Pagrindinės „Access 2010“ užduotys

Darbo su „Office 2010“ pradžia Čia yra keletas pagrindinių užduočių, kurios padės išmokti naudoti „Microsoft „Access 2010““.

 


Šiame straipsnyje


Kas yra „Access“?

„Access 2010“ yra duomenų bazių taikomosios programos kūrimo ir diegimo įrankis, kurį galite naudoti norėdami sekti svarbią informaciją. Galite laikyti savo duomenis kompiuteryje arba skelbti juos žiniatinklyje,  kad kiti galėtų naudotis jūsų duomenų baze žiniatinklio naršyklėje.

Daug žmonių pradeda naudoti „Access“, kai programa, kurią jie naudoja kam nors sekti, palaipsniui tampa vis mažiau tinkama užduočiai. Laikykime, kad esate renginių organizatorius ir norite sekti visą informaciją, kuri reikalinga, kad renginiai būtų sėkmingi. Jei tam naudojate teksto doroklį arba skaičiuoklių programą, galite patirti problemų dėl sutampančių ir nenuoseklių duomenų. Galite naudoti kalendorių programinę įrangą, tačiau kalendorius netinka sekti finansinę informaciją.

„Access“ sąryšinės duomenų bazės

Kartais tokiai informacijai sekti reikalinga sąryšinė duomenų bazė – duomenų, suskirstytų į mažesnius duomenų rinkinius (vadinamus lentelėmis), saugykla, kad neliktų perteklumo, ir susiejamų remiantis bendrais informacijos bitais (vadinamus laukais). Pavyzdžiui, renginių organizavimo sąryšinėje duomenų bazėje gali būti lentelė su kliento informacija, lentelė su tiekėjo informacija ir lentelė su renginio informacija. Renginio informacijos lentelėje gali būti laukas, susiejantis su kliento lentele, ir laukas, susiejantis su tiekėjo lentele. Tuomet, pavyzdžiui, pasikeitus tiekėjo telefono numeriui, pakanka pakeisti tik tiekėjo lentelės informaciją – nereikia keisti kiekvieno renginio, su kuriuo tiekėjas susijęs, informacijos.

„Access“ yra įrankis, kurį galite naudoti norėdami greitai ir lengvai kurti sąryšinių duomenų bazių taikomąsias programas, padedančias tvarkyti informaciją. Galite sukurti duomenų bazę, padėsiančią sekti bet kokią informaciją, pvz., atsargų, darbo kontaktų arba verslo procesų. Iš esmės „Access“ pateikiama su šablonais, kuriuos galite iš karto naudoti įvairiai informacijai sekti; tai nesudėtinga net pradedantiesiems.

Kai atidarote „Access“

Kai paleidžiate „Access 2010“, matote „Microsoft Office“ „Backstage“ rodinį, kur galite gauti informacijos apie dabartinę duomenų bazę, sukurti naują duomenų bazę, atidaryti esamą ir peržiūrėti svarbiausią Office.com turinį.

„Access 2010“ „Backstage“ rodinys

„Backstage“ rodinyje yra ir daug kitų komandų, kurias galite naudoti duomenų bazėms koreguoti, prižiūrėti arba bendrinti. „Backstage“ rodinio komandos paprastai taikomos duomenų bazėms – ne atskiriems jų objektams.

 Pastaba   „Backstage“ rodinį galite bet kada pamatyti spustelėję skirtuką Failas.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Šablono radimas ir taikymas

Programa „Access“ pateikia įvairių šablonų, kuriuos galite naudoti norėdami pagreitinti duomenų bazės kūrimo procesą. Šablonas yra paruošta naudoti duomenų bazė, kurioje yra visos tam tikrai užduočiai atlikti reikalingos lentelės, užklausos, formos ir ataskaitos. Pavyzdžiui, šablonai gali būti naudojami norint sekti problemas, tvarkyti kontaktus ar registruoti išlaidas. Kai kuriuose šablonuose yra keletas pavyzdinių įrašų, padedančių pademonstruoti jų naudojimą. Šabloninės duomenų bazės gali būti naudojamos tokios, kokios yra, arba galite jas tinkinti, kad geriau atitiktų jūsų poreikius.

Norėdami rasti ir savo duomenų bazei pritaikyti šabloną, atlikite šiuos veiksmus:

  1. skirtuke Failas spustelėkite Naujas.
  2. Dalyje Pasiekiami šablonai atlikite vieną šių veiksmų:
  • norėdami pakartotinai naudoti neseniai naudotą šabloną, spustelėkite Vėliausi šablonai ir pasirinkite norimą šabloną.
  • Norėdami naudoti jau įdiegtą šabloną, spustelėkite Mano šablonai, tada pasirinkite norimą šabloną.
  • Norėdami rasti šabloną Office.com, dalyje Office.com šablonai spustelėkite šablono kategoriją, pasirinkite norimą šabloną ir spustelėkite Atsisiųsti, kad į kompiuterį atsisiųstumėte šabloną iš Office.com.

 Pastaba    Be to, galite ieškoti šablonų Office.com naudodamiesi programa „Access“. Langelyje Ieškoti šablonų Office.com įveskite vieną arba daugiau ieškos žodžių ir spustelėkite rodyklės mygtuką, norėdami pradėti ieškoti.

  1. Arba spustelėkite prie langelio Failo vardas esančią aplanko piktogramą, norėdami pasiekti vietą, kurioje kursite duomenų bazę. Jei nenurodysite specialios vietos, „Access“ sukurs duomenų bazę numatytoje vietoje, kuri rodoma po langeliu Failo vardas.
  2. Spustelėkite Kurti.

„Access“ sukuria duomenų bazę ir atidaro, kad būtų galima naudoti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų bazės kūrimas nuo pradžių

 Pastaba   Jei norite išsamiau susipažinti su sąvokomis, svarbiomis kuriant „Access“ duomenų bazę, žr. straipsnį Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Jei jūsų poreikių neatitinka nė vienas šablonas arba norite programoje „Access“ naudoti kitos programos duomenis, galite nuspręsti, kad geriau bus kurti duomenų bazę nuo pradžių. Programoje „Access 2010“ galite rinktis: įprasta darbalaukio duomenų bazė arba žiniatinklio duomenų bazė.

