Paslėptų duomenų ir asmeninės informacijos šalinimas iš Office dokumentų

Prieš su kolegomis arba klientais bendrai naudodami svarbų dokumentą, jūs tikriausiai apsaugote jį nuo tikrinimo ar turinio peržiūros ir užtikrinate, kad viskas teisinga ir dokumente nėra nieko, ko nenorėtumėte bendrai naudoti. Jei ruošiatės bendrai naudoti elektroninę Microsoft Office dokumento kopiją, vertėtų dar kartą peržiūrėti, ar joje nėra paslėptų duomenų arba asmeninės informacijos, kuri gali būti saugoma pačiame dokumente arba jo ypatybėse (metaduomenyse (metaduomenys: duomenys, aprašantys kitus duomenis. Pvz., dokumente esantys žodžiai yra duomenys, o žodžių skaičius – metaduomenys.)). Kadangi ši paslėpta informacija gali atskleisti smulkmenas apie jūsų organizaciją arba apie patį dokumentą, kurių nenorite bendrai naudoti, prieš bendrai naudodami dokumentą su kitais asmenimis šią paslėptą informaciją galite pašalinti.

Šiame straipsnyje aiškinama, kaip programų Microsoft Office Word 2007 , Microsoft Office Excel 2007 ir Microsoft Office PowerPoint 2007 dokumentų inspektoriaus funkcija gali padėti pašalinti paslėptus duomenis ir asmeninę informaciją iš jūsų Office dokumentų.

Šiame straipsnyje


Kokie paslėptų duomenų ir asmeninės informacijos tipai saugomi Office dokumentuose?

Office dokumente gali būti saugomi kelių tipų paslėpti duomenys arba asmeninė informacija. Ši informacija nebūtinai bus iš karto matoma peržiūrint dokumentą Office programoje, bet gali būti, kad ją galės pamatyti arba nuskaityti kiti asmenys.

Paslėptoje informacijoje gali būti duomenų, kuriuos Office programos prideda faile, įgalindamos jus bendradarbiauti su kitais asmenimis rašant ir redaguojant dokumentą. Taip pat gali būti informacijos, kurią sąmoningai pažymite kaip paslėptą.

Office dokumentuose gali būti šie paslėptų duomenų ir asmeninės informacijos tipai:

