Pagrindinės „Access 2013“ kompiuterio duomenų bazės užduotys

„Access“ duomenų bazės gali padėti saugoti ir sekti beveik bet kokios rūšies informaciją, įskaitant atsargas, kontaktus ar verslo procesus. Leiskite jums parodyti, kaip kurti „Access“ darbalaukio duomenų bazę, įtraukti į ją duomenų, ir sužinokite apie kitus tinkinimo ir naujos duomenų bazės naudojimo veiksmus.

 Pastaba    Jei jus labiau domina naujo tipo žiniatinklyje veikiančios „Access“duomenų bazės, sužinokite, kaip kuriamos „Access“ programa ir sužinokite apie pagrindines „Access“ programos užduotis.

Daugiau galimų naujų funkcijų žr. Kas naujo programoje „Access 2013“?.

Šablono pasirinkimas

Programos „Access“ šablonuose yra paruoštų naudoti įtaisytųjų lentelių, užklausų, formų ir ataskaitų. Kai paleidžiate programą „Access“, rodomi galimi pasirinkti šablonai; daugiau šablonų taip pat galite ieškoti žiniatinklyje.

šablonų rodinys paleidimo ekrane

  1. Programoje „Access“ spustelėkite Failas > Naujas.
  2. Pasirinkite darbalaukio duomenų bazės šabloną ir įveskite duomenų bazės pavadinimą lauke Failo vardas. (Jei jums tinkamo šablono nerandate, naudokite lauką Ieškoti šablonų žiniatinklyje .)
  3. Galite naudoti numatytąją vietą, kurią „Access“ nurodo po lauku Failo vardas arba spustelėti aplanko piktogramą ir išsirinkti vietą.
  4. Spustelėkite Kurti.

darbalaukio duomenų bazės kūrimas naudojant šabloną

Atsižvelgiant į šabloną, norint pradėti, gali tekti atlikti kurį nors iš toliau nurodytų veiksmų:

  • Jei „Access“ rodo dialogo langą Įeiti su tuščiu vartotojų sąrašu:
  1. Spustelėkite Naujas vartotojas.
  2. Užpildykite formą Išsami info. apie vartotoją.
  3. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.
  4. Pasirinkite ką tik įvestą vartotojo vardą ir spustelėkite Įeiti.
  • Jei pranešimų juostoje „Access“ rodo pranešimą Saugos įspėjimas, o jūs pasitikite šablono šaltiniu, spustelėkite Įgalinti turinį. Jei duomenų bazė prašo įėjimo duomenų, įeikite dar kartą.

Daugiau informacijos žr. „Access“ kompiuterio duomenų bazės kūrimas iš šablono.

Duomenų bazės kūrimas nuo pradžių

Jei nė vienas šablonas neatitinka jūsų poreikių, galite pradėti nuo tuščios kompiuterio duomenų bazės.

  1. Programoje „Access“ spustelėkite Naujas > Tuščia kompiuterio duomenų bazė.
  2. Lauke Failo vardas įveskite savo duomenų bazės pavadinimą.
  3. Galite naudoti numatytąją vietą, kurią „Access“ nurodo po lauku Failo vardas arba spustelėti aplanko piktogramą ir išsirinkti vietą.
  4. Spustelėkite Kurti.

Lentelės įtraukimas

Duomenų bazėje jūsų informacija saugoma keliose susijusiose lentelėse. Jei norite sukurti lentelę:

  1. Atidarę duomenų bazę pirmą kartą, duomenų lape matysite tuščią lentelę, kurioje galėsite įtraukti duomenų. Jei norite įtraukti kitą lentelę, spustelėkite skirtuką Kurti > Lentelė. Galite pradėti vesti duomenis tuščiame lauke (langelyje) arba įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, pvz., „Excel“ darbaknygės.
  2. Norėdami pervardyti stulpelį (lauką), dukart spustelėkite jo antraštę ir įveskite naująjį pavadinimą.

 Patarimas    Reikšmingi pavadinimai leis neperžiūrėjus lauko turinio sužinoti, kas yra kiekviename lauke.

  1. Spustelėkite Failas > Įrašyti.
  • Norėdami pridėti daugiau laukų, rašykite stulpelyje Spustelėti norint įtraukti.
  • Norėdami perkelti stulpelį, pažymėkite jį spustelėję antraštę ir vilkite į norimą vietą. Taip pat galite pažymėti šalia esančius stulpelius ir vilkti juos į naują vietą.

Daugiau informacijos žr. Įvadas į lenteles.

Duomenų kopijavimas ir įklijavimas

Į „Access“ lentelę galite kopijuoti ir įklijuoti duomenis iš kitos programos, pvz., „Excel“ ar „Word“. Tai veikia geriausiai, jei duomenys yra išdėstyti stulpeliuose. Jei duomenys yra teksto apdorojimo programoje, pvz., „Word“, prieš kopijuodami naudokite žymas ir išdėstykite duomenis stulpeliuose arba konvertuokite duomenis į lentelės formatą.