 Pastaba   Daugiau informacijos apie žiniatinklio duomenų bazes ieškokite straipsnyje Duomenų bazės kūrimas bendram naudojimui žiniatinklyje.

Norėdami sukurti naują duomenų bazę, atlikite šiuos veiksmus:

  1. paleiskite programą „Access“.
  2. „Backstage“ rodinio skirtuke Naujas spustelėkite Tuščia duomenų bazė arba Tuščia žiniatinklio duomenų bazė.

 Svarbu   Čia atliktas pasirinkimas lems, kurios funkcijos bus pasiekiamos duomenų bazėje. Darbalaukio duomenų bazių negalima paskelbti žiniatinklyje, o žiniatinklio duomenų bazės nepalaiko kai kurių darbalaukio funkcijų, pvz., sumų užklausų.

  1. Dešinėje įveskite savo duomenų bazės pavadinimą langelyje Failo vardas.

Norėdami keisti failo kūrimo vietą, spustelėkite šalia langelio Failo vardas esantį mygtuką Naršyti Mygtuko paveikslėlis, tada pereikite į naują vietą, ją pažymėkite ir spustelėkite Gerai.

  1. Spustelėkite Kurti.

Programa „Access“ sukurs duomenų bazę, o duomenų lapo rodinyje (duomenų lapo rodinys: rodinys, rodantis lentelės, formos, užklausos, rodinio arba įrašytos procedūros duomenis stulpelių ir eilučių formatu. Duomenų lapo rodinyje galima redaguoti laukus, pridėti duomenis, naikinti duomenis ir ieškoti duomenų.) atidarys tuščią lentelę (pavadintą Lentelė1).

  1. „Access“ perkelia žymiklį į pirmą tuščią naujos lentelės stulpelio Spustelėkite norėdami įtraukti langelį.

Įveskite įtrauktinus duomenis  arba galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašyta tolesniame šio straipsnio skyriuje Duomenų įklijavimas į „Access“ lentelę iš kito šaltinio.

 Pastabos 

  • Duomenų įvedimas duomenų lapo rodinyje yra labai panašus į duomenų įvedimą programos „Excel“ darbalapyje. Pagrindinis apribojimas yra tas, kad duomenys turi būti įvedami šalia esančiose eilutėse ir stulpeliuose, pradedant nuo kairiojo viršutinio duomenų lapo kampo. Nebandykite formatuoti savo duomenų įtraukdami tuščias eilutes arba stulpelius, kaip tai galima daryti programos „Excel“ darbalapyje, kadangi taip eikvosite savo lentelės vietą. Lentelėje tik saugomi jūsų duomenys. Visas vaizdinis tų duomenų pateikimas bus atliekamas formose ir ataskaitose, kurias sukursite vėliau.

Jeigu dar nenorite įvesti duomenų, spustelėkite Uždaryti Mygtuko paveikslėlis.

 Pastaba   „Access“ panaikins Lentelė1, jeigu uždarysite ją neįrašę.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Esamos programos „Access“ duomenų bazės atidarymas

 Patarimas   Norėdami greitai atidaryti vieną iš kelių paskutiniųjų duomenų bazių, skirtuke Failas spustelėkite Paskutinis, tada spustelėkite failo vardą.

  1. Skirtuke Failas spustelėkite Atidaryti.
  2. Dialogo lange Atidaryti spustelėkite nuorodą arba lauke Kur ieškoti spustelėkite diską ar aplanką, kuriame yra norima duomenų bazė.
  3. Aplankų sąraše dukart spustelėkite aplankus, kol atidarysite aplanką, kuriame yra duomenų bazė.
  4. Radę duomenų bazę, atlikite vieną iš šių veiksmų:
  • norėdami atidaryti duomenų bazę numatytuoju atidarymo režimu, dukart ją spustelėkite.
  • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip bendrai naudojamą kelių vartotojų (kelių vartotojų (bendrinama) duomenų bazė: duomenų bazė, kuri leidžia naudoti daugiau nei vieną vartotoją ir vienu metu keisti tuos pačius duomenų rinkinius.) aplinkoje, kad ir jūs, ir kiti vartotojai galėtų duomenų bazėje tuo pačiu metu ir skaityti, ir rašyti, spustelėkite Atidaryti.
  • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip skirtą tik skaityti, kad galėtumėte ją peržiūrėti, tačiau negalėtumėte jos redaguoti, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti tik skaityti.
  • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip turinčią išskirtinę prieigą, kad niekas kitas negalėtų jos atidaryti, kai ją atidarę jūs, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti išskirtinėmis teisėmis.
  • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip skirtą tik skaityti, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti išskirtinai tik skaityti. Kiti vartotojai galės atidaryti duomenų bazę, tačiau turės tik skaitymo teises.

Jei nerandate norimos atidaryti duomenų bazės    

  1. Dialogo lange Atidaryti spustelėkite nuorodą Mano kompiuteris. Arba langelyje Kur ieškoti spustelėkite Mano kompiuteris.
  2. Diskų sąraše dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diską, kuriame, jūsų nuomone, yra duomenų bazė, tada spustelėkite Ieškoti.
  3. Įveskite savo ieškos kriterijus, tada spustelėkite klavišą ENTER, kad būtų ieškoma duomenų bazės.
  4. Jei duomenų bazė randama, atidarykite ją dukart spustelėję dialogo lange Ieškos rezultatai.

 Pastaba   Kadangi ieška buvo inicijuota dialogo lange Atidaryti, kad atsidarytų duomenų bazė, jame turite spustelėti Atšaukti.