  • Komentarai, susektų pakeitimų žymės, versijos ir ranka rašytos pastabos    Jei kurdami dokumentą bendradarbiavote su kitais žmonėmis, jūsų dokumente gali būti tokių elementų kaip susektų pakeitimų žymės, komentarai, ranka rašytos pastabos arba versijos. Ši informacija įgalintų kitus žmones matyti asmenų, dirbusių su jūsų dokumentu, vardus, redaktorių komentarus ir atliktus dokumento keitimus.
  • Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija    Dokumento ypatybėse, taip pat žinomose kaip metaduomenys (metaduomenys: duomenys, aprašantys kitus duomenis. Pvz., dokumente esantys žodžiai yra duomenys, o žodžių skaičius – metaduomenys.), yra išsamios informacijos apie jūsų dokumentą, pvz., autorius, tema ir pavadinimas. Dokumento ypatybėse taip pat yra informacijos, kurią Office programos tvarko automatiškai, pvz., vardas asmens, kuris paskutinis įrašė dokumentą, ir dokumento sukūrimo data. Jei naudojote konkrečias ypatybes, jūsų dokumente taip pat gali būti papildomų asmens identifikavimo informacijos (PII) (asmens tapatumo duomenys (PII – personally identifiable information): bet kokia informacija, nurodanti asmens tapatybę: vardas, pavardė, adresas, el. pašto adresas, asmens kodas, IP adresas arba bet koks unikalus identifikatorius, susijęs su PII kitoje programoje.)rūšių, pvz., el. pašto antraščių, pataisymui siųstos informacijos, nukreipimo blankų, spausdintuvo kelio ir failo kelio informacijos publikuojamiems tinklalapiams.
  • Antraštės, poraštės ir vandenženkliai    Informacijos gali būti programos Word dokumentų ir programos Excel darbaknygių antraštėse ir poraštėse. Be to, jūsų dokumente gali būti vandenženklių.
  • Paslėptas tekstas    Programos Word dokumentuose gali būti teksto, kuris buvo suformatuotas kaip paslėptas tekstas. Jei nežinote, ar jūsų dokumente yra paslėpto teksto, galite jo ieškoti naudodami dokumentų inspektoriaus priemonę.
  • Paslėptos eilutės, stulpeliai ir darbalapiai    Programos Excel darbaknygėje gali būti paslėptų eilučių, stulpelių arba net visų darbalapių. Jei išplatinate kopijas darbaknygės, kurioje yra paslėptų eilučių, stulpelių arba darbalapių, kiti žmonės gali padaryti juos matomus ir peržiūrėti juose esančią informaciją.
  • Nematomas turinys    Programos PowerPoint pateiktyse ir programos Excel darbaknygėse gali būti objektų, kurie nėra matomi, nes buvo formatuoti kaip nematomi.
  • Ne skaidrės tyrinys    Programos PowerPoint pateiktyse gali būti objektų, kurie nematomi iš karto, nes buvo nuvilkti iš skaidrės į ne skaidrės sritį. Šis ne skaidrių turinys gali būti teksto laukai, iliustracijos, grafiniai elementai ir lentelės.
  • Pateikties pastabos    Programos PowerPoint pateikties pastabų sekcijoje gali būti tekstas, kurio nenorite bendrai naudoti viešai, ypač jei pastabos buvo parašytos naudoti tiktai pateiktį pristatančiam asmeniui.
  • Dokumento serverio ypatybes    Jei jūsų dokumentas buvo išsaugotas dokumentų tvarkymo serverio vietoje, pvz., dokumentų darbo srities svetainėje arba paslaugų Microsoft Windows SharePoint Services bibliotekoje, dokumentas gali turėti papildomų ypatybių arba su serverio vieta susijusios informacijos.
  • Pasirinktiniai XML duomenys    Dokumentuose gali būti pasirinktinių XML duomenų, kurie nematomi pačiame dokumente. Dokumentų inspektorius gali rasti ir pašalinti šiuos XML duomenis.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Kokią informaciją dokumentų inspektorius gali rasti ir šalinti?

Dokumentų inspektoriuje yra keletas skirtingų inspektorių, kuriuos galite naudoti įvairiems paslėptiems duomenims ir asmeninei informacijai ieškoti ir šalinti. Kai kurie iš šių inspektorių yra skirti konkrečioms Office programoms. Programų Office Word 2007, Office Excel 2007 ir Office PowerPoint 2007 dokumentų inspektoriuje rodomi skirtingi inspektorių rinkiniai tam, kad galėtumėte ieškoti ir šalinti paslėptus duomenis bei asmeninę informaciją, kuri yra specifinė tose programose.

Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kokius paslėptų duomenų ir asmeninės informacijos tipus dokumentų inspektorius gali rasti ir šalinti konkrečioje Microsoft Office programoje, peržiūrėkite žemiau esančias lenteles.

 Pastaba   Jei jūsų organizacija tinkino dokumentų inspektorių pridėdama inspektoriaus modulių, jūs galėsite tikrinti papildomus savo dokumentų informacijos tipus.

Office Word 2007

Inspektoriaus pavadinimas Randa ir šalina
Komentarai, pataisymai, versijos ir pastabos
  • Komentarus
  • Susektų pakeitimų versijų žymes
  • Informaciją apie dokumento versiją
  • Ranka rašytas pastabas
Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija
  • Dokumento ypatybes, įskaitant informaciją iš skirtukų Suvestinė, Statistika ir Pasirinktinis, esančių dialogo lange Dokumento ypatybės
  • El. pašto antraštes
  • Nukreipimo blankus
  • Pataisyti siųstą informaciją
  • Dokumento serverio ypatybes
  • Dokumento tvarkymo strategijos informaciją
  • Turinio tipo informaciją
  • Duomenų susiejimo saitų informaciją duomenų susiejimo laukams (paskutinė reikšmė paverčiama tekstu)
  • Vartotojo vardą
  • Ruošinio pavadinimą
Antraštės ir poraštės
  • Informaciją dokumento antraštėse
  • Informaciją dokumento poraštėse
  • Vandenženklius
Paslėptas tekstas
  • Tekstą, kuris buvo suformatuotas kaip paslėptas (šį šrifto efektą galima įjungti dialogo lange Šriftas)

 Pastaba   Dokumentų inspektorius negali rasti kitais metodais paslėpto teksto (pavyzdžiui, baltos spalvos teksto baltame fone).

