Šiame straipsnyje aiškinama, kaip rasti ir paslėpti arba pašalinti pasikartojančius duomenis naudojant programą Microsoft Office Access 2007. Paprastai, kai tik įmanoma, reikia panaikinti pasikartojančias reikšmes, kad sumažintumėte sąnaudas ir padidintumėte duomenų tikslumą. Programoje Office Access 2007 siūlomi keli būdai rasti ir paslėpti arba panaikinti pasikartojančias reikšmes, o šiame straipsnyje aprašoma, kaip pritaikyti dažniausiai naudojamus metodus.

---

• Išsiaiškinti, kas yra pasikartojantys duomenys

• Parengti duomenų pavyzdžių

• Rasti, redaguoti, paslėpti arba panaikinti vienos lentelės pasikartojančius duomenis

• Rasti ir redaguoti, paslėpti arba panaikinti kelių lentelių pasikartojančius duomenis

---

Kas yra pasikartojantys duomenys

Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl naudojamos sąryšinės duomenų bazės – išvengti pasikartojančių duomenų. Nepaisant to, duomenų bazėms senstant, jose dažnai atsiranda pasikartojančių reikšmių, ypač kai duomenis įveda keli vartotojai. Paprastai pašalinus pasikartojančius duomenis sutaupoma pinigų, kurie išleidžiami duomenims saugoti, ir duomenys tampa tikslesni. O turint tikslius duomenis lengviau priimti geresnius verslo sprendimus. Pavyzdžiui, jei pardavimo užsakymą įvesite kelis kartus, klientas gali gauti jam nereikalingų prekių, o pasikartojimai jums kainuos, nes padidės pristatymo ir apskaitos išlaidos.

Ką iš tikrųjų reiškia pasikartojimas

Prieš bandydami rasti ir panaikinti pasikartojančius duomenis, pasitelkite savo žinias apie duomenis. Kitaip nei kurdami duomenų bazę, norėdami rasti ir panaikinti reikiamus pasikartojančius įrašus, jūs negalite vadovautis tam tikrų taisyklių ar procedūrų rinkiniu. Atminkite: grąžintuose duomenų bazės užklausų rezultatuose gali būti reikalingų duomenų įrašų, kurie yra tik panašūs į pasikartojančius. Tariamas pasikartojimas įvyksta tada, kai į užklausą neįtraukiate unikaliai kiekvieną įrašą identifikuojančių laukų. Daugiau informacijos apie tai, kaip į užklausą įtraukti reikiamus laukus ir išvengti klaidingų pasikartojančių duomenų rezultatų, ieškokite toliau esančiame šio straipsnio skyriuje Kada įrašai nėra pasikartojantys.

Be to, neužmirškite, kad visų pasikartojančių duomenų naikinti negalima, nes kai kurie iš jų yra reikalingi, kad duomenų bazė veiktų tinkamai. Kitaip tariant, duomenų bazėse gali būti ir reikalingų, ir nereikalingų pasikartojančių duomenų, o jums reikia panaikinti tik nereikalingus pasikartojimus.

Reikalingi pasikartojimai paprastai išskiriami į dvi kategorijas. Pirmojo tipo pasikartojimų reikia, kad duomenų bazė veiktų. Pavyzdžiui, pirminio rakto lauke duomenys dubliuoti visada, kai tarp lentelių reikia sukurti ryšius Vienas su daugeliu arba Daugelis su daugeliu.

Antrojo tipo reikalingi pasikartojimai atsiranda naudojantis duomenų baze, kai, pavyzdžiui, miestą, tiekėją arba asmens vardą, pvz., Rimvydas Saulis, įvedate daug kartų. Kai taip atsitinka, jūs nerizikuojate dubliuoti duomenis, nes kituose jūsų duomenų bazės laukuose (tokiuose kaip pirminių raktų reikšmės, adresai ir pašto indeksai) bus užtektinai kitos unikalios informacijos, kad duomenys nebūtų palaikyti pasikartojančiais.

Nereikalingų pasikartojimų gali atsirasti, kai:

• Dviejuose arba daugiau įrašų yra pasikartojančių laukų.  Du įrašai gali būti laikomi pasikartojančiais, net jei ne visuose įrašų laukuose esančios reikšmės sutampa. Pavyzdžiui, šiame paveikslėlyje matote du įrašus Darius Musteikis.

  

  Nors įrašai turi unikalius kliento ID (kairiausiai esančio stulpelio reikšmė), laukų Pavadinimas, Adresas ir Miestas reikšmės sutampa. Tokiais atvejais, net radus dalinį sutapimą, reikėtų panaudoti savo verslo žinias ir peržiūrėti duomenis bei patikrinti, ar jie nėra pasikartojantys.

• Dviejose arba daugiau lentelių yra panašių duomenų.  Pavyzdžiui, lentelėse Klientai ir Užsakovai yra tų pačių klientų įrašų.

  

  Nors lentelėse taikomos skirtingos struktūros, abiejose yra to paties tipo informacijos – kliento duomenų, – todėl visas unikalias (nepasikartojančias) reikšmes turėtumėte sulieti į vieną lentelę, o papildomą lentelę panaikinti.

• Dviejose arba daugiau duomenų bazių yra panašių duomenų.  Jei aptinkate, kad dviejose arba daugiau duomenų bazių yra panašių duomenų, arba paveldite duomenų bazę, kuri iš dalies sutampa su esama duomenų baze, turite palyginti duomenų bazių duomenis bei struktūrą ir jas atitinkamai sujungti.

  Lyginti duomenų bazes (net nedideles) neautomatiniu būdu nėra lengva. Jei jums reikia pagalbos lyginant, keli trečiosios šalies tiekėjai siūlo įsigyti įrankių, skirtų Access duomenų bazių turiniui ir struktūrai lyginti.

Apsilankykite svetainėje Microsoft Office MarketPlace ir skyriuje Database management patikrinkite, kokie duomenų bazių tvarkymo įrankiai dabar siūlomi.

 Pastaba   Jei ėmėtės veiksmų, kad iš lentelių pašalintumėte pasikartojančius duomenis, tačiau vis tiek formoje arba ataskaitoje matote pasikartojančių duomenų, taip gali būti dėl netinkamo formos arba ataskaitos dizaino. Pasirūpinkite, kad naudojamos lentelės ir užklausos būtų tinkamai sujungtos, o formos arba ataskaitos dalyse nebūtų kelių su tuo pačiu valdiklių šaltiniu sujungtų valdiklių.

Daugiau informacijos apie ataskaitos dizainą ieškokite straipsnyje Ataskaitos modifikavimas, redagavimas arba keitimas.

Kada įrašai nėra pasikartojantys

Kartais, pvz., peržiūrėdami užklausos grąžintus duomenis, galite pamatyti įrašus, kurie yra panašūs į pasikartojančius, nors naudojamose lentelėse yra tik unikalūs įrašai. Problemų gali iškilti, kai jūsų rodinyje nėra laukų, kurie unikaliai identifikuoja įrašą. Pavyzdžiui, šiame paveikslėlyje rodomi užklausos grąžinti duomenys.

Šiame rodinyje keli įrašai rodomi kaip pasikartojantys. Jei prie užklausos pridėsite vieną arba kelis papildomus laukus, pvz., prie kiekvieno užsakymo (Užsakymo ID) pridėsite klientų vardų arba pirminio rakto laukus, pamatysite, kad įrašai iš tikrųjų yra unikalūs:

Paprastai kurdami užklausą turite įtraukti lauką arba laukų, kurie kiekvieną įrašą identifikuoja unikaliai. Dažniausiai tokią funkciją atlieka pirminio rakto laukas, tačiau galite vietoj jo naudoti ir kitų laukų kombinacijas. Pavyzdžiui, turite daug vieno įprasto kontakto vardo ir vieno miesto atvejų, tačiau jei įtrauksite telefono numerį ir adresą, duomenų kombinacija turėtų kiekvieną įrašą identifikuoti unikaliai.

Aplinkybės, į kurias reikia atkreipti dėmesį susidūrus su pasikartojančiais įrašais

Ką daryti su pasikartojančiais įrašais priklauso nuo kelių aplinkybių:

• Pasikartojimo pobūdis ir mastas  Ar pasikartojantys duomenys yra vienoje lentelėje, ar dviejose panašiose lentelėse (toje pačioje duomenų bazėje ar dviejose skirtingose duomenų bazėse)? Ar pasikartojančius įrašus matote rodinyje, kuris yra pagrįstas dviem ar daugiau susijusių lentelių?
• Jūsų konkretūs reikalavimai  Ką norite daryti su pasikartojančiais duomenimis? Ar įrašus norite panaikinti iš duomenų bazės, ar tik paslėpti, kad nesimatytų rodinyje? Ar pasikartojančių įrašų reikšmes norite suskaičiuoti, gauti jų vidurkį ar susumuoti? Ar svarbu, kuris iš pasikartojančių įrašų panaikinamas ar paslepiamas? Jei svarbu, ar norite įrašus peržiūrėti ir panaikinti neautomatiniu būdu, ar panaikinti tuos įrašus, kurie atitinka tam tikrą sąlygą? Ar prieš pradėdami naikinti įrašus norite vieną ar daugiau įrašų atnaujinti arba sujungti?

Atsakymai į šiuos klausimus (arba tokių tipų klausimus) bei žinios apie duomenis padės jums sukurti planą, ką daryti su nereikalingais duomenimis.

Bendras pasirengimas šalinti pasikartojančius duomenis

Jei nuspręsite panaikinti pasikartojančius įrašus, pirmiausia turite sutvarkyti esamus lentelių ryšius. Paprastai daugumoje duomenų bazių naudojami ryšiai Vienas su daugeliu. Pavyzdžiui, galite turėti nedaug klientų, tačiau kiekvienas klientas gali pateikti daug užsakymų. Dėl to klientų duomenų lentelė yra ryšio dalis "vienas", o užsakymų duomenys – dalis "daugelis".

Tęsdami neužmirškite šios taisyklės: jei naikintini duomenys yra ryšio pusėje Daugelis, duomenis galite panaikinti neatlikdami jokių papildomų veiksmų. Tačiau jei duomenys yra ryšio pusėje Vienas, turite nustatyti ryšio ypatybę, nes kitaip programa Access neleis naikinti.

