Svetainių arba dokumentų bendrinimas su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis

 Pastaba    Jei ši informacija neatitinka to, ką jūs matote, galbūt naudojate neatnaujintą „Office 365“ versiją. Išbandykite Svetainės bendrinimas su išoriniais vartotojais , kad rastumėte jums taikomos informacijos.
Ar naudoju „Office 365“ po tarnybų versijos naujinimo?

Jei atliekate darbą, kur reikia bendrinti dokumentus arba tiesiogiai bendradarbiauti su tiekėjais arba klientais, gali būti naudinga naudoti savo svetaines bendrinant turinį su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis, kurie neturi jūsų „Microsoft Office 365“ prenumeratos licencijų.

Yra trys būdai, kaip tai padaryti:

Šioje temoje aiškinama, kaip su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis bendrai naudoti svetainę arba dokumentą.

Ką verta žinoti prieš pradedant

Kad galėtumėte imtis bendrinti turinį išorėje, perskaitykite skyrių Geriausi praktiniai patarimai, kaip saugiai bendrinti. Jei svarstote, kokių tipų vartotojai yra laikomi išoriniais, ir kokias teises turi išorinis vartotojas, žr. Kas yra išorinis vartotojas? Norėdami sužinoti, kaip įjungti ir išjungti išorinio bendrinimo funkciją, skaitykite skyrių Išorinio bendrinimo valdymas.

Šiame straipsnyje


Svetainės bendrinimas

Bendrindami svetainę su išoriniais vartotojais, siunčiate jiems kvietimą, kad jie galėtų įeiti į svetainę. Šį kvietimą galite siųsti bet kuriuo el. pašto adresu. Priėmęs jūsų kvietimą gavėjas gali įeiti naudodamas „Microsoft“ abonementą arba „Office 365“ vartotojo ID. Bendrindami svetainę galite pasirinkti norimą teisių tipą, kurį asmuo turės svetainėje.

Būkite atsargūs bendrindami savo komandos svetainę arba bet kurią organizacijos svetainę, naudojamą pirmiausia vidiniams reikalams arba dokumentams, nes išoriniams vartotojams suteiksite prieigą prie šios svetainės ir visų antrinių svetainių, kurios bendrai naudoja jos teises. Išoriniams vartotojams galite suteikti prieigą prie slapto turinio. Jei jums vis dar reikia bendradarbiauti su organizacijai nepriklausančiais žmonėmis, nustatykite specialiai išoriniam bendrinimui skirtą svetainę ir sukonfigūruokite ją taip, kad ji turėtų unikalias teises negu likusios jūsų svetainės. Daugiau informacijos apie teisių paveldimumą žr. Kas yra teisių paveldėjimas?

Turite būti svetainės savininkas arba turėti visiško valdymo teises, kad galėtumėte bendrinti svetainę su išoriniais vartotojais. Be to, išorinio bendrinimo funkcija turi būti įjungta pagal jūsų „Office 365“ prenumeratą („Office 365“ arba „SharePoint Online“ administratorius gali tą padaryti atsižvelgdamas į jūsų turimą planą).

  1. Eikite į svetainę, kurią norite bendrinti su išoriniais vartotojais.
  2. Spustelėkite Bendrinimas.
    Ekrano viršuje, dešinėje esančios komandos Bendrinti paveikslėlis.
  3. Dialogo lange Bendrinimas įveskite norimų pakviesti išorinių vartotojų vardus. Pavyzdžiui, kazkas@outlook.com arba kazkas@contoso.com.

    Priminimas: komandą Bendrinti galite naudoti ir norėdami suteikti svetainės prieigą vidiniams, licencijas turintiems vartotojams. Tam tereikia tik įvesti norimų pakviesti žmonių vardus.
  4. Parašykite pranešimą, kuris bus įtrauktas į kvietimą.
  5. Norėdami priskirti išorinį vartotoją konkrečias teises turinčiai grupei, spustelėkite Rodyti parinktis ir pasirinkite norimą grupę.

