Duomenis iš tekstinio failo į programą Microsoft Office Access 2007 galite perkelti dviem būdais. Jei norite duomenų, kuriuos galite redaguoti programa Access, kopijos, importuokite failą į naują arba esamą lentelę naudodami Teksto importavimo vedlį. Jei jūs paprasčiausiai norite peržiūrėti naujausius programos Access šaltinio duomenis dėl raiškesnio užklausimo ir ataskaitos pateikimo, sukurkite jūsų duomenų bazėje esančio tekstinio failo saitą naudodami Teksto susiejimo vedlį.

Šiame straipsnyje aiškinama, kaip importuoti ir susieti su tekstiniu failu naudojant šiuos vedlius.

---

• Apie tekstinius failus ir palaikomus formatus

• Duomenų importavimas iš tekstinio failo

• Trūkstamų arba neteisingų reikšmių trikčių šalinimas importuotoje lentelėje

• Susiejimas su tekstiniu failu

• Trikčiai #Num! ir neteisingos reikšmės susietoje lentelėje

---

Apie tekstinius failus ir palaikomus formatus

Tekstiniame faile yra nesuformatuotų skaitomų simbolių, pvz., raidžių ir skaičių, specialiųjų simbolių, pvz., tabuliacijos, įvedimo į eilutę ir perkėlimo. Programa Access palaiko šiuos failų vardų plėtinius: .txt, .csv, .asc, ir .tab.

Norint tekstinį failą naudoti kaip šaltinio failą importuojant arba susiejant, failo turinys turi būti sutvarkytas taip, kad importavimo ir susiejimo vedliai galėtų padalinti turinį į įrašų (eilučių) rinkinius, o kiekvieną įrašą – į laukų (stulpelių) rinkinį. Tinkamai sutvarkyti tekstiniai failai yra dviejų tipų:

• Atskirtieji failai   Atskirtuosiuose failuose kiekvienas įrašas rodomas atskiroje eilutėje, o laukai atskiriami vienu simboliu, vadinamu skyrikliu. Skyrikliu gali būti bet koks simbolis, kurio nėra laukų reikšmėse, pvz., tabuliatorius, kabliataškis, kablelis, tarpas ir t. t. Toliau pateiktas kableliu atskirto teksto pavyzdys.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Fiksuoto pločio failai   Fiksuoto pločio faile kiekvienas įrašas rodomas atskiroje eilutėje ir kiekvieno lauko plotis išlieka pastovus per visus įrašus. Pavyzdžiui, pirmas kiekvieno įrašo laukas visada yra septynių simbolių ilgio, antras kiekvieno įrašo laukas visada yra 12 simbolių ilgio ir t. t. Jei tikrasis lauko reikšmės ilgis kiekviename įraše yra vis kitas, trumpesnės nei reikalaujama reikšmės turi būti užpildomos tarpų simboliais. Toliau pateiktas fiksuoto pločio teksto pavyzdys.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludick         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

 Puslapio pradžia

Duomenų importavimas iš tekstinio failo

Jeigu jūsų tikslas yra saugoti kai kuriuos arba visus tekstiniame faile esančius duomenis programos Access duomenų bazėje, importuokite failo turinį į naują lentelę arba papildykite esamos lentelės duomenis. Galite peržiūrėti ir redaguoti importuotus duomenis, o atlikti duomenų keitimai neturi poveikio šaltinio tekstiniam failui.

Vykdant importavimo operaciją, galite nurodyti, kaip sutvarkytas šaltinio failas, ar norite kurti naują lentelę, ar norite papildyti esamos lentelės duomenis.

 Patarimas   Jeigu nesate susipažinę su lentelėmis arba duomenų bazės struktūra, skaitykite straipsnius Lentelių kūrimas duomenų bazėje arba Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Importavimo operacijos pabaigoje galite pasirinkti įrašyti importavimo operacijos išsamią informaciją kaip specifikaciją. Importavimo specifikacija leidžia ateityje kartoti operaciją, nevykdant Teksto importavimo vedlio kiekvieną kartą.

Dažnai pasitaikantys tekstinio failo importavimo į programą Access scenarijai

Paprastai tekstinius duomenis į programą Access importuojate dėl šių priežasčių:

• Kai kurių jūsų duomenų formatų programa Access neatpažįsta, o jūs norite tuos duomenis naudoti vienoje iš savo duomenų bazių. Pirmiausia galite eksportuoti šaltinio duomenis kaip tekstinį failą, tada importuoti tekstinio failo turinį į programos Access lentelę.
• Naudojate programą Access norėdami tvarkyti savo duomenis, bet dažnai gaunate tekstinio formato duomenų iš kitų programų vartotojų. Importuojate duomenis reguliariais intervalais ir norite racionalizuoti importavimo procesą, kad būtų sutaupyta laiko ir pastangų.