Daugiau informacijos apie duomenų, kurie priklauso pusei Vienas, naikinimą ieškokite straipsnyje Užklausų naudojimas vienam arba daugiau duomenų bazės įrašų naikinti.

Prieš pradėdami naikinti nereikalingus duomenis, apsvarstykite vieną arba daugiau iš šių būdų duomenų bazei parengti:

• Pasirūpinkite, kad duomenys nebūtų skirti tik skaityti.
• Gaukite reikiamas teises redaguoti arba naikinti duomenų bazės įrašus.
• Paprašykite visų kitų duomenų bazės vartotojų uždaryti objektus, su kuriais jūs norite dirbti. Taip išvengsite užrakinimo pažeidimų.

   Patarimas   Jei prie duomenų bazės yra prisijungusių daug vartotojų, gali tekti uždaryti duomenų bazę ir iš naujo atidaryti išskirtiniu režimu. Norėdami tai padaryti, programoje Access spustelėkite Microsoft Office mygtuką , o tada – Atidaryti. Raskite duomenų bazę ir ją pasirinkite, spustelėkite rodyklę, esančią šalia mygtuko Atidaryti, o tada – Atidaryti išskirtinėmis teisėmis.

  

• Prieš panaikindami įrašus, sukurkite atsarginę duomenų bazės kopiją. Panaikinimo atšaukti arba anuliuoti negalėsite. Vienintelis būdas atkurti panaikintus duomenis – atkurti juos iš atsarginės kopijos. Naikinimo operacijos metu gali būti panaikinti įrašai, esantys susijusiose lentelėse, todėl prieš pradedant operaciją geriausia būtų sukurti visos duomenų bazės kopiją.

  Duomenų bazės atsarginės kopijos kūrimas

  1. Spustelėkite Microsoft Office mygtuką , spustelėkite rodyklę, esančią šalia Tvarkyti, tada spustelėkite Kurti atsarginę duomenų bazės kopiją.

     Parodomas dialogo langas Įrašymas kaip ir programa Access prie failo vardo prideda šios dienos datą. Pavyzdžiui, jei jūsų duomenų bazės pavadinimas yra Turtas, programa Access sukurs tokio tipo failo vardą: Turtas_2006-10-29.

  2. Priimkite numatytąjį vardą ir vietą arba pasirinkite kitą vardą arba vietą ir spustelėkite Įrašyti.

  Programa Access uždaro pradinį failą, sukuria atsarginę kopiją ir iš naujo atidaro pradinį failą.

  Norėdami grįžti prie atsarginės kopijos, uždarykite ir pervardykite pradinį failą, kad atsarginė kopija galėtų naudoti pradinio failo vardą. Priskirkite atsarginei kopijai originaliosios versijos pavadinimą ir atidarykite ją naudodami programą Access.

 Puslapio pradžia

Duomenų pavyzdžių rengimas

Šio straipsnio dalyse „Kaip“ pateikiamos duomenų pavyzdžių lentelės. Veiksmų „Kaip“ metu naudojami lentelių pavyzdžiai, kad galėtumėte geriau suprasti, kaip veikia užklausos. Jei norite, lentelių pavyzdžius galite įvesti arba importuoti į naują arba esamą duomenų bazę.

Programoje Access siūlomi keli būdai, kaip šiuos lentelių pavyzdžius įtraukti į duomenų bazę. Duomenis galite įvesti neautomatiniu būdu, nukopijuoti kiekvieną lentelę į skaičiuoklės programą (pvz., Office Excel 2007) ir importuoti darbalapius į programą Access arba įklijuoti duomenis į teksto rengyklę, pvz., užrašinę, ir importuoti duomenis iš gautų tekstinių failų.

Šiame skyriuje aprašoma, kaip įvesti duomenis į duomenų lapą neautomatiniu būdu ir kaip nukopijuoti lentelių pavyzdžius į programą Excel, o tada importuoti tas lenteles į Access 2007. Daugiau informacijos apie teksto duomenų kūrimą ir importavimą ieškokite straipsnyje Importavimas arba susiejimas su tekstinio failo duomenimis.

Atliekant šio skyriaus veiksmus „Kaip“ naudojamos šios lentelės:

Lentelė Klientai:

Lentelė Darbuotojai:

Lentelė Skola:

Lentelė Užsakovai:

Duomenų pavyzdžio įvedimas neautomatiniu būdu

1. Skirtuko Sukurti grupėje Lentelės spustelėkite Lentelė.

   

   Programa Access į jūsų duomenų bazę įtraukia naują tuščią lentelę.

    Pastaba   Šio veiksmo atlikti nereikia, jei atidarote naują tuščią duomenų bazę, bet reikia, jei norite į duomenų bazę įtraukti lentelę.

2. Dukart spustelėkite pirmąjį langelį, esantį antraštės eilutėje ir įveskite lentelės pavyzdžio lauko pavadinimą.

   Pagal numatytuosius parametrus Access tuščių laukų antraštės eilutėje parodomas tekstas Pridėti naują lauką, pvz.:

   

3. Naudodami rodyklių klavišus pereikite prie kito tuščio antraštės langelio ir įveskite antro lauko pavadinimą (taip pat galite paspausti klavišą TAB arba dukart spustelėti naują langelį). Kartokite šį veiksmą tol, kol įvesite visus laukų pavadinimus.
4. Įveskite lentelės pavyzdžio duomenis.

   Vedant duomenis, programa Access kiekvienam laukui priskiria duomenų tipą. Jei sąryšinėmis duomenų bazėmis naudojatės neseniai, turėtumėte nustatyti konkretų visų lentelių laukų duomenų tipą, pvz., Numeris, Tekstas arba Data/laikas. Nustatę duomenų tipus, užtikrinsite, kad duomenys bus įvesti tiksliai, ir išvengsite klaidų, pvz., skaičiuodami nepanaudosite telefono numerio. Turėtumėte leisti, kad programa Access šiems lentelių pavyzdžiams priskirtų duomenų tipą.

5. Baigę įvesti duomenis, spustelėkite Įrašyti.

   Spartieji klaviatūros klavišai  Paspauskite CTRL+S.

   Parodomas dialogo langas Įrašymas kaip.

6. Lauke Lentelės pavadinimas įveskite lentelės pavyzdžio pavadinimą ir spustelėkite Gerai.

   Kiekvieno lentelės pavyzdžio pavadinimą reikia nurodyti todėl, kad dalyse „Kaip“ užklausos naudoja šiuos pavadinimus.

Darbalapių pavyzdžių kūrimas

1. Paleiskite skaičiuoklės programą ir sukurkite naują tuščią failą. Jei naudojate programą Excel, pagal numatytuosius parametrus sukuriama nauja tuščia darbaknygė.
2. Nukopijuokite pirmąjį lentelės pavyzdį iš ankstesnio skyriaus ir įklijuokite jį į pirmąjį darbalapį, pradėdami nuo pirmojo langelio.
3. Naudodami skaičiuoklės programos siūlomą būdą, pavadinkite darbalapį taip pat, kaip yra pavadintas lentelės pavyzdys. Pavyzdžiui, jei lentelės pavyzdys vadinasi Kategorijos, darbalapiui suteikite tokį patį pavadinimą.
4. Pakartokite 2 ir 3 veiksmus, kopijuodami kiekvieną lentelės pavyzdį į tuščią darbalapį ir tą darbalapį pervardydami.

    Pastaba   Gali tekti į skaičiuoklės failą įtraukti darbalapių. Daugiau informacijos apie šios užduoties vykdymą rasite skaičiuoklės programos žinyne.

5. Įrašykite darbaknygę patogioje kompiuterio ar tinklo vietoje ir pereikite prie kito veiksmų rinkinio.

Duomenų bazės lentelių kūrimas naudojant darbalapius

1. Naujoje arba esamoje duomenų bazėje:

   Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importas spustelėkite Excel.

   

   Arba

   Spustelėkite Daugiau ir iš sąrašo pasirinkite skaičiuoklės programą.

   Atsiranda dialogo langas Gauti išorinius duomenis – programos pavadinimas skaičiuoklė.

2. Spustelėkite Naršyti, atidarykite skaičiuoklės failą, kurį sukūrėte atlikdami ankstesnius veiksmus, ir spustelėkite Gerai.

   Paleidžiamas skaičiuoklės importavimo vedlys.

3. Pagal numatytuosius parametrus vedlys pasirenka pirmąjį darbaknygės darbalapį (darbalapį Klientai, jei jį pavadinote remdamiesi ankstesniame skyriuje pateiktais nurodymais) ir duomenys iš darbalapio atsiranda apatinėje vedlio puslapio dalyje. Spustelėkite Pirmyn.
4. Kitame vedlio puslapyje spustelėkite Pirmojoje eilutėje yra stulpelių antraštės, tada – Pirmyn.
5. Jei norite, kitame puslapyje galite naudoti teksto laukelius ir sąrašus, esančius dalyje Lauko parinktys, kad galėtumėte pakeisti laukų pavadinimus ir duomenų tipus arba į importavimo operaciją laukų neįtraukti. Jei ne, spustelėkite Pirmyn.
6. Palikite parinktį Leisti Access pridėti pirminį raktą pasirinktą ir spustelėkite Pirmyn.
7. Pagal numatytuosius parametrus programa Access naujajai lentelei pritaiko darbalapio pavadinimą. Priimkite pavadinimą arba įveskite kitą ir spustelėkite Baigti.
8. Kartokite 1–7 veiksmus tol, kol kiekviename Excel darbaknygės darbalapyje sukursite lentelę.

 Puslapio pradžia

Vienos lentelės pasikartojančių duomenų radimas, redagavimas, slėpimas arba naikinimas

Šiame skyriuje aprašomi dažniausiai naudojami būdai rasti, redaguoti, paslėpti arba panaikinti vienos lentelės pasikartojančias reikšmes.