    Neblogai būtų suteikti žmonėms mažiausiai teisių, kiek jų gali prireikti atliekant pageidaujamą užduotį. Pavyzdžiui, jei jūsų kviečiamiems žmonėms reikia tik skaityti turinį, priskirkite juos į lankytojų grupę, kuri pagal numatytuosius nustatymus turi skaitymo teisę. Jei išoriniams vartotojams reikia turėti galimybę redaguoti arba atnaujinti turinį, įtraukite juos į narių grupę, kuri pagal numatytuosius nustatymus turi redagavimo teisę. Įtraukdami išorinius vartotojus į bet kurią visiško valdymo teises turinčių vartotojų grupę, būkite ypač atsargūs.


    Svetainės dialogo lango Bendrinimas, kuriame įvesti išorinių vartotojų vardai, paveikslėlis.
  6. Spustelėkite Bendrinti.

Numatyta, kad išoriniams vartotojams siunčiami kvietimai galioja 7 dienas. Jei per 7 dienas kviečiamas asmuo nepriima kvietimo, tačiau vis tiek norite, kad jis turėtų prieigą prie jūsų svetainės, gali tekti kvietimą išsiųsti dar kartą.

Kvietimus gavę išoriniai vartotojai gali spustelėti mygtuką ir atsidaryti puslapį, kuriame galės prisijungti prie jūsų „SharePoint Online“ svetainės naudodami „Microsoft abonementą arba „Office 365“ vartotojo ID. Jei vartotojai neturi bent „Microsoft“ abonemento, jie gali nemokamai prisiregistruoti gauti „Microsoft“ abonementą.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Dokumento bendrinimas siunčiant arba paskelbiant anoniminio svečio saitą

Galite sukurti anoniminio svečio saitą ir bendrinti jį naudodami pageidaujamą medijos formą. Pavyzdžiui, paskelbkite jį socialinės medijos puslapyje arba įklijuokite el. laiške. Kurdami svečio saitą, kuris suteikia redagavimo teisę ar tik peržiūros teisę.

Turite būti svetainės savininkas arba turėti visiško valdymo teises, kad galėtumėte bendrinti dokumentą su išoriniais vartotojais. Be to, išorinio bendrinimo funkcija turi būti įjungta jūsų „Office 365“ tarnybos parametruose arba „SharePoint Online“ administravimo centre (tai priklauso nuo jūsų turimo plano). Taip pat turi būti įjungta jūsų svetainių rinkinio išorinio bendrinimo funkcija (tik turint įmonės planus).

  1. Spustelėkite daugtaškį (...) šalia dokumento, kad atidarytumėte jo paaiškinimo langą, tada spustelėkite Bendrinti.
    Dokumento bendrinimo „SharePoint“ bibliotekoje pradžia
  2. Dialogo lange Bendrinimas pasirinkite Gauti saitą.
  3. Ties teisių, kurias norite suteikti, tipu pasirinkite Kurti saitą.
    Svečio saito URL sukurtas.
  4. Pasirinkite svečio saito URL ir nukopijuokite jį.
    Anoniminio svečio saito sukūrimas ir nukopijavimas
    Dabar galite įklijuoti saito URL į pasirinktą mediją.
  • Jei dokumentas yra komandos svetainės bibliotekoje, kiti svetainės nariai svečių saitus gali rasti dialogo lange Bendrinimas ir siųsti juos kitiems asmenims.
  • Jei bandomas bendrinti failas yra bibliotekoje, kur naudojamas informacijos teisių valdymas, negalėsite jo bendrinti išorėje.
  • Anoniminių svečių saitai taip pat galėtų būti persiunčiami arba bendrinami su kitais žmonėmis, kurie gali peržiūrėti arba bendrinti turinį neprisijungę. Venkite siųsti anoniminių svečių saitų, jei naudojate slaptą turinį.
  • Žmonės, kurie yra pakviesti pasiekti dokumentus naudojant anoniminių svečių saitus, galės tik peržiūrėti arba skaityti failus, esančius atitinkamoje „ Office Online “. Jie negalės atidaryti failų atitinkamoje „Office“ programos darbalaukio versijoje.
  • Jei „Office 365“ tarnybos parametruose arba „SharePoint Online“ administravimo centre įjungtas visuotinis išorinis bendrinimas, visi bendrai naudojami saitai nustos veikti. Jie funkcija vėliau bus aktyvinta iš naujo, šie saitai vėl veiks. Taip pat, jei norite atšaukti prieigą prie konkretaus dokumento, galima išjungti atskirus bendrai naudojamus saitus. Žr. Anoniminio svečio saito išjungimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Leidimas žmonėms kurti svečių saitus su dokumentais, kuriuos bendrinate

Jums gali būti malonu kai kuriuos dokumentus bendrinti plačiai ir galbūt norėsite paskatinti žmones juos bendrinti toliau. Galite leisti žmonėms kurti anoniminių svečių saitus, skirtus tokiems dokumentams bendrinti.