 Pastaba   Kai programoje Access atidarote tekstinį failą (spustelėkite Microsoft Office mygtuką , spustelėkite Atidaryti ir dialogo lange Atidarymas pakeiskite sąrašo lauką Failų tipai į Visi failai, tada pažymėkite savo tekstinį failą), programa Access pradeda Teksto susiejimo vedlį, kuris leidžia kurti tekstinio failo saitą vietoj jo turinio importavimo. Failo susiejimas skiriasi nuo jo turinio importavimo. Daugiau informacijos apie susiejimą rasite kitame šio straipsnio skyriuje Tekstinio failo susiejimas.

Šaltinio failo paruošimas

1. Atidarykite šaltinio failą naudodami teksto rengyklę, pvz., Notepad.

    Pastaba   Importavimo operacijos metu galite importuoti tik vieną failą. Norėdami importuoti kelis failus, kartokite kiekvieno failo importavimo operaciją.

2. Peržvelkite šaltinio failo turinį ir atlikite šioje lentelėje aprašytus veiksmus.

   Elementas	Aprašas
   Atskirtieji arba fiksuoto pločio	Įsitikinkite, kad failas atitinka vieną iš šių formatų. Jeigu failas yra atskirtasis, identifikuokite skyriklį. Jei faile yra fiksuoto pločio laukų, įsitikinkite, kad kiekvieno įrašo laukai yra to paties pločio.
   Teksto kvalifikatorius	Kai kuriuose atskirtuose failuose gali būti lauko reikšmių tarp viengubų arba dvigubų kabučių, kaip parodyta čia: "Monika Abromaitytė",25,2006-05-04,"Vilnius" "Darius Musteikis",27,2000,"Kaunas" Lauko reikšmės rašymas kabutėse vadinamas teksto kvalifikatoriumi. Teksto kvalifikatoriai nėra būtini, bet jie svarbūs šiais atvejais: Lauko skyriklis rodomas kaip lauko reikšmės dalis. Pavyzdžiui, jei kablelis naudojamas kaip lauko skyriklis ir Vilnius, Kaunas yra galiojanti lauko reikšmė, turite rašyti reikšmę tarp poros kvalifikatorių, pvz.: "Vilnius, Kaunas" Norite, kad programa Access netekstines reikšmes, pvz., 0452934 ir 0034539, suprastų kaip tekstines ir saugotų jas lauke Tekstas. Vykdydami importavimo operaciją galite nurodyti, ar failas naudoja kvalifikatorių, ir, jeigu naudoja, nurodyti kvalifikatoriaus simbolį. Įsitikinkite, kad tas pats teksto kvalifikatorius būtų naudojamas visame tekste, ir kad tik tekstinės reikšmės būtų rašomos tarp kvalifikatorių.
   Laukų skaičius	Šaltinio laukų skaičius neturi viršyti 255 , nes programa Access lentelėje nepalaiko daugiau nei 255 laukų.
   Įrašų ir reikšmių praleidimas	Jeigu jus domina tik tekstinio failo dalis, prieš pradėdami importavimo operaciją redaguokite šaltinio failą. Vykdydami importavimo operaciją negalite praleisti įrašų. Jeigu įtraukiate duomenis į naują lentelę, galite praleisti tam tikrus laukus, bet ši parinktis negalima, jei pildote esamos lentelės turinį. Kai pildote esamos lentelės duomenis, šaltinio duomenų struktūra turi atitikti paskirties lentelės struktūrą. Kitaip sakant, šaltinio duomenyse turi būti tiek stulpelių, kiek jų yra paskirties lentelėje, o šaltinio duomenų tipai turi atitikti paskirties lentelės duomenų tipus.
   Tuščios eilutės ir laukai	Naikinkite visas nebūtinas failo eilutes. Jeigu yra tuščių laukų, pabandykite į juos įtraukti trūkstamų duomenų. Jei planuojate papildyti įrašus esamoje lentelėje, įsitikinkite, kad atitinkami lentelės laukai priima nulines reikšmes. Laukas priims nulines reikšmes, jei lauko ypatybė Būtina (Required) nustatyta kaip Ne, o jo ypatybės parametras Tikrinimo taisyklė (ValidationRule) leidžia nulines reikšmes.
   Nesusiję simboliai	Peržvelkite ir pašalinkite papildomus simbolius, pvz., tabuliatorius, įvedimą į eilutę ir perkėlimo grąžinimą.
   Duomenų tipai	Norėdami išvengti klaidų vykdant importavimą, įsitikinkite, kad kiekvienoje šaltinio lauko eilutėje yra to paties tipo duomenys. Programa Access nuskaito pirmas 25 failo eilutes, kad nustatytų lentelės laukų duomenų tipą. Rekomenduojama įsitikinti, kad pirmose 25 šaltinio eilutėse nebūtų supainiotos nė vieno iš laukų skirtingo duomenų tipo reikšmės. Taip pat įsitikinkite, kad netekstinės reikšmės, laikomos tekstinėmis reikšmėmis, būtų parašytos tarp viengubų arba dvigubų kabučių. Jeigu šaltinio failo eilutėse, einančiose po 25 eilutės, yra sumaišytų reikšmių, importavimo operacija jas gali praleisti arba neteisingai konvertuoti. Daugiau informacijos apie trikčių diagnostiką rasite šio straipsnio skyriuje Trūkstamų arba neteisingų reikšmių trikčių šalinimas.
   Laukų pavadinimai	Jei atskirtuose tekstiniuose failuose esančiame faile nėra laukų pavadinimų, patartina juos įrašyti pirmoje eilutėje. Vykdant importavimo operaciją galite nurodyti, kad programa Access pirmoje eilutėje esančias reikšmes laikytų laukų pavadinimais. Kai importuojate fiksuoto pločio tekstinius failus, programa Access neleidžia pasirinkti, ar pirmoje eilutėje esančias reikšmes naudoti kaip laukų pavadinimus.  Pastaba   Kai esamą lentelę papildote atskirtuoju failu, įsitikinkite, kad kiekvieno stulpelio pavadinimas tiksliai atitinka atitinkamo lauko pavadinimą. Jei stulpelio pavadinimas skiriasi nuo atitinkamo lentelės lauko pavadinimo, importavimo operacija neįvyksta. Norėdami rasti laukų pavadinimus, atidarykite paskirties lentelę kaip dizaino rodinį.