Duomenų failą, įrašytą išorinio failo formatu (pavyzdžiui, „dBASE“, „Paradox“, „Microsoft Exchange“ arba „Excel“), galite atidaryti tiesiogiai. Taip pat galite tiesiogiai atidaryti bet kurį ODBC duomenų šaltinį (ODBC duomenų šaltinis: duomenys ir informacija, kurios reikia duomenims pasiekti iš programų ir duomenų bazių, palaikančių atviro duomenų bazių jungiamumo (ODBC) protokolą.), pavyzdžiui, „Microsoft SQL“ serverį arba „Microsoft FoxPro“. Programa „Access“ tame pačiame aplanke, kuriame yra duomenų failas, automatiškai sukuria naują „Access“ duomenų bazę ir į kiekvieną išorinės duomenų bazės lentelę įtraukia saitus.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Naujos duomenų bazės naudojimo pradžia

Atsižvelgiant į naudotą šabloną, gali reikėti atlikti vieną arba daugiau veiksmų, norint pradėti dirbti su nauja duomenų baze:

  • jei „Access“ rodo dialogo langą Prisijungimas be vartotojų sąrašo, norėdami pradėti atlikite nurodytus veiksmus:
  1. spustelėkite Naujas vartotojas.
  2. Užpildykite formą Vartotojo informacija.
  3. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.
  4. Pasirinkite ką tik įvestą vartotojo vardą ir spustelėkite Prisijungimas.
  • Jeigu „Access“ rodo tuščią duomenų lapą, galite pradėti vesti duomenis tiesiai į duomenų lapą arba spustelėti kitus mygtukus, norėdami ištyrinėti duomenų bazę.
  • Jei „Access“ rodo puslapį Pradžia, galite spustelėti to puslapio saitus ir daugiau sužinoti apie duomenų bazę arba spustelėti kitus mygtukus ir skirtukus bei ištyrinėti duomenų bazę.
  • Jei pranešimų juostoje „Access“ rodo pranešimą Saugos įspėjimas, o jūs pasitikite šablono šaltiniu, spustelėkite Įgalinti turinį. Jei duomenų bazė prašo prisijungti, reikės prisijungti dar kartą.

Dirbdami su darbalaukio ir žiniatinklio duomenų bazėmis galite pradėti nuo šių veiksmų:

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Lentelės įtraukimas

Naują lentelę į esamą duomenų bazę galite įtraukti naudodami įrankius, esančius skirtuko Kurti grupėje Lentelės.

Skirtuko Kurti grupė Lentelės

 Pastaba   Žiniatinklio duomenų bazės grupėje Lentelės pasiekiama tik komanda Lentelė.

Nepaisant to, nuo kurio rodinio pradedate, galite visada įjungti kitą rodinį, naudodami „Access“ lango būsenos juostos rodinio mygtukus.

Tuščios lentelės kūrimas duomenų lapo rodinyje    Duomenis duomenų lapo rodinyje galite įvesti iškart ir leisti programai „Access“ kurti lentelės struktūrą jums nematant. Laukų pavadinimai priskiriami iš eilės (Laukas1, Laukas2 ir t. t.); programa „Access“ nustato lauko duomenų tipą pagal jūsų įvedamus duomenis.

  1. Skirtuko Kurti grupėje Lentelės spustelėkite Lentelė.Mygtuko paveikslėlis
  2. Programa „Access“ sukuria lentelę ir perkelia žymiklį į pirmąjį tuščią stulpelio Spustelėkite norėdami įtraukti langelį.
  3. Norėdami įtraukti duomenų, pradėkite juos vesti pirmame tuščiame stulpelyje. Taip pat galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašyta toliau šiame straipsnyje.
  • Norėdami pervardyti stulpelį (lauką), dukart spustelėkite jo antraštę ir įveskite naująjį pavadinimą.

 Patarimas   Kiekvienam laukui suteikite prasmingą pavadinimą, kad žinotumėte, kas jame yra, neperžvelgę duomenų.

  • Norėdami perkelti stulpelį, pažymėkite jį spustelėję antraštę ir vilkite į norimą vietą. Taip pat galite pažymėti kelis šalia esančius stulpelius ir vilkti juos į naują vietą kartu.

Norėdami į lentelę įtraukti daugiau laukų, galite pradėti rinkti arba duomenų lapo rodinio stulpelyje Spustelėkite norėdami įtraukti, arba galite įtraukti naujus laukus naudodami skirtuko Laukai grupės Įtraukti ir panaikinti komandas.

Lentelės kūrimas pradedant dizaino rodinyje    Dizaino rodinyje pirmiausia reikia sukurti naujos lentelės struktūrą. Tada reikia įjungti duomenų lapo rodinį arba įvesti duomenis naudojant kitą, pavyzdžiui, formos metodą.

 Pastaba   Dizaino rodinys nepasiekiamas žiniatinklio duomenų bazės lentelėms.

  1. Skirtuko Kurti grupėje Lentelės spustelėkite Lentelės dizainas.Mygtuko paveikslėlis
  2. Įveskite visų savo lentelės laukų pavadinimus stulpelyje Lauko pavadinimas ir iš sąrašo Duomenų tipas pasirinkite duomenų tipą.
  3. Stulpelyje Aprašas kiekvienam laukui galite įvesti papildomos informacijos. Jūsų įvestas aprašas rodomas būsenos juostoje, kai jame yra įterpimo vieta, ir naudojamas kaip būsenos juostos tekstas visuose valdikliuose, kuriuos sukuriate vilkdami lauką iš srities Laukų sąrašas į formą arba ataskaitą, ir visuose to lauko valdikliuose, sukurtuose naudojant formų arba ataskaitų vedlį.
  4. Įtraukę visus savo laukus, įrašykite lentelę:
    • skirtuke Failas spustelėkite Įrašyti.
  5. Galite pradėti vesti duomenis į lentelę bet kuriuo metu, įjungę duomenų lapo rodinį ir spustelėję pirmąjį tuščią langelį. Taip pat galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašyta kitame skyriuje.