Norint suteikti šią galimybę, reikia turėti visas teises.

  1. Eikite į biblioteką, kurioje norite leisti žmonėms sukurti svečių saitus.
  2. Pasirinkite krumpliaračio piktogramą, tada – Svetainės parametrai.
  3. Puslapio Svetainės parametrai dalyje Vartotojai ir teisės spustelėkite Svetainės teisės.
  4. Skirtuke Teisės pasirinkite Prieigos užklausų parametrai.
  5. Dialogo lange Prieigos užklausų parametrai patikrinkite Leisti nariams bendrinti svetainę, atskirus failus ir aplankus.

Dabar pasirinkę jūsų bendrintus dokumentus ir atidarę dialogo langą Bendrinimas, žmonės gali sukurti svečio saitą. Tačiau atminkite, kad jie gali kurti tik svečių saitus, leidžiančius svečiams redaguoti dokumentą, jei jūs suteikėte jiems redagavimo teisę, kai bendrinote dokumentą pirmąjį kartą. Tik turėdami peržiūros teisę, jie gali kurti svečių saitus, leidžiančius peržiūrėti.

Norėdami peržiūrėti prieigos užklausos parametrus žr. Vaizdo įrašas: svetainių bendrinimas be prieigos užklausos.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Dokumento bendrinimas reikalaujant prisijungti prie svetainės

Turite būti svetainės savininkas arba turėti visiško valdymo teises, kad galėtumėte bendrinti dokumentą su išoriniais vartotojais. Be to, išorinio bendrinimo funkcija turi būti įjungta jūsų „Office 365“ tarnybos parametruose arba „SharePoint Online“ administravimo centre (tai priklauso nuo jūsų turimo plano). Taip pat turi būti įjungta jūsų svetainių rinkinio išorinio bendrinimo funkcija (tik turint įmonės planus).

  1. Spustelėkite daugtaškį (...) šalia dokumento, kad atidarytumėte jo paaiškinimo langą, tada spustelėkite Bendrinti.
    Dokumento bendrinimo „SharePoint“ bibliotekoje pradžia
  2. Įveskite el. pašto adresus žmonių, kuriuos kviečiate bendrinti dokumentą. Pavyzdžiui, kazkas@outlook.com, kazkas@gmail.comarba isorinisvartotojas@contoso.com.
  3. Išplečiamajame sąraše pasirinkite teisių rinkinį, kurį norėtumėte suteikti šiems vartotojams.
  4. Jei norite, į el. laišką galite įtraukti pranešimą. Pranešime galite nurodyti informaciją arba instrukcijas apie bendrinamą dokumentą.
  5. Pažymėkite žymės langelį Reikalauti prisijungimo.

 Dėmesio    Jei nepažymėsite Reikalauti prisijungimo, el. laiške bus nurodytas anoniminio svečio saitas su dokumentu. Anoniminių svečių saitai taip pat galėtų būti persiunčiami arba bendrinami su kitais žmonėmis, kurie gali peržiūrėti arba bendrinti turinį neprisijungę.

  1. Spustelėkite Bendrinti.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Kaip bendrinti saugiai

Geriausi svetainių bendrinimo praktiniai patarimai

Jei su vartotojais bendrinote visą svetainę, jie galės prisijungti ir veikti šioje svetainėje kaip visaverčiai nariai. Tokiu atveju vartotojai galės naršyti turinyje, jo ieškoti, jį peržiūrėti ir redaguoti (atsižvelgiant į tai, kuriai teisių grupei juos priskyrėte). Taip pat tokie vartotojai galės matyti kitų svetainės vartotojų vardus Žmonių išrinkiklio lange ar peržiūrėti dokumentų metaduomenis. Išoriniai vartotojai taip pat matysis Žmonių išrinkiklio lange kaip svetainės vartotojai. Vadinasi kiti žmonės, kurie naudojasi jūsų svetaine, galės suteikti šiems vartotojams kitas teises, nei jūs suteikėte iš pradžių, kai pradėjote su jais bendrai naudoti svetainę. Taigi prieš kviesdami išorinius vartotojus į savo svetainę, būtinai įsitikinkite, kad žinote jų tapatybę.

