Supažindinimas su „Access“ ataskaitomis

Ataskaitos – tai informacijos peržiūros, formatavimo ir apibendrinimo „Microsoft Access“ duomenų bazėje būdas. Pavyzdžiui, galite sukurti paprastą ataskaitą, kurioje bus rodomi visų kontaktų telefonų numeriai, arba, norėdami susumuoti pardavimus skirtinguose regionuose skirtingais laikotarpiais, galite sukurti suvestinę ataskaitą.

Šiame straipsnyje pateikiama „Access“ ataskaitų apžvalga. Taip pat galite susipažinti su ataskaitos kūrimo pagrindais, naudojant tokias parinktis, kaip rūšiavimas, grupavimas ir duomenų suvestinės. Be to, šiame straipsnyje aiškinama, kaip peržiūrėti ir spausdinti ataskaitą.

 Pastaba   Šiame straipsnyje pateiktą informaciją numatyta naudoti tik su „Access“ kompiuterinėmis duomenų bazėmis.

Šiame straipsnyje


Apžvalga

Ką galima daryti su ataskaita?

Ataskaita yra duomenų bazės objektas, kurį patogu naudoti, kai norite pateikti informaciją duomenų bazėje bet kuriuo iš šių tikslų:

  • Duomenų suvestinės rodymas arba platinimas.
  • Duomenų momentinių kopijų archyvavimas.
  • Išsamios informacijos apie atskirus įrašus teikimas.
  • Etikečių kūrimas.

Ataskaitos dalys

Kadangi įmanoma sukurti „nesusietas“ ataskaitas, kuriose nerodomi duomenys, tiesiog šio straipsnio tikslais, pripažįstame, kad ataskaita yra susieta su duomenų šaltiniu, pvz., lentele arba užklausa. Ataskaitos dizainas suskirstytas į sekcijas, kurias galite matyti dizaino rodinyje. Supratimas, kaip veikia kiekviena sekcija gali padėti sukurti geresnes ataskaitas. Pavyzdžiui, sekcija, kurioje pasirenkate įdėti apskaičiavimo valdiklį, nurodo, kaip „Access“ apskaičiuoja rezultatus. Šis sąrašas – tai ataskaitų sekcijų tipų ir jų pritaikymo santrauka:

Sekcija Kaip sekcija rodoma išspausdinta Kur galima naudoti sekciją
Ataskaitos antraštė Ataskaitos pradžioje Ataskaitos antraštę galite naudoti informacijai, kuri paprastai yra viršelio puslapyje, pavyzdžiui, logotipui, pavadinimui ar datai. Kai ataskaitos antraštėje įdedate apskaičiavimo valdiklį, naudojantį agreguojančią funkciją „Sum“, apskaičiuojama visos ataskaitos suma. Ataskaitos antraštė spausdinama prieš puslapio antraštę.
Puslapio antraštė Kiekvieno puslapio viršuje. Naudokite puslapio antraštę, norėdami pakartoti ataskaitos pavadinimą kiekviename puslapyje.
Grupės antraštė Kiekvienos naujos įrašų grupės pradžioje. Naudokite grupės antraštę, norėdami atspausdinti grupės pavadinimą. Pavyzdžiui, ataskaitoje, kuri sugrupuota pagal produktą, grupės pavadinimą galite naudoti, kad atspausdintumėte produkto pavadinimą. Kai grupės antraštėje įdedate apskaičiavimo valdiklį, naudojantį agreguojančią funkciją „Sum“, apskaičiuojama dabartinės grupės suma. Vienoje ataskaitoje gali būti kelios grupės antraštės sekcijos, atsižvelgiant į tai, kiek grupavimo lygių įtraukėte. Daugiau informacijos apie grupės antraščių ir poraščių kūrimą rasite skyriuje Grupavimo rūšiavimo ir bendrųjų sumų įtraukimas.
Išsamiau Rodoma vieną kartą kiekvienai eilutei įrašo šaltinyje. Čia galite įdėti valdiklius, kurie sudaro pagrindinę ataskaitos dalį.
Grupės poraštė Kiekvienos įrašų grupės pabaigoje. Grupės poraštę galite naudoti, norėdami atspausdinti grupės informacijos santrauką. Vienoje ataskaitoje galite būti kelios grupės poraštės sekcijos, atsižvelgiant į tai, kiek grupavimo lygių įtraukėte.
Puslapio poraštė Kiekvieno puslapio pabaigoje. Puslapio poraštę galite naudoti, norėdami atspausdinti puslapių numerius arba atskirų puslapių informaciją.
Ataskaitos poraštė

Ataskaitos pabaigoje.

 Pastaba    Dizaino rodinyje ataskaitos poraštė rodoma po puslapio porašte. Tačiau visuose kituose rodiniuose (pvz., Maketo rodinyje arba kai ataskaita išspausdinama ar peržiūrima) ataskaitos poraštė rodoma virš puslapio poraštės, iš karto po paskutinės grupės poraštės arba išsamesnės informacijos eilutės paskutiniame puslapyje.

