Informacijos teisių valdymas (IRM) sistemoje „Microsoft Office 2003“ yra nauja priemonė, leidžianti kiekvienam autoriui nurodyti, kas turi teisę prieiti prie dokumentų ar el. pašto laiškų ir juos naudoti, ir padedanti neleisti spausdinti, persiųsti ar kopijuoti slaptą informaciją vartotojams, kurie neturi teisės. Kai tik dokumento ar laiško teisės apribojamos su šia technologija, priėjimo ir naudojimo apribojimai yra taikomi, nesvarbu, kur yra informacija, kadangi teisė prieiti prie el. pašto laiško ar dokumento yra saugoma pačiame faile.

Sistemos „Office 2003“ IRM padeda korporacijoms ir dirbantiems su informacija susidurti su dviem pagrindiniais poreikiais:

• Apribotos teisės į slaptą informaciją   Dauguma korporacijų šiomis dienomis pasikliauja ugniasienėmis, prisijungimo apsauga ir kitomis tinklo technologijomis, skirtomis apsaugoti jų slaptą intelektualinę informaciją. Pagrindinis šių technologijų trūkumas yra tas, kad kai teisėti vartotojai turi galimybę prieiti prie informacijos, jie gali ja pasidalinti su asmenimis, kurie neturi tam teisės, potencialiai pažeisdami saugumo politiką. IRM padeda neleisti neturintiems teisės prieiti prie slaptos informacijos ir ją naudoti.
• Informacijos konfidencialumas, kontrolė ir vientisumas  Žmonės, dirbantys su informacija, dažnai susiduria su konfidencialia arba slapta informacija, kurios saugumas priklauso nuo to, ar kiti asmenys bus diskretiški ir slaptą medžiagą laikys korporacijos viduje. IRM panaikina pagundą persiųsti, kopijuoti ar spausdinti konfidencialią informaciją, uždrausdamas šias funkcijas dokumentuose ir laiškuose, kurių prieigos teisės yra apribotos.

IRM programoje „Outlook 2003“

IRM gali būti naudojamas programoje „Outlook 2003“, kad padėtų apsaugoti laiškus nuo persiuntimo, spausdinimo ar kopijavimo. Laiškai, kurių prieigos teisės apribotos, automatiškai užšifruojami prieš juos išsiunčiant. Sistemos „Office 2003“ dokumento, pridėto prie laiško su apribotomis prieigos teisėmis, teisės taip pat automatiškai apribojamos, nebent jau yra apribotos; tuo atveju dokumentas išsaugo jau egzistuojančius teisių apribojimus.

IRM programose „Word 2003“, „Excel 2003“ ir „PowerPoint 2003“

Sistemos „Office 2003“ dokumentų prieigos teisės gali būti apribotos arba kiekvienam vartotojui arba grupei (grupės prieigos teisėms nustatyti reikalinga „Active Directory“, leidžianti išplėsti grupę). Kiekvienam vartotojui arba grupei gali būti suteiktas teisių rinkinys, priklausomai nuo autoriaus nustatyto dokumento prieigos lygio: Skaitymas, Keitimas arba Visos teisės. Dokumento autorius turi prieigą Visos teisės. Tie, kurie turi visas prieigos teises, taip pat kaip ir dokumento autorius gali apriboti spausdinimą, nustatyti galiojimo datas ir suteikti teises kitiems arba keisti egzistuojančias teises. Kai prieigos prie dokumento teisės galiojimo laikas vartotojams baigėsi, dokumentas gali būti atidarytas tiktai autoriaus arba tų vartotojų, kurie turi visas prieigos prie dokumento teises.

Jei dokumentas su apribotomis prieigos teisėms yra persiunčiamas asmeniui, neturinčiam reikalingų teisių, pasirodo pranešimas su dokumento autoriaus el. paštu, kad asmuo galėtų paprašyti prieigos prie dokumento teisės. Jei dokumento autorius pasirenka nepridėti savo el. pašto, neturintys teisių vartotojai gauna paprastą klaidos pranešimą.

„Windows“ teisių valdymo klientas

Kad pasinaudotumėte šia technologija, pirmiausia turite įdiegti savo kompiuteryje „Windows“ teisių valdymo klientą. Kad įdiegtumėte šį klientą savo kompiuteryje ir užtikrintumėte tinkamą jo veikimą, jums reikės administratoriaus teisių.

Programos „Internet Explorer“ teisių valdymo priedas

Kadangi teisės yra suteikiamos sistemos „Office 2003“ programoje, sistemos „Office 2003“ dokumentai su apribotomis prieigos teisėmis gali būti atidaryti tiktai sistemoje „Office 2003“. Visgi, Programos „Internet Explorer“ teisių valdymo priedas (anglų k.) leidžia žmonėms, kurie turi teisę, perskaityti turinį, kurio prieiga apribota, be sistemos „Office 2003“.

Papildomi reikalavimai serveriui su IRM

Serveryje „Microsoft Windows Server 2003“, teikiančiame sistemos „Windows“ teisių valdymo paslaugas, privalo būti įjungtas IRM sistemoje „Office 2003“. Bendrovė „Microsoft“ taip pat turi nemokamą bandomąją IRM paslaugą klientams, kurie neturi serverio „Windows Server 2003“. Ši paslauga leis vartotojams dalytis dokumentais ir laiškais su apribotomis prieigos teisėmis, naudojant pasą „Microsoft .NET Passport“, kaip vartotojo autentikavimo mechanizmą, kuris yra priešprieša „Active Directory“.

Daugiau apie Informacijos teisių valdymą rasite Microsoft TechNet (anglų k.).