Lentelės kūrimas naudojantis „SharePoint“ sąrašu    Naudojant „SharePoint“ sąrašą, jūsų duomenis gali naudoti programos „Access“ neturintys asmenys. Be to, sąrašo duomenys yra saugomi serveryje ir yra geriau apsaugoti nuo praradimo nei laikant failus staliniame kompiuteryje. Galite arba pradėti nuo naujo sąrašo, arba susieti su esamu sąrašu. „SharePoint“ svetainėje turite turėti pakankamai teisių, kad galėtumėte sukurti sąrašą; tai gali priklausyti nuo svetainės, todėl kreipkitės į „SharePoint“ administratorių, kad sužinotumėte apie galimybes.

 Pastaba   Ši funkcija negalima žiniatinklio duomenų bazėje.

  1. Skirtuko Kurti grupėje Lentelės spustelėkite „SharePoint“ sąrašai.
  2. Norėdami sukurti standartinį „SharePoint“ sąrašą, pvz., Kontaktai arba Įvykiai, galite naudoti vieną iš sąrašo šablonų.

Be to, galite sukurti pasirinktinį sąrašą, susieti su esamu sąrašu arba jį importuoti. Spustelėkite norimą parinktį.

  1. Jei pasirinksite bet kurį iš sąrašo šablonų arba kursite pasirinktinį sąrašą, atsidarys dialogo langas Kurti naują sąrašą ir padės viską atlikti. Jei pasirinksite naudoti esamą sąrašą, atsidarys ir jums padės dialogo langas Gauti išorinius duomenis.

Daugiau informacijos apie lenteles ieškokite straipsnyje Lentelių įvadas.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų įklijavimas į „Access“ lentelę iš kito šaltinio

Jei šiuo metu jūsų duomenys saugomi kitoje programoje, pavyzdžiui, programoje „Excel“, galite juos nukopijuoti ir įklijuoti „Access“ lentelėje. Paprastai šis būdas tinkamiausias, jei jūsų duomenys jau suskirstyti stulpeliais, kaip tai daroma programos „Excel“ darbalapyje. Jeigu jūsų duomenys yra teksto apdorojimo programoje, pirmiausia juos reikėtų suskirstyti stulpeliais naudojant skirtukus arba konvertuoti duomenis į lentelę teksto apdorojimo programoje ir tada nukopijuoti. Jei jūsų duomenis reikia redaguoti ar keisti (pavyzdžiui, suskirstyti vardus ir pavardes į vardus ir pavardes atskirai), galbūt norėsite tai padaryti prieš kopijuodami duomenis, ypač jei nesate susipažinę su programa „Access“.

Įklijavus duomenis tuščioje lentelėje, programa „Access“ nustato kiekvieno lauko duomenų tipą pagal juose rastus duomenis. Pavyzdžiui, jei įklijuotame lauke yra tik datos reikšmės, programa „Access“ jam pritaikys duomenų tipą Data / laikas. Jei įklijuotame lauke yra tik žodžiai „taip“ ir „ne“, programa „Access“ jam pritaikys duomenų tipą Taip / ne.

Programa „Access“ įvardija laukus pagal tai, ką randa pirmojoje įklijuotų duomenų eilutėje. Jei pirmoji įklijuotų duomenų eilutė panaši į kitas, programa „Access“ laiko, kad pirmoji eilutė yra duomenų dalis ir priskiria bendrus pavadinimus (Laukas1, Laukas2 ir t. t.). Jei pirmoji įklijuotų duomenų eilutė nepanaši į kitas eilutes, programa „Access“ pirmą eilutę naudoja kaip laukų pavadinimus, ji nenaudojama faktiniams duomenims.

Jei programa „Access“ priskiria bendrus laukų pavadinimus, turėtumėte juos kuo greičiau pervardyti, kad išvengtumėte painiavos. Naudokite šią procedūrą:

  1. skirtuke Failas spustelėkite Įrašyti, kad įrašytumėte lentelę.
  1. Duomenų lapo rodinyje dukart spustelėkite kiekvieną stulpelio antraštę ir įveskite kiekvieno stulpelio pavadinimą.
  2. Dar kartą įrašykite lentelę.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų iš kito šaltinio importavimas arba susiejimas

Galbūt turite duomenų, kuriuos rinkote kitoje programoje ir norėtumėte naudoti programoje „Access“. Galbūt dirbate su žmonėmis, saugančiais duomenis kitose programose, ir norite su jų duomenimis dirbti programoje „Access“. Arba gal turite keletą nesugretinamų duomenų šaltinių ir jums reikia „nusileidimo aikštelės“, kurioje galėtumėte juos sujungti ir atlikti gilesnę analizę.

„Access“ palengvina duomenų importavimą iš kitų programų arba susiejimą. Galite įkelti duomenis iš „Excel“ darbalapio, kitos programos „Access“ duomenų bazės lentelės, „SharePoint“ sąrašo ir daugelio kitų šaltinių. Procesas gali šiek tiek skirtis, atsižvelgiant į duomenų šaltinį, tačiau šie nurodymai padės jums pradėti:

  1. skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti ir susieti spustelėkite failo tipo, iš kurio importuojate, komandą.

Pavyzdžiui, jei importuojate duomenis iš programos „Excel“ darbalapio, spustelėkite „Excel“. Jei nematote reikiamo programos tipo, spustelėkite Daugiau.

 Pastaba   Jei grupėje Importuoti ir susieti nerandate tinkamo formato tipo, gali tekti paleisti programą, kuria iš pradžių sukūrėte duomenis, įrašyti juos „Access“ palaikomu failų formatu (pvz., atskirtojo teksto failas (atskirtojo teksto failas: failas, kuriame yra duomenys. Jame atskiros laukų reikšmės yra atskirtos simboliu, pvz., kableliu arba tabuliacijos simboliu.)) ir importuoti arba susieti su duomenimis.

  1. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis spustelėkite Naršyti, norėdami rasti šaltinio duomenų failą, arba langelyje Failo vardas įveskite visą šaltinio duomenų failo maršrutą.
  2. Dalyje Nurodykite, kaip ir kurioje dabartinės duomenų bazės vietoje norite saugoti duomenis spustelėkite norimą parinktį. Galite kurti naują lentelę naudodami importuotus duomenis arba sukurti susietą lentelę su saitu, nukreipiančiu į duomenų šaltinį.
  3. Spustelėkite Gerai.