3. Jei šaltinio failas atidarytas, uždarykite jį. Jeigu laikote šaltinio failą atidarytą, vykdant importavimo operaciją gali kilti duomenų konvertavimo klaidų.

Importavimo į programą Access proceso pradėjimas

1. Atidarykite programos Access duomenų bazę, kurioje bus saugomi importuoti duomenys.

   Jeigu nenorite saugoti duomenų nė vienoje iš esamų duomenų bazių, sukurkite tuščią duomenų bazę.

   Kaip kuriama tuščia duomenų bazė?

   Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Nauja.
2. Prieš pradėdami importavimo operaciją nuspręskite, ar norite saugoti duomenis naujoje ar esamoje lentelėje.
   • Naujos lentelės kūrimas  Jei pasirenkate saugoti duomenis naujoje lentelėje, programa Access sukuria lentelę ir įtraukia į ją importuotus duomenis. Jei lentelė, turinti nurodytą vardą, jau yra, programa Access perrašo lentelės turinį su importuotais duomenimis.
   • Esamos lentelės papildymas  Jei į esamą lentelę įtraukiate duomenis, importavimo procesas papildo duomenis nurodytoje lentelėje.

     Toliau tęsdami atminkite, kad dauguma papildymo operacijų nepavyksta, nes šaltinio duomenys neatitinka paskirties lentelės struktūros ir lauko parametrų. Norėdami to išvengti, atidarykite lentelę kaip dizaino rodinį ir peržvelkite šiuos parametrus:

     • Pirmoji eilutė  Jei pirmoje šaltinio tekstinio failo eilutėje nėra lauko pavadinimo, įsitikinkite, kad kiekvieno stulpelio vieta ir duomenų tipas atitinka lentelės laukus. Jei atskirtų tekstinių failų pirmoje eilutėje yra stulpelio antraštė, stulpelių ir laukų tvarka neturi atitikti, bet kiekvieno stulpelio pavadinimas ir duomenų tipas turi tiksliai atitikti laukų pavadinimus ir duomenų tipą. Kai importuojate fiksuoto pločio tekstinius failus, programa Access neleidžia pasirinkti, ar naudoti pirmosios eilutės reikšmes kaip laukų pavadinimus.
     • Trūkstami arba papildomi laukai  Jei paskirties lentelėje nėra vieno arba kelių laukų, prieš pradėdami importavimo operaciją juos pridėkite. Tačiau jei paskirties lentelėje yra laukų, kurių nėra šaltinio faile, nereikia jų naikinti iš lentelės tol, kol jie priima nulines reikšmes.

        Patarimas   Laukas priims nulines reikšmes, jei jo lauko ypatybė Būtina (Required) yra nustatyta kaip Ne, o ypatybės parametras Tikrinimo taisyklė (ValidationRule) leidžia nulines reikšmes.

     • Pirminis raktas  Jei lentelėje yra pirminio rakto laukas, šaltinio faile turi būti stulpelis, kuriame būtų su pirminiu raktu suderinamų reikšmių. Be to, importuoto rakto reikšmės turi būti unikalios. Jeigu importuotame įraše yra paskirties lentelėje jau esanti pirminio rakto reikšmė, importavimo operacija rodo klaidos pranešimą. Šaltinio duomenis turite suredaguoti taip, kad juose būtų unikalios rakto reikšmės, tada pradėkite importavimo operaciją iš naujo.
     • Indeksuoti laukai  Jeigu lentelės lauko ypatybė Indeksuota yra nustatyta kaip Taip (neleidžiami dublikatai), atitinkančiame šaltinio tekstinio failo stulpelyje turi būti unikalios reikšmės.
3. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importas spustelėkite Teksto failas.

    Pastaba   Komanda Importuoti galima tik tada, kai duomenų bazė atidaryta.

4. Dialogo lango Gauti išorinius duomenis – tekstinį failą lauke Failo vardas įrašykite šaltinio failo vardą.
5. Nurodykite, kaip norite saugoti importuotus duomenis.
   • Norėdami duomenis saugoti naujoje lentelėje, pažymėkite Importuoti šaltinio duomenis į naują lentelę, esančią dabartinėje duomenų bazėje. Vėliau būsite paraginti pavadinti lentelę.
   • Norėdami papildyti esamos lentelės duomenis, pažymėkite Lentelę papildyti įrašų kopija, tada išplečiamajame sąraše pažymėkite lentelę.