Pasirinktiniai XML duomenys
  • Pasirinktinius XML duomenis, kurie gali būti saugomi dokumente

Office Excel 2007

Inspektoriaus pavadinimas Randa ir šalina
Komentarai ir pastabos
  • Komentarus
  • Ranka rašytas pastabas
Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija
  • Dokumento ypatybes, įskaitant informaciją iš skirtukų Suvestinė, Statistika ir Pasirinktinis, esančių dialogo lange Dokumento ypatybės
  • El. pašto antraštes
  • Nukreipimo blankus
  • Pataisyti siųstą informaciją
  • Dokumento serverio ypatybes
  • Dokumento tvarkymo strategijos informaciją
  • Turinio tipo informaciją
  • Vartotojo vardą
  • Spausdintuvo kelio informaciją
  • Scenarijaus komentarus
  • Publikuojamų tinklalapių failo kelią
  • Apibrėžtų vardų ir lentelių pavadinimų komentarus
  • Neaktyvius išorinių duomenų ryšius
Antraštės ir poraštės
  • Informaciją darbalapio antraštėse
  • Informaciją darbalapio poraštėse
Paslėptos eilutės ir stulpeliai
  • Paslėptas eilutes
  • Paslėptus stulpelius su duomenimis

 Pastabos 

  • Jei darbaknygėje yra paslėptų stulpelių be duomenų ir jie yra tarp stulpelių su duomenimis, šie tušti paslėpti stulpeliai taip pat bus atrasti ir pašalinti.
  • Jei darbaknygėje yra paslėptų eilučių arba stulpelių su duomenimis, juos pašalindami galite pakeisti darbaknygėje esančių skaičiavimų arba formulių rezultatus. Jei nežinote, kokia informacija yra paslėptose eilutėse arba stulpeliuose, uždarykite dokumentų inspektorių, padarykite eilutes arba stulpelius matomus ir peržiūrėkite jų turinį.
  • Šis inspektorius negali aptikti figūrų, diagramų, valdiklių, Microsoft ActiveX objektų ir valdiklių, paveikslėlių arba SmartArt grafinių elementų, kurių gali būti paslėptuose stulpeliuose.
Paslėpti darbalapiai
  • Paslėptus darbalapius

 Pastaba   Jei darbaknygėje yra paslėptų darbalapių su duomenimis, juos pašalindami galite pakeisti darbaknygėje esančių skaičiavimų arba formulių rezultatus. Jei nežinote, kokia informacija yra paslėptuose darbalapiuose, uždarykite dokumentų inspektorių, padarykite paslėptus darbalapius matomus ir peržiūrėkite jų turinį.

Pasirinktiniai XML duomenys
  • Pasirinktinius XML duomenis, kurie gali būti saugomi darbaknygėje
Nematomas turinys
  • Objektus, kurie nėra matomi, nes buvo suformatuoti kaip nematomi

 Pastaba   Šis inspektorius neaptinka objektų, uždengtų kitais objektais.

Office PowerPoint 2007

Inspektoriaus pavadinimas Randa ir šalina
Komentarai ir pastabos
  • Komentarus
  • Ranka rašytas pastabas
Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija
  • Dokumento ypatybes, įskaitant informaciją iš skirtukų Suvestinė, Statistika ir Pasirinktinis, esančių dialogo lange Dokumento ypatybės
  • El. pašto antraštes
  • Nukreipimo blankus
  • Pataisyti siųstą informaciją
  • Dokumento serverio ypatybes
  • Dokumento tvarkymo strategijos informaciją
  • Turinio tipo informaciją
  • Publikuojamų tinklalapių failo kelią
Nematomas skaidrės turinys
  • Objektus, kurie nėra matomi, nes buvo suformatuoti kaip nematomi

 Pastaba   Šis inspektorius neaptinka objektų, uždengtų kitais objektais.