---

• Įrašų radimas, kai iš dalies arba visiškai sutampa kai kurie laukai

• Unikalių įrašų rodymas paslepiant pasikartojančius duomenis

• Skirtingų įrašų rodymas nurodant, kuris pasikartojantis įrašas rodomas rezultatuose

• Agregavimo funkcijų (Count, Sum, Average) taikymas pasikartojantiems įrašams

• Naikinimo užklausos naudojimas pasikartojantiems įrašams panaikinti

• Būdai, kaip neleisti vartotojams įvesti pasikartojančių reikšmių

---

Įrašų radimas, kai iš dalies arba visiškai sutampa kai kurie laukai

Procesą, kurio metu ieškoma įrašų, turinčių iš dalies arba visiškai sutampančių reikšmių, sudaro šie bendri veiksmai:

• Sukurkite užklausą naudodami Dublikatų radimo vedlį. Pagal numatytuosius parametrus užklausa grąžina sutampančius įrašus tik tada, kai visiškai sutampa visi kiekvieno lauko reikšmių simboliai. Jei norite rasti iš dalies sutampančias reikšmes, galite užklausoje naudoti išraišką arba pakeisti struktūrinių užklausų kalbos (SQL) kodą.
• Jei norite, duomenų lapo rodinyje peržiūrėdami užklausos rezultatus galite redaguoti laukų reikšmes arba naikinti įrašus.
• Jei norite, galite pakeisti užklausoje naudojamą struktūrinės užklausų kalbos (SQL) kodą, kad būtų ieškoma iš dalies sutampančių reikšmių. Jei SQL kodo nepakeisite, užklausa grąžins tik tuos įrašus, kuriuose nurodytų laukų reikšmių simboliai visiškai sutampa.

Šiame skyriuje aiškinama, kaip sukurti dublikatų užklausą ir kaip pakeisti užklausą, kad būtų ieškoma iš dalies sutampančių reikšmių. Atliekant veiksmus naudojama toliau pateikta lentelė Klientai. Jei norite naudoti duomenų bazės lentelę, žr. ankstesnį šio dokumento skyrių Duomenų pavyzdžių rengimas. Veiksmus galite pritaikyti, kad tiktų jūsų duomenims.

Dublikatų užklausos kūrimas

1. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Kita, spustelėkite Užklausos vedlys.

   

2. Dialogo lange Nauja užklausa spustelėkite Dublikatų radimo užklausų vedlys, tada – Gerai.

   Jei parodomas perspėjimo pranešimas, kuriame rašoma, kad priemonė nėra įdiegta, spustelėkite Taip, kad įdiegtumėte vedlį.

3. Lentelių sąraše pasirinkite lentelę, kurioje yra pasikartojantys duomenys, ir spustelėkite Pirmyn.
4. Galimų laukų sąraše pasirinkite tik tą lauką arba laukus, kuriuose yra pasikartojančios informacijos. Jei naudojate lentelę Klientai, pridėkite tik laukus Įmonės pavadinimas, Adresas ir Miestas, nes tai vieninteliai laukai, kuriuose visiškai sutampa visi reikšmių simboliai. Spustelėkite Pirmyn.

    Pastaba   Jei laukuose, kuriuos pridėjote atlikdami šį veiksmą, nėra reikšmių, kurių visi simboliai sutampa, užklausa gali negrąžinti jokių rezultatų.

5. Kitame galimų laukų sąraše pasirinkite lauką arba laukus, kuriuose yra tikrintini arba naujintini duomenys, arba laukai, kuriuose yra duomenų, galinčių padėti atskirti pasikartojančius įrašus nuo nesikartojančių. Jei naudojate lentelę Klientai, pridėkite laukus Kontaktinio asmens vardas bei Telefonas, nes šių laukų duomenys gali padėti rasti pasikartojančias reikšmes ir nustatyti, kodėl šios reikšmės buvo įvestos. Spustelėkite Pirmyn.
6. Priimkite siūlomą pavadinimą (Rasti klientų dublikatus) arba įveskite savo pavadinimą. Tada spustelėkite Baigti, kad paleistumėte užklausą. Jei naudojote lentelę Klientai, pamatysite tokį rezultatą:

   Įmonės pavadinimas	Adresas	Miestas	Kontaktinio asmens vardas	Telefonas
   Fourth kava	Tiesioji g. 123	Meksikas	Katerina Kolesnikova	(7) 555 2126
   Fourth kava	Tiesioji g. 123	Meksikas	Ignas Stoškus	(7) 555 2233

   Sukūrę lentelę Klientai galėjote matyti daugiau nei du pasikartojančius įrašus (lentelėje yra keturi). Kitų pasikartojančių įrašų nematote, nes lauko Adresas reikšmių simboliai nesutampa. Galite modifikuoti užklausą, kad būtų grąžintos iš dalies sutampančios reikšmės.  Toliau aprašoma, kaip tai padaryti.

Užklausos tinkinimas, kad būtų galima rasti iš dalies sutampančius įrašus

1. Atidarykite užklausą kaip SQL rodinį. Norėdami tai padaryti:
   • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užklausos dokumento skirtuką ir spustelėkite SQL rodinys.
   • Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užklausą, tada spustelėkite SQL rodinys.
2. Modifikuokite SQL kodą, kad būtų galima rasti ir palyginti iš dalies sutampančias reikšmes.

   Jei atlikdami ankstesnius veiksmus naudojote lentelę Klientai, pamatysite tokį SQL sakinį:

   SELECT Klientai.[Įmonės pavadinimas], Klientai.[Adresas], Klientai.[Miestas], Klientai.[Kontaktinio asmens vardas], Klientai.[Telefonas]
   FROM Klientai
   WHERE (((Klientai.[Įmonės pavadinimas]) In (SELECT [Įmonės pavadinimas] FROM [Klientai] As Tmp GROUP BY [Įmonės pavadinimas],[Adresas],[Miestas] HAVING Count(*)>1 And [Adresas] = [Klientai].[Adresas] And [Miestas] = [Klientai].[Miestas])))
   ORDER BY Klientai.[Įmonės_pavadinimas], Klientai.[Adresas], Klientai.[Miestas];

   Tokiu atveju sąlyga WHERE naudoja antrąjį SELECT sakinį, kad kiekvieną įrašą palygintų su visais kitais lentelės įrašais ir rastų pasikartojančių įrašų rinkinius.

   Tarkime, kad norite modifikuoti lauką Adresas, kad būtų grąžinti iš dalies sutampantys įrašai. Toliau pateiktoje lentelėje galite matyti, kaip modifikuoti sakinį, kad būtų ieškoma tik pirmųjų septynių sutampančių lauko simbolių. Modifikacijos parašomos paryškintu šriftu:

   SQL sakinys	Aprašas
   SELECT Klientai.[Įmonės pavadinimas], Klientai.[Adresas], Klientai.[Miestas], Klientai.[Kontaktinio asmens vardas], Klientai.[Telefonas]	Niekas nesikeičia. Jūs norite matyti tuos pačius laukus, įskaitant visą kiekvieno pasikartojančių įrašų rinkinio lauką Adresas.
   FROM Klientai	Niekas nesikeičia.
   WHERE (((Klientai.Įmonės pavadinimas) In (SELECT [Įmonės pavadinimas] FROM [Klientai] As Tmp GROUP BY [Įmonės pavadinimas],Left([Adresas],7) ,[Miestas] HAVING	Lauką ([Adresas]) pakeiskite funkcijos iškvietimu, kuris veikia lauke Adresas (Left([Adresas],7)), kad būtų nustatytos pasikartojančios reikšmės. Taip patikrinami pirmieji septyni lauko Adresas simboliai, o ne visa lauko reikšmė. Jei norite ieškoti mažiau sutampančių simbolių, įveskite mažesnį skaičių. Jei norite ieškoti daugiau sutampančių simbolių, įveskite didesnį skaičių.
   Count(*)>1 And Left([Adresas],7) =Left([Klientai].[Adresas],7) And [Miestas] = [Klientai].[Miestas])))	Jei norite vieno įrašo lauko Adresas pirmuosius septynis simbolius palyginti su kito įrašo atitinkamais simboliais, pakeiskite [Adresas] į funkcijos Left([Adresas],7) iškvietimą, o [Klientai].[Adresas] – į funkcijos Left([Klientai].[Adresas],7) iškvietimą.
   ORDER BY Klientai.Įmonės pavadinimas, Klientai.Adresas, Klientai.Miestas;	Niekas nesikeičia.

3. Baigę modifikuoti sakinį, spustelėkite Vykdyti , kad paleistumėte užklausą ir parodytumėte rezultatus duomenų lapo rodinyje.

   Dabar užklausa grąžina visus keturis pasikartojančius įrašus, nes ieškoma tik pirmųjų septynių pasikartojančių lauko Adresas simbolių (pradedant iš kairės):

   Įmonės pavadinimas	Adresas	Miestas	Kontaktinio asmens vardas	Telefonas
   Coho vyninė	75-oji aveniu 3122	Sietlas	Rimvydas Saulis	(206) 555 2124
   Coho vyninė	75-oji aveniu 3122	Sietlas	Olga Turovceva	(206) 555 2125
   Fourth kava	Tiesioji g. 123	Meksikas	Katerina Kolesnikova	(7) 555 2126
   Fourth kava	Tiesioji g. 123	Meksikas	Ignas Stoškus	(7) 555 2233

Įrašų redagavimas neautomatiniu būdu

1. Užklausą, kurią sukūrėte atlikdami ankstesnius veiksmus, atidarykite kaip duomenų lapo rodinį.
2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
   • Norėdami redaguoti lauko reikšmę, pasirinkite lauką ir įveskite naują reikšmę.
   • Norėdami panaikinti visą įrašą (eilutę), spustelėkite eilutės parinkiklį (tuščias laukas šalia eilutės) ir paspauskite DELETE.

      Pastaba   Jei rasite daug pasikartojančių įrašų (daugiau nei norėtumėte naikinti rankiniu būdu), tuos įrašus galite panaikinti sukurdami ir paleisdami naikinimo užklausą. Pagrindinių veiksmų, kuriuos reikia atlikti norint sukurti ir paleisti naikinimo užklausą, aprašymo ieškokite šios temos skyriuje Naikinimo užklausos naudojimas pasikartojantiems įrašams panaikinti.

     Išsamesnės informacijos apie naikinimo užklausų naudojimą, taip pat informacijos apie tai, kaip planuoti naikinimą, pakeisti lentelės ryšius ir panaikinti susijusius duomenis, ieškokite straipsnyje Naikinimo užklausų naudojimas vienam arba daugiau duomenų bazės įrašų naikinti.

Į skyriaus pradžią

Unikalių įrašų rodymas paslepiant pasikartojančius duomenis

Daugelyje duomenų bazės lentelių yra laukas, kuris unikaliai identifikuoja kiekvieną įrašą. Paprastai tai pirminio rakto laukas. Jei kurdami užklausą slepiate arba praleidžiate tokio tipo laukus, galite pamatyti įrašus, kurie yra panašūs į pasikartojančius, nes visų grąžintų laukų reikšmės sutampa.