 Pastaba   Norėdami susieti duomenų šaltinį kurdami susietą lentelę, skaitykite šio straipsnio skyrių Susiejimas su tekstiniu failu.

6. Spustelėkite Gerai.

   Programa Access nuskaito failo turinį ir rekomenduoja, kaip tvarkyti failą. Jeigu faile yra laukus atskiriantis skyriklis, įsitikinkite, kad būtų pažymėta parinktis Atskirtasis. Jeigu faile yra fiksuoto pločio laukų, įsitikinkite, kad būtų pažymėta parinktis Fiksuoto pločio. Jeigu jums neaišku, ar jūsų faile laukai yra atskirti ar fiksuoto pločio, žiūrėkite ankstesnį skyrių Šaltinio failo paruošimas.

 Pastaba   Jeigu šaltinio tekstiniame faile yra tabuliacijos arba kitų specialių simbolių, jie pateikiami Teksto importavimo vedlyje kaip maži laukai tarp duomenų stulpelių.

7. Spustelėkite Pirmyn.

   Vedlio rodoma informacija priklauso nuo to, ar pažymite parinktį Atskirtasis, ar parinktį Fiksuoto pločio.

   Atskirtasis

   Pažymėkite arba nurodykite simbolį, kuris atskiria lauko reikšmes. Jei faile naudojamas teksto kvalifikatorius, lauke Teksto kvalifikatorius pažymėkite arba dvigubas kabutes ("), arba viengubas kabutes ('). Jei pirmoje šaltinio failo eilutėje yra laukų pavadinimai, pažymėkite žymės langelį Pirmoje eilutėje yra laukų pavadinimai. Tada spustelėkite Pirmyn.

   Fiksuoto pločio

   Vedlys rodo failo turinį. Jei programa Access aptinka duomenyse stulpelinę struktūrą, įdeda vertikalių linijų, kad atskirtų laukus. Peržiūrėkite vedlio nurodytą struktūrą ir, jei būtina, laikykitės vedlio puslapyje pateiktų instrukcijų, nurodančių, kaip pridėti, šalinti arba lygiuoti linijas. Tada spustelėkite Pirmyn.
8. Jei pasirinksite papildyti duomenis, pereikite prie 12 veiksmo. Jei importuojate duomenis į naują lentelę, spustelėkite Pirmyn. Šiuo atveju turėtumėte peržvelgti vedlyje rodomas laukų ypatybes.

    Pastaba   Vedlio puslapis, kuriame galite nurodyti informaciją apie importuojamus laukus, nerodomas, jei papildote esamos lentelės įrašus.

9. Spustelėkite stulpelį, esantį apatinėje vedlio puslapio pusėje, norėdami rodyti atitinkančių laukų ypatybes. Jeigu norite, peržiūrėkite ir keiskite paskirties lauko pavadinimą ir duomenų tipą.

   Programa Access peržvelgia pirmas 25 kiekvieno stulpelio eilutes, kad pasiūlytų numatytąjį atitinkamų laukų duomenų tipą. Jei reikšmių tipai, pvz., tekstinės ir skaitinės reikšmės, pirmose 25 stulpelio eilutėse skiriasi, vedlys pasiūlo duomenų tipą, suderinamą su visomis arba dauguma stulpelio reikšmių (dažniausiai pasiūlomas tekstinis duomenų tipas). Nors jūs galite pasirinkti kitą duomenų tipą, atminkite, kad su jūsų pasirinktu duomenų tipu nesuderinamos reikšmės yra ignoruojamos arba neteisingai konvertuojamos. Daugiau informacijos apie trūkstamų arba neteisingų reikšmių taisymą ieškokite šio straipsnio skyriuje Trūkstamų arba neteisingų reikšmių trikčių šalinimas.

10. Norėdami lauke kurti indeksą, nustatykite Indeksuota kaip Taip. Norėdami iš viso praleisti šaltinio stulpelį, pažymėkite žymės langelį Lauko neimportuoti (praleisti). Tada spustelėkite Pirmyn.
11. Jei įrašai įtraukiami į naują lentelę, vedlys paragins jus nurodyti pirminį lentelės raktą. Jei pažymite Leisti Access pridėti pirminį raktą, programa Access prideda lauką Automatinis_numeravimas kaip pirmą paskirties lentelės lauką ir jame automatiškai įveda unikalius ID, pradėdama nuo 1. Spustelėkite Pirmyn.

     Pastaba   Vedlio puslapis, kuriame galite nurodyti informaciją apie importuojamus laukus, nerodomas, jei papildote esamos lentelės įrašus.

12. Programa Access rodo paskutinį vedlio puslapį. Jei importuojate įrašus į naują lentelę, nurodykite paskirties lentelės pavadinimą. Lauke Importuoti į lentelę įrašykite lentelės pavadinimą. Jei tokia lentelė jau yra, jūsų paklausiama, ar norite perrašyti esamą lentelės turinį. Spustelėkite Taip, norėdami tęsti, arba Ne, norėdami nurodyti kitą paskirties lentelės pavadinimą.