  1. Jei duomenų bazę reikia redaguoti, pvz., išskirti visą vardą į vardą ir pavardę, pirmiausia tai atlikite šaltinio programoje.
  2. Atidarykite šaltinį ir nukopijuokite duomenis (Ctrl + C).
  3. Atidarykite „Access“ lentelę duomenų lapo rodinyje ir paspauskite Ctrl + V, kad įklijuotumėte duomenis.
  4. Dukart spustelėkite kiekvieno stulpelio antraštę ir įrašykite prasmingą pavadinimą.
  5. Spustelėkite Failas > Įrašyti ir sugalvokite savo naujai lentelei pavadinimą.

 Pastaba    Programa „Access“ nustato kiekvieno lauko duomenų tipą atsižvelgdama į informaciją, kurią įklijuojate į pirmąją kiekvieno stulpelio eilutę, todėl įsitikinkite, kad informacija šiose eilutėse atitinka pirmąją eilutę.

Duomenų importavimas arba susiejimas

Galite importuoti duomenis iš kitų šaltinių arba susieti duomenis iš „Access“ neperkeldami informacijos iš jos saugojimo vietos. Susiejimas gali būti puikus pasirinkimas, jei duomenis vienu metu naujina keli vartotojai, o jūs norite įsitikinti, kad matote vėliausią versiją arba norite sutaupyti saugojimo vietos. Naudodami daugumą formatų, galite pasirinkti, ar duomenis norite susieti, ar importuoti.

Skirtuko Išoriniai duomenys parinktys

Procesas gali šiek tiek skirtis, atsižvelgiant į duomenų šaltinį, tačiau šie nurodymai padės jums pradėti:

  1. Skirtuke Išoriniai duomenys spustelėkite duomenų formatą, iš kurio importuosite arba su kuriuo susiesite. Jei tinkamo formato nematote, spustelėkite Daugiau.

 Pastaba    Jei vis tiek negalite rasti tinkamo formato, gali reikėti pirmiausia eksportuoti duomenis į „Access“ palaikomą failo formatą (pvz., atskirtojo teksto failą (atskirtojo teksto failas: failas, kuriame yra duomenys. Jame atskiros laukų reikšmės yra atskirtos simboliu, pvz., kableliu arba tabuliacijos simboliu.)).

  1. Vykdykite dialogo lange Gauti išorinius duomenis pateikiamus nurodymus.

Kai susiejate, kai kurie formatai tampa pasiekiami kaip skirti tik skaityti. Išoriniai šaltiniai, kuriuos galite importuoti duomenis arba susieti:

Importavimas Susiejimas
Microsoft Excel Taip Taip
(tik skaitoma)
Microsoft Access Taip Taip
ODBC duomenų bazės, pvz., SQL serveris Taip Taip
Teksto arba kableliais atskirtų verčių (CSV) failai Taip Taip
(tik naujų įrašų įtraukimas)
„SharePoint“ sąrašas Taip Taip
XML Taip
Duomenų tarnybos Taip
(tik skaitoma)
HTML dokumentas Taip Taip
„Outlook“ aplankas Taip Taip

Daugiau informacijos žr. Duomenų importavimas į „Access“ duomenų bazę ir Duomenų importavimas iš „Access“ duomenų bazės.

Duomenų tvarkymas naudojant lentelių analizatorių

Norėdami greitai identifikuoti nebereikalingus duomenis, galite naudoti lentelių analizatoriaus vedlį. Šis vedlys pateiks paprastą būdą, kaip išdėstyti duomenis į atskiras lenteles. Programa „Access“ išsaugos pradinę lentelę kaip atsarginę kopiją.

  1. Atidarykite programos „Access“ duomenų bazę, kurioje yra norima analizuoti lentelė.
  2. Spustelėkite Duomenų bazės įrankiai > Analizuoti lentelę.

Pirmuose dviejuose vedlio puslapiuose pateikiama trumpa mokymo programa su pavyzdžiais. Jei pamatysite žymės langelį Ar rodyti įžanginius puslapius?, pažymėkite jį, tada dukart spustelėkite Atgal, kad pamatytumėte įžangą. Jei nenorite dar kartą matyti įžanginių puslapių, išvalykite žymės langelį Ar rodyti įžanginius puslapius?

Puslapio viršus Puslapio viršus

Kiti veiksmai

Tolesnis kūrimo procesas priklauso nuo to, ką siekiate padaryti, bet tikriausiai norėsite kurti užklausas, formas, ataskaitas ir makrokomandas. Daugiau informacijos rasite šiuos straipsniuose:

Puslapio viršus Puslapio viršus

 
 
Taikoma:
Access 2013