Jei pakviesite išorinius vartotojus į savo komandos svetainę, jie galės peržiūrėti komandos svetainės ir visų antrinių svetainių turinį. Jei nenorite, kad išoriniai vartotojai galėtų prieiti prie svarbaus ar slapto komandos svetainės turinio, turite sukurti komandos svetainės antrinę svetainę su unikaliomis teisėmis ir su išoriniais vartotojais bendrinti tik ją. Norėdami sužinoti daugiau apie teisių paveldėjimą, skaitykite Kas yra teisių paveldėjimas?

Panašiai ir jei norite bendrinti savo „„OneDrive“ verslui“ vietoje sukurtą antrinę svetainę, turite įsitikinti, kad ji turi unikalias teises, kad netyčia vartotojams nesuteiktumėte teisės prieiti prie antrinių svetainių arba Mano svetainė turinio.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Geriausi dokumentų bendrinimo praktiniai patarimai

Jei dokumentus bendrinate naudodami anoniminių svečių saitus, kviečiami gavėjai turi galimybę bendrinti šiuos saitus su kitais, kurie gali juos naudoti norėdami peržiūrėti turinį. Nenaudokite svečių saitų, jei bendrinami dokumentai yra slapti. Jei norite sumažinti riziką, kad kas nors gali bendrinti anoniminio svečio saitą, geriau bendrinkite dokumentus prašydami prisijungti.

Bendrinimo parinktys

Svarstydami, ar norite bendrinti turinį išorėje ir kaip tai padaryti, pagalvokite:

  • Kam norite suteikti prieigą prie savo komandos svetainės ir visų antrinių svetainių ir ką norite, kad turintys prieigą asmenys galėtų daryti?
  • Kam savo organizacijoje norite suteikti teisę bendrinti turinį išoriškai?
  • Ar norite užtikrinti, kad tam tikro turinio niekada negalėtų peržiūrėti jūsų organizacijai nepriklausantys asmenys?

Atsakymai į šiuos klausimus padės jums suplanuoti savo turinio bendrinimo strategiją.

Išbandykite tai: Jei norite:

Bendrinkite svetainę

Jei norite bendrinti svetainę, tačiau ir norite apriboti išorinių vartotojų galimybę gauti prieigą prie tam tikro savo organizacijos vidinio turinio, apsvarstykite unikalias teises turinčios antrinės svetainės kūrimą. Šias teises naudotumėte tik bendrindami išoriškai.

Suteikite kažkam, kas nepriklauso jūsų organizacijai, tęstinę prieigą prie svetainės informacijos ir turinio. Šiems asmenims reikalinga galimybė veikti kaip visateisiams svetainės vartotojams ir kurti, redaguoti bei peržiūrėti turinį.
Bendrinkite dokumentą ir reikalaukite prisijungti Suteikite organizacijai nepriklausantiems asmenims saugią prieigą prie konkrečių dokumentų, kad būtų galima juos peržiūrėti ir bendradarbiauti, bet šiems asmenims nebūtų būtina tęstinė prieiga prie kito jūsų vidinės svetainės turinio.
Dokumento bendrinimas naudojant anoniminio svečio saitą. Pateikti savo organizacijai nepriklausantiems asmenims bendrai naudojamą saitą su ne slaptu ar ne konfidencialiu dokumentu, kad šie asmenys galėtų jį peržiūrėti arba pateikti atsiliepimų. Šiems asmenims nebūtina tęstinė prieiga prie jūsų vidinės svetainės turinio.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Peržiūra, kas turi prieigą prie konkrečios svetainės arba dokumento

Komandą Bendrinti galite naudoti ir tada, kai norite greitai peržiūrėti sąrašą žmonių, su kuriais bendrinamas dokumentas.