Kam naudojamas mygtukas Išsamiau?

Teksto importavimo vedlio mygtukas Išsamiau leidžia kurti arba atidaryti importavimo specifikaciją ankstesnių programos Access versijų formatu. Jeigu neturite norimų naudoti programoje Office Access 2007 importavimo specifikacijų iš ankstesnių programos Access versijų, nerekomenduojame naudoti mygtuko Išsamiau. Jeigu norite išsaugoti šios importavimo operacijos informaciją, atlikite tai naudodami veiksmus nuo 13 iki 20. Naudojant ankstesnes programos Access versijas kurtos importavimo specifikacijos nesuderinamos su specifikacijomis, kurtomis programa Office Access 2007.

---

13. Spustelėkite Baigti, kad būtų importuojami duomenys.

    Programa Access bando importuoti duomenis. Jei yra importuotų duomenų, vedlys rodo dialogo langą, kuriame rodoma importavimo operacijos būsena. Jei operacija nutrūksta, programa Access rodo klaidos pranešimą Importuojant failą įvyko klaida.

14. Atidarykite paskirties lentelę kaip duomenų lapo rodinį. Palyginkite lentelės duomenis su šaltinio failu ir įsitikinkite, kad duomenys teisingi.

Importavimo parametrų kaip specifikacijos įrašymas

1. Paskutiniame Teksto importavimo vedlio puslapyje pažymėkite žymės langelį Įrašyti importavimo veiksmus.

   Atsiranda papildomų valdiklių rinkinys.

2. Lauke Įrašyti kaip įrašykite importavimo specifikacijos pavadinimą.
3. Lauke Aprašas įrašykite aprašą (pasirinktinai).
4. Spustelėkite Įrašyti importavimą.

   arba

   Norėdami importavimo operaciją vykdyti nustatytais intervalais (pavyzdžiui, kas savaitę ar kas mėnesį), pažymėkite žymės langelį Kurti Outlook užduotį ir tada spustelėkite Įrašyti importavimą. Šiais veiksmais sukuriama programos Microsoft Office Outlook 2007 užduotis, kurią naudodami galėsite vykdyti specifikaciją ateityje.

Jei nesukuriate programos Office Outlook 2007 užduoties, programa Access įrašo specifikaciją. Jei pasirenkate kurti programos Outlook užduotį, programa Access rodo dialogo langą Importavimo-pavadinimas - užduotis. Norėdami daugiau sužinoti apie dialogo lango naudojimą, pereikite prie kito veiksmo.

 Pastaba   Jei programa Outlook neįdiegta, spustelėjus Įrašyti importavimą programa Access rodo klaidos pranešimą. Jei programa Outlook nesukonfigūruota tinkamai, pradedamas programos Outlook konfigūravimo vedlys. Laikykitės vedlio instrukcijų konfigūruodami programą Outlook.

Programos Outlook užduoties kūrimas

1. Programos Outlook dialogo lange Importavimo pavadinimas – užduotis peržvelkite ir modifikuokite užduoties parametrus, pvz., Terminas ir Priminimas.

   Norėdami, kad užduotis kartotųsi, spustelėkite Pasikartojimas. Šiame paveikslėlyje rodoma užduočių planavimo priemonė ir kai kurie tipiški parametrai:

   

   Informacijos apie programos Outlook užduotis ieškokite straipsnyje Importavimo ar eksportavimo operacijos planavimas.

2. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

Įrašytos užduoties vykdymas

1. Programos Outlook naršymo srityje spustelėkite Užduotys, tada dukart spustelėkite norimą vykdyti užduotį.
2. Skirtuko Užduotys grupėje Microsoft Office Access spustelėkite Vykdyti importavimą .
3. Atidarykite lentelę ir patikrinkite jos turinį.

Žiūrėkite tolimesnį skyrių norėdami gauti pagalbos apie trūkstamų ir neteisingų reikšmių trikčių šalinimą.

 Puslapio pradžia

Trūkstamų arba neteisingų reikšmių trikčių šalinimas importuotoje lentelėje

Jei matote pranešimą Importuojant failą įvyko klaida, importavimo operacija nutrūko. Jei importavimo operacija rodo puslapį, raginantį įrašyti operacijos informaciją, operacija importavo visus arba dalį duomenų. Būsenos pranešime minimas klaidos žurnalo lentelės, kurioje yra visų importavimo operacijos metu įvykusių klaidų aprašas, pavadinimas.

Svarbu atsiminti, kad net būsenos pranešimui rodant sėkmingą operaciją, turėtumėte peržvelgti lentelės turinį ir struktūrą, kad prieš pradėdami naudoti lentelę įsitikintumėte, jog viskas teisinga.

Atidarykite paskirties lentelę kaip duomenų lapo rodinį, norėdami pamatyti, ar visi duomenys sėkmingai įtraukti į lentelę. Tada atidarykite lentelę kaip dizaino rodinį, kad peržvelgtumėte duomenų tipą ir kitus laukų ypatybių parametrus.