Ataskaitos poraštę galite naudoti, norėdami atspausdinti ataskaitos sumas ar kitą visos ataskaitos santraukos informaciją.

Pamatysite, kad žymiai paprasčiau kurti prasmingas ataskaitas, jei jūsų duomenų bazėje gerai sukurta lentelių struktūra ir ryšiai. Duomenų bazių planavimo ir kūrimo įžangą rasite straipsnyje Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Ataskaitos kūrimas

Galite kurti ataskaitas, skirtas „Access“ kompiuterio duomenų bazei, vykdydami toliau nurodytus veiksmus:

1 veiksmas: įrašo šaltinio pasirinkimas

Ataskaitos įrašo šaltinis gali būti lentelė, nurodyta arba įdėtoji užklausa. Įrašo šaltinyje turi būti visos duomenų eilutės ir stulpeliai, kuriuos norite rodyti ataskaitoje.

  • Jeigu duomenys yra iš esamos lentelės ar užklausos, pasirinkite lentelę ar užklausą Naršymo srityje ir tada pareikite prie 2 veiksmo.
  • Jeigu įrašo šaltinio dar nėra, atlikite vieną iš šių veiksmų:
    • pereikite prie 2 veiksmo ir naudokite įrankį Tuščia ataskaita

arba

  • sukurkite lentelę (-es) arba užklausą, kurioje būtų norimi naudoti duomenys. Pasirinkite ją Naršymo srityje, tada pereikite prie 2 veiksmo.

2 veiksmas: ataskaitos įrankio pasirinkimas

Ataskaitos įrankiai yra juostelės skirtuko "Dizainas grupėje Ataskaitos. Toliau pateiktoje lentelėje aprašomos parinktys:

Įrankis Aprašas

Ataskaita

Sukuria paprastą, lentelės formos ataskaitą, kurioje pateikiami visi įrašo šaltinio laukai, pasirinkti Naršymo srityje.

Ataskaitos kūrimas

Atidaro tuščią ataskaitą dizaino rodinyje, į kurią galite įtraukti reikiamus laukus ir valdiklius.

Tuščia ataskaita

Atidaro tuščią ataskaitą Maketo rodinyje ir rodo Laukų sąrašą, iš kurio galite įtraukti laukus į ataskaitą.

Ataskaitos vediklis

Rodo kelių veiksmų vediklį, kuris padeda nurodyti laukus, grupavimo / rūšiavimo lygius ir maketo parinktis.

Etiketės

Rodo vediklį, leidžiantį pasirinkti standartinius arba pasirinktinius etikečių dydžius, norimus rodyti laukus ir jų rūšiavimo būdą.


3 veiksmas: ataskaitos kūrimas

  1. Spustelėkite įrankio, kurį norite naudoti, mygtuką. Jei pasirodo vediklis, vykdykite jo veiksmus ir paskutiniame puslapyje spustelėkite Baigti .
    „Access“ rodo ataskaitą kaip Maketo rodinį.
  2. Formatuokite ataskaitą, kol ji atrodys taip, kaip jūs norite:
  • Norėdami keisti laukų dydžius ir etiketes, pažymėkite juos ir vilkite už kraštų, kol bus norimo dydžio.
  • Norėdami perkelti lauką, pažymėkite jį (ir, jei yra, jo etiketę), tada vilkite į naują vietą.
  • Norėdami sulieti arba perskirti langelius, naikinti arba pasirinkti laukus bei atlikti kitas formatavimo užduotis, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauką ir vykdykite kontekstinio meniu komandas.

Be to, jei norite, kad ataskaita atrodytų patrauklesnė ir ją būtų lengviau skaityti, naudokite kituose skyriuose aprašytas funkcijas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Grupavimo, rūšiavimo ar sumavimo įtraukimas

Į kompiuterio duomenų bazės ataskaitą greičiausiai įtraukti grupavimą, rūšiavimą ar sumavimą galima dešiniuoju pelės mygtuku spustelėjus lauką, kuriam norėsite taikyti grupavimą, rūšiavimą ar sumavimą, ir tada kontekstiniame meniu spustelėjus norimą komandą.

Kai ataskaita atidaryta kaip Maketo ar Dizaino rodinys, grupavimą, rūšiavimą ar sumavimą galite įtraukti ir naudodami sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:

  1. Jeigu sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas dar neatidaryta, skirtuko Dizainas grupėje Grupavimas ir sumavimas spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.
  2. Spustelėkite Pridėti grupę arba Pridėti rūšiavimą, tada pažymėkite lauką, kuriame norite grupuoti ar rūšiuoti.
  3. Norėdami nustatyti daugiau parinkčių ir įtraukti sumų, grupavimo ar rūšiavimo eilutėje spustelėkite Daugiau.

