spustelėkite Sinchronizuoti, o tada spustelėkite Pradėti verslo kontaktų sinchronizavimą.

Daugiau informacijos apie verslo kontaktų sinchronizavimą žr. Nuotolinė verslo kontaktų prieiga: sinchronizavimo naudojimas „Business Contact Manager“.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Formos tinkinimas

Formą ar įrašą galite tinkinti įtraukdami ar pašalindami laukų ar pakeisdami formos maketą. Galite redaguoti lauką pakeisdami sąraše esančią informaciją.

Galite pageidauti sukurti pasirinktinių įrašų tipų, nes klientų, verslo kontaktų ar galimų klientų įrašų jūsų įmonei gali neužtekti.

Pvz., gydytojo kabinetas savo įrašus gali įvardyti Gydytojai, Pacientai ir Klinikinės laboratorijos. Prekybos aplinkos tvarkymo įranga didmenininkas savo įrašus gali įvardyti Mažmeninės prekybos klientas, Aplinkos tvarkytojas ir Tiekėjas.

Daugiau informacijos apie tai, kaip tinkinti įrašus, žr. Įrašų tipų ir sąrašų kūrimas ir tinkinimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

 
 
Taikoma:
Outlook 2013, Outlook 2010