Toliau pateiktoje lentelėje aprašomi veiksmai, kurių galite imtis, norėdami taisyti trūkstamas arba neteisingas reikšmes.

 Patarimas   Jei vykdydami trikčių diagnostiką randate tik kelias trūkstamas reikšmes, galite jas įtraukti tiesiai į lentelę duomenų lapo rodinyje. Kita vertus, jei randate visus stulpelius arba didelį trūkstamų ar netinkamai importuotų reikšmių skaičių, ištaisykite problemą šaltinio faile. Kai manote, kad jau ištaisėte visas žinomas problemas, pakartokite importavimo operaciją.

Taip pat duomenų lapo rodinyje galite norėti peržvelgti paskutiniame vedlio puslapyje esančią klaidos žurnalo lentelę. Lentelėje yra trys laukai: Klaida, Laukas ir Eilutė. Kiekvienoje eilutėje yra informacija apie konkrečią klaidą, o lauko Klaida turinys turėtų padėti pašalinti problemą.

Visas klaidų eilučių ir trikčių sąrašas

Klaida	Aprašas
Lauko sutrumpinimas	Faile esanti reikšmė yra per didelė šio lauko ypatybės parametrui Lauko dydis (FieldSize).
Tipo konvertavimo klaida	Tekstiniame faile arba darbalapyje esančios reikšmės duomenų tipas šiam failui netinka. Reikšmės gali trūkti arba neteisinga reikšmė gali atsirasti paskirties lauke. Norėdami daugiau sužinoti apie šios problemos šalinimą, žiūrėkite ankstesnės lentelės įrašus.
Rakto pažeidimas	Šis pirminio rakto reikšmės įrašas yra dublikatas, t. y. jis lentelėje jau yra.
Tikrinimo taisyklės klaida	Reikšmė sulaužo taisyklę naudodama ypatybę Tikrinimo taisyklė (ValidationRule) šiame lauke arba lentelėje.
Neapibrėžta reikšmė lauke Būtina	Neapibrėžta reikšmė šiame lauke neleidžiama, nes lauko ypatybė Būtina nustatyta kaip Taip.
Neapibrėžta reikšmė lauke Automatinis_numeravimas	Importuojamuose duomenyse yra neapibrėžta reikšmė, kuria bandėte papildyti lauką Automatinis_numeravimas.
Neišanalizuojamas įrašas	Tekstinėje reikšmėje yra teksto skyriklio simbolis (paprastai dvigubos kabutės). Kai reikšmėje yra skyriklio simbolis, simbolį reikia du kartus pakartoti tekstiniame faile, pvz.: 10 - 3 1/2"" diskų/dėžutė

---

 Puslapio pradžia

Susiejimas su tekstiniu failu

Jūs naudojate susiejimą, kad jungtumėtės prie kito failo duomenų jų neimportuodami. Taip darydami galite peržiūrėti naujausius duomenis pradinėje programoje ir programos Access faile nekurdami ir nesaugodami kopijos programoje Access. Jeigu nenorite kopijuoti tekstinio failo turinio į programos Access duomenų bazę, bet norite vykdyti užklausas ir generuoti ataskaitas pagal tuos duomenis, susiekite su tekstiniu failu, o ne importuokite jį.

Kai susiejate su tekstiniu failu, programa Access sukuria naują lentelę, susietą su šaltinio failu. Šaltinio faile atlikti keitimai atsispindi susietoje lentelėje, tačiau jūs negalite redaguoti atitinkamos lentelės turinio naudodami programą Access. Jei norite keisti duomenų turinį arba struktūrą, atidarykite šaltinio failą ir keiskite jį.

Dažnai pasitaikantys susiejimo su tekstiniu failu scenarijai naudojant programą Access

• Jūs naudojate programą, kuri išveda duomenis tekstiniu formatu, ir norite toliau analizuoti duomenis ir pateikti ataskaitą naudodami kelias programas, taip pat ir programą Access.
• Duomenis, su kuriais norite dirbti, tvarko skirtingi skyriai arba darbo grupės. Jūs norite peržiūrėti naujausius duomenis, bet nenorite redaguoti arba tvarkyti savo nuosavos kopijos.

Pirmą kartą susiejant su tekstiniu failu

• Kai susiejate su tekstiniu failu, programa Access sukuria naują lentelę, dažnai vadinamą susieta lentele. Susietoje lentelėje rodomi šaltinio failo duomenys, bet jie iš tikrųjų nėra saugomi duomenų bazėje.
• Jūs negalite tekstinio failo susieti su esama duomenų bazės lentele. Kitaip sakant, negalite atidaryti duomenų esamoje lentelėje vykdydami susiejimo operaciją.
• Duomenų bazėje gali būti kelios susietos lentelės.
• Šaltinio faile atlikti keitimai automatiškai atsispindi susietoje lentelėje. Tačiau susietos lentelės turinys ir struktūra naudojant programą Access yra skirti tik skaityti.
• Kai atidarote tekstinį failą programa Access, programa Access sukuria tuščią duomenų bazę ir automatiškai pradeda Teksto susiejimo vedlį.