Atsižvelgiant į jūsų pasirinkimą, atidaromas dialogo langas Susieti objektus arba dialogo langas Importuoti objektus.

  1. Norėdami baigti procesą, naudokite dialogo langą. Konkreti vykdoma procedūra priklauso nuo pasirinktos importavimo arba susiejimo parinkties.
  2. Paskutiniajame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

Jei pasirinksite importuoti, programa „Access“ paklaus, ar norite įrašyti importavimo operacijos, kurią ką tik įvykdėte, išsamią informaciją.

  1. Jei manote, kad ateityje kartosite tą pačią importavimo operaciją, spustelėkite Įrašyti importavimo žingsnius ir įveskite išsamią informaciją.

Tai padarę, galėsite lengvai atkurti importavimo operaciją skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importavimas spustelėję Įrašyti importavimai ir tada spustelėję Vykdyti.

  1. Jei nenorite įrašyti išsamios operacijos informacijos, spustelėkite Uždaryti.

Programa „Access“ importuoja duomenis į naują lentelę ir ją rodo naršymo srities dalyje Lentelės.

Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip į programą „Access“ importuoti duomenis, pasinaudokite saitais, esančiais šio straipsnio skyriuje Taip pat žr..

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Tolesni veiksmai

Tolesnis kūrimo procesas priklauso nuo jūsų tikslų, bet tikriausiai norėsite kurti užklausas, formas, ataskaitas ir makrokomandas. Šiame straipsnyje nėra informacijos apie papildomų duomenų bazės objektų kūrimą.

Daugiau informacijos rasite šiuos straipsniuose:

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų importavimas iš skaičiuoklės arba iš kitos programos

Jei esate susipažinę su kitomis duomenų bazių arba skaičiuoklių programomis, tikriausiai žinote šių programų veikimo pagrindus ir kam naudojamos duomenų bazės. Programa „Access“ skiriasi nuo daugelio kitų duomenų bazių programų tuo, kad leidžia kurti sąryšines duomenų bazes (reliacinė duomenų bazė: duomenų bazės tipas, informaciją įsimenantis lentelėse. Vienos lentelėms duomenims susieti su kitos lentelės duomenimis naudoja atitinkančias dviejų lentelių reikšmes. Reliacinėje duomenų bazėje paprastai įsimenamas tik vienas konkretus duomenų tipas.), ir skiriasi nuo daugelio skaičiuoklių programų, nes suteikia modernių užklausų, formų ir ataskaitų kūrimo įrankių. Programa „Access“ taip pat pateikia daug darbo su kitomis duomenų bazių programomis, pavyzdžiui, „SQL Server“, parinkčių.

Programos „Excel“ darbalapio importavimas į programą „Access“

Dauguma žmonių programą „Access“ tyrinėti pradeda jau sukūrę sąrašą programoje „Excel“. Programa „Excel“ yra puiki vieta sąrašui sudaryti, tačiau jam didėjant, darosi sunku jį tvarkyti ir nuolat naujinti. Tolesnis logiškas žingsnis paprastai yra sąrašo perkėlimas į programą „Access“.

Duomenų bazės lentelės struktūra panaši į darbalapį tuo, kad duomenys saugomi eilutėse ir stulpeliuose. Todėl lengva darbalapį importuoti į duomenų bazės lentelę. Pagrindinis duomenų saugojimo darbalapyje ir duomenų bazėje skirtumas yra tų duomenų tvarkymo būdas. Paprasčiausias viso darbalapio kaip naujos lentelės importavimas į duomenų bazę neišspręs duomenų tvarkymo ir naujinimo problemų, ypač jei darbalapyje yra nereikalingų duomenų. Norėdami išspręsti šias problemas, turite padalyti skaičiuoklės duomenis į atskiras lenteles, kuriose būtų susijusių duomenų. Daugiau informacijos apie duomenų išdėstymą lentelėse ieškokite straipsnyje Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Programoje „Access“ yra lentelių analizatoriaus vedlys, galintis jums padėti pabaigti šį procesą. Importavus duomenis į lentelę, vedlys padeda ją padalyti į atskiras lenteles, iš kurių kiekviena turi duomenis, nesikartojančius kitose lentelėse. Vedlys taip pat sukuria būtinus lentelių ryšius.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

„Excel“ darbalapio kaip lentelės importavimas į naują duomenų bazę

  1. Skirtuke Failas spustelėkite Naujas ir spustelėkite Tuščia duomenų bazė.
  2. Naujosios duomenų bazės pavadinimą įveskite langelyje Failo vardas, tada spustelėkite Kurti.

Atidaroma nauja duomenų bazė ir „Access“ sukuria naują tuščią lentelę (Lentelė1).

  1. Uždarykite Lentelę1.

Kai jūsų bus paklausta, ar norite įrašyti Lentelės1 dizaino keitimus, spustelėkite Ne.

  1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti ir susieti spustelėkite „Excel“. Mygtuko paveikslėlis
  2. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis spustelėkite Naršyti.
  3. Raskite savo failą naudodami dialogo langą Failo atidarymas.
  4. Pasirinkite failą ir spustelėkite Atidaryti.
  5. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis įsitikinkite, kad pažymėta parinktis Šaltinio duomenis importuoti į naują lentelę, esančią dabartinėje duomenų bazėje..
  6. Spustelėkite Gerai.

Paleidžiamas skaičiuoklės importavimo vedlys, kuris užduoda keletą klausimų apie jūsų duomenis.

  1. Vykdykite nurodymus ir spustelėkite Pirmyn arba Atgal, jei norite naršyti puslapius. Paskutiniajame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

 Pastaba   Programa „Access“ paklaus, ar norite įrašyti importavimo operacijos, kurią ką tik įvykdėte, išsamią informaciją. Jei manote, kad ateityje kartosite tą pačią importavimo operaciją, spustelėkite Taip ir įveskite išsamią informaciją. Tai padarę, ateityje galėsite lengvai atkurti importavimo operaciją skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importavimas spustelėję Įrašyti importavimai. Jei nenorite įrašyti išsamios operacijos informacijos, spustelėkite Uždaryti.

