Jei esate komandos savininkas, naudinga sukurti valdymo modelį, paaiškinantį svetainės strategijas, procesus, vaidmenis ir įsipareigojimus.
Šiame straipsnyje
Kas yra valdymas?
Svarbi, bet dažnai nematoma bet kokios svetainės dalis yra jos valdymo modelis–strategijų rinkinys, vaidmenys, įsipareigojimai ir procesai, kuriuos kuriate, norėdami nustatyti, kaip jūsų grupės nariai turi naudoti „SharePoint“.
Daugelis organizacijų turi vietinį svetainių valdymo modelį centrinio administravimo arba svetainių rinkinio lygiu, todėl jį gali kurti ir tvarkyti informacinių technologijų (IT) skyrius arba komanda.
Jei esate svetainių rinkinio antrinės svetainės, pvz., komandos svetainės, savininkas, būtų protinga papildomai sukurti savo valdymo modelį, apimantį konkrečias jus dominančias problemas.
Valdymo modelis leidžia lengviau:
- Svetainės vartotojams sužinoti, kada jie turėtų sukurti naują antrinę svetainę, prieštaraujančią sąrašo kūrimui arba kitos svetainės turiniui.
- Užtikrinti, kad pasenęs antrinės svetainės ir turinys būtų pašalintas, o ne naudotų saugyklos erdves menkindamas ieškos rezultatus.
- Užtikrinti, kad atitinkami žmonės turėtų prieigą prie atitinkamo turinio.
- Supažindinti svetainės savininkus su galimais naudoti šablonais ir temomis.
- Svetainės nuosavybės tolygus perdavimas iš vieno asmens kitam.
Valdymo modelio elementai
Valdymo modelis turi apimti šias temas:
- svetainių kūrimą;
- teisių valdymą;
- informacijos architektūrą;
- svetainių gyvavimo ciklą ir likvidavimą;
- saugyklų limitus;
- informacijos klasifikavimą;
- tinkinimą;
- duomenų apsaugą;
- naršymą;
- iešką.
- Svetainės palaikymo vaidmenys ir įsipareigojimai
Gali būti, kad kai kuriuos klausimus jau išsprendė svetainių rinkinio arba organizacijos lygio valdymo modelis, pvz., kiek vietos bus skirta svetainei arba, kaip galite tinkinti jos išvaizdą. Kiti klausimai gali būti jums neaktualūs, atsižvelgiant į tai, kokia sudėtinga yra jūsų komandos svetainė ir kiek žmonių ja naudosis. Tačiau, net jei jums nereikia priimti šių sprendimų, naudinga žinoti jau priimtus sprendimus, kad galėtumėte informuoti savo svetainės vartotojus ir tinkamai taikyti strategijas.
Štai keli dalykai, svarstytini kuriant naują svetainę.
Antrinės svetainės kūrimas
Galite savo komandos nariams suteikti teisę kurti komandos svetainės antrines svetaines, naudojamas konkretiems projektams.
Galimybė spontaniškai kurti naujas antrines svetaines gali būti didelis pranašumas grupei, tačiau neapribojus šios galimybės svetainės gali būti kuriamos neapgalvotai. Kai antrinės svetainės plinta laisvai, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:
- Vartotojams pasidaro sunku rasti tinkamą antrinę svetainę arba patikrinti, kad ji yra.
- Informacija gali būti dubliuojama keliose antrinėse svetainėse, naudojant brangią saugyklos erdvę ir reikalaujant padidintų pastangų tvarkyti svetaines.
- Potencialiai ilgus metus antrinėse svetainėse gali būti laikoma pasenusi informacija, pasirodanti paieškos rezultatuose. Gali būti sunku nustatyti, kuri informacijos versija yra teisinga.
- Daugeliui antrinių svetainių skirtų teisių valdymas gali tapti didžiuliu nuobodžiu darbu, o vartotojams gali būti netyčia suteikta prieiga prie informacijos, kuri jiems neturėtų būti suteikta.
- Darbuotojams palikus grupę jų sukurtos svetainės gali likti apleistos, painioti ir teršti likusių svetainės vartotojų ieškos rezultatus.
Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatysite kelias svetainės kūrimo strategijas, apimančias šias sritis:
- Kam leidžiama kurti antrines svetaines?
- Ar naujos svetainės turėtų būti iš anksto patvirtinamos? Jei taip, kokie yra tvirtinimo kriterijai, kas suteikia patvirtinimą?
- Ar naujos antrinės svetainės naudos parengtus šablonus ir temas?
- Kiek informacijos gali būti saugoma svetainėje? (T. y., kiek serverio disko vietos ji gali užimti?)
- Kokios yra naršymo strategijų įtraukimo į svetainę taisyklės?