Susiejimo su tekstiniu failu veiksmai

1. Suraskite tekstinį failą ir atidarykite jį žodžius apdorojančioje programoje, pvz., Word arba Notepad.

   Atminkite, kad per vieną susiejimo operaciją galite susieti tik vieną tekstinį failą. Norėdami susieti kelis tekstinius failus, kartokite kiekvieno failo susiejimo operaciją.

2. Peržvelkite šaltinio failo turinį ir atlikite šioje lentelėje aprašytus veiksmus:

   Elementas	Aprašas
   Atskirtieji arba fiksuoto pločio	Įsitikinkite, kad failas atitinka vieną iš šių formatų. Jeigu failas yra atskirtasis, identifikuokite skyriklio simbolį. Jei faile yra fiksuoto pločio laukų, įsitikinkite, kad kiekvieno įrašo laukai yra to paties pločio.
   Teksto kvalifikatorius	Kai kuriuose atskirtuose failuose gali būti lauko reikšmių tarp viengubų arba dvigubų kabučių, kaip parodyta čia: "Monika Abromaitytė",25,2001-05-04,"Vilnius" "Darius Musteikis",27,2000,"Kaunas" Lauko reikšmės rašymas kabutėse vadinamas teksto kvalifikatoriumi. Teksto kvalifikatoriai nėra būtini, bet jie svarbūs, jeigu: Lauko skyriklis rodomas kaip lauko reikšmės dalis. Pavyzdžiui, jei kablelis naudojamas kaip lauko skyriklis ir Vilnius, Kaunas yra galiojanti lauko reikšmė, turite rašyti reikšmę tarp poros kvalifikatorių, pvz.: "Vilnius, Kaunas" Norite, kad programa Access netekstines reikšmes, pvz., 0452934 ir 0034539, suprastų kaip tekstines ir saugotų jas tekstiniame lauke. Vykdydami susiejimo operaciją galite nurodyti, ar failas naudoja kvalifikatorių, ir, jeigu naudoja, nurodyti kvalifikatoriaus simbolį. Įsitikinkite, kad tas pats teksto kvalifikatorius būtų naudojamas visame tekste, ir kad tik tekstinės reikšmės būtų rašomos tarp kvalifikatorių.
   Laukų skaičius	Šaltinio laukų skaičius neturi viršyti 255 , nes programa Access lentelėje nepalaiko daugiau nei 255 laukų.
   Įrašų ir laukų praleidimas	Galite praleisti tam tikrus laukus, bet negalite praleisti įrašų.
   Tuščios eilutės ir laukai	Naikinkite visas nebūtinas failo eilutes. Jeigu yra tuščių laukų, pabandykite šaltinio faile pridėti trūkstamus duomenis.
   Nesusiję simboliai	Peržvelkite ir pašalinkite papildomus simbolius, pvz., tabuliatorius, įvedimus į eilutę ir perkėlimo grąžinimą.
   Duomenų tipai	Norėdami išvengti klaidų vykdydami susiejimą, įsitikinkite, kad kiekvienoje šaltinio lauko eilutėje yra to paties tipo duomenys. Programa Access nuskaito pirmas 25 failo eilutes, kad nustatytų lentelės laukų duomenų tipą. Rekomenduojama įsitikinti, kad pirmose 25 šaltinio eilutėse nebūtų supainiotos nė vieno iš laukų skirtingo duomenų tipo reikšmės. Taip pat įsitikinkite, kad netekstinės reikšmės, norimos laikyti tekstinėmis reikšmėmis, būtų parašytos tarp viengubų arba dvigubų kabučių. Jeigu šaltinio failo eilutėse, einančiose po 25 eilutės, yra sumaišytų reikšmių, importavimo operacija gali rodyti klaidos reikšmes arba neteisingai konvertuoti. Daugiau informacijos apie trikčių diagnostiką rasite šio straipsnio skyriuje #Num! ir neteisingų reikšmių susietoje lentelėje trikčių šalinimas.
   Laukų pavadinimai	Jeigu atskirtuose tekstiniuose failuose esančiame faile nėra laukų pavadinimų, patartina juos įrašyti pirmoje eilutėje. Vykdydami susiejimo operaciją galite nurodyti, kad programa Access pirmoje eilutėje esančias reikšmes laikytų laukų pavadinimais. Tačiau kai importuojate fiksuoto pločio tekstinius failus, nėra parinkties, kuri leistų pirmoje eilutėje esančias reikšmes laikyti laukų pavadinimais.

3. Jei šaltinio failas atidarytas, jį uždarykite.
4. Atidarykite duomenų bazę, kurioje norite kurti saitą. Įsitikinkite, kad duomenų bazė nėra skirta tik skaityti ir kad jūs turite reikalaujamas teises keisti duomenų bazę.

   Jeigu nenorite saugoti saito nė vienoje iš esamų duomenų bazių, sukurkite tuščią duomenų bazę.

   Kaip kuriama tuščia duomenų bazė?

   Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką ir spustelėkite komandą Nauja.
5. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importas spustelėkite Teksto failas.

