Microsoft Office Access 2007 pateikia naują įrankį, vadinamą eilute Sumos, kuris supaprastina duomenų stulpelio sumavimo procesą. Eilutę Sumos taip pat galite naudoti atlikdami kitus skaičiavimus, pvz., vidurkių skaičiavimą, stulpelyje esančių elementų skaičiavimą ir mažiausios bei didžiausios duomenų stulpelio reikšmės radimą.

Naudojant eilutę Sumos daug lengviau ir greičiau naudoti rinkinį agregavimo funkcijų – funkcijų, apskaičiuojančių duomenų diapazono reikšmes. Ankstesnėse programos Access versijose turėjote šias funkcijas naudoti užklausose arba naudodami Visual Basic for Applications (VBA) kodą. Šiuos metodus vis dar galite naudoti, tačiau eilutė Sumos jums suteikia galimybę greitai naudoti agregavimo funkciją. Šis straipsnis pristato agregavimo funkcijas ir paaiškina, kaip jas naudoti eilutėje Sumos.

---

• Suprasti funkcijos SUM ir kitų agregavimo funkcijų naudojimą

• Susumuoti reikšmes naudojant eilutę Sumos

• Suskaičiuoti stulpelio reikšmių skaičių

• Daugiau apie funkcijas Standartinis nuokrypis ir Dispersija.

---

Funkcijos SUM ir kitų agregavimo funkcijų naudojimas

Agregavimo funkcijos atlieka duomenų stulpelių skaičiavimus ir grąžina vieną rezultatą. Agregavimo funkcijas naudojate, norėdami apskaičiuoti vieną reikšmę, pvz., sumą ar vidurkį. Prieš tęsdami atsiminkite, kad agregavimo funkcijas naudojate duomenų stulpeliuose. Tai gali atrodyti akivaizdu, tačiau kurdami ir naudodami duomenų bazę paprastai kreipiate dėmesį į duomenų eilutes ir individualius įrašus – įsitikinkite, kad vartotojai gali lauke įvesti duomenis, perkelkite žymeklį į dešinę ar kairę, užpildykite kitą lauką ir t. t. Priešingai, norėdami didžiausią dėmesį skirti stulpeliuose esančioms įrašų grupėms, jūs naudojate agregavimo funkcijas.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūs naudojate programą Access, norėdami saugoti ir sekti pardavimo duomenis. Agregavimo funkcijas galite naudoti, norėdami viename stulpelyje suskaičiuoti parduotų produktų skaičių, antrame stulpelyje apskaičiuoti pardavimo sumą ir trečiame stulpelyje apskaičiuoti vidutinę kiekvieno produkto pardavimų sumą.

Šioje lentelėje išvardijamos ir apibūdinamos agregavimo funkcijos, kurias Access pateikia eilutėje Sumos. Nepamirškite, kad Access pateikia papildomas agregavimo funkcijas, tačiau jas reikia naudoti užklausose. Jei vykdote programos Access projektą (išorinis Access serveris susietas su Microsoft SQL Server duomenų baze), taip pat galite naudoti didesnį agregavimo funkcijų rinkinį. Daugiau informacijos apie šias papildomas funkcijas rasite SQL serverio internetiniame žinyne.

Šiame skyriuje paaiškinama, kaip eilutėje Sumos naudoti kiekvieną funkciją.

 Puslapio pradžia

Reikšmės susumavimas naudojant eilutę Sumos

Jei turite susumuoti duomenų stulpelį arba greitai naudoti kitą agregavimo funkciją, į lentelę, užklausos rezultatų rinkinį ar perskirtąją formą – formą, kurioje yra duomenų lapas, galite įtraukti eilutę Sumos. Eilutės Sumos sutaupo daug laiko, kadangi jūs į užklausą neturite įtraukti funkcijos ar rašyti VBA kodo.

Prieš tęsdami, nepamirškite šių taisyklių:

• Eilutės Sumos pateikiamos funkcijos skiriasi nuo duomenų stulpelio duomenų tipo parametro. Pavyzdžiui, programa Access laukuose, nustatytuose kaip teksto duomenų tipas, pateikia tik funkciją Skaičiuoti, nes su teksto duomenimis negalite vykdyti matematinių operacijų.
• Pirmas eilutėje Sumos esantis laukas įtraukia žodį Suma, kol jo nepakeičiate pasirinkdami funkciją.
• Į ataskaitą negalite įtraukti eilutės Sumos. Ataskaitose galite naudoti agregavimo funkcijas, bet turite naudoti kitus būdus. Daugiau informacijos apie agregavimo funkcijas ir ataskaitose esančias išraiškas rasite straipsnyje Sugrupuotos arba suvestinės ataskaitos kūrimas.
• Į lenteles ir užklausas, atidarytas kaip duomenų lapo rodiniai, galite įtraukti eilutę Sumos. Eilutę Sumos taip pat galite įtraukti į perskirtąją formą, atidarytą kaip formos rodiniai.
• Numatyta, kad programa Access iš filtro ir rūšiavimo operacijų pašalina eilutes Sumos.

Šiuose skyriuose paaiškinama kaip duomenų lape ir perskirtojoje formoje naudoti eilutę Sumos.

Eilutės Sumos įtraukimas

1. Lentelę ar užklausą atidarykite kaip duomenų lapo rodinį arba perskirtąją formą – kaip formos rodinį. Norėdami tai atlikti, naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, užklausą ar formą ir laikinajame meniu spustelėkite Dizaino rodinys arba Formos rodinys.
2. Skirtuko Pagrindinis puslapis grupėje Įrašai spustelėkite Sumos.