- Kaip ilgai informacija antrinėse svetainėse turi būti saugoma, kol bus sunaikinta arba suarchyvuota?
Teisių valdymas
Jūsų organizacijos misijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas – kritinė misijos vykdymo informacija – priklauso nuo to, ar saugi jūsų svetainė, o būtent, kam suteiksite prieigos prie svetainės teises.
Prieigos prie svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas teisių valdymu ir tai yra vienas iš svarbiausių jūsų, kaip svetainės savininko įsipareigojimų.
Kurdami teisių strategiją turėtumėte nepamiršti kelių patarimų.
- Laikykitės mažiausių privilegijų principo: suteikite žmonėms žemiausio lygio teisių rinkinį, būtiną priskirtoms užduotims atlikti.
- Suteikite prieigą įtraukdami juos į standartines numatytąsias grupes (pvz., Nariai, Lankytojai, Savininkai). Daugumą žmonių padarykite grupių Nariai arba Lankytojai nariais ir apribokite grupės Savininkai žmonių skaičių.
- Naudokite teisių paveldimumą, kad galėtumėte sukurti aiškią, lengvai pavaizduojamą hierarchiją. Tai yra nesuteikite teisių asmenims, verčiau dirbkite su grupėmis. Kai įmanoma, antrinėms svetainėms tiesiog suteikite teisių iš savo komandos svetainės paveldimumą, o ne unikalias teises.
- Tvarkykite savo turinį pasinaudodami teisių paveldimumo teikiamu pranašumu: apsvarstykite turinio dalinimo į segmentus pagal saugos lygį galimybę – geriau sukurkite svetainę ar biblioteką, specialiai skirtą slaptiems dokumentams, nei apsaugoję unikaliomis prieigos teisėmis išbarstykite juos didelėje bibliotekoje.
Informacijos architektūra
Svetainės informacijos architektūra yra tarsi knygos turinio lentelė: ji nustato, kaip šioje svetainėje tvarkoma ir svetainės vartotojams pateikiama informacija – jos žiniatinklio puslapiai, dokumentai, sąrašai ir duomenys. Informacijos architektūra dažnai įrašoma kaip hierarchinis svetainės turinio, ieškos raktažodžių, duomenų tipų ir kitų sąvokų sąrašas.
Norėdami kurti informacijos architektūrą, turite išanalizuoti pateiktiną svetainėje informaciją. Štai keli klausimai, kuriuos galite naudoti kurdami informacijos architektūrą:
- Koks turinys svetainėje bus pateikiamas? Kaip bus perkeliama į antrines svetaines, sąrašus, bibliotekas ir t. t.?
- Kaip svetainėje bus pateikiama informacija?
- Kaip svetainės vartotojai naršys svetainėje?
- Kaip informacija bus taikoma konkrečioms auditorijoms?
- Kaip bus konfigūruota ir optimizuota ieška?
Jūsų informacijos architektūros dalis gali apimti informacijos klasifikaciją.
Jei informacija, su kuria susiduriate įmonėje, labai vertinama, turi paklusti taisyklių reikalavimams arba jai reikia ypatingos saugos, galite nustatyti klasifikacijos schemą, kad identifikuotumėte konkrečius turinio, kurį reikia atsargiai valdyti, tipus.
Suskirstę informaciją į konkrečius sąrašus ir bibliotekas, galite naudoti valdymo funkcijas, kad sutvarkytumėte turinio valdymo būdus. Pavyzdžiui:
Reikalavimas paimti ir užrakinti failus
Kai reikalaujate paimti ir užrakinti failą, užtikrinate, kad, kol failas nebus padėtas ir atrakintas, jį galės redaguoti tik vienas žmogus. Reikalavimas, kad dokumentai būtų paimami ir užrakinami, neleidžia keliems asmenims atlikti keitimų tuo pat metu, nes dėl to gali kilti redagavimo konfliktų ir painiavos. Reikalavimas paimti ir užrakinti failą taip pat naudingas norint priminti komandos nariams pridėti komentarą, kai jie padeda ir atrakina failą. Taip galima lengviau sekti, kas pakeista kiekvienoje versijoje.
Versijų sekimas
Jei norite saugoti ankstesnes failų versijas, naudodami bibliotekas galėsite sekti, saugoti ir atkurti failus. Galite sekti visas versijas tokiu pat būdu. Arba galite pasirinkti nustatyti kai kurias versijas kaip pagrindines, pvz., naujo skyriaus įtraukimą į vadovą, o kai kurias versijas kaip antrines, pvz., rašybos klaidos taisymą. Kad būtų lengviau tvarkyti saugojimo vietą, galite pasirinkti kiekvienos norimos saugoti versijos tipo numerį.