Pavyzdžiui, šiame paveikslėlyje rodomi užklausos rezultatai, kuriuose du užsakymai (raudoname lauke) atrodo pasikartojantys.

Tačiau jei į užklausą būtų įtrauktas pirminio rakto laukas, pvz., užsakymo ID, arba koks nors kitas kiekvieną įrašą unikaliai identifikuojantis laukas, pvz., pristatymo data, pamatytumėte, kad įrašai nėra pasikartojantys. Šiame skyriuje aprašoma, kaip paslėpti pasikartojančius įrašus, kuriuose esančių laukų visos reikšmės sutampa. Pavyzdžiui, galite paslėpti vieną iš Darius Musteikis įrašų, tačiau negalite paslėpti Blauer See Delikatessen įrašų, nes laukuose Adresas yra skirtingos reikšmės.

Tęsdami neužmirškite šios taisyklės: du arba daugiau įrašų laikomi pasikartojančiais tik tada, jei visuose užklausos rezultatų laukuose yra tos pačios reikšmės. Jei reikšmės nors vienu lauku skiriasi, kiekvienas įrašas yra unikalus ir tų įrašų negalite paslėpti naudodami čia aprašytus būdus. Jei norite paslėpti tokius pasikartojančius įrašus, tai galite padaryti naudodami sumų užklausą su agregavimo funkcija, pvz., FIRST, MIN, MAX ir t. t. Daugiau informacijos apie tai, kaip tai padaryti, ieškokite tolesniame šio straipsnio skyriuje Skirtingų įrašų rodymas nurodant, kuris pasikartojantis įrašas rodomas rezultatuose.

Programoje Access siūlomi du būdai, kaip užklausos rezultatų rinkinyje rodyti tik unikalias reikšmes:

• Jei paslėpėte pirminio rakto lauką (arba kokį nors kitą lauką, kuris unikaliai identifikuoja įrašą), parodykite tą stulpelį.
• Sukurkite atrankos užklausą ir užklausos ypatybę Unikalios reikšmės nustatykite Taip. Kai užklausa randa pasikartojančių reikšmių, ji parodo tik vieną iš jų (pirmąją, kurią randa), o kitas paslepia.

Šiame skyriuje aprašoma, kaip naudoti abu būdus.

Paslėptų laukų rodymas

1. Atidarę užklausą kaip duomenų lapo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią antraštės eilutės (eilutės, kurioje yra stulpelio antraštės) vietą ir spustelėkite Neslėpti stulpelių.
2. Dialogo lauke Neslėpti stulpelių pažymėkite žymės langelį, esantį šalia kiekvieno lauko, kurį norite įtraukti į duomenų lapą, ir spustelėkite Gerai.

Ypatybės Unikalios reikšmės nustatymas

 Pastaba   Užklausos ypatybę Unikalios reikšmės nustatę Taip, negalėsite redaguoti laukų reikšmių ar panaikinti duomenų, kai užklausa bus atidaryta kaip duomenų lapo rodinys. Norėdami redaguoti arba panaikinti duomenis, atidarykite lentelę kaip duomenų lapo rodinį.

1. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Kita, spustelėkite Užklausos vedlys.

   

2. Dialogo lange Nauja užklausa spustelėkite Paprastųjų užklausų vedlys, tada spustelėkite Gerai.

   Jei parodomas perspėjimo pranešimas, kuriame rašoma, kad priemonė nėra įdiegta, spustelėkite Taip, kad įdiegtumėte vedlį.

3. Lentelių sąraše pasirinkite lentelę, kurioje yra pasikartojančių duomenų, ir spustelėkite Pirmyn.
4. Galimų laukų sąraše pasirinkite tik tą lauką arba laukus, kuriuose yra pasikartojančios informacijos, ir spustelėkite Pirmyn.
5. Spustelėkite Pirmyn dar kartą nepasirinkdami papildomų laukų. Jei pridėsite kitų laukų, programa Access kai kuriuos pasikartojančius įrašus gali palaikyti unikaliais.
6. Priimkite siūlomą užklausos pavadinimą arba įveskite savąjį, spustelėkite Modifikuoti užklausos dizainą, tada spustelėkite Baigti, kad užklausą atidarytumėte kaip dizaino rodinį.
7. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite tuščią sritį, esančią užklausų dizainerio viršutinėje dalyje, ir spustelėkite Ypatybės.
8. Ypatybių lape raskite ypatybę Unikalios reikšmės ir pakeiskite ją į Taip.

   

9. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti . Jei tarp duomenų yra pasikartojančių įrašų, bus parodytas tik vienas iš jų.

Į skyriaus pradžią

Skirtingų įrašų rodymas nurodant, kuris pasikartojantis įrašas rodomas rezultatuose

Jei turite pasikartojančių duomenų, galbūt norėsite pamatyti tik tas reikšmes, kurios skiriasi – vieną įrašą iš pasikartojančių įrašų rinkinio. Norėdami sukurti užklausą. skirtą konkrečiam pasikartojančiam įrašui, naudokite sumų užklausą. Prie sumų užklausos pridėjus laukų, užklausa kiekvieną lauką laiko grupe, ir grupės duomenims galite paleisti agregavimo funkciją. Savo ruožtu šios funkcijos gali grąžinti vieną įrašą iš pasikartojančių įrašų rinkinio.

Sumų užklausą ir agregavimo funkciją su šiais duomenimis galite naudoti keliais budais:

• Jei norite, kad būtų rodomi tik anksčiausiai įvesti įrašai, naudokite funkciją First.
• Jei norite, kad būtų rodomi tik vėliausiai įvesti įrašai, naudokite funkciją Last.
• Jei norite, kad būtų rodomi tik tie įrašai, kurių tam tikruose laukuose yra didžiausia arba mažiausia reikšmė, naudokite funkciją Max arba Min. Pavyzdžiui, jei naudosite funkciją Max, gali būti parodytas įrašas, kurio data vėliausia, o jei naudosite funkciją Min, gali būti parodytas įrašas, kurio data anksčiausia.

 Pastaba   Šio tipo užklausos grąžintų duomenų redaguoti negalima. Norėdami redaguoti arba panaikinti duomenis, atidarykite reikiamą lentelę kaip duomenų lapo rodinį.

Šiame straipsnyje aiškinama, ką daryti, kad užklausa grąžintų originalius, naujausius ir seniausius įrašus. Atliekant veiksmus, naudojama lentelė Darbuotojai.

Jei norite naudoti duomenų bazės lentelę, atlikite veiksmus, aprašytus ankstesniame šio straipsnio skyriuje Duomenų pavyzdžių rengimas.

Sumų užklausos naudojimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę, kurioje yra pasikartojančių duomenų, ir spustelėkite Uždaryti.

   Lentelė atsiranda užklausų dizainerio viršutinėje dalyje.

3. Pridėkite tik tą lauką ar laukus, kuriuose yra pasikartojančių duomenų. Lauką galite spustelėti du kartus arba nuvilkti iš lentelės lango į dizaino tinklelio eilutę Laukas.

   Jei naudojate lentelės Darbuotojai pavyzdį, pridėkite laukus Pavardė, Vardas ir Gimimo data, nes tuose laukuose yra pasikartojančių įrašų.

4. Pridėkite lauką, kuriame galima nurodyti pasirinkimo kriterijus.

   Lentelės Darbuotojai pavyzdyje pridėkite lauką Priėmimo į darbą data, nes tame lauke yra dvi skirtingos darbuotojo reikšmės.

    Pastaba   Daugiau laukų prie tinklelio nepridėkite. Sumų užklausoje turi būti tik tas laukas ar laukai, kuriuose yra pasikartojantys duomenys, ir dar vienas laukas, kuriame yra jūsų tikrinimo metu naudotini duomenys.

5. Skirtuko Dizainas grupėje Rodymas/slėpimas spustelėkite Sumos . Dizaino tinklelyje atsiranda eilutė Suma, o stulpeliuose, kuriuose yra jūsų lentelė laukas, atsiranda Grupuoti pagal.
6. Eilutę Suma visuose laukuose nustatykite kaip Grupuoti pagal ir spustelėkite Vykdyti , kad paleistumėte užklausą, o rezultatai būtų parodyti kaip duomenų lapo rodinys. Jei naudojote duomenis iš ankščiau pateiktos lentelės, užklausa du kartus grąžins „Darius Stasevičius“, nes šio žmogaus pasikartojančiuose įrašuose nurodytos skirtingos priėmimo į darbą datos.
7. Grįžkite į dizaino rodinį ir nurodykite sąlygą, pagal kurią iš pasikartojančių įrašų turi būti išrinktas vienas įrašas. Jei norite naudoti duomenų pavyzdžius, eilutės Suma stulpelio Priėmimo į darbą data reikšmę pakeiskite taip:
   • Norėdami peržiūrėti pradinį įrašą, reikšmę pakeiskite į First.
   • Norėdami peržiūrėti vėliausiai įvestą įrašą, reikšmę pakeiskite į Last.
   • Norėdami įrašą išrinkti remdamiesi konkretaus lauko reikšme, turite naudoti funkciją Max arba Min. Šiame pavyzdyje jūs norite peržiūrėti įrašą, kuriame nurodyta seniausia priėmimo į darbą data. Norėdami tai padaryti, reikšmę pakeiskite į Min.
8. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti .

Jei užklausa grąžina reikiamus rezultatus, galite ją pakeisti į naikinimo užklausą ir paleisti, kad galėtumėte greitai ir lengvai panaikinti pasikartojančius įrašus. Daugiau informacijos apie naikinimo užklausos paleidimą ieškokite tolesniame šio straipsnio skyriuje Naikinimo užklausos naudojimas pasikartojantiems įrašams naikinti.

Į skyriaus pradžią

Agregavimo funkcijų (Count, Sum, Average) taikymas pasikartojantiems įrašams

Be to, kad galite sukurti užklausą, kuri iš pasikartojančių įrašų grupės grąžintų tam tikrus įrašus, dar galite naudodami agregavimo funkcijas suskaičiuoti pasikartojančių įrašų skaičių arba apibendrinti pasikartojančių duomenų rinkinio duomenis. Paprastai šias funkcijas reikia paleisti prieš sujungiant arba panaikinant pasikartojančius duomenis.