Išsamesnės informacijos apie grupavimą, rūšiavimą ir sumavimą ieškokite straipsnyje Sugrupuotos arba suvestinės ataskaitos kūrimas.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Duomenų išryškinimas naudojant sąlyginį formatavimą

Programoje „Access“ yra įrankių ataskaitos duomenims išryškinti. Kiekvienam valdikliui ar valdiklių grupei galite pridėti sąlyginio formatavimo taisyklių, o į klientų ataskaitas, norėdami palyginti duomenis, galite įtraukti duomenų juostų.

Kaip į valdiklius įtraukti sąlyginį formatavimą:

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėkite Maketo rodinys.
  2. Pasirinkite reikiamus valdiklius ir skirtuko Formatas grupėje Valdiklių formatavimas spustelėkite Sąlyginis formatavimas.

 Patarimas    Jei norite pažymėti kelis valdiklius, laikydami nuspaudę klavišą CTRL, spustelėkite norimus valdiklius.

  1. Dialogo lange Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkytuvas spustelėkite Nauja taisyklė.
  2. Dialogo lange Nauja formatavimo taisyklė srityje Taisyklės tipo pasirinkimas pasirinkite reikšmę:
  • Norėdami sukurti taisyklę, kuri būtų įvertinama kiekvieno įrašo atveju atskirai, pasirinkite Tikrinti esamo įrašo reikšmes arba naudoti išraišką.
  • Jei norite sukurti taisyklę, kuri lygintų įrašus, naudodama duomenų juostas, spustelėkite Palyginti su kitais įrašais.
  1. Dalyje Redaguoti taisyklės aprašą nurodykite taisyklę, kuri apibrėš, kada formatavimas bus taikomas, ir koks formatavimas bus taikomas, tada spustelėkite Gerai.
  2. Jei norite sukurti papildomą taisyklę tam pačiam valdikliui ar valdiklių rinkiniui, pakartokite šią procedūrą nuo 4 veiksmo.

Puslapio viršus Puslapio viršus

Spalvos ir šrifto tinkinimas

Išbandykite Taikomosios programos temos parinktis spalvai ir šriftui tinkinti.

  1. Norėdami atidaryti ataskaitą kaip Maketo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Naršymo sritį, tada spustelėkite Maketo rodinys.
  2. Parinkčių Ataskaitos maketo įrankiai skirtuke "Dizainas spustelėkite Temos, žymikliu nurodykite įvairias temas galerijoje ir peržiūrėkite efektus. Spustelėkite temą ir ją pasirinkite, tada įrašykite ataskaitą.
  3. Jei norite nustatyti spalvas ar šriftus atskirai, naudokite galeriją Spalvos arba Šriftai.


Puslapio viršus Puslapio viršus

Logotipo arba fono vaizdo tinkinimas   

Galite įtraukti logotipą arba fono atvaizdą į ataskaitą ir atnaujinus vaizdą, naujinimas bus pritaikytas automatiškai, nesvarbu, koks vaizdas bus naudojamas duomenų bazėje.

Vaizdo įtraukimas arba šalinimas:

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada spustelėkite Maketo rodinys.
  2. Ataskaitoje spustelėkite vietą, kurioje norite įtraukti vaizdą ir skirtuke "Dizainas grupėje Antraštė / poraštė spustelėkite Logotipas.
  3. Pereikite į vaizdą ir spustelėkite Atidaryti. „Access“ įtraukia vaizdą į ataskaitą.
  4. Jei norite pašalinti vaizdą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vaizdą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Naikinti.

Fono vaizdo įtraukimas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada spustelėkite Maketo rodinys.
  2. Skirtuko Formatas grupėje Fonas spustelėkite Fono vaizdas.
  3. Pažymėkite vaizdą sąraše Vaizdų galerija arba spustelėkite Naršyti, pažymėkite vaizdą, tada spustelėkite Gerai..

Puslapio viršus Puslapio viršus

Ataskaitos peržiūra ir spausdinimas

Ataskaitos peržiūra

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėkite Spaudinio peržiūra. Naudodami skirtuko Spaudinio peržiūra komandas, galite atlikti vieną iš šių veiksmų:
  • spausdinti ataskaitą;
  • keisti puslapio dydį ir maketą;
  • padidinti arba sumažinti, arba peržiūrėti kelis puslapius vienu metu;
  • atnaujinti ataskaitos duomenis;
  • eksportuoti ataskaitą į kitą failo formatą.
  1. Spustelėkite Uždaryti spaudinio peržiūrą.

Ataskaitos spausdinimas

Jei norite išspausdinti ataskaitą jos neperžiūrėję:

  • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėkite Spausdinti. Ataskaita nusiunčiama į numatytąjį spausdintuvą.

 Pastaba   Jei pažymėjote ataskaitą naršymo srityje ir pažymėjote Spausdinti skirtuke Failas, galite pasirinkti papildomas spausdinimo parinktis, pvz., puslapių ir kopijų skaičių bei nurodyti spausdintuvą.

  • Jei norite atidaryti dialogo langą, kuriame galėsite pasirinkti spausdintuvą, nurodyti kopijų skaičių ir t. t., spustelėkite Spausdinti.

Puslapio viršus Puslapio viršus

 
 
Taikoma:
Access 2013