   

   Duomenų lape arba perskirtojoje formoje po pradine eilute rodoma eilutė Suma.

   

    Pastaba   Jei dirbate su perskirtąja forma, sukurta naudojant ankstesnę Access versiją, o tada konvertuota į naują .accdb formatą, duomenų lape pradinės eilutės nematote. Šis skirtumas eilutei Sumos jokios įtakos neturi.

3. Eilutėje Suma spustelėkite norimą sumuoti lauką, tada iš sąrašo pasirinkite SUM.

   

   Informaciją apie šią funkciją rasite anksčiau pateiktame šio straipsnio skyriuje Suprasti agregavimo funkcijų naudojimą.

Eilutės Sumos pašalinimas

• Skirtuko Pagrindinis puslapis grupėje Įrašai spustelėkite Sumos.

  

 Pastaba   Eilutės Sumos iškirpti ar panaikinti negalite – ją galite tik įjungti arba išjungti. Tačiau eilutę Sumos galite kopijuoti ir įklijuoti į kitą failą, pvz., Microsoft Office Excel 2007 darbaknygę arba Microsoft Office Word 2007 dokumentą. Kitame veiksmų rinkinyje paaiškinama kaip kopijuoti eilutę Sumos.

Eilutės Sumos kopijavimas į kitą failą

1. Norėdami pažymėti visą eilutę, spustelėkite eilutės parinkiklį – lauką, esantį eilutės Suma pradžioje ar pabaigoje .
2. Skirtuko Pagrindinis puslapis grupėje Mainų sritis spustelėkite Kopijuoti.

   

   Arba

   Paspauskite CTRL+C.
3. Atidarykite paskirties failą, į kurį norite įklijuoti duomenis.
4. Pasirinkite paskirties lentelės, užklausos rezultatų rinkinio ar formos paskutinę eilutę.
5. Skirtuko Pagrindinis puslapis grupėje Mainų sritis spustelėkite Įklijuoti.

   

 Puslapio pradžia

Stulpelyje esančių reikšmių skaičiaus apskaičiavimas

Funkciją Skaičiuoti naudojate, kai norite apskaičiuoti stulpelyje esančių elementų skaičių. Funkcija Skaičiuoti veikia tik vieną duomenų stulpelį ir grąžina vienintelę reikšmę. Ši funkcija veikia su visais duomenų tipais.

Stulpelyje esančių elementų apskaičiavimas

1. Atidarykite lentelę, užklausos rezultatų rinkinį ar formą. Galite naudoti bet kokį rodinį, išskyrus Dizaino rodinį.
2. Skirtuko Pagrindinis puslapis grupėje Įrašai spustelėkite Sumos.

   

   Duomenų lape po pradine eilute rodoma eilutė Sumos.

3. Eilutėje Suma spustelėkite norimą apskaičiuoti lauką ir iš sąrašo pasirinkite COUNT. Daugiau informacijos apie šią funkciją rasite anksčiau pateiktame šio straipsnio skyriuje Funkcijos SUM ir kitų agregavimo funkcijų naudojimas.

    Pastaba   Programa Access neapskaičiuoja funkcijos reikšmės, kol neatliekate pakeitimų. Norėdami tai atlikti, galite įvesti naują reikšmę į kitą lauką arba paspausti F9, kad vykdytumėte pakartotinę duomenų užklausą.

 Puslapio pradžia

Daugiau apie funkcijas Standartinis nuokrypis ir Dispersija

Funkcijos Standartinis nuokrypis ir Dispersija apskaičiuoja statistines reikšmes. Tiksliau sakant, jos apskaičiuoja, kur reikšmės yra sugrupuojamos apie savo vidurkį pagal standartinį skirstinį (varpo kreivę).

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūs atsitiktine tvarka surenkate 10 įrankių, pažymėtų vienos mašinos, ir išmatuojate jų atsparumą nutrūkimui – tai procesas, tikrinantis mašiną ir jūsų kokybės valdymo vertinimo kriterijus. Jei apskaičiuojate atsparumo nutrūkimui vidurkį, matote, kad daugumos įrankių atsparumas nutrūkimui yra artimas vidurkiui, kelių įrankių atsparumas didesnis, o kelių – mažesnis. Vis dėlto, jei apskaičiuosite tik vidutinį atsparumą nutrūkimui, reikšmė jums nenurodys, ar gerai veikia kokybės valdymo procesas, kadangi keli ypač atsparūs ar neatsparūs įrankiai gali vidurkį pakelti arba sumažinti.

Funkcijos Dispersija ir Standartinis nuokrypis šią problemą sprendžia nurodydamos, ar reikšmės yra arti vidurkio. Kuo mažesni yra bet kurios iš šių funkcijų grąžinami skaičiai, tuo jūsų gamybos procesai veikia geriau, nes tik kelių įrankių atsparumas nutrūkimui yra didesnis ar mažesnis nei vidurkis.

Išsamaus dispersijos ir standartinio nuokrypio aptarimo šiame straipsnyje nėra. Daugiau informacijos apie abi temas galite rasti įvairiose statistiką nagrinėjančiose svetainėse. Naudodami funkcijas Dispersija ir Standartinis nuokrypis nepamirškite šių taisyklių:

• Šios funkcijos nepaiso neapibrėžtų reikšmių.
• Funkcija Dispersija naudoja šią formulę:
  
• Funkcija Standartinis nuokrypis naudoja šią formulę:
  

 Puslapio pradžia