Programa „Access“ importuoja duomenis į naują lentelę ir ją rodo naršymo srities dalyje Visos lentelės.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Lentelių analizatoriaus vedlio naudojimas duomenims tvarkyti

Importavę savo duomenis į „Access“ lentelę, naudodamiesi lentelių analizatoriaus vedliu galite greitai identifikuoti perteklinius duomenis. Vedlys pateikia paprastą būdą paskirstyti duomenis atskirose lentelėse, kad jie būtų saugomi efektyviausiu būdu. Programa „Access“ pradinę lentelę išsaugo kaip atsarginę kopiją ir tada kuria naujas lenteles, kurias galite naudoti kaip savo duomenų bazės programos pagrindą.

  1. Atidarykite programos „Access“ duomenų bazę, kurioje yra norima analizuoti lentelė.
  2. Skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Analizuoti spustelėkite Analizuoti lentelę.

Paleidžiamas lentelių analizatoriaus vedlys.

Pirmuose dviejuose vedlio puslapiuose yra trumpas pradžiamokslis – jame yra ir mygtukai, kuriuos spustelėję galite matyti pavyzdžius. Jei nematote įvadinių puslapių, o vietoj jų matote žymės langelį pavadinimu Rodyti įvadinius puslapius?, pažymėkite jį ir dukart spustelėkite Atgal, kad galėtumėte matyti įvadą. Jei perskaitę įvadą nebenorite matyti įvadinių puslapių, galite išvalyti žymės langelį Rodyti įvadinius puslapius?.

  1. Puslapyje Kurioje lentelėje yra laukų, kurių reikšmės kartojasi daugelyje įrašų? pažymėkite norimą analizuoti lentelę, tada spustelėkite Pirmyn.
  2. Galite leisti vedliui nuspręsti, kokie laukai kokiose lentelėse bus, arba šį sprendimą galite priimti patys. Jei darysite tai, ką siūlo vedlys, vis dar galėsite keisti lentelės struktūrą tolesniame vedlio puslapyje.

 Pastaba   Jei leisite vedliui nuspręsti, kokius laukus į kokias lenteles padėti, jo sprendimai gali ne visada tikti jūsų duomenims, ypač jei duomenų nėra daug. Vedlio darbo rezultatus turėtumėte kruopščiai patikrinti. Kita vertus, vedlys gali pasiūlyti našesnį lentelių tvarkymo būdą nei tas, apie kurį galvojate jūs, tad naudinga bent kartą išbandyti vedlio siūlomus sprendimus. Jei pasiūlymai jums nepatinka, vis dar galite pertvarkyti laukus neautomatiniu būdu ir visada galite spustelėti Atgal, kad patys pertvarkytumėte visus laukus.

  1. Spustelėkite Pirmyn. Šiame puslapyje turite nurodyti, kuriose lentelėse kurie laukai bus. Jei leisite spręsti vedliui, turėtumėte matyti keletą lentelių, sujungtų ryšių linijomis. Kitu atveju programa „Access“ sukurs tik vieną lentelę, kurioje bus visi laukai. Bet kuriuo atveju šiame puslapyje galite atlikti keitimus.
  • Galite vilkti laukus iš lentelės į tuščią puslapio sritį, kad būtų sukurta nauja lentelė su tais laukais. Programa „Access“ jus paragins įvardyti lentelę.
  • Galite vilkti laukus iš vienos lentelės į kitą, jei manote, kad joje jie bus saugomi efektyviau.
  • Daugumai lentelių suteikiamas laukas ID arba Sugeneruotas unikalus ID. Jei norite daugiau sužinoti apie ID laukus, dešiniajame viršutiniame vedlio kampe spustelėkite Patarimai.
  • Norėdami anuliuoti keitimą, spustelėkite mygtuką Anuliuoti.
  • Norėdami pervardyti lentelę, dukart spustelėkite jos antraštės juostą, įveskite naują pavadinimą ir spustelėkite Gerai.
  1. Kai sutvarkysite laukus taip, kaip norite, spustelėkite Pirmyn.
  2. Jei vedlys ras įrašų, turinčių labai panašias reikšmes, jas identifikuos kaip galimas tipografines klaidas ir pateiks ekraną, kuriame galėsite nurodyti, ką su jomis daryti. Norėdami rasti įrašus, kurie stulpelyje Pataisa turi reikšmių, slinkite sąrašą ir spustelėkite atitinkamą elementą išplečiamajame sąraše. Norėdami neleisti vedliui atlikti keitimų, spustelėkite Palikti, kaip yra. Baigę, spustelėkite Pirmyn.
  3. Vedlys paklaus, ar norite kurti užklausą, atitinkančią jūsų pradinę lentelę. Jei pagal pradinę lentelę jau sukūrėte formas ir ataskaitas, sukurti tokią užklausą yra naudinga. Jei pasirinksite Taip, kurti užklausą, vedlys pervardys pradinę lentelę prie jos pavadinimo pridėdamas „_OLD“ ir įvardys naują užklausą naudodamas pradinį lentelės pavadinimą. Formos ir ataskaitos, sukurtos pagal tą lentelę, dabar duomenims gauti naudos užklausą ir veiks kaip anksčiau.
  4. Spustelėkite Baigti.

Vedlys, kaip nurodyta, sukuria naujas lenteles ir jas atidaro. Peržiūrėję rezultatus, uždarykite jas.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Darbas su kitų programų duomenimis

Programa „Access 2010“ pateikia priemonių, leidžiančių dirbti su duomenimis, saugomais kitose programose.

Naujos programos „Access“ duomenų bazės, susietos su duomenimis, įrašytais kitu failo formatu, kūrimas    Programą „Access“ galite naudoti norėdami atidaryti failą, įrašytą kitu failo formatu, pavyzdžiui, „dBASE“ arba skaičiuoklę. Programa „Access“ automatiškai sukuria „Access“ duomenų bazę ir susieja failą už jus.