Dokumento patvirtinimo reikalavimas
Galite nurodyti, kad būtų reikalaujama dokumento patvirtinimo. Dokumentai lieka laukimo būsenos, kol turintis teisę patvirtinti asmuo juos patvirtina arba atmeta. Galite valdyti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti dar nepatvirtintą dokumentą. Ši funkcija gali būti naudinga, jei bibliotekoje yra svarbių gairių arba procedūrų, kurias būtina užbaigti prieš pateikiant kitiems.
Informacijos apie pakeitimus gavimas
Bibliotekos palaiko RSS technologiją, todėl darbo grupės nariai gali automatiškai gauti ir peržiūrėti naujienų ir informacijos naujinimus ar santraukas bendroje vietoje. Galite naudoti RSS technologiją, kuri įspėja apie visus atliktus bibliotekos keitimus, pvz., pakeitus bibliotekoje saugomus failus. RSS informacijos santraukos leidžia darbo grupės nariams peržiūrėti jungtinį visų pakeistų failų sąrašą. Taip pat galima kurti įspėjimus el. paštu, kad būtų pranešama, kai failai keičiami.
Darbo eigų kūrimas
Dokumentų biblioteka arba turinio tipas gali naudoti darbo eigas, kurias jūsų organizacija apibrėžė verslo tikslais, pvz., dokumentų patvirtinimo arba peržiūros valdymą. Jūsų grupės nariai gali taikyti verslo procesus dokumentams, kurie vadinami darbo eigomis, ir kurie nurodo veiksmus, kurie turi būti atlikti tam tikra seka, pvz., dokumentų tvirtinimas arba vertimas. Darbo eiga yra automatizuotas būdas atlikti dokumentų ar elementų veiksmų ar užduočių sekas. Pagal numatytuosius nustatymus bibliotekose galima naudoti tris darbo eigas: patvirtinimą, kuriuo dokumentas pateikiamas patvirtinti grupei žmonių; atsiliepimų rinkimą, kuriuo dokumentas nukreipiamas grupei žmonių, kurie pateikia atsiliepimus ir grąžina dokumentą asmeniui, kuris inicijavo darbo eigą kaip kompiliaciją; ir parašų rinkimą, kuriuo dokumentas nukreipiamas grupei žmonių, iš kurių renkami skaitmeniniai parašai.
Turinio tipų apibrėžimas
Jei jūsų grupė dirba su kelių tipų failais, pvz., darbalapiais, pateiktimis ir dokumentais, galite išplėsti savo bibliotekos funkcijas įgalindami ir apibrėždami kelis turinio tipus. Turinio tipai suteikia lankstumo ir vientisumo keliose bibliotekose. Kiekvienas turinio tipas gali nurodyti šabloną ir net darbo procesus. Šablonai yra tarsi pradiniai dokumentai, skirti formatuoti dažnai naudojamo turinio tekstą ir ypatybes, taikomas to tipo dokumentams, pvz., skyriaus pavadinimą ar sutarties numerį.
Įrašo sekimas
Jei turite svarbių failų grupę ir norite žinoti, kaip naudojami šie dokumentai, galite nustatyti strategiją, kuri leistų įgalinti įvykių, pvz., failų keitimų, kopijų kūrimo arba naikinimų, sekimą.
Svetainių gyvavimo ciklas ir likvidavimas
Svetainės, pvz., dokumentų darbo ir diskusijų svetainės turi tendenciją vis dar egzistuoti po to, kai tampa nebenaudingos, naudodamos vertingą saugyklos erdvę ir užteršdamos ieškos rezultatus. Naudinga nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūros tvarkaraštį (bent kartą per metus), kad pamatytumėte, ar verta jas saugoti.
Be to, naudinga atminti, kad jūsų organizacijos didesnysis valdymo modelis taip pat gali užrakinti senas svetaines. Pavyzdžiui, administratorius gali automatiškai panaikinti svetaines, kurios buvo nepaliestos 90 dienų. Kaip svetainės savininkas, turite gauti el. įspėjimą, kad tai ruošiamasi padaryti.
Saugyklų limitai
Administratorius gali nustatyti disko saugyklos erdvės, kurią gali naudoti jūsų grupė, limitą. Turėtumėte sužinoti, ar toks limitas yra ir, jei taip, nuspręsti, kaip jį paskirstyti savo svetainėms, puslapiams ir bibliotekoms.
Pagal numatytuosius nustatymus „SharePoint Server“ vienam puslapiui, kurį galima nusiųsti į dokumentų biblioteką, skiria 50 MB dydžio limitą. Be to, pagal nustatytuosius nustatymus, komandos svetainės savininkai gauna įspėjimus, kai užpildyta 90 % saugyklai skirtos kvotos.