Atlikite vieną iš šių veiksmų:

  • Norėdami peržiūrėti, kas turi svetainės prieigą, puslapio viršuje, dešinėje spustelėkite Bendrinti, tada dialogo lange Bendrinimas spustelėkite už parinkties Bendrai naudojama su esantį saitą, kad pamatytumėte sąrašą žmonių, kurie turi svetainės prieigą.
  • Norėdami matyti, kas turi prieigą prie dokumento, aplanko arba dokumentų rinkinio, dokumentų bibliotekoje pasirinkite elementą, tada skirtuke Failai spustelėkite Bendrai naudojama su.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Kvietimų atšaukimas

Jei norite atšaukti išoriniam vartotojui išsiųstą kvietimą, galite atšaukti jį, kol jis dar nepriimtas.

Nueikite į svetainę, kurioje norite atšaukti kvietimą.

  1. Eikite į ParametraiMygtukas Parametrai > Svetainės parametrai.
  2. Dalyje Vartotojai ir teisės spustelėkite Prieigos užklausos ir kvietimai.
  3. Dalyje Išorinių vartotojų kvietimai raskite asmenį, kurio nebenorite kviesti į svetainę, ir spustelėkite Atidaryti meniu.
  4. Ypatybių lange spustelėkite Atšaukti.

Jei išorinis vartotojas kvietimą jau priėmė, bet norite jį pašalinti iš svetainės, galite tai padaryti pašalindami vartotoją iš „SharePoint“ teisių grupės, kuriai jį priskyrėte. Jūsų organizacijos asmuo, turintis „Office 365“ arba „SharePoint Online“ administratoriaus teises, taip pat gali jį pašalinti iš jūsų aplinkos vartotojų sąrašo. Daugiau informacijos žr. straipsniuose, išvardytuose skyriuje Išorinio bendrinimo valdymas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Anoniminio svečio saito išjungimas

Kai dokumentas bendrinamas naudojant svečio saitą, šią informaciją galite matyti dokumento paaiškinime.

Dialogo langas Ypatybės, kuriame matoma, kad dokumentas bendrinamas naudojant svečio saitą.

Prieigą prie dokumento, kuris bendrinamas naudojant svečio saitą, galite atšaukti saitą išjungdami.

  1. Eikite į biblioteką, kur yra dokumentas, kurio svečio saitą norite pašalinti.
  2. Nukreipkite į dokumentą pelės žymiklį ir spustelėkite Atidaryti meniu.
  3. Sakinyje Atidarytas kiekvienam, turinčiam saitą spustelėkite svečio saitas.
  4. Šalia svečio saito URL spustelėkite mygtuką Išjungti.
  5. Kai būsite paklausti, ar norite saitą išjungti, spustelėkite Išjungti saitą.
    Dialogo langas, kuriame klausiama, ar norite išjungti bendrinamo dokumento svečio saitą, kad jis daugiau nebeveiktų.

Kai jūsų organizacijai nepriklausantys žmonės mėgins pasiekti turinį naudodami svečio saitą, jiems bus rodomas pranešimas, kad turinio pasiekti jie negali.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Išorinio bendrinimo valdymas

Išorinio bendrinimo administravimo parametrai skiriasi atsižvelgiant į organizacijos prenumeruojamą „Office 365“ planą. Daugiau informacijos apie išorinio bendrinimo funkcijos įjungimą arba išjungimą arba kitokį konfigūravimą rasite toliau pateiktose temose.

Jei jūsų organizacijoje naudojama „Office 365 Small Business“, žr.Bendrinimo su išoriniais vartotojais valdymas.

Jei jūsų organizacijoje naudojamas vienas iš „Office 365 Enterprise“ planų, žr. Savo „SharePoint Online“ aplinkos išorinio bendrinimo valdymas.

Daugiau informacijos apie svetainių prieigos užklausų nustatymą ir valdymą rasite Prieigos užklausų nustatymas ir valdymas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

 
 
Taikoma:
SharePoint Online Enterprise (E1 ir E2), SharePoint Online Enterprise (E3 ir E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, „SharePoint“ administravimo centras