Šias užduotis galite atlikti sukurdami sumų užklausą, kurioje naudojamos agregavimo funkcijos, pvz., Count, Sum ir Average. Taip apibendrinsite pasikartojančius lentelės duomenis.

 Pastaba   Peržiūrint sumų užklausą duomenų lapo rodinyje, negalima redaguoti laukų reikšmių ar naikinti įrašų. Norėdami redaguoti arba naikinti duomenis, atidarykite reikiamą lentelę kaip duomenų lapo rodinį.

Vykdant šiame skyriuje aprašytus veiksmus naudojama lentelė Skola.

Jei norite naudoti duomenų bazės lentelę, atlikite veiksmus, aprašytus ankstesniame šio straipsnio skyriuje Duomenų pavyzdžių rengimas.

Sumų užklausos kūrimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę, kurią norite naudoti užklausoje, arba spustelėkite Pridėti, o tada Uždaryti, kad uždarytumėte dialogo langą. Jei naudojate duomenų pavyzdį, prie užklausos pridėkite lentelę Skola.
3. Pridėkite laukus, kuriuose yra pasikartojančių duomenų.

   Jei naudojate lentelę Skola, pridėkite laukus Įmonės pavadinimas ir Miestas, nes tuose laukuose yra pasikartojančių duomenų.

4. Pridėkite lauką, kuriame galima nurodyti pasirinkimo kriterijus. Jei naudojate lentelę Skola, pridėkite lauką Skola.
5. Skirtuko Dizainas grupėje Rodymas/slėpimas spustelėkite Sumos . Dizaino tinklelyje atsiranda eilutė Suma, o kiekvieno lauko eilutėje atsiranda Grupuoti pagal.
6. Atsižvelgdami į savo reikalavimus, atlikite vieną iš šių veiksmų:
   • Norėdami gauti įrašų skaičių, pasirinkite lauką, kuriame yra skaičiuotinos reikšmės, ir eilutės Suma lauko reikšmę pakeiskite į Skaičius. Jei naudojate duomenų pavyzdį, lauko Skola reikšmę nustatykite kaip Skaičius.
   • Norėdami apskaičiuoti sumą, lauko reikšmę nustatykite kaip Suma.

    Pastaba   Sumų užklausa gali pateikti tik apibendrintą informaciją. Ji parodyti negali atskirų reikšmių.

7. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti .

Į skyriaus pradžią

Naikinimo užklausos naudojimas pasikartojantiems įrašams naikinti

Patvirtinę, kad lentelėje yra pasikartojančių įrašų, galite nereikalingus duomenis panaikinti sukurdami ir paleisdami naikinimo užklausą. Norint sukurti ir paleisti naikinimo užklausą, paprastai reikia atlikti šiuos bendrus veiksmus:

• Suplanuokite naikinimą. Kaip šio proceso dalį nurodykite, ar naikintini duomenys yra susiję su kitos lentelės duomenimis. Jei taip, turite nurodyti, ar duomenys priklauso ryšio „vienas su daugeliu“ daliai „vienas", ar daliai „daugelis". Jei duomenys priklauso daliai „vienas", prieš naikindami duomenis turite įgalinti ryšio ypatybę. Jei duomenys priklauso daliai „daugelis", užklausai sukurti ir paleisti nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų. Duomenų bazės ryšiams patikrinti galite naudoti ryšių įrankį. Norėdami paleisti ryšių įrankį, skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Rodymas/slėpimas spustelėkite Ryšiai.

  Daugiau informacijos apie naikinimo užklausų planavimą ir paleidimą ieškokite straipsnyje Užklausų naudojimas vienam arba daugiau duomenų bazės įrašų naikinti.

• Sukurkite užklausą, pvz., atrankos arba unikalių reikšmių užklausą, ir pridėkite arba keiskite kriterijus tol, kol užklausa grąžins tik norimus naikinti duomenis.
• Konvertuokite tą užklausą į naikinimo užklausą ir paleiskite ją, kad panaikintų nereikalingus duomenis.

 Svarbu   Naikinimo užklausos rezultatų anuliuoti negalima. Dėl to prieš paleidžiant naikinimo užklausą reikėtų sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją. Daugiau informacijos apie duomenų bazės atsarginės kopijos kūrimą ieškokite ankstesniame šio straipsnio skyriuje Duomenų bazės atsarginės kopijos kūrimas.

Toliau aiškinama, kaip sukurti atrankos užklausą, konvertuoti ją į naikinimo užklausą ir paleisti ją, kad panaikintų įrašus.

Atrankos užklausos kūrimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

   Atidaromas užklausos dizaineris ir parodomas dialogo langas Lentelės rodymas.

2. Pažymėkite lentelę, esančią ryšio dalyje Vienas, spustelėkite Pridėti, tada – Uždaryti.

   Lentelė parodoma kaip langas viršutinėje užklausos dizaino tinklelio dalyje. Lange pateikiami visi lentelėje esantys laukai. Šioje iliustracijoje parodyta įprasta užklausų dizainerio lentelė.

   

3. Du kartus spustelėkite žvaigždutę (*), kad į dizaino tinklelį įtrauktumėte visus lentelėje esančius laukus.

   Įtraukus visus lentelės laukus, naikinimo užklausa iš lentelės panaikina visus įrašus (eilutes).

4. Jei norite, galite įtraukti stulpelį, kuriame galima įvesti kriterijus.

   Pavyzdžiui, klientas nutraukia verslo veiklą, todėl jums reikia panaikinti visus laukiančius to kliento užsakymus. Norėdami rasti tik šiuos įrašus, į dizaino tinklelį įtraukite laukus Kliento ID ir Užsakymo data.

5. Jei atlikote ankstesnį veiksmą, įveskite savo kriterijus į dizaino tinklelio eilutę Kriterijai.

   Kriterijai naudojami norint grąžinti tik tuos įrašus, kuriuos norite naikinti. Kitu atveju naikinimo užklausa panaikina visus lentelėje esančius įrašus. Jei norite toliau naudoti ankstesnio veiksmo pavyzdį, įveskite verslo veiklą nutraukusio kliento ID numerį ir datą, nuo kurios kliento užsakymai tapo neleistini.

   Daugiau informacijos apie kriterijų naudojimą ieškokite straipsnyje Naikinimo užklausos naudojimas vienam arba daugiau duomenų bazės įrašų naikinti.

6. Jei atlikote ankstesnį veiksmą, išvalykite kiekvieno kriterijaus lauko žymės langelį Rodyti.
7. Skirtuko Dizainas grupėje Rezultatai spustelėkite Vykdyti.

   Patikrinkite, ar užklausa grąžina įrašus, kuriuos norite naikinti.

8. Palikite užklausą atidarytą ir pereikite prie tolesnių veiksmų.

Atrankos užklausos konvertavimas į naikinimo užklausą ir užklausos paleidimas, kad būtų panaikinti duomenys

1. Spustelėkite Dizaino rodinys, kad perjungtumėte duomenų lapą į užklausos dizainerį.
2. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Naikinti.

   Programa Access pakeičia atrankos užklausą į naikinimo užklausą, paslepia dizaino tinklelio apatinės dalies eilutę Rodyti ir prideda eilutę Naikinti.

   Užtikrinkite, kad stulpelyje * (visi laukai) esančioje eilutėje Naikinti būtų rodoma Iš. Žodis Kur turėtų būti rodomas bet kuriame kriterijų stulpelyje.

3. Įsitikinkite, kad norite naikinti duomenis, ir spustelėkite Vykdyti , kad paleistumėte užklausą ir pamatytumėte rezultatus duomenų lapo rodinyje.

   Programa Access paragins patvirtinti, kad tikrai norite naikinti.

   Jei norite duomenis naikinti, spustelėkite Taip.

Patvirtinimo pranešimo slėpimas

Atlikite šiuos veiksmus, jei nenorite matyti patvirtinimo pranešimo kaskart, kai paleidžiate naikinimo užklausą arba kitą veiksmo užklausą.

• Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą „Access“ pasirinktys.

  Parodomas dialogo langas Access parinktys.

• Spustelėkite Išsamiau, o sekcijos Redagavimas dalyje Patvirtinti išvalykite žymės langelį Veiksmo užklausos.
• Norėdami uždaryti dialogo langą Access parinktys, spustelėkite Gerai.

Į skyriaus pradžią

Būdai, kaip neleisti vartotojams įvesti pasikartojančių reikšmių

Kad vartotojai neįvestų pasikartojančių duomenų, galite nustatyti kelias taisykles:

• Nustatykite, kad į lauką būtų galima įvesti tik unikalias reikšmes.  Norėdami nustatyti šią taisyklę, atlikite vieną iš šių veiksmų:
  • Nustatykite lauką kaip pirminį raktą. Taip galite padaryti tik tada, jei lentelė dar neturi pirminio rakto. Norėdami nustatyti lauką kaip pirminį raktą, atidarykite lentelę kaip dizaino rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko pavadinimą ir spustelėkite Pirminis raktas . Į pirminio rakto lauką galima įvesti tik unikalias reikšmes. Jei vartotojai norės įvesti pasikartojančią reikšmę, jie bus apie tai informuoti.
  • Jei lentelėje jau yra pirminis raktas, lentelės dizaino rodinyje lauko ypatybę Indeksuota nustatykite kaip Taip (neleidžiami dublikatai). Nustačius šią ypatybę, į lauką nebus galima įvesti tokios pat reikšmės, kokia jau yra. Atminkite, kad kam tikrais atvejais, pvz., kai laukuose nurodytas pavadinimas ir miestas, pasikartojančius įrašus turite priimti.
• Nurodykite, kad dviejuose arba daugiau laukų kiekvieno įrašo reikšmių kombinacija turi būti unikali.  Pavyzdžiui, tarkime, turite kontaktinių duomenų lentelę. Galite laukų kombinaciją, pvz., Kontaktinio asmens vardas, Adresas ir Miestas, nurodyti kaip lentelės pirminį raktą.

  Toks būdas yra veiksmingas, nes nelabai įtikima, kad du tokį pat vardą ir pavardę turinčius kontaktinius asmenis būtų galima rasti tuo pačiu adresu ir tame pačiame mieste.