Sužinoję limitus ir norėdami, kad jūsų svetainės jų neviršytų, galite naudoti tokias funkcijas, kaip versijų kūrimas arba įrašų sekimas.
Tinkinimas
Tikriausiai jūsų organizacija turi integruotus standartizuotus prekės ženklus, svetainių šablonus arba pasirinktinius ar būtinus svetainių maketus. Kiek galima leisti vartotojams tinkinti jų svetainių ir puslapių išvaizdą?
Norėdami valdyti tinkinimą, galite nuspręsti fiksuoti tuos komandos narius, kurie turi teisę tinkinti, arba galite pasirinkti naudoti standartizuotus puslapių maketus, siekdami užtikrinti, kad yra laikomasi tam tikrų reikalavimų, pavyzdžiui, kad svetainės savininkas būtų rodomas viršutiniame kairiajame visų svetainių kampe.
Taip pat galite nustatyti nurodymus apie funkcijas, kurias vartotojai gali naudoti savo antrinėse svetainėse. Pavyzdžiui, galite paprašyti, kad vartotojai nenaudotų puslapio dalių, reikalaujančių kokio nors pasirinktinio kodavimo.
Kita vertus, bet kam iš savo komandos galite pateikti „SharePoint Designer“, kad jie galėtų atlikti visus norimus pakeitimus.
Naršymas
Naršymo elementai padeda asmenims naršyti po reikalingą turinį. Du naršymo elementai, kuriuos galima tinkinti, yra viršutinėje saito juostoje ir greitosios paleisties srityje.
Naudodami kiekvieno sąrašo arba bibliotekos parametrų puslapius, galite pasirinkti, kurie sąrašai ir bibliotekos bus rodomi greitosios paleisties srityje. Be to, galite keisti saitų tvarką, įtraukti arba naikinti saitus ir įtraukti arba naikinti sekcijas, kuriose tvarkomi saitai. Pavyzdžiui, jei jūsų sekcijoje Sąrašai yra per daug sąrašų, galite įtraukti naują sekciją Užduočių sąrašai, į kurią galėsite įtraukti saitus su savo užduočių sąrašais.
Kiekvieno svetainės puslapio viršutinėje saito juostoje rodoma skirtukų eilė jūsų svetainės vartotojams pateikia būdą eiti į kitas svetainių rinkinio svetaines. Kurdami naują svetainę galite pasirinkti, ar įtraukti viršutinėje saito juostoje esančią svetainę į pirminę svetainę ir ar naudoti pirminės svetainės viršutinę saito juostą.
Ieška
Turinys rodomas daugelyje vietų, pvz., svetainėse, sąrašuose, bibliotekose, puslapio dalyse ir stulpeliuose. Pagal numatytuosius nustatymus, kam nors ieškant svetainėje, visas svetainės ir visų jos antrinių svetainių turinys rodomas ieškos rezultatuose.
Kaip svetainės savininkas galite pasirinkti, ar svetainės turinys bus rodomas ieškos rezultatuose. Kai nustatote, nerodyti svetainės turinio ieškos rezultatuose, visų jos antrinių svetainių turinys taip pat nerodomas ieškos rezultatuose.
Pagal numatytuosius nustatymus, turinys, į kurį apribotos prieigos teisės, nerodomas vartotojų, kurie neturi teisių jo skaityti, ieškos rezultatuose. Galite tai pakeisti ir padaryti taip, kad apribotas turinys būtų rodomas ieškos rezultatuose, tačiau vartotojai negalės atidaryti turinio, į neturi prieigos teisių.
Puslapio pradžia
Svetainės palaikymo vaidmenys ir įsipareigojimai
Naudinga apibrėžti vaidmenis ir įsipareigojimus siekiant sumažinti svetainės chaosą, kai komandoje keičiasi darbuotojai. Čia pateikiami keli dalykai, kuriuos verta išdėstyti, nustatant, kas ką turi jūsų svetainėje daryti:
- Mokymai – pagrindiniai naršymo, ieškos ir dokumentų valdymo mokymai būtų labai naudingi asmenims, kurie produktu naudojasi pirmą kartą.
- Palaikymas – galite paskirti savo komandos ekspertą, kuris bendradarbiautų su administratoriumi.
- Atitiktis teisiniams ir organizaciniams nurodymams – kartais tai gali būti priemonė tiesiog išlaikyti naujus saitus į atitinkamus nurodymus, tačiau naudinga turėti atsakingą asmenį.
Duomenų apsauga
Atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo funkcija apsaugo jūsų duomenis nuo netyčinio netekimo. Atsarginių kopijų dažnumą ir atkūrimo greitį bei lygį nustato administratorius.
Puslapio pradžia
