Duomenų eksportavimas į programą Word

Galite eksportuoti duomenis iš savo Microsoft Office Access 2007 duomenų bazės į Microsoft Office Word 2007 dokumentą naudodamiesi eksportavimo vedliu. Šiame straipsnyje aiškinama, kaip naudotis eksportavimo vedliu ir kaip įrašyti eksportavimo parametrus kaip specifikaciją, kad vėliau būtų galima dar kartą panaudoti.

Šiame straipsnyje


Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų eksportavimas į programą Word: pagrindai

Lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą galite eksportuoti į programą Office Word 2007. Kai objektą eksportuojate naudodami eksportavimo vedlį, programa Office Access 2007 sukuria objekto duomenų kopiją Microsoft Word raiškiojo teksto failo (*.rtf) formatu. Word dokumente lentelių, užklausų ir formų matomi laukai bei įrašai rodomi kaip lentelė. Kai eksportuojate ataskaitą, vedlys eksportuoja ataskaitos duomenis ir maketą – jis bando Word dokumentą padaryti kiek įmanoma panašesnį į ataskaitą.

  • Operacijos pradėjimas naudojant programą Access    Norėdami iš programos Access eksportuoti duomenis į programą Word, turite dirbti programoje Access. Programa Word neturi jokios funkcinės galimybės importuoti duomenų iš Access duomenų bazės. Jūs taip pat negalite įrašyti Access duomenų bazės ar lentelės kaip Word dokumento naudodami programos Access komandą Įrašyti kaip.
  • Objektai, kuriuos galite eksportuoti    Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą. Tai pat galite eksportuoti tik rodinyje pažymėtus įrašus. Negalite eksportuoti makrokomandų ir modulių. Kai eksportuojate formą ar duomenų lapą, kuriuose yra antrinių formų ar antrinių duomenų lapų, eksportuojamos tik pagrindinės formos ar duomenų lapai. Turite pakartoti eksportavimo operaciją su kiekviena antrine forma ar antriniu duomenų lapu, kuriuos norite peržiūrėti naudodami programą Word. Ir priešingai, kai eksportuojate ataskaitas, kartu su pagrindine ataskaita eksportuojamos ir joje esančio antrinės formos ir antrinės ataskaitos.
  • Operacijos rezultatai     Eksportavimo vedlys visada eksportuoja formatuotus duomenis. Tai reiškia, kad tik objekte ar rodinyje matomi laukai ir įrašai eksportuojami kartu su rodomais formato parametrais. Dėl filtro parametrų paslėpti stulpeliai ir įrašai nėra eksportuojami. Ataskaitos maketas ją eksportuojant taip pat išlaikomas.
  • Sujungimas su esamu dokumentu    Eksportuojant iš programos Access į Word dokumentą, duomenys visada eksportuojami į naują programos Word failą. Jei norite, kad duomenys būtų įterpti į esamą Word dokumentą, pirmiausia turite juos eksportuoti iš programos Access į naują programos Word dokumentą, o tada kopijuoti duomenis iš naujo Word dokumento į esamą dokumentą. Taip pat galite kopijuoti eilutes tiesiai iš programos Access lentelės, užklausos, formos ar ataskaitos ir tada įklijuoti juos į esamą dokumentą.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Duomenų eksportavimas į programą Word

Duomenų eksportavimo į programą Word procesas vyksta atliekant šiuos bendrus veiksmus:

  • Paruoškite šaltinio duomenis eksportavimui. Atlikdami šį veiksmą įsitikinkite, kad jūsų duomenyse nėra klaidų, ir nuspręskite, ar eksportuosite dalį ar visus savo šaltