Dažnai informaciją lengviau suprasti, kai ji suskirstoma į grupes. Pavyzdžiui, ataskaita, kurioje pardavimai grupuojami pagal regioną gali išryškinti tendencijas, kurios kitu atveju gali likti nepastebėtos. Be to, kiekvienos ataskaitos grupės pabaigoje įterpiant sumas galima išvengti daug neautomatizuoto darbo su skaičiuotuvu.

Programa Microsoft Office Access 2007 leidžia lengvai dirbti su sugrupuotomis ataskaitomis. Galite sukurti paprastą sugrupuotą ataskaitą naudodami ataskaitų vedlį, galite taikyti grupavimą ir rūšiavimą esamoje ataskaitoje arba peržiūrėti jau nustatytas grupavimo ir rūšiavimo parinktis.

---

• Grupavimo, ataskaitos sekcijų ir valdiklių samprata

• Naujos sugrupuotos ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį

• Ataskaitos tobulinimas

• Laukų arba valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

• Grupavimo ir rūšiavimo įtraukimas bei modifikavimas esamoje ataskaitoje

• Ataskaitos įrašymas, spausdinimas arba siuntimas

• Pastabos

---

Grupavimo, ataskaitos sekcijų ir valdiklių samprata

Jei nesate susipažinę su sugrupuotomis ataskaitomis, naudinga turėti šiek tiek grupavimo ir rūšiavimo, taip pat ir ataskaitos sekcijų ir valdiklių tipų naudojimo patirties. Jei šiose srityse jaučiatės užtikrintai, galite praleisti šį skyrių ir pereiti į skyrių Naujos sugrupuotos ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį.

Apie grupavimą ir rūšiavimą

Spausdinant ataskaitą, paprastai norima įrašus išdėstyti tam tikra tvarka. Pavyzdžiui, jei spausdinate tiekėjų sąrašą, galbūt norėsite surūšiuoti įrašus pagal įmonės pavadinimą abėcėlės tvarka.

Daugumoje ataskaitų įrašų rūšiavimo nepakanka. Taip pat galite norėti suskirstyti juos į grupes. Grupė yra įrašų rinkinys bei kartu su įrašais rodoma įvadinė ir apibendrinanti informacija, pavyzdžiui, antraštė. Grupė susideda iš grupės antraštės, įdėtųjų grupių (jei tokių yra), išsamios informacijos įrašus ir grupės poraštės.

Grupavimas leidžia jums vizualiai atskirti įrašų grupes ir rodyti kiekvienos grupės įvadinius ir apibendrinančius duomenis. Pavyzdžiui, šioje ataskaitoje pardavimai grupuojami pagal pervežimo datą ir suskaičiuojama kiekvienos dienos pardavimų suma.

Galite matyti, kaip veikia grupavimas, palyginę ataskaitą, kurioje produktų sąrašas suskirstytas pagal kategorijas (ji parodyta šioje iliustracijoje), su jos pagrindinės užklausos duomenų lapu Produktų sąrašas. Tiek ataskaita, tiek užklausa rūšiuoja produktus pagal kategorijas, tačiau ataskaita atskiroje eilutėje kiekvienos grupės pradžioje (grupės antraštėje) taip pat atspausdina kiekvienos kategorijos pavadinimą ir kiekvienos kategorijos produktų skaičių atskiroje eilutėje kiekvienos grupės pabaigoje (grupės poraštėje).

Galite grupuoti visuose rūšiuojamuose laukuose ir išraiškose (iki 10). Tame pačiame lauke arba išraiškoje galite grupuoti daugiau nei vieną kartą. Grupuojant daugiau nei viename lauke ar išraiškoje, programa Office Access 2007 įdeda grupes atsižvelgdama į jų grupės lygį. Pirmasis laukas, kuriame grupuojate, yra pirmasis ir pats svarbiausias grupės lygis; antrasis laukas, kuriame grupuojate, yra paskesnis grupės lygis ir t. t. Šioje iliustracijoje parodoma, kaip programa Office Access 2007 įdeda grupes.

Grupės antraštė paprastai naudojama norint atskiroje sekcijoje, esančioje grupės pradžioje, rodyti duomenis, identifikuojančius grupę. Grupės poraštė paprastai naudojama norint atskiroje sekcijoje, esančioje grupės pabaigoje, apibendrinti grupėje esančius duomenis.

 Puslapio pradžia

Apie ataskaitos sekcijas

Programoje Access ataskaitos maketas suskirstomas į sekcijas. Norėdami kurti naudingas ataskaitas, turite suprasti, kaip veikia kiekviena sekcija. Pavyzdžiui, sekcija, kurioje nuspręsite padėti apskaičiavimo valdiklį, nurodys, kaip programa Access skaičiuos rezultatus. Šiame sąraše pateikiama sekcijų tipų ir jų naudojimo būdų suvestinė.

• Ataskaitos antraštė  Spausdinama kartą ataskaitos pradžioje. Ataskaitos antraštę naudokite informacijai, kuri paprastai būtų viršelyje, pavyzdžiui, logotipui ar antraštei ir datai. Ataskaitos antraštė spausdinama prieš puslapio antraštę. Ataskaitos antraštėje padėjus apskaičiavimo valdiklį, skaičiuojama visa ataskaitos reikšmė. Pavyzdžiui, ataskaitos antraštėje padėjus valdiklį, naudojantį agregavimo funkciją Sum, bus skaičiuojama visos ataskaitos suma.
• Puslapio antraštė  Spausdinama kiekvieno puslapio viršuje. Puslapio antraštę naudokite norėdami, pavyzdžiui, kiekviename puslapyje kartoti ataskaitos antraštę.
• Grupės antraštė  Spausdinama kiekvienos įrašų grupės pradžioje. Naudokite grupės antraštę norėdami atspausdinti grupės pavadinimą. Pavyzdžiui, ataskaitoje, kuri sugrupuota pagal produktą, grupės pavadinimą galite naudoti atspausdinti produkto pavadinimą. Kai grupės antraštėje įdedate apskaičiavimo valdiklį, naudojantį agreguojančią funkciją Sum, apskaičiuojama dabartinės grupės suma.
• Išsamiai   Sekcija spausdinama kiekvienai įrašų šaltinio eilutei. Sekcijoje Išsamiai galite įdėti valdiklius, kurie sudaro pagrindinę ataskaitos dalį.
• Grupės poraštė  Spausdinama kiekvienos įrašų grupės pabaigoje. Grupės poraštę galite naudoti norėdami atspausdinti grupės informacijos santrauką.
• Puslapio poraštė  Spausdinama kiekvieno puslapio pabaigoje. Puslapio poraštę galite naudoti norėdami atspausdinti puslapių numerius arba atskirų puslapių informaciją.
• Ataskaitos poraštė  Spausdinama tik kartą ataskaitos pabaigoje. Ataskaitos poraštę galite naudoti norėdami atspausdinti ataskaitos sumas ar kitą visos ataskaitos santraukos informaciją.

   Pastaba   Dizaino rodinyje ataskaitos poraštė rodoma po puslapio porašte. Tačiau kai ataskaita spausdinama arba peržiūrima, ataskaitos poraštė rodoma virš puslapio poraštės, iškart po paskutinės grupės poraštės arba išsamios informacijos eilutės paskutiniame puslapyje.

 Puslapio pradžia

Apie valdiklius

Valdikliai yra objektai, rodantys duomenis, atliekantys veiksmus ir leidžiantys peržiūrėti ir dirbti su informacija, tobulinančia vartotojo sąsają, pvz., etiketes ir atvaizdus. Programa Access palaiko trijų tipų valdiklius: susietuosius, nesusietuosius ir apskaičiavimo. Šiame sąraše pateikiama valdiklių ir jų naudojimo būdų suvestinė.

• Susietasis valdiklis  Valdiklis, kurio duomenų šaltinis yra lentelėje arba užklausoje esantis laukas. Susietuosius valdiklius naudojate norėdami rodyti duomenų bazėje esančių laukų reikšmes. Šios reikšmės – tai tekstas, datos, skaičiai, Taip/ne reikšmės, paveikslėliai ar diagramos. Teksto langelis yra dažniausias susietų valdiklių tipas. Pavyzdžiui, darbuotojo pavardę rodančioje formoje esantis teksto langelis šią informaciją galėtų gauti iš lentelės Darbuotojai lauko Pavardė.
• Nesusietas valdiklis  Valdiklis, kuris neturi duomenų šaltinio. Nesusietus valdiklius naudojate norėdami rodyti informaciją, eilutes, stačiakampius ir paveikslėlius. Pavyzdžiui, etiketė, rodanti ataskaitos pavadinimą, yra nesusietas valdiklis.
• Apskaičiavimo valdiklis  Valdiklis, kurio duomenų šaltinis yra išraiška, o ne laukas. Norimą valdiklio reikšmę nurodote išraišką apibrėždami kaip valdiklio duomenų šaltinį. Išraiška yra operatorių derinys (pvz., = ir + ), valdiklių pavadinimai, laukų pavadinimai, vienintelę reikšmę grąžinančios funkcijos ir konstantų reikšmės. Pavyzdžiui, ši išraiška apskaičiuoja elemento, kuriam pritaikyta 25 procentų nuolaida, kainą, padaugindama lauko Vieneto kaina reikšmę iš konstantos reikšmės (0,75).

  = [Unit Price] * .75

  Išraiška gali naudoti ataskaitos pagrindinės lentelės ar užklausos lauko duomenis arba ataskaitos valdiklio duomenis.

Kai kuriate ataskaitą, turbūt veiksmingiausia pirma įtraukti ir tvarkyti visus susietuosius valdiklius, ypač jei jie sudaro didžiąją ataskaitos valdiklių dalį. Tada galite įtraukti nesusietuosius ir apskaičiavimo valdiklius, kurie užbaigia dizainą, naudodami skirtuko Dizainas grupėje Valdikliai esančius įrankius.

Valdiklis susiejamas su lauku identifikuojant lauką, iš kurio jis gauna duomenis. Galite kurti su pažymėtu lauku susietą valdiklį nuvilkdami lauką į ataskaitą iš srities Laukų sąrašas. Srityje Laukų sąrašas rodomi pagrindinės ataskaitos lentelės ar užklausos laukai. Norėdami rodyti sritį Laukų sąrašas, atlikite vieną iš šių veiksmų:

• Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite komandą Pridėti esamą lauką.
• Paspauskite klavišus ALT+F8.

Dukart spustelėjus lauką arba nuvilkus jį iš srities Laukų sąrašas į ataskaitą, sukuriamas susietasis valdiklis.

Arba galite susieti lauką su valdikliu pačiame valdiklyje arba valdiklio ypatybių lape esančios reikšmės Valdiklio šaltinis lauke įvesdami lauko pavadinimą. Ypatybių lapas apibrėžia valdiklio charakteristikas, pavyzdžiui, jo pavadinimą, duomenų šaltinį ir formatą. Norėdami rodyti ypatybių lapą, paspauskite klavišą F4.

Kurti susietąjį valdiklį naudojant sritį Laukų sąrašas yra paprasčiausias būdas dėl dviejų priežasčių:

• Prie susietojo valdiklio yra pridėta etiketė, kuri perima lauko (arba tam laukui nustatytos antraštės pagrindinėje lentelėje ar užklausoje) pavadinimą kaip numatytąją antraštę. Taigi jums pačiam antraštės įvesti nereikia.
• Susietasis valdiklis paveldės daugumą tų pačių parametrų kaip ir pagrindinės lentelės ar užklausos laukas (pvz., ypatybes Formatas, Dešimtainio skyriklio vietos (DecimalPlaces) ir Įvesties šablonas (InputMask). Taigi galite būti tikri, kad šie lauko parametrai išliks nepakitę kiekvieną kartą, kai sukursite su tuo lauku susietą valdiklį.

Jei jau sukūrėte nesusietąjį valdiklį ir norite jį susieti su lauku, valdiklio ypatybę Valdiklio šaltinis (ControlSource) susiekite su lauko pavadinimu.

 Puslapio pradžia

Naujos sugrupuotos ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį

Ataskaitų vedlys pateikia jums klausimų seką ir, remdamasis jūsų atsakymais, sugeneruoja ataskaitą. Tarp tų klausimų yra vienas klausimas, kokį lauką ar laukus naudoti norint grupuoti ataskaitą. Sukūrus ataskaitą, galite ją naudoti tokią, kokia ji yra, arba modifikuoti pritaikydami savo poreikiams. Prieš pradėdami dirbti su ataskaitų vedliu, turite nuspręsti, kokį duomenų šaltinį naudosite.

Įrašų šaltinio pasirinkimas

Ataskaitą sudaro informacija, gaunama iš lentelės arba užklausos, ir informacija, saugoma su ataskaitos dizainu, pavyzdžiui, etiketės, antraštės ir grafiniai elementai. Lentelė arba užklausa, pateikianti pagrindinius duomenis, taip pat vadinama ataskaitos įrašo šaltiniu. Prieš pradėdami kurti ataskaitą, turėtumėte pagalvoti apie tai, kokią informaciją norite įtraukti. Tarp pasirenkamų laukų turi būti tie, pagal kuriuos norite grupuoti ar daryti suvestines. Jei jūsų norimi įtraukti laukai yra vienoje lentelėje, naudokite ją kaip įrašo šaltinį. Jei laukai imami iš daugiau nei vienos lentelės, kaip įrašo šaltinį norėsite naudoti užklausą. Ta užklausa gali būti jūsų duomenų bazėje arba galbūt norėsite sukurti tam tikrą užklausą, atitinkančią jūsų ataskaitos poreikius.

Norėdami sužinoti daugiau apie užklausas, naudokitės saitais, esančiais šio straipsnio skyriuje Taip pat žr..

Ataskaitų vedlio paleidimas

1. Skirtuko Sukurti grupėje Ataskaitos, spustelėkite Ataskaitos vedlys.

   Programa Access paleidžia ataskaitų vedlį.



2. Spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos ir pasirinkite lentelę arba užklausą, kurioje yra jūsų ataskaitoje norimi naudoti laukai.
3. Norėdami pasirinkti laukus, dukart juos spustelėkite sąraše Galimi laukai.

   Programa Access perkelia juos į sąrašą Pasirinkti laukai. Norėdami įtraukti arba šalinti pažymėtą lauką arba įtraukti arba šalinti visus laukus, taip pat galite spustelėti mygtukus, esančius tarp lauko Galimi laukai ir lauko Pasirinkti laukai.

4. Jei į ataskaitą norite įtraukti laukų, esančių kitoje lentelėje arba užklausoje, dar kartą spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos, pasirinkite kitą lentelę arba užklausą ir tęskite laukų įtraukimą.
5. Baigę įtraukti laukus, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų grupavimas ataskaitų vedlyje

Grupavimas leidžia tvarkyti ir išdėstyti įrašus pagal grupes, pavyzdžiui, regioną ar pardavėją. Grupės gali būti įdėtosios, kad galėtumėte lengvai identifikuoti tarp jų esantį ryšį ir greitai rasti norimą informaciją. Taip pat grupavimą galite naudoti norėdami apskaičiuoti suvestinės informaciją, pavyzdžiui, sumas ir procentus.

Įtraukus į ataskaitą daugiau nei vieną lentelę, vedlys patikrina tarp jų esančius ryšius ir nustato, kaip galite norėti peržiūrėti informaciją.

1. Ataskaitų vedlio puslapyje, kuriame klausiama, Ar norite įtraukti grupavimo lygių?, esančiame sąraše spustelėkite vieną iš laukų pavadinimų, tada spustelėkite Pirmyn.
2. Norėdami įtraukti grupavimo lygių, sąraše dukart spustelėkite bet kurį lauko pavadinimą, kad įtrauktumėte jį į ataskaitą.

   Grupavimo lygį šalinti galite ir dukart jį spustelėję puslapyje rodomo dialogo lango dešinėje pusėje. Norėdami įtraukti ir šalinti grupavimo lygius, naudokite rodyklių mygtukus, o grupavimo lygio prioritetą keiskite jį pažymėdami ir spustelėdami prioriteto mygtukus aukštyn ir žemyn. Programa prideda kiekvieną grupavimo lygį ir rodo jį kaip įdėtąjį pirminiame grupavimo lygyje.



3. Spustelėkite Grupavimo parinktys, kad būtų rodomas dialogo langas Grupavimo intervalai.



4. Jei norite, pasirinkite kiekvieno grupės lygio lauko grupavimo intervalą.

   Grupavimo intervalo nustatymas leidžia tinkinti įrašų grupavimą. Ankstesnėje iliustracijoje įrašai grupuojami lauke Gavimo_data, kurio duomenų tipas yra Data/laikas. Ataskaitų vedlys sąraše Grupavimo intervalai pateikia duomenų tipą atitinkančius siūlymus. Kadangi lauko Gavimo_data tipas yra Data/laikas, galite pasirinkti grupuoti pagal faktinę vertę (Įprastas), Metus, Ketvirtį, Mėnesį, Savaitę, Dieną, Valandą ir Minutę. Jei lauko duomenų tipas būtų tekstas, galėtumėte pasirinkti grupuoti pagal visą lauką (Įprastas) arba galbūt pagal pirmuosius simbolius nuo vieno iki penkių. Skaitinio duomenų tipo laukus galima grupuoti pagal reikšmę (Įprastas) arba pagal diapazoną pasirinktuose papildymuose.

   Pasirinkę grupavimo intervalą, spustelėkite Gerai.

5. Norėdami pereiti į kitą vedlio puslapį, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų rūšiavimas ir apibendrinimas

Laukus rūšiuoti galite pagal daugiausia keturis laukus didėjimo arba mažėjimo tvarka.

1. Spustelėkite pirmą išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkite norimą rūšiuoti lauką.

   Norėdami perjungti didėjimo ir mažėjimo tvarką, galite spustelėti sąrašo dešinėje esantį mygtuką (numatytoji yra Didėjimo tvarka). Jei norite, pasirinkite daugiau rūšiavimo laukų spustelėję antrą, trečią ir ketvirtą išplečiamuosius sąrašus.



2. Jei norite sumuoti kuriuos nors iš skaitinių laukų, spustelėkite Suvestinės parinktys.

   Įsidėmėkite, kad mygtukas Suvestinės parinktys bus matomas tik jei jūsų ataskaitos sekcijoje Išsamiai bus vienas ar daugiau skaitinių laukų. Vedlys rodo galimus skaitinius laukus.



3. Norėdami grupės poraštėje įterpti skaičiavimus Sum, Avg, Min arba Max, pažymėkite po jais esančius žymės langelius.

   Taip pat galite rodyti išsamią informaciją ir suvestinę arba tik suvestinę. Pastaruoju atveju kiekvienos lauko Gavimo_data reikšmės sumos bus rodomos (jei, pavyzdžiui, pažymėsite Sum skirtą žymės langelį), tačiau išsami užsakymo informacija nebus įtraukta. Taip pat galite pasirinkti rodyti visų sumų skaičiavimų procentą.

4. Spustelėkite Gerai.
5. Vykdykite nurodymus, pateikiamus likusiuose ataskaitų vedlio puslapiuose. Paskutiniame puslapyje galite redaguoti ataskaitos antraštę. Ši antraštė bus rodoma pirmajame ataskaitos puslapyje, o programa Access ataskaitą išsaugos ją naudodama kaip dokumento pavadinimą. Tiek antraštę, tiek dokumento pavadinimą galite redaguoti vėliau.
6. Spustelėkite Baigti. Programa Access automatiškai įrašys ataskaitą ir rodys ją spaudinio peržiūros režimu, kur ataskaita rodoma tokia, kokia bus, kai ją atspausdinsite.

Norėdami nuosekliai peržiūrėti ataskaitos puslapius arba peršokti į bet kurį iš jų, galite naudoti spaudinio peržiūros srities apačioje esančius naršymo mygtukus. Spustelėkite vieną iš naršymo mygtukų arba puslapio numerio lauke įveskite puslapio, kurį norite matyti, numerį, tada paspauskite klavišą ENTER.

Norėdami pamatyti išsamesnį vaizdą, spaudinio peržiūros lange galite jį padidinti; norėdami pamatyti, kaip duomenys išdėstyti puslapyje, sumažinkite vaizdą. Nukreipę žymiklį ant ataskaitos, vieną kartą spustelėkite. Norėdami priešingo mastelio keitimo, spustelėkite dar kartą. Norėdami dar labiau pritraukti arba atitraukti, galite naudoti mastelio valdiklį, esantį Access būsenos juostoje.

 Puslapio pradžia

Ataskaitos tobulinimas

Tikėtina, kad ataskaitų vedlys nepateiks rezultatų, visiškai atitinkančių jūsų ataskaitos poreikius. Pavyzdžiui, galbūt norėsite pridėti teksto, koreguoti stulpelių pločius, įtraukti logotipą ir pan. Programa Access pateikia du rodinius, kuriuose galite modifikuoti savo ataskaitą: maketo rodinį ir dizaino rodinį. Apie juos trumpai kalbama šiame skyriuje.

Apie maketo rodinį

Maketo rodinį lengviausia naudoti norint keisti ataskaitą. Jis pateikia daugumą priemonių, reikalingų ataskaitai tobulinti. Galite koreguoti stulpelių pločius, pertvarkyti stulpelius ir įtraukti arba modifikuoti grupavimo lygius bei sumas. Galite ataskaitos makete padėti naujų laukų ir nustatyti ataskaitos bei jos valdiklių ypatybes. Maketo rodinio pranašumas tas, kad keisdami ataskaitos formatą, galite matyti savo duomenis. Tad iškart matote, kaip atliekami keitimai veikia duomenų rodymą.

Norėdami atidaryti ataskaitą kaip maketo rodinį, naršymo srityje spustelėkite ataskaitą dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėkite Maketo rodinys .

Ataskaitos ir jos valdiklių bei sekcijų ypatybes galite modifikuoti ypatybių lape. Norėdami matyti ypatybių lapą, paspauskite klavišą F4.

Sritį Laukų sąrašas galite naudoti, jei į ataskaitos dizainą norite įtraukti laukus iš pagrindinės lentelės ar užklausos. Jei norite matyti sritį Laukų sąrašas:

• Skirtuko Formatuoti grupėje Valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus.

Apie dizaino rodinį

Jei maketo rodinyje negalite atlikti tam tikrų ataskaitos keitimų, išbandykite dizaino rodinį. Dizaino rodinyje pateikiama ataskaitos pagrindinė struktūra ir šiek tiek daugiau dizaino priemonių bei galimybių nei maketo rodinyje. Pavyzdžiui, ataskaitoje galite padėti įvairių valdiklių, galite tiksliau koreguoti valdiklių lygiuotę ir turite galimybę nustatyti daugiau ypatybių nei maketo rodinyje.

Norėdami atidaryti ataskaitą kaip dizaino rodinį, naršymo srityje spustelėkite ataskaitą dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėkite Dizaino rodinys .

 Puslapio pradžia

Laukų arba kitų valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

Kiekvienas ataskaitoje matomas laukas, etiketė, linija ar paveikslėlis sukuriami naudojant kokį nors valdiklį. Dažniausiai ataskaitoje naudojamas valdiklis yra teksto laukelis. Jis paprastai naudojamas norint rodyti duomenis, esančius ataskaitos naudojamame įrašo šaltinyje. Galite kurti teksto laukelius, jau susietus su įrašo šaltinio laukais, įtraukdami laukelius iš srities Laukų sąrašas arba įtraukti juos į ataskaitą dirbdami dizaino rodinyje (tačiau tuomet juos „susieti“ su įrašo šaltinio laukais turėsite patys). Dizaino rodinio pranašumas yra tas, kad, be susietųjų teksto laukelių, galite pridėti daug kitų valdiklių tipų, pavyzdžiui, stačiakampių, puslapio lūžių ir diagramų. Šiame skyriuje aprašomi abu valdiklių įtraukimo į ataskaitą metodai.

Laukų įtraukimas į esamą ataskaitą

Norint įtraukti laukus į ataskaitą, rekomenduojama naudoti maketo rodinį, tačiau tai taip pat gali būti atlikta dizaino rodinyje. Norėdami įtraukti lauką, pirmiausia įsitikinkite, kad rodoma sritis Laukų sąrašas. Srityje Laukų sąrašas yra visų laukų, kuriuos galima padėti ataskaitoje, sąrašas. Norėdami rodyti sritį Laukų sąrašas, paspauskite klavišus ALT+F8.

Laukų įtraukimas iš srities Laukų sąrašas

• Norėdami įtraukti vieną lauką, nuvilkite jį iš srities Laukų sąrašas į ataskaitos sekciją, kurioje lauką norite rodyti.
• Norėdami įtraukti keletą laukų vienu metu, spustelėkite pirmą norimą lauką, tada laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite visus kitus norimus laukus. Nuvilkite pažymėtus laukus į ataskaitą.

Padėjus laukus, programa Access kiekvienam laukui sukuria susietąjį teksto laukelio valdiklį ir automatiškai prie kiekvieno lauko padeda etiketės valdiklį.

  Pastabos  

• Jei įtrauksite lauką iš susijusios lentelės, programa Access už jus pridės atitinkamą grupavimo lygį.
• Jei įtrauksite lauką iš kitos (nesusijusios) lentelės, programa Access rodys dialogo langą, kuriame galite nurodyti, kaip susieti lentelę su esamu ataskaitos duomenų šaltiniu.

Norėdami pamatyti, kokie lentelių ryšiai duomenų bazėje jau nustatyti, arba pridėti naujų:

• Skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Rodyti/Slėpti spustelėkite Ryšiai.

Daugiau informacijos ieškokite straipsnyje Ryšio kūrimas, redagavimas arba naikinimas.

Kitų valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

Į ataskaitą įtraukus lauką iš srities Laukų sąrašas, jam automatiškai sukuriamas susietasis teksto laukelis. Kiti valdikliai, pavyzdžiui, etiketės, linijos ir paveikslėliai, gali būti įtraukti perjungus dizaino rodinį ir naudojant skirtuko Dizainas grupėje Valdikliai pateikiamus įrankius.

Įrankio pavadinimo nustatymas

• Perkelkite pelės žymiklį ant įrankio.

  Access parodys įrankio pavadinimą.

Valdiklio sukūrimas naudojant įrankius, esančius grupėje Valdikliai

• Spustelėkite norimo įtraukti valdiklio tipo įrankį. Pavyzdžiui, jei norite kurti žymės langelį, spustelėkite įrankį Žymės langelis.
• Ataskaitos dizaine spustelėkite vietą, kurioje norite padėti kairįjį viršutinį valdiklio kampą. Jei norite sukurti numatytojo dydžio valdiklį, spustelėkite vieną kartą. Jei norite sukurti norimo dydžio valdiklį, spustelėkite ir vilkite ataskaitoje.
• Jeigu pirmu bandymu nepavyko tiksliai nustatyti valdiklio vietos, galite jį perkelti atlikę šiuos veiksmus:
  • Pasirinkite valdiklį jį spustelėdami.
  • Laikykite žymiklį virš valdiklio, kol jis pavirs keturguba rodykle , tada vilkite valdiklį į norimą vietą.

Taip sukuriamas „nesusietasis“ valdiklis. Jei valdiklio duomenų tipas leidžia rodyti duomenis (pavyzdžiui, teksto laukelis arba žymės langelis), norėdami, kad duomenys būtų rodomi, valdiklio ypatybėje Valdiklio šaltinis turėsite įvesti lauko pavadinimą arba išraišką.

Ypatybių lapo rodymas

• Paspauskite klavišą F4.

 Pastaba   Baigę kurti naują ataskaitą, įsitikinkite, kad įrašėte atliktą darbą.

 Puslapio pradžia

Grupavimo ir rūšiavimo įtraukimas arba modifikavimas esamoje ataskaitoje

Jei turite ataskaitą ir norite į ją įtraukti rūšiavimą ar grupavimą arba norite modifikuoti esamą ataskaitos rūšiavimą ar grupavimą, šiame skyriuje pateikiama jums pradėti padėsianti informacija.

Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas maketo rodinyje

Pavienes rūšiavimo, grupavimo ir sumavimo operacijas galite atlikti maketo rodinyje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję laukus ir laikinajame meniu pasirinkę norimą operaciją. Norėdami perjungti maketo rodinį, naršymo srityje spustelėkite ataskaitą dešiniuoju pelės mygtuku ir tada spustelėkite Maketo rodinys .

 Pastaba   Nors šiame skyriuje pateikiamuose nurodymuose tiesiogiai nenaudojama sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, naudinga ją atidaryti ir stebėti, kaip jums dirbant ji keičiasi. Imsite geriau suprasti, ką daro programa Access, ir, perpratę darbą su sritimi Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galėsite ją naudoti norėdami papildomai koreguoti savo ataskaitą. Jei norite, kad būtų rodoma sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:

• Skirtuko Formatuoti grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.

Vieno lauko rūšiavimas

• Norimame rūšiuoti lauke dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę.
• Laikinajame meniu spustelėkite norimą rūšiavimo parinktį. Pavyzdžiui, norėdami rūšiuoti teksto lauką didėjimo tvarka, spustelėkite Rūšiuoti nuo A iki Z . Norėdami rūšiuoti skaitinį lauką mažėjimo tvarka, spustelėkite Rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio .

Programa Access rūšiuos ataskaitą taip, kaip nurodėte. Jei atidaryta sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galite matyti, kad prie lauko pridedama nauja eilutė Rūšiuoti pagal.

Keleto laukų rūšiavimas

 Pastaba   Kai taikote rūšiavimą dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami lauką maketo rodinyje, vienu metu galite rūšiuoti tik vieną lauką. Rūšiavimo taikymas kitam laukui pašalina pirmojo lauko rūšiavimą. Tai skiriasi nuo rūšiavimo veikimo formose, kur galima įgalinti keletą rūšiavimo tvarkų dešiniuoju pelės mygtuku spustelėjus kiekvieną norimą lauką ir jam pritaikius norimą rūšiavimo tvarką. Norėdami kurti keletą rūšiavimo lygių, skaitykite skyrių Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas naudojant sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas.

Lauko grupavimas

• Norimame grupuoti lauke dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę.
• Laikinajame meniu spustelėkite Grupuoti .

Programa Access prideda grupavimo lygį ir sukuria jo grupės antraštę. Jei atidaryta sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galite matyti, kad prie lauko pridedama nauja eilutė Grupuoti.

Sumos įtraukimas į lauką

Ši parinktis leidžia skaičiuoti sumą, vidurkį, elementų skaičių ar kitaip agreguoti lauką. Ataskaitos pabaigoje įtraukiama bendroji suma, o grupių sumos pridedamos prie visų ataskaitoje esančių grupių.

• Lauke, kurio sumą norite skaičiuoti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę.
• Spustelėkite Suma.
• Spustelėkite norimą vykdyti operaciją: Suma, Vidurkis, Skaičiuoti įrašus (jei norite suskaičiuoti visus elementus), Skaičiuoti reikšmes (jei norite skaičiuoti tik įrašus, pasirinktame lauke turinčius reikšmę), Maks., Min., Standartinis nuokrypis arba Nukrypimas.

Programa Access į ataskaitos poraštę įtraukia apskaičiuojamojo teksto laukelio valdiklį, taip sukurdama bendrąją sumą. Jei ataskaitoje yra grupavimo lygių, programa Access taip pat prideda grupių poraštes (jei jų dar nėra) ir kiekvienoje jų padeda sumą.

 Pastaba   Sumas pridėti taip pat galite spustelėję lauką, kurio sumą norite skaičiuoti, tada skirtuko Formatavimas grupėje Grupavimas ir sumos spustelėję Sumos .

Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas naudojant sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas naudojimas suteikia daugiausiai lankstumo, kai norite įtraukti arba modifikuoti ataskaitos grupes, rūšiavimo tvarkas arba sumų parinktis. Ir vėl rekomenduojama dirbti maketo rodinyje, kadangi jame daug lengviau matyti, kaip keitimai veikia duomenų rodymą.

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas rodymas

• Maketo rodinyje:

  Skirtuko Formatuoti grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.

• Dizaino rodinyje:

  Skirtuko Dizainas grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite komandą Grupuoti ir rūšiuoti.

Programa Access rodo sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas.

Norėdami įtraukti naują rūšiavimo arba grupavimo lygį, spustelėkite Pridėti grupę arba Pridėti rūšiavimą.

Srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas pridedama nauja eilutė ir rodomas galimų laukų sąrašas.

Galite spustelėti vieną iš šių laukų pavadinimų arba po laukų sąrašu spustelėti išraiška ir įvesti išraišką. Kartą pasirinkus lauką arba įvedus išraišką, programa Access ataskaitoje prideda grupavimo lygį. Jei įjungtas maketo rodinys, rodymas pasikeičia tuoj pat, kad būtų rodoma grupavimo arba rūšiavimo tvarka.

  Pastabos  

• Jei jau yra nurodyta keletas rūšiavimo arba grupavimo lygių, gali tekti srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas slinkti žemyn, kol pamatysite mygtukus Pridėti grupę ir Pridėti rūšiavimą.
• Ataskaitoje galite nurodyti iki 10 grupavimo ir rūšiavimo lygių.

Grupavimo parinkčių keitimas

Kiekvienas rūšiavimo arba grupavimo lygis turi parinkčių, kurias galima nustatyti norint pasiekti tam tikrus rezultatus.

• Norėdami rodyti visas grupavimo arba rūšiavimo lygio parinktis, norimame keisti lygyje spustelėkite Daugiau.

  

• Norėdami slėpti parinktis, spustelėkite Mažiau.

Rūšiavimo tvarka   Rūšiavimo tvarką galite keisti spustelėję išplečiamąjį rūšiavimo tvarkų sąrašą ir tada spustelėję norimą parinktį.

Grupavimo intervalas   Šis parametras nustato, kaip įrašai grupuojami kartu. Pavyzdžiui, galite grupuoti pagal pirmąjį teksto laukelio simbolį, kad kartu būtų grupuojami visi įrašai, prasidedantys raide „A“, visi įrašai, prasidedantys raide „B“ ir t. t. Datos lauką galite grupuoti pagal dieną, savaitę, mėnesį, ketvirtį arba galite įvesti pasirinktinį intervalą.

Sumos   Spustelėkite šią parinktį, jei norite pridėti sumų. Galite pridėti sumų keliuose laukuose ir keletą sumų tipų tame pačiame lauke.

• Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Sumuoti ir pasirinkite lauką, kurį norite sumuoti.
• Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Tipas ir pasirinkite norimo vykdyti skaičiavimo tipą.
• Jei norite ataskaitos pabaigoje (ataskaitos poraštėje) pridėti bendrąją sumą, pažymėkite Rodyti bendrąją sumą.
• Jei norite grupės poraštėje pridėti valdiklį, kuris apskaičiuoja kiekvienos grupės bendrosios sumos procentą, pažymėkite Rodyti grupių sumas kaip bendrosios sumos %.
• Pažymėkite Rodyti grupės antraštėje arba Rodyti grupės poraštėje, kad suma būtų rodoma norimoje vietoje.

Pasirinkę visas lauko parinktis, galite pakartoti procesą ir sumuoti kitą lauką jį pasirinkdami iš išplečiamojo sąrašo Sumuoti. Kitu atveju spustelėkite už laikinojo lango Sumos ribų, kad jis būtų uždarytas.

Pavadinimas   Leidžia keisti sumuojamo lauko pavadinimą. Naudojama stulpelio antraštei ir pridėti etikečių prie antraščių bei poraščių sumuojamų laukų.

Jei norite pridėti arba modifikuoti pavadinimą:

• Spustelėkite mėlyną tekstą, esantį po pavadinimu.

  Rodomas dialogo langas Mastelis.

• Dialogo lange įveskite naują pavadinimą, tada spustelėkite Gerai.

Su arba be antraštės sekcijos   Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti antraštės sekciją, esančią prieš kiekvieną grupę. Pridedant antraštės sekciją, programa Access grupavimo lauką už jus perkelia į antraštę. Šalinant antraštės sekciją, kurioje yra kitų nei grupavimo laukas valdiklių, programa Access paprašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Su arba be antraštės sekcijos   Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti poraštės sekciją, esančią po kiekvienos grupės. Šalinant antraštės sekciją, kurioje yra valdiklių, programa Access prašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Išlaikyti grupę kartu   Šis parametras nurodo, kaip grupės išdėstomos puslapyje spausdinant ataskaitą. Galbūt norėsite kiek įmanoma išlaikyti grupes kartu, kad sumažintumėte būtinybę vartyti puslapius norint pamatyti visą grupę. Tačiau tai paprastai padidina popieriaus, reikalingo ataskaitai spausdinti, kiekį, kadangi dauguma puslapių apačioje turės tuščios vietos.

• Nelaikyti grupės viename puslapyje   Naudokite šią parinktį, jei jums nesvarbu, ar puslapių lūžiai suskaidys grupes. Pavyzdžiui, 30 elementų grupė gali turėti 10 elementų vieno puslapio apačioje, o likusius 20 elementų – kito puslapio viršuje.
• Išlaikyti visą grupę viename puslapyje  Ši parinktis leidžia sumažinti puslapių lūžių grupėje skaičių. Jei grupė netelpa likusioje puslapio vietoje, programa Access tą vietą palieka tuščią ir pradeda grupę kitame puslapyje. Didelės grupės vis dar apima keletą puslapių, tačiau ši parinktis sumažina puslapių lūžių grupėse skaičių, kiek tai įmanoma.
• Išlaikyti antraštę ir pirmąjį įrašą viename puslapyje   Ši parinktis užtikrina, kad grupių puslapio apačioje grupės antraštė viena spausdinama nebus. Jei programa Access nustato, kad atspausdinti bent vienai duomenų eilutei po antrašte neužtenka vietos, grupė prasideda kitame puslapyje.

Rūšiavimo ir grupavimo lygių prioriteto keitimas

Norėdami keisti grupavimo arba rūšiavimo lygio prioritetą, spustelėkite srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas esančią eilutę, tada spustelėkite rodyklę aukštyn arba rodyklę žemyn, esančią dešinėje eilutės pusėje.

Grupavimo ir rūšiavimo lygių naikinimas

Norėdami naikinti grupavimo arba rūšiavimo lygį, srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas spustelėkite norimą naikinti eilutę, tada spustelėkite klavišą DELETE arba dešinėje eilutės pusėje esantį mygtuką Naikinti. Panaikinus grupavimo lygį, jei grupavimo laukas buvo grupės antraštėje arba poraštėje, programa Access jį perkelia į ataskaitos sekciją Išsamiai. Visi kiti grupės antraštėje arba poraštėje buvę valdikliai panaikinami.

 Puslapio pradžia

Suvestinės ataskaitos (be išsamios įrašų informacijos) kūrimas

Jei norite rodyti tik sumas (t. y. tik informaciją antraštės ir poraštės eilutėse), skirtuko Formatavimas (arba skirtuko Dizainas dizaino rodinyje) grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Slėpti informaciją. Tai atlikus, paslepiami įrašai, esantys kitame žemesniame grupavimo lygyje, ir dėl to suvestinės duomenys pateikiami kur kas glausčiau. Nors įrašai paslepiami, valdikliai, esantys paslėptoje sekcijoje, nepanaikinami. Jei norite atkurti ataskaitos eilutes Išsamiai, dar kartą spustelėkite Slėpti informaciją.

Grupavimo efekto kūrimas nenaudojant antraščių

Ataskaitoje galite pasiekti grupavimo efektą nenaudodami antraščių. Pašalinus antraštes, sukuriama glaustesnė ataskaita, kadangi antraščių eilutės užima mažiau vertikalios erdvės.

Naudojant bendrą procedūrą, šalinamos kiekvienos grupės antraštės ir taip kiekvienas grupavimo laukas perkeliamas į ataskaitos sekciją Išsamiai. Norėdami atkurti vizualinį grupavimo efektą, nustatykite kiekvieno grupavimo lauko ypatybę Slėpti dublikatus kaip Taip.

Pavyzdys

Peržiūrėkite šią tipinę sugrupuotą ataskaitą, naudojančią grupių antraštes:

Kaip matote, kiekvienos kompanijos pavadinimas užima visą eilutę kaip ir kiekvieno užsakymo ID.

Šiame pavyzdyje jūs redaguosite ataskaitą, kad ji atrodytų kaip šioje iliustracijoje:

1. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję ją naršymo srityje ir spustelėję Maketo rodinys .
2. Skirtuko Formatuoti grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.

 Pastaba    Naudinga pradėti nuo žemiausio lygio grupės ir kilti aukštyn; kitu atveju ataskaitos jums dirbant gali būti rodomos klaidingai.

3. Spustelėkite žemiausią grupavimo lygį sąraše, tada spustelėkite Daugiau.
4. Iš antraštės sekcijos išplečiamojo sąrašo pasirinkite be antraštės sekcijos.

   Pašalinus antraštę, programa Access išsaugo grupavimo lauko teksto laukelį perkeldama jį į sekciją Išsamiai. Tačiau bet kokie kiti grupės antraštėje esantys valdikliai gali būti ištrinti. Programa Access įspėja, jei dėl šio veiksmo vykdymo ruošiamasi naikinti kokius nors valdiklius. Jei grupės antraštėje yra valdiklių, kuriuos norite išsaugoti, prieš atlikdami šį veiksmą perkelkite juos į kitą ataskaitos sekciją. Norėdami perkelti valdiklius į kitas sekcijas, turėsite perjungi dizaino rodinį.

   Galutinė ataskaita parodyta šioje iliustracijoje. Atkreipkite dėmesį, kad pirmasis Užsakymo_ID yra toje pačioje eilutėje kaip ir pirmasis išsamios informacijos įrašas, o ne atskiroje eilutėje.

   

   Deja, Užsakymo_ID kartojamas kiekvienoje išsamios informacijos eilutėje ir sunku pamatyti, kiek užsakymų yra iš tikrųjų. Šioje vietoje naudinga nustatyti teksto laukelio valdiklio ypatybę Slėpti dublikatus. Norėdami nustatyti ypatybę, atlikite šiuos veiksmus:

• Pažymėkite vieną iš pasikartojančių reikšmių.
• Jei nerodomas ypatybių lapas, norėdami jį rodyti, paspauskite klavišą F4.
• Ypatybių lapo skirtuke Formatas spustelėkite ypatybės Slėpti dublikatus išplečiamąjį sąrašą, tada spustelėkite Taip.

  Pasikartojantys užsakymo ID slepiami. Atkreipkite dėmesį, kad galite matyti, kiek užsakymų yra ir kiek produktų priklauso kiekvienam užsakymui.

  

5. Šiame pavyzdyje grupavimo lygyje Įmonės pavadinimas kartojamas 4 veiksmas. Galutinė ataskaita atrodo kaip šioje iliustracijoje:

   

   Reikšmė Įmonės pavadinimas dabar yra toje pačioje eilutėje kaip ir pirmasis išsamios informacijos įrašas, o ypatybė Slėpti dublikatus neleidžia reikšmės Įmonės pavadinimas kartoti kiekvienoje eilutėje. Ilgoje ataskaitoje, naudojančioje keletą grupavimo lygių, tai gali padėti pastebimai sutaupyti popieriaus.

 Puslapio pradžia

Ataskaitos įrašymas, spausdinimas arba siuntimas

Įrašę savo ataskaitos dizainą, galite jį naudoti keletą kartų. Ataskaitos dizainas liks toks pats, bet kaskart peržiūrėdami ar spausdindami ataskaitą matysite esamus duomenis. Jei jūsų ataskaitos pateikimo poreikiai keičiasi, galite modifikuoti ataskaitos dizainą arba kurti naują, panašią ataskaitą, pagrįstą pradine ataskaita.

Ataskaitos įrašymas

1. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Įrašyti.

   Arba Sparčiosios prieigos įrankių juostoje galite spustelėti Įrašyti .

2. Jei ataskaita neįvardyta, įveskite pavadinimą lauke Ataskaitos pavadinimas, tada spustelėkite Gerai.

Ataskaitos dizaino įrašymas nauju pavadinimu

1. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Įrašyti kaip.
2. Dialogo lango Įrašyti kaip lauke Įrašyti ataskaitą į įveskite pavadinimą, sąraše Kaip spustelėkite Ataskaita, tada spustelėkite Gerai.

Ataskaitos spausdinimas

Ataskaitą galite spausdinti, kai ji atidaryta spaudinio maketo, dizaino, ataskaitos rodinio režimu, arba naudodamiesi naršymo sritimi. Prieš spausdindami turėtumėte dar kartą patikrinti puslapio parametrus, pavyzdžiui, paraštes ir puslapio padėtį. Programa Access puslapio parametrus įrašo kartu su ataskaita, tad juos nustatyti reikia tik kartą. Jei norite ką nors keisti, parametrus galite įrašyti vėliau.

Puslapio parametrų keitimas

1. Atidarykite ataskaita kaip bet kurį rodinį.
2. Skirtuko Puslapio maketas grupėje Puslapis spustelėkite parinktį:
   • Dydis leidžia pasirinkti iš keleto puslapio dydžių arba jį įvesti pasirinktinai.
   • Stačias nustato stačią puslapio padėtį.
   • Gulsčias nustato gulsčią puslapio padėtį.
   • Paraštės leidžia rinktis iš keleto iš anksto nustatytų paraščių pločių arba, jei norite naudodami dialogo langą Puslapio parametrai įvesti pasirinktinius paraščių pločius, galite spustelėti Išplėstinės.
   • Rodyti paraštes įjungia ir išjungia paraščių rodymą (tik maketo rodinyje).
   • Stulpeliai rodo dialogo langą Puslapio parametrai. Įveskite norimą stulpelių skaičių, nustatykite norimą jų dydį ir spustelėkite Gerai.
   • Spausdinti tik duomenis neleidžia spausdinti jokių ataskaitoje padėtų etikečių. Spausdinami bus tik valdikliai, susieti su naudojamos lentelės arba užklausos duomenimis. Ši priemonė gali praversti ataskaitose, kurias nuolat spausdinate naudodami iš anksto paruoštas formas. Tokiose situacijose galite neleisti spausdinti etikečių, o spausdindami ataskaitą tuščiame popieriuje vėl įgalinti jų spausdinimą.

 Pastaba   Norėdami naudoti išsamesnius puslapio parametrus, spustelėkite grupės Puslapio maketas apatiniame dešiniajame kampe esantį mygtuką Puslapio parametrai, kad būtų rodomas dialogo langas Puslapio parametrai. Dialogo langą Puslapio parametrai galite naudoti norėdami koreguoti visus skirtuke Puslapio maketas galimus parametrus bei ataskaitai spausdinti pasirinkti konkretų spausdintuvą.

Ataskaitos siuntimas į spausdintuvą

1. Atidarykite ataskaitą kaip bet kurį rodinį arba tiesiog pasirinkite ją naršymo srityje.
2. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Spausdinti.
3. Dialogo lange Spausdinimas įveskite norimas parinktis, pavyzdžiui, spausdintuvą, spausdinimo diapazoną ir kopijų skaičių.
4. Spustelėkite Gerai.

 Puslapio pradžia

Ataskaitos kaip elektroninio laiško siuntimas

Galite išsiųsti ataskaitą vartotojams kaip elektroninį laišką, užuot ją spausdinę popieriuje:

1. Naršymo srityje spustelėkite, kad pasirinktumėte ataskaitą, spustelėkite Microsoft Office mygtuką , tada spustelėkite El. laiškas .
2. Dialogo lange Siųsti objektą kaip spustelėkite norimą naudoti failo formatą.



3. Užbaikite bet kokius likusius dialogų langus.
4. Pasirodžius jūsų el. pašto programai, įveskite laiško informaciją ir jį išsiųskite.

 Puslapio pradžia

Pastabos

Gali kilti problema, jei ataskaita yra .accdb faile, kuris rūšiuoja arba grupuoja peržvalgos lauką, o jūs norite importuoti ataskaitą į .mdb failą ir tada atidaryti jį naudodami ankstesnę Access versiją.

Vidinis metodas, kuriuo .accdb failuose rūšiuojami ir grupuojami peržvalgos laukai, nesuderinamas su .mdb failais. Jei kuriate ataskaitą, naudojančią peržvalgos lauko rūšiavimą ir grupavimą, .accdb faile ir eksportuojate ją į .mdb failą (arba įrašote duomenų bazę kaip .mdb failą naudodami komandą Įrašyti kaip), o tada bandote ataskaitą atidaryti naudodami ankstesnę Access versiją, ataskaitos nepavyks įkelti.

Norėdami pakeisti ataskaitą, kad galėtumėte ją importuoti į .mdb failą ir atidaryti naudodami ankstesnę programos Access versiją, atlikite šiuos veiksmus:

1. .accdb faile sukurkite ataskaitos kopiją.
2. Ataskaitos kopiją atidarykite kaip maketo rodinį.
3. Jei nerodoma sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:
   • Skirtuko Formatuoti grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.
4. Panaikinkite visas srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas eilutes spustelėdami kiekvienos iš jų dešinėje esantį mygtuką Naikinti.
5. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Įrašyti.
6. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Uždaryti duomenų bazę.
7. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Atidaryti.
8. Pereikite į .mdb failą, kurį norite importuoti į ataskaitą, tada spustelėkite Atidaryti.
9. Importuokite ataskaitos kopiją į .mdb failą.

   Kaip?

   1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importas spustelėkite Access.
   2. Spustelėkite Naršyti.
   3. Pereikite į .accdb failą, kuriame yra ataskaita, ir spustelėkite Atidaryti.
   4. Šiuo metu jūs neimportuojate lentelių, tad nesvarbu, ar pasirinksite importuoti šaltinio duomenis, ar sukurti su jais saitą. Norėdami tęsti, spustelėkite Gerai.
   5. Dialogo lange Objektų importavimas spustelėkite skirtuką Ataskaitos.
   6. Spustelėkite norimą importuoti ataskaitą, tada spustelėkite Gerai.
   7. Jei importavimo operacija bus sėkminga, programa Access paklaus jūsų, ar norite įrašyti importavimo veiksmus vėlesniam naudojimui. Jei norite šiuos veiksmus įrašyti, pažymėkite žymės langelę Įrašyti importavimo veiksmus, įveskite prašomą informaciją ir spustelėkite Įrašyti importavimą. Jei šių veiksmų įrašyti nenorite, spustelėkite Uždaryti.

   Programa Access importuoja ataskaitą ir rodo ją naršymo srityje.

10. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinį.
11. Jei nerodoma sritis Laukų sąrašas:
    • Skirtuko Formatuoti grupėje Valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus.
12. Srityje Galimi susijusių lentelių laukai suraskite lentelę, kurioje yra jūsų ataskaitoje norimas rodyti laukas. Šiame lauke bus tos pačios reikšmės, kurias šiuo metu matote ataskaitoje esančiame peržvalgos lauke.
13. Nuvilkite lauką į ataskaitą.

    Dabar turite du stulpelius, kuriuose rodoma ta pati informacija.

14. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ką tik pridėtą rodymo lauką ir spustelėkite norimą naudoti rūšiavimo parinktį.
15. Panaikinkite rodymo lauką, kurį ką tik įtraukėte ir surūšiavote.
16. Jei nerodoma sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:
    • Skirtuko Formatuoti grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.
17. Spustelėkite Pridėti grupę.
18. Laikinajame lange Laukas/išraiška spustelėkite peržvalgos lauko, esančio ataskaitoje, pavadinimą.

Dabar ataskaita surūšiuota ir sugrupuota taip pat kaip .accdb faile. Įrašykite ir uždarykite ataskaitą.

 Puslapio pradžia