  1. Paleiskite programą „Access“.
  2. Skirtuke Failas spustelėkite Atidaryti.
  3. Dialogo lange Atidaryti spustelėkite sąraše norimą atidaryti failo tipą. Jei nesate tikri dėl failo tipo, spustelėkite Visi failai (*.*).
  4. Jei reikia, pereikite į aplanką, kuriame yra jūsų norimas atidaryti failas. Radę failą, dukart jį spustelėkite, kad atidarytumėte.
  5. Vykdykite vedlio nurodymus. Paskutiniajame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

Duomenų importavimas arba susiejimas su esama programos „Access“ duomenų baze    Norėdami, kad duomenys būtų programos „Access“ faile, galite arba importuoti juos iš kitų šaltinių ir programų į „Access“ lenteles, arba programoje „Access“ sukurti duomenų saitą, kad jie liktų pradiniame faile (ne „Access“ faile).

  1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti ir susieti spustelėkite formatą, kuriuo saugomi duomenys.

Galite importuoti arba susieti duomenis iš šių šaltinių:

  • „Excel“    Galite įkelti duomenis iš „Excel“ darbalapio arba pavadinto „Excel“ darbaknygės diapazono. Kiekvienas darbalapis arba pavadintas diapazonas turi būti atskirai importuotas arba susietas.
  • „Access“    Tai labai patogu norint atskirti procesą nuo duomenų sukuriant padalytą duomenų bazę. Galite naudoti vieną duomenų bazę, kurioje bus visos jūsų formos, ataskaitos ir makrokomandos, bei saugoti savo duomenis kitoje duomenų bazėje. Tada galite tobulinti netrukdydami niekam dirbti. Be to, galite sujungti daugelio skirtingų „Access“ duomenų bazių duomenis, kad būtų lengviau apibendrinti skirtingų skyrių arba verslo partnerių duomenis.
  • ODBC duomenų bazė    Daug programų palaiko šį formatą, įskaitant daugelį duomenų bazės serverio produktų. Tai padeda sukurti „nusileidimo aikštelės“ duomenų bazes, kur galima sujungti skirtingų sistemų duomenis.
  • Teksto failas    Galite prisijungti prie paprasto teksto failo ir netgi naudoti „Access“ to failo turiniui pakeisti. Tai gali palengvinti „Access“ duomenų naudojimą įvairiose programose.
  • XML failas    Šis formatas yra suderinamas su įvairiomis kitomis programomis, įskaitant kai kuriuos žiniatinklio serverius.
  • „SharePoint“ sąrašas    Leidžia naudoti savo duomenis žiniatinklio naršyklėje; tai įprastas „SharePoint“ sąrašo naudojimo būdas.
  • Duomenų tarnybos    Savo įmonėje galite prisijungti prie žiniatinklio duomenų tarnybų.
  • HTML dokumentas    
  • „Outlook“ aplankas    Galite prisijungti prie „Outlook“ aplankų, kad lengviau integruotumėte savo kontaktinę informaciją su likusiais duomenimis.
  • „dBase“ failas    „dBase“ yra populiari alternatyvi duomenų bazių sistema, kurią palaiko „Access“

Rodomas dialogo langas Gauti išorinius duomenis.

  1. Vykdykite dialogo lange patiekiamus nurodymus.

Programa „Access“ importuos arba susies duomenis su jūsų duomenų baze. Naudojant didžiąją dalį formatų, reikia nurodyti duomenų vietą ir pasirinkti, kaip juos norite saugoti duomenų bazėje.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Ankstesnės versijos duomenų bazės naudojimas keliose programos „Access“ versijose

Jei jūsų „Access“ duomenų bazė arba „Access“ projektas buvo sukurti naudojant programą „Access 2000“ arba vėlesnę jos versiją, galite tą duomenų bazę arba projektą naudoti toje programos „Access“ versijoje, kurioje jie buvo sukurti, arba bet kurioje vėlesnėje versijoje , net jei įgalinta failo sauga. Pavyzdžiui, programos „Access 2000“ failai gali būti naudojami programose „Access 2000“, „Access 2002“, „Access 2003“, „Access 2007“ ir „Access 2010“.

Galima situacija, kai norėsite laikyti duomenis ankstesnėje programos „Access“ versijoje, tačiau vartotojai, naudojantys vėlesnę „Access“ versiją, norės sukurti tų duomenų saitus ir tuo pat metu naudotis vėlesnės programos versijos priemonėmis. Sprendimas yra „išorinės“ duomenų bazės sukūrimas naudojant vėlesnę versiją (su formomis, ataskaitomis, užklausomis, makrokomandomis, tačiau be lentelių) ir susiejimas su ankstesnės versijos faile esančiomis lentelėmis. Atsižvelgdami į tai, ar jūsų duomenų bazė laikoma viename faile, ar ji jau padalyta į išorinę / vidinę taikomąją programą (pirminio / galutinio apdorojimo programa: duomenų bazės programa, kurią sudaro „galinis“ duomenų bazės failas su lentelėmis ir „pirminio“ duomenų bazės failo kopijos, kuriose yra kiti duomenų bazės objektai susieti su „galinėmis“ lentelėmis.), naudokite pateiktas procedūras.

„Access“ duomenų bazės failo naudojimas keliose programos „Access“ versijose

Jei visos jūsų ankstesnės programos „Access“ versijos duomenų bazės lentelės, formos ir kiti objektai laikomi viename faile ir norite duomenų bazę naudoti keliose programos „Access“ versijose, galite sukurti naują išorinę duomenų bazę naudodami vėlesnę versiją ir susieti ją su pradiniu failu. Vartotojai, turintys ankstesnę programos „Access“ versiją, vis dar galės naudoti pradinę duomenų bazę. Vartotojai, turintys vėlesnę versiją, galės kurti tų pačių duomenų saitus naudodami naująją išorinę duomenų bazę. Jei norite naudoti keletą „Access“ versijų, galite sukurti keletą išorinių versijų.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

1 veiksmas: sukurkite esamos duomenų bazės kopiją ir įrašykite ją nauju formatu

Naudokite šią procedūrą, norėdami konvertuoti duomenų bazę į vieną iš trijų naujausių formatų: „Access 2000“, „Access 2002–2003“ arba „Access 2007“. Ši komanda išsaugo pradinės duomenų bazės formatą ir sukuria jos kopiją jūsų nurodytu formatu.