    Pastaba   Komanda Importuoti galima tik tada, kai duomenų bazė atidaryta.

6. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis - tekstinį failą nurodykite tekstinio failo, kuriame yra duomenys, su kuriais norite susieti lauke Failo vardas, vardą.
7. Pažymėkite Duomenų šaltinį susieti kuriant susietą lentelę, tada spustelėkite Gerai.

   Pradedamas Teksto susiejimo vedlys. Vedlys vadovauja jums per susiejimo procesą.

8. Programa Access nuskaito failo turinį ir pataria, kaip failas turėtų būti tvarkomas. Jeigu faile yra laukus atskiriantis skyriklio simbolis, įsitikinkite, kad būtų pažymėta parinktis Atskirtasis. Jeigu faile yra fiksuoto pločio laukų, įsitikinkite, kad būtų pažymėta parinktis Fiksuoto pločio.
9. Spustelėkite Pirmyn.
10. Kitas rodomas vedlio puslapis priklauso nuo to, ar pasirinkote atskyrimo ar fiksuoto pločio parinktį.

    Atskirtieji failai  Pažymėkite arba nurodykite simbolį, kuris atskiria laukų reikšmes. Jei faile naudojamas teksto kvalifikatorius, lauke Teksto kvalifikatorius pažymėkite " arba '. Jei pirmoje šaltinio failo eilutėje yra laukų pavadinimai, pažymėkite žymės langelį Pirmoje eilutėje yra laukų pavadinimai. Tada spustelėkite Pirmyn.

    Fiksuoto pločio failai  Vedlys rodo failo turinį. Jei programa Access aptinka duomenyse stulpelinę struktūrą, įdeda vertikalių linijų, kad atskirtų laukus. Peržiūrėkite vedlio nurodytą struktūrą ir, jei būtina, laikykitės vedlio puslapyje pateiktų instrukcijų, nurodančių, kaip pridėti, šalinti arba lygiuoti linijas. Tada spustelėkite Pirmyn.

11. Kitame vedlio puslapyje programa Access rodo lauko ypatybes. Spustelėkite stulpelį apatinėje vedlio puslapio dalyje, norėdami rodyti atitinkamų laukų ypatybes. Peržvelkite ir, jei norite, keiskite paskirties laukų pavadinimus ir duomenų tipą.

    Programa Access peržvelgia pirmas 25 kiekvieno stulpelio eilutes, kad pasiūlytų numatytąjį atitinkamų laukų duomenų tipą. Jei reikšmių tipai, pvz., tekstinės ir skaitinės reikšmės, pirmose 25 stulpelio eilutėse skiriasi, vedlys pasiūlo duomenų tipą, suderinamą su visomis arba dauguma stulpelio reikšmių. Dažniausiai tai būna tekstinis duomenų tipas. Nors jūs galite pasirinkti kitą duomenų tipą, atminkite, kad su jūsų pasirinktu duomenų tipu nesuderinamos reikšmės bus klaidų reikšmių priežastis arba bus neteisingai konvertuojamos. Norėdami sužinoti daugiau, žiūrėkite paskesnį skyrių #Num! ir neteisingų reikšmių susietoje lentelėje trikčių šalinimas.

Kam naudojamas mygtukas Išsamiau?

Teksto importavimo vedlio mygtukas Išsamiau leidžia kurti arba atidaryti susiejimo specifikaciją ankstesnių programos Access versijų formatu. Programoje Office Access 2007 negalima įrašyti susiejimo specifikacijos, kitaip nei importavimo ir eksportavimo operacijų. Taigi jei norite įrašyti susiejimo specifikacijos informaciją, spustelėkite mygtuką Išsamiau, nustatykite norimas parinktis ir spustelėkite Įrašyti kaip.
12. Spustelėkite Pirmyn.
13. Paskutiniame vedlio puslapyje nurodykite susietos lentelės pavadinimą ir spustelėkite Baigti. Jei lentelė tokiu pavadinimu jau yra, programa Access paklausia, ar norite perrašyti esamą lentelę. Spustelėkite Taip, jei norite perrašyti, arba Ne, jei norite nurodyti kitą pavadinimą.

    Programa Access bando kurti susietą lentelę. Jei lentelė sėkmingai sukuriama, programa Access rodo pranešimą Lentelė susieta.... Atidarykite susietą lentelę ir peržvelkite laukus ir duomenis, kad įsitikintumėte, jog visuose laukuose matote teisingus duomenis.

 Puslapio pradžia

#Num! ir neteisingų reikšmių susietoje lentelėje trikčių šalinimas

Net jei matote pranešimą Lentelė susieta, atidarykite lentelę kaip duomenų lapo rodinį, kad patikrintumėte, ar visose eilutėse ir stulpeliuose rodomi teisingi duomenys.

Jei lentelėje matote klaidų arba neteisingų duomenų, atlikite taisymo veiksmus, aprašytus toliau pateiktoje lentelėje, ir bandykite susieti iš naujo. Atminkite, kad negalėsite įtraukti reikšmių tiesiai į susietą lentelę, nes lentelė skirta tik skaityti.

 Puslapio pradžia