  Norėdami sukurti kelių laukų pirminį raktą, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Atidarykite lentelę kaip dizaino rodinį.
  2. Spustelėkite eilutės parinkiklį į kairę nuo pirmojo lauko, kad būtų pažymėta visa eilutė.
  3. Laikydami nuspaudę CTRL spustelėkite visų kitų laukų, kuriuos norite įtraukti į pirminį raktą, eilutės parinkiklį.
  4. Laikinajame meniu iš pradžių dešiniuoju, o paskui kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite Pirminis raktas.

  Atlikus šį veiksmą, kiekvieno pirminio rakto lauko ypatybė Indeksuota nustatoma kaip Taip (leidžiami dublikatai), kad, pavyzdžiui, į kelis įrašus galėtumėte įvesti tą patį vardą, adresą arba miestą. Nepaisant to, į kelis įrašus negalėsite įvesti identiškos vardo, adreso ir miesto kombinacijos. Pavyzdžiui, galite turėti du kontaktinius asmenis Darius Stasevičius, kurie gyvena Pagrindinėje gatvėje 2345, tačiau jie negali abu gyventi Londone.

Į skyriaus pradžią

---

 Puslapio pradžia

Kelių lentelių pasikartojančių duomenų radimas, redagavimas, slėpimas arba naikinimas

Šiuose skyriuose aprašomi keli būdai, kuriuos naudojant galima rasti, redaguoti, slėpti arba naikinti keliose lentelėse esančius pasikartojančius duomenis. Paprastai dviejų arba daugiau lentelių duomenys sutampa tada, kai vieną duomenų bazę bandote integruoti į kitą.

---

• Pasikartojančių įrašų rodymas greta, kai įrašai yra dviejose lentelėse

• Vieno iš pasikartojančių įrašų rodymas, kai įrašai yra dviejose lentelėse

• Tik pasikartojančių duomenų, rastų abiejose lentelėse, rodymas

• Tik vienos lentelės įrašų, kurie neturi atitikmenų kitoje lentelėje, rodymas

• Pasikartojančių įrašų naikinimas iš vienos lentelės ir likusių įrašų suliejimas į kitą lentelę

• Tik unikalių įrašų rodymas, kai peržiūrimi duomenys iš susijusių lentelių

• Konkretaus įrašo rodymas arba susijusiose lentelėse esančių pasikartojančių duomenų apibendrinimas

---

Pasikartojančių įrašų rodymas greta, kai įrašai yra dviejose lentelėse

Dažnai gali atsitikti taip, kad turėsite dvi lenteles, kuriose yra pasikartojančių arba sutampančių tos pačios duomenų bazės duomenų. Pavyzdžiui, tarkime, jūs turite lentelę Užsakovai ir lentelę Klientai:

Lentelė Užsakovai  

Lentelė Klientai  

Atkreipkite dėmesį, kad šiuo atveju atskirose lentelėse nėra pasikartojančių reikšmių, tačiau abiejų lentelių laukuose yra sutampančių reikšmių, pvz., duomenys užsakovų lentelės lauke Pavadinimas ir duomenys klientų lentelės lauke Įmonės pavadinimas.

Ne visada galima duomenis integruoti suliejant abi lenteles. Užsakovų lentelėje gali būti pateikti naujesni klientų duomenys, o klientų lentelėje – naujesni kitų vartotojų duomenys. Paprastai geriausias sprendimas būtų peržiūrėti abiejų lentelių turinį ir nuspręsti, ką pasilikti ir ką panaikinti.

Kas sudėtumėte abiejų lentelių įrašus į vieną vietą, reikia sukurti sujungimo užklausą. Užklausa sudės pasikartojančius įrašus vieną šalia kito, kad būtų lengviau juos peržiūrėti.

 Pastaba   Sujungimo užklausos grąžintų duomenų nei redaguoti, nei panaikinti negalima. Norėdami juos redaguoti arba panaikinti, atidarykite lenteles kaip duomenų lapo rodinį.

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

   Programa Access sukuria naują užklausą. Parodomas dialogo langas Lentelės rodymas.

2. Uždarykite dialogo langą Lentelės rodymas prie dizaino tinklelio nepridėdami lentelių arba užklausų.
3. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užklausos dokumento skirtuką ir spustelėkite SQL rodinys.
4. Jei kaip pavyzdį naudojate ankstesnes lenteles, įklijuokite į langą toliau pateiktą SQL sakinį. Jei naudojate savo duomenis, šį sakinį naudokite kaip orientyrą. Kaip parodyta, naudokite sąlygas SELECT, UNION ALL SELECT ir ORDER BY, tačiau laukų ir lentelių pavadinimus pakeiskite savo duomenimis.
   

   SELECT [Įmonės pavadinimas], [Adresas], [Miestas], [Telefonas], FROM [Klientai]
   UNION ALL SELECT [Pavadinimas], [Adresas], [Miestas], [Telefonas], FROM [Užsakovai]
   ORDER BY [Įmonės pavadinimas];

   
   

   Pirmasis SELECT sakinys gauna įrašus iš lentelės Klientai, o antrasis SELECT sakinys – iš lentelės Užsakovai. Sąlyga UNION ALL sudeda visus abiejų lentelių įrašus į vieną vietą. Sakinys ORDER BY išrūšiuoja įrašus, kad pasikartojantys įrašai būtų padėti atskirai ir būtų lengviau juos peržiūrėti.

    Pastaba   Kiekvienas SELECT sakinys turi grąžinti tokį patį laukų skaičių tokia pat tvarka. Atitinkančiuose laukuose turi būti suderinami duomenų tipai, tačiau yra viena išimtis: lauką Skaičius ir lauką Tekstas galima naudoti kaip atitinkančius laukus. Beje, neužmirškite, kad laukų pavadinimai gali skirtis.

5. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti .

   Jei naudojate įrašus iš anksčiau pateiktų lentelių, rodinyje rodoma 18 įrašų – visi 9 įrašai iš lentelės Klientai ir visi 9 iš lentelės Užsakovai.

   Įrašykite užklausą ir uždarykite rodinį. Šią užklausą reikės naudoti kitame skyriuje.

Į skyriaus pradžią

Vieno iš pasikartojančių įrašų rodymas, kai įrašai yra dviejose lentelėse

Kartais gali reikėti peržiūrėti tik unikalius dviejų panašių lentelių įrašus. Jei įrašas yra abiejose lentelėse, galite įtraukti įrašą iš pirmosios lentelės ir ignoruoti atitinkamą įrašą iš antrosios lentelės.

Programa Access įrašus iš skirtingų lentelių laiko pasikartojančiais tik tada, jei sutampa visų pasirinktų laukų reikšmės. Pavyzdžiui, jei į užklausą įtrauksite laukus Įmonės pavadinimas, Miestas, Adresas, Telefonas ir Faksas, visų laukų reikšmės turi sutapti, kad programa Access įrašą laikytų pasikartojančiu.

Šiame skyriuje aiškinama, kai pakeisti ankstesniame skyriuje aprašytą užklausą, kad joje būtų rodomi visi lentelės Klientai įrašai ir tik unikalūs lentelės Užsakovai įrašai.

 Pastaba   Sujungimo užklausos grąžintų duomenų redaguoti negalima. Norėdami juos redaguoti arba panaikinti, atidarykite pagrindines lenteles kaip duomenų lapo rodinį.

Užklausos modifikavimas

1. Atidarykite užklausą, kurią sukūrėte atlikdami ankstesniame skyriuje aprašytus veiksmus.
2. Užklausos dokumentų skirtuke spustelėkite SQL rodinys, kad pamatytumėte SQL sakinį.
3. Iš abiejų SELECT sakinių panaikinkite laukus [Telefonas] ir [Telefonas].
4. Panaikinkite po žodžio UNION einantį žodį ALL. Atlikus šiuos keitimus, užklausa ignoruos pasikartojančius įrašus iš lentelės Užsakovai. SQL sakinys atrodys taip:

   SELECT [Įmonės_pavadinimas], [Adresas], [Miestas], FROM [Klientai]
   UNION SELECT [Pavadinimas], [Adresas], [Miestas], FROM [Užsakovai]
   ORDER BY [Įmonės_pavadinimas];

5. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti .

   Jei naudojate duomenų pavyzdžius iš ankstesnio skyriaus, užklausa vietoje 18 įrašų grąžina 14.

Į skyriaus pradžią

Tik pasikartojančių duomenų, rastų abiejose lentelėse, rodymas

Kai norite sukurti užklausą, kuri grąžintų tik sutampančias dviejų lentelių reikšmes, naudokite vidinį sujungimą. Jei esate programos Access naujokas, vidinis sujungimas – tai operacija, kuri sujungia dviejų arba daugiau lentelių eilutes tik jei sujungtų laukų reikšmės sutampa.

Vidinį sujungimą galima suformuoti sukuriant atrankos užklausą, į kurią yra įtrauktos abi lentelės, o tada sukuriant ryšį tarp laukų, kuriuose yra pasikartojančių reikšmių. Pagal numatytuosius parametrus programa Access vidinį sujungimą sukuria tada, kai jūs sukuriate ryšį.

 Pastaba   Laukų arba eilučių, kurias grąžino vidinį sujungimą turinti atrankos užklausa, redaguoti negalima. Jei norite redaguoti duomenis, atidarykite lenteles ir kiekvienoje iš jų pakeiskite reikšmes.

Užklausos, turinčios vidinį sujungimą, kūrimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę Klientai ir lentelę Užsakovai, tada spustelėkite Uždaryti, kad uždarytumėte dialogo langą.
3. Nurodykite laukus, kurių pasikartojančiuose įrašuose yra sutampančių reikšmių. Jei naudojate duomenų pavyzdžius, lentelės Klientai laukas Įmonės pavadinimas sutampa su lentelės Užsakovai lauku Pavadinimas.
4. Lauką Įmonės pavadinimas iš pirmosios lentelės nuvilkite į lauką Pavadinimas antrojoje lentelėje. Programa Access sujungia laukus linija.

   

   Pagal numatytuosius parametrus užklausa sukuria dviejų lentelių vidinį sujungimą. Vidiniu sujungimu sujungiami tik tie įrašai, kurių laukas Įmonės pavadinimas sutampa su lauku Pavadinimas.