  1. Uždarykite programos „Access“ failą. Jei failas yra kelių vartotojų programos „Access“ duomenų bazė, laikoma serveryje arba bendrai naudojamame aplanke, įsitikinkite, kad jo neatidaręs niekas kitas.
  2. Paleiskite programą „Access 2010“.
  3. Skirtuke Failas spustelėkite Atidaryti.
  4. Pereikite į vietą, kurioje yra konvertuotinas failas, ir dukart jį spustelėkite, kad atidarytumėte.

 Pastaba   Jei rodomas dialogo langas Duomenų bazės tobulinimas, kuriame klausiama, ar norite tobulinti duomenų bazę, spustelėkite Ne.

  1. Jei paleidus duomenų bazę atsidaro forma, uždarykite ją.
  2. Skirtuke Failas spustelėkite Įrašyti duomenų bazę kaip.
  3. Dialogo lange Įrašyti kaip įveskite naujos duomenų bazės pavadinimą.

 Pastaba   Jei nesiruošiate įrašyti duomenų bazės kitoje vietoje, jos pavadinimas turi skirtis nuo pradinės duomenų bazės pavadinimo. Bet kuriuo atveju geriausia naudoti kitokį pavadinimą, kad būtų galima lengvai atskirti išorinę duomenų bazę nuo vidinės duomenų bazės. Tačiau jei konvertuojate į programos „Access 2007“ formatą, failo vardo plėtinys pasikeičia iš .mdb į .accdb, tad galite naudoti tą patį failo vardą.

  1. Spustelėkite Įrašyti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

2 veiksmas: padalykite kopijos duomenų bazę ir pradinį failą naudokite kaip vidinę duomenų bazę

Padalykite konvertuotą duomenų bazę taip:

  • skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Perkelti duomenis spustelėkite „Access“ duomenų bazė. Mygtuko paveikslėlis
  • Dialogo lange Duomenų bazės skaidiklis spustelėkite Perskirti duomenų bazę.

 Pastaba   Jei norite, galite sukurti atsarginę kopiją, tačiau turėtumėte iš naujo sukurti kopiją naudodami pradinę duomenų bazę.

  • Įveskite vidinės duomenų bazės pavadinimą, tada spustelėkite Perskirti.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

3 veiksmas: prijunkite naują išorinę duomenų bazę prie pradinės duomenų bazės

  1. Panaikinkite vidinę duomenų bazę, kurią sukūrė duomenų bazės skaidiklio įrankis . Būkite atsargūs, kad nepanaikintumėte pradinės duomenų bazės.
  2. Susiekite naują išorinę duomenų bazę su pradinės duomenų bazės lentelėmis: skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti ir susieti spustelėkite Susietų lentelių tvarkytuvas. Mygtuko paveikslėlis
  3. Spustelėkite Žymėti viską, tada pažymėkite žymės langelį Visada reikalauti naujos vietos.
  4. Spustelėkite Gerai, pereikite į ankstesnės versijos duomenų bazę ir dukart ją spustelėkite.

Jei viskas eisis gerai, programa „Access“ parodys pranešimą, kad visos pažymėtos susietosios lentelės buvo sėkmingai atnaujintos.

Dabar galite patobulinti naują išorinę duomenų bazę, kad naujos funkcijos būtų palaikomos naujesnių „Access“ versijų vartotojams. Ankstesnes versijas turintys vartotojai gali toliau naudoti ankstesnės versijos duomenų bazę.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Išorinės arba vidinės taikomosios programos naudojimas keliose „Access“ versijose

Jeigu jūsų „Access“ duomenų bazė jau yra išorinė / vidinė programa (pirminio / galutinio apdorojimo programa: duomenų bazės programa, kurią sudaro „galinis“ duomenų bazės failas su lentelėmis ir „pirminio“ duomenų bazės failo kopijos, kuriose yra kiti duomenų bazės objektai susieti su „galinėmis“ lentelėmis.), galite išorinę duomenų bazę konvertuoti į naują failų formatą. Vidinėje duomenų bazėje nieko keisti nereikia.

Šioje procedūroje parodoma, kaip naudoti komandą Įrašyti duomenų bazę kaip norint konvertuoti išorinę duomenų bazę į bet kurį iš trijų naujausių formatų: „Access 2000“, „Access 2002–2003“ arba „Access 2007“. Ši komanda išsaugo pradinės duomenų bazės formatą ir sukuria jos kopiją jūsų nurodytu formatu.

  1. Uždarykite išorinę duomenų bazę. Jei failas yra kelių vartotojų programos „Access“ duomenų bazė, laikoma serveryje arba bendrai naudojamame aplanke, įsitikinkite, kad jo neatidaręs niekas kitas.
  2. Paleiskite programą „Access 2010“.
  3. Skirtuke Failas spustelėkite Atidaryti.
  4. Pereikite į vietą, kurioje yra išorinė duomenų bazė, ir dukart ją spustelėkite, kad atidarytumėte.

 Pastaba   Jei rodomas dialogo langas Duomenų bazės tobulinimas, kuriame klausiama, ar norite tobulinti duomenų bazę, spustelėkite Ne.

  1. Jei atidarius duomenų bazę atsidaro forma, uždarykite ją.
  2. Skirtuke Failas spustelėkite Įrašyti duomenų bazę kaip.
  3. Dialogo lange Įrašyti kaip įveskite naujos duomenų bazės pavadinimą.
  4. Spustelėkite Įrašyti.

Dabar galite patobulinti naują išorinę duomenų bazę, kad palaikytų naujas funkcijas.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

 
 
Taikoma:
Access 2010