Ne skaidrių tyrinys
  • Turinį arba objektus, kurie pateiktyje nematomi iš karto, nes yra ne skaidrės srityje, pvz.:
    • Iliustracijas
    • Teksto laukus
    • Grafinius elementus
    • Lenteles

 Pastaba   Dokumento inspektorius neaptinka arba nešalina ne skaidrių objektus su animacijos efektais.

Pateikties pastabos
  • Tekstą, įtrauktą į pateikties pastabų sekciją

 Pastaba   Dokumento inspektorius negali šalinti paveikslėlių, kurie įtraukti į pateikties pastabų sekciją.

Pasirinktiniai XML duomenys
  • Pasirinktinius XML duomenis, kurie gali būti saugomi pateiktyje

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Kaip rasti ir šalinti paslėptus duomenis ir asmeninę informaciją Office dokumentuose?

Norėdami rasti ir pašalinti paslėptus duomenis ir asmeninę informaciją Office dokumentuose, sukurtuose Office programose Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ir ankstesnėse jų versijose. Patartina naudoti dokumentų inspektorių prieš bendrinant elektroninę Office dokumento kopiją, pavyzdžiui, el. laiško priedą.

  1. Atidarykite Office dokumentą, kurį norite patikrinti ieškodami paslėptų duomenų ir asmeninės informacijos.
  2. Norėdami įrašyti savo pradinio dokumento kopiją, spustelėkite Microsoft Office mygtukąMygtuko paveikslėlis, spustelėkite Įrašyti kaip, tada įrašykite pavadinimą lauke Failo vardas.

 Svarbu   Patartina dokumentų inspektorių naudoti dirbant su pradinio dokumento kopija, nes ne visada įmanoma atkurti duomenis, kuriuos dokumentų inspektorius pašalina.

  1. Pradinio dokumento kopijoje spustelėkite Microsoft Office mygtukąMygtuko paveikslėlis, nukreipkite žymeklį į Parengti, tada spustelėkite Tikrinti dokumentą.
  2. Dialogo lange Dokumentų inspektorius pažymėkite žymės langelius pasirinkdami norimus tikrinti paslėpto turinio tipus. Daugiau informacijos apie skirtingus inspektorius rasite Kokią informaciją dokumentų inspektorius gali rasti ir pašalinti?
  3. Spustelėkite Tikrinti.
  4. Tikrinimo rezultatus peržiūrėkite dialogo lange Dokumentų inspektorius.
  5. Spustelėkite Šalinti viską, esantį šalia paslėpto turinio tipų, kuriuos norite šalinti iš dokumento, tikrinimo rezultatų.

 Svarbu   

  • Jei pašalinate paslėptą turinį iš savo dokumento, gali būti, kad negalėsite jo atkurti spustelėdami Anuliuoti.
  • Komentarai ir pastabos, Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija ir Antraštės ir poraštės inspektorių negalima naudoti Excel darbaknygėje, kuri buvo įrašyta kaip bendrai naudojama darbaknygė (skirtukas Peržiūra, komanda Bendrai naudojama darbaknygė). Taip yra todėl, kad bendrai naudojamose darbaknygėse yra asmeninės informacijos, suteikiančios teisę keliems žmonėms dirbti naudojantis ta pačia darbaknyge. Norėdami pašalinti šią informaciją iš bendrai naudojamos darbaknygės, galite nukopijuoti darbaknygę ir atšaukti jos bendrinimą. Norėdami atšaukti jos bendrinimą skirtuke Peržiūra spustelėkite Bendrai naudojama darbaknygė. Skirtuke Redagavimas išvalykite žymės langelį Leisti keliems vartotojams atlikti keitimus tuo pačiu metu.
  • Jei norite pašalinti paslėptus duomenis ir asmeninę informaciją iš dokumentų, išsaugomų vienu iš OpenDocument formatų (.odt, .ods, .odp), turėsite paleisti dokumentų inspektorių kiekvieną kartą įrašydami dokumentą vienu iš šių formatų.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

 
 
Taikoma:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007