5. Dukart spustelėkite lauką Įmonės pavadinimas, kad įtrauktumėte jį į užklausų dizaino tinklelį. Šis laukas padės identifikuoti laukus duomenų lapo rodinyje.
6. Dukart spustelėkite kitus laukus, kuriuos iš lentelių Klientai ir Užsakovai norite įtraukti į užklausų dizaino tinklelį. Šiuo atveju įtraukite lauką Telefonas iš lentelės Klientai ir lauką telefonas iš lentelės Užsakovai.
7. Norėdami paleisti užklausą ir parodyti rezultatus duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Vykdyti . Užklausa grąžina penkis įrašus, po vieną kiekvienam klientui, kurio įrašas yra abiejose lentelėse.

   Įmonės pavadinimas	Telefonas (Klientai)	Telefonas (Užsakovai)
   Baldwino mokslo muziejus	(505) 555 2122	(505) 555 3123
   Oro transporto bendrovė Blue Yonder	(104) 555 2123	(104) 555 2124
   Coho vyninė	(206) 555 2124	(206) 555 2124
   Contoso medikamentai	(171) 555 2125	(171) 555 2125
   Fourth kava	(7) 555 2126	(7) 555 2126

Į skyriaus pradžią

Tik vienos lentelės įrašų, kurie neturi atitikmenų kitoje lentelėje, rodymas

Tęsdami scenarijų, pagal kurį lentelėse Klientai ir Užsakovai yra pasikartojančių duomenų, dabar sužinosite, ką daryti, jei norite peržiūrėti tuos lentelės Klientai įrašus, kurie neturi pasikartojančių įrašų lentelėje Užsakovai. Prieš sujungiant abi lenteles, tai gali padėti priimti sprendimus dėl tam tikrų klientų, remiantis vien tik lentelės Klientai duomenimis.

Sukurdami nesutampančių radimo užklausą, galite peržiūrėti tik lentelės Klientai duomenis, kurie neturi atitikmenų lentelėje Užsakovai. Naudojant duomenų pavyzdžius, šio tipo užklausa grąžina visus lentelės Klientai įrašus, kurie neturi atitikmenų lentelėje Užsakovai.

 Pastaba   Peržiūrėdami šią užklausą duomenų lapo rodinyje, galite redaguoti laukų reikšmes arba naikinti įrašus.

Nesutampančių radimo užklausos kūrimas

1. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Kita, spustelėkite Užklausos vedlys.

   

2. Dialogo lange Nauja užklausa spustelėkite Nesutampančių radimo užklausų vedlys, tada – Gerai.
3. Spustelėkite lentelę Klientai – joje yra jus dominantys įrašai. Spustelėkite Pirmyn.
4. Spustelėkite lentelę Užsakovai – tai lentelė, su kuria jūs norite palyginti lentelę Klientai. Spustelėkite Pirmyn.
5. Spustelėkite lentelės Klientai lauką Įmonės pavadinimas, spustelėkite lentelės Užsakovai lauką Pavadinimas ir spustelėkite mygtuką <=>. Taip sujungsite lenteles pagal klientų pavadinimus. Spustelėkite Pirmyn.
6. Pasirinkite laukus, kuriuos norite matyti rodinyje. Šiuo atveju pridėkite laukus Įmonės pavadinimas, Adresas, Miestas ir Telefonas. Spustelėkite Pirmyn.
7. Įveskite užklausos pavadinimą ir spustelėkite Baigti, kad galėtumėte įrašus peržiūrėti duomenų lapo rodinyje. Jei naudojate duomenų pavyzdžius, užklausa grąžina keturis įrašus – šiuo atveju lentelės Klientai įrašus, kurie lentelėje Užsakovai neturi su jais persidengiančių įrašų.

   Įmonės pavadinimas	Adresas	Miestas	Telefonas
   Nuotykių pasaulis	87-asis kelias 3122	Sietlas	(206) 555 2125
   Patikimas draudimas	Didžioji g. 67	Tampa	(916) 555 2128
   Trey tyrimai	Ilgasis bulvaras 2	Portlendas	(503) 555 2129
   Fabrikam, Inc.	Imperijos kelias 9	Sietlas	(206) 555 2233

Į skyriaus pradžią

Pasikartojančių įrašų naikinimas iš vienos lentelės ir likusių įrašų suliejimas į kitą lentelę

Peržiūrėję pasikartojančius panašių lentelių duomenis, pasikartojančius įrašus galite panaikinti, o likusius duomenis sulieti į vieną lentelę. Šį procesą sudaro toliau aprašyti bendri veiksmai:

• Jei norite, naikintinoje lentelėje atnaujinkite visus duomenis, kuriuos norite sulieti. Kaip atnaujinti duomenis, šioje temoje neaprašoma.

  Informacijos apie duomenų naujinimo būdus ieškokite straipsnyje Duomenų bazėje saugomų duomenų atnaujinimas.

• Jei norite, peržiūrėkite visus ryšius, kuriais gali būti susieta naikintina lentelė ir kitos duomenų bazėje esančios lentelės. Jei yra nustatytų ryšių, paprastai juos reikia panaikinti ir sukurti naują ryšį su kita lentele (su lentele, kurioje yra sulieti duomenys). Tačiau turite užtikrinti, kad naujosios lentelės pirminio rakto reikšmės sutampa su kitų lentelių pirminio rakto reikšmėmis.
• Sukurkite naikinimo užklausą, kurioje būtų naudojama ypatybė Unikalios reikšmės, kad galėtumėte rasti ir panaikinti visus sutampančius įrašus. Tai darydami, turite užtikrinti, kad nesuardysite ryšių tarp duomenų bazės lentelių. Pavyzdžiui, tarkime, jūs norite visus unikalius įrašus perkelti iš lentelės Užsakovai į lentelę Klientai, tada lentelę Užsakovai panaikinti. Jei lentelė Užsakovai yra susijusi su kokiomis nors kitomis duomenų bazės lentelėmis, turite pasirūpinti, kad būtų susieta ir lentelė Klientai. Plačiau apie ryšius šioje temoje neaiškinama.

  Daugiau informacijos ieškokite straipsnyje Ryšio kūrimas, redagavimas arba naikinimas.

• Sukurkite papildymo užklausą, kad likusius naikintinos lentelės įrašus įtrauktumėte į lentelę, kurią norite pasilikti. Norint tai padaryti, gali tekti prie lentelės, kurią norite pasilikti, pridėti pirminio rakto lauką ir papildymo duomenų reikšmes.
• Panaikinkite nereikalingą lentelę.

Šiame skyriuje aiškinama, kaip sukurti ir naudoti naikinimo užklausą bei papildymo užklausą ir kaip panaikinti lentelę. Atliekant šiuos veiksmus naudojamos lentelės Klientai ir Užsakovai.

Lentelė Klientai  

Lentelė Užsakovai  

Jei norite naudoti šias duomenų bazės lenteles, žr. ankstesnį šio straipsnio skyrių Duomenų pavyzdžių rengimas. Atlikdami šią užduotį, įsivaizduokite, kad lentelėje Klientai pateikta naujausia informacija, todėl jūs norite panaikinti sutampančius įrašus iš lentelės Užsakovai, tada likusius lentelės Užsakovai įrašus sulieti į lentelę Klientai.

Nereikalingų duomenų naikinimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę Klientai ir lentelę Užsakovai ir uždarykite dialogo langą.
3. Susiekite abi lenteles vilkdami lentelės Klientai lauką Įmonės_pavadinimas į lentelės Užsakovai lauką Pavadinimas.
4. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite tuščią sritį viršutinėje lango dalyje ir spustelėkite Ypatybės. Ypatybės Unikalūs įrašai reikšmę nustatykite Taip.

   Sujungdami abi lenteles ir nustatydami ypatybės Unikalūs įrašai reikšmę Taip, išvengsite pranešimo Negalima naikinti nurodytose lentelėse, kuris būtų parodytas, kai paleiskite užklausą.

5. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Naikinti.
6. Nuvilkite lentelėje Užsakovai esančią žvaigždutę (*) į užklausų dizaino tinklelio pirmojo stulpelio eilutę Laukas.

   

   Eilutėje Lentelė bus rodoma Užsakovai, o eilutėje Naikinti rodoma Iš. Tai reiškia, kad užklausa panaikins eilutes iš lentelės Užsakovai.

7. Dabar turite nurodyti, kuriuos įrašus užklausa panaikina. Jei naudojate lentelių pavyzdžius, tai galite panaikinti įrašus, kurių reikšmės lentelės Užsakovai laukuose Pavadinimas, Adresas ir Miestas sutampa su lentelės Klientai laukais.

   Nuvilkite lentelės Užsakovai lauką Pavadinimas į pirmąjį tuščią eilutės Laukas, esančios užklausų dizaino tinklelyje, langelį. Tą patį atlikite su lentelės Užsakovai laukais Adresas ir Miestas.

8. Jei naudojate lentelių pavyzdžius, lauko Pavadinimas eilutėje Kriterijai įveskite [Klientai].[Įmonės pavadinimas]. Lauko Adresas eilutėje Kriterijai įveskite [Klientai].[Adresas]. Lauko Miestas eilutėje Kriterijai įveskite [Klientai].[Miestas]. Jūsų užklausų dizaino tinklelis turėtų atrodyti taip:
   

   

   Paleidus užklausą, ji panaikins visus įrašus, kurie atitinka užklausoje nurodytus kriterijus, – tuos, kurių kiekvienos lentelės trijuose laukuose yra sutampančių reikšmių.

9. Norėdami peržiūrėti įrašus, kurie bus panaikinti paleidus užklausą, spustelėkite Rodyti . Pamatysite penkis pasikartojančius lentelės Užsakovai įrašus.
10. Norėdami paleisti užklausą spustelėkite komandą Vykdyti. Kai jūsų paprašys patvirtinti naikinimą, spustelėkite Taip.
11. Pereikite prie kitų veiksmų, kuriuos atlikus bus galima sukurti papildymo užklausą.

Likusių duomenų pridėjimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Kiti spustelėkite Užklausos dizainas.

   

2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite šaltinio lentelę, dukart spustelėkite lentelę, kurioje yra pridėtinų įrašų, ir spustelėkite Uždaryti. Jei naudojate duomenų pavyzdžius, dukart spustelėkite lentelę Užsakovai.
3. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Pridėti.
4. Dialogo lango Papildymas sąraše Lentelės pavadinimas pasirinkite paskirties lentelę (lentelę, prie kurios norite pridėti duomenų). Jei naudojate lentelių pavyzdžius, pasirinkite lentelę Klientai ir spustelėkite Uždaryti.
5. Laukus, kuriuos norite pridėti, perkelkite iš šaltinio lentelės į dizaino tinklelio eilutę Laukas.

    Svarbu   Perkelkite tik tuos laukus, kurie turi atitinkančių laukų paskirties lentelėje.

   Jei naudojate duomenų pavyzdžius, perkelkite laukus Pavadinimas, Adresas ir Telefonas.
6. Spustelėkite kiekvieno lauko eilutę Papildyti ir pasirinkite paskirties lentelėje esančio atitinkančio lauko pavadinimą. Jei naudojate duomenų pavyzdžius, atitinkamai pasirinkite laukus Įmonės pavadinimas, Adresas ir Telefonas.
7. Kadangi lentelės Užsakovai įrašus norite pridėti prie lentelės Klientai, kriterijų nurodyti nereikia. Norėdami peržiūrėti įrašus, kurie paleidus užklausą nebus pridėti prie lentelės Klientai, spustelėkite Rodyti .
8. Įrašykite ir uždarykite rodinį.
9. Raskite papildymo užklausą ir dukart ją spustelėkite. Norėdami patvirtinti papildymo operaciją, spustelėkite Taip.

   Nenoriu, kad kaskart paleidus šią užklausą, būtų rodomas patvirtinimo pranešimas

   • Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą „Access“ pasirinktys.
   • Dialogo lange Access parinktys spustelėkite Redagavimas.
   • Sekcijos Bendrasis redagavimas dalyje Patvirtinti išvalykite žymės langelį Veiksmo užklausos.

   ---

Lentelės naikinimas

1. Patikrinkite, ar turite reikiamas naikinti teises duomenų lenteles, ar duomenų bazė nėra skirta tik skaityti ir ar kitas vartotojas nėra atidaręs lentelės.
2. Naršymo srityje spustelėkite naikintiną lentelę.
3. Norėdami patvirtinti, kad norite naikinti lentelę, paspauskite DELETE ir spustelėkite Taip.

    Pastaba   Panaikinus duomenų bazės lenteles, gali iš dalies arba visiškai sutrikti duomenų bazės veikimas. Dėl to reikia planuoti naikinimą, kad būtumėte tikri, kad duomenų bazė veiks tinkamai. Be to, prieš naikinant duomenis ar kitus komponentus, visada reikia sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją.

   Daugiau informacijos apie duomenų naikinimą ieškokite straipsnyje Vieno arba kelių duomenų bazės įrašų naikinimas.

Į skyriaus pradžią

Tik unikalių įrašų rodymas, kai peržiūrimi duomenys iš susijusių lentelių

Užklausa, kuri sudeda dviejų susijusių lentelių duomenis į vieną vietą, gali grąžinti įrašus, kurių visi laukai atrodo sutampantys. Tačiau peržiūrėję lenteles, galite pamatyti, kad iš tikrųjų lentelėse pasikartojančių įrašų nėra. Ši problema iškyla tada, kai užklausoje nėra tam tikrų laukų, pvz., pirminio rakto, kuris unikaliai identifikuoja kiekvieną lauką. Tokiais atvejais įrašų naikinti nenorėsite, tačiau galite tariamus pasikartojančius duomenis paslėpti.

Pavyzdžiui, tarkime, naudojate užklausą, kad iš dviejų lentelių surinktumėte kliento užsakymų duomenis ir užtikrintumėte, kad darbuotojai užsakymus įvykdys laiku. Jūsų klientai gali pateikti kelių produktų užsakymą, taigi kiekvienas produktas lentelėse tampa atskiru įrašu (eilute). Kadangi užsakymas pateikiamas vieną dieną ir pristatomas per vieną dieną, to užsakymo įrašuose gali būti daug pasikartojančių datų:

Kadangi jūs žinote, kad užsakymus gavote konkrečią dieną ir juos pristatėte konkrečią dieną, norite matyti tik vieną vieno užsakymo įrašą (vieną eilutę). Kad būtų parodyti tik unikalūs lentelių, kuriose yra užsakymo duomenų, įrašai, užklausos ypatybę Unikalūs įrašai nustatykite Taip. Kai ypatybė yra nustatyta Taip, užklausa ieško visose lentelės eilutėse ir kai randa sutampančių eilučių (ne tik laukų), įtraukia tik vieną iš tų pasikartojančių eilučių, esančių rezultatų rinkinyje.

Ypatybės Unikalūs įrašai nustatymas kaip Taip

1. Atidarykite užklausą kaip dizaino rodinį ir paspauskite F4, kad būtų parodytas ypatybių lapas.

2. Ypatybių lape esančią ypatybę Unikalūs įrašai nustatykite Taip ir ypatybių lapą uždarykite.

   

Tęsdami neužmirškite, kad kai ypatybė Unikalūs įrašai nustatyta Taip, užklausa lygina visą eilutę, ir kad užklausa neįtrauktų duomenų, visų lentelių naudojamos eilutės turi sutapti. Be to, ypatybės Unikalūs įrašai parametrą galite naudoti tik kai užklausoje naudojamos dvi arba daugiau lentelių.

Kai grįžtate į duomenų lapo rodinį, matote tik vieną kiekvieno užsakymo įrašą.

Taip pat neužmirškite, kad ypatybę Unikalūs įrašai nustatę Taip ir paleidę užklausą, vis tiek galite matyti tariamus pasikartojančius įrašus. Jei naudojate ankstesnį pavyzdį, galite rasti įrašų, kuriuose sutampa užsakymo ir pristatymo datos:

Taip atsitinka tada, kai tą pačią dieną gaunate du skirtingus užsakymus ir tą pačią dieną juos pristatote. Ypatybę Unikalūs įrašai nustačius Taip, tokie užklausos rezultatų įrašai nepaslepiami, nes įrašai pagrindinėse lentelėse iš tikrųjų nėra pasikartojantys.

Jei norite pamatyti tik vieną tokių įrašų atvejį (t. y. po vieną kiekvienos dienos įrašą), užklausos ypatybę Unikalios reikšmės turite nustatyti Taip. Kai ypatybė Unikalios reikšmės nustatyta Taip, užklausa lentelėse neieško pasikartojančių duomenų. Užuot tai dariusi, ji ieško jūsų įtrauktų laukų reikšmių, ir jei dviejų įrašų visi laukai sutampa, užklausa rodinyje vieną įrašą paslepia.

Ypatybę Unikalios reikšmės nustatykite taip pat, kaip nustatėte ypatybę Unikalūs įrašai  – atidarykite užklausos ypatybių lapą ir parametrą pakeiskite į Taip. Ypatybių lape ypatybės Unikalios reikšmės laukas yra virš ypatybės Unikalūs įrašai lauko.

Jei toliau naudojate ankstesnį pavyzdį, dabar matysite tik datas, kada buvo gautas arba pristatytas vienas arba daugiau užsakymų, o ne tik vieną kiekvieno užsakymo įrašą.

 Pastaba   Kadangi ypatybės Unikalūs įrašai parametras Taip turi įtakos lentelių, kurių duomenys naudojami užklausoje, eilutėms, o ypatybės Unikalios reikšmės parametras Taip turi įtakos tik užklausos laukams, abiejų ypatybių naudoti negalima. Jei vieną ypatybę nustatysite Taip, programa Access automatiškai kitą ypatybę nustatys Ne. Tačiau jei norite, kad būtų grąžinti visi įrašai, abi ypatybes galite nustatyti Ne.

Toliau esančioje lentelėje pateikiama santrauka, kad jums būtų lengviau pasirinkti užklausos ypatybių Unikalūs įrašai ir Unikalios reikšmės parametrus.

Į skyriaus pradžią

Konkretaus įrašo rodymas arba susijusiose lentelėse esančių pasikartojančių duomenų apibendrinimas

Peržiūrint pasikartojančius susijusių lentelių duomenis, gali reikėti peržiūrėti konkretų įrašą iš pasikartojančių įrašų rinkinio arba apibendrinti pasikartojančius duomenis naudojant Count, Sum arba kurią nors kitą agregavimo funkciją.

Panašiai, kaip aprašyta ankstesniame skyriuje, gali būti, kad lentelėse iš tikrųjų nėra pasikartojančių duomenų, tačiau peržiūrėdami duomenis iš dviejų lentelių, kurios yra susietos ryšiu Vienas su daugeliu, pvz., lentelės Užsakymai ir Išsami užsakymo informacija, galite rasti kelis įrašus, kurių keli laukai sutampa. Pavyzdžiui, darbuotojas yra gavęs kelis to paties kliento užsakymus arba tą pačią dieną tą patį produktą pardavė kaip kelių užsakymų dalį ir pan. Jei norite rasti duomenis, kurie atsakytų į toliau pateiktus klausimus, užuot panaikinę pasikartojančius duomenis, turite duomenis apibendrinti.

• Rasti kiekvieno darbuotojo parduotų produktų skaičių.
• Apskaičiuoti kiekvieno darbuotojo įvykdytų užsakymų, kuriuos pateikė kiekvienas klientas, skaičių.
• Rasti kiekvieno darbuotojo didžiausią dienos užsakymą.

Norėdami apibendrinti duomenis, naudokite sumų užklausą, kuri yra panaši į užklausas, aprašytas ankstesniame šio straipsnio skyriuje Skirtingų įrašų rodymas nurodant, kuris pasikartojantis įrašas rodomas rezultatuose. Tame skyriuje buvo aiškinama, kaip naudoti sumų užklausas vienoje lentelėje. Norėdami pakeisti sumų užklausą, kurioje yra kelios lentelės, atlikite šiuos veiksmus:

• Neužmirškite, kad į dialogo langą Lentelės rodymas įtraukus pirmąją lentelę, reikia įtraukti ir antrąją.
• Įtraukdami laukus, kuriuose gali būti pasikartojančių duomenų, nuvilkite norimus bet kurios lentelės laukus ir visuose laukuose stulpelio eilutės Suma reikšmę nustatykite Grupuoti pagal.
• Laukas, kuriame nurodomas norimas įrašas arba kuriame yra apibendrintinos reikšmės, gali būti iš bet kurios lentelės.

Į skyriaus pradžią

---

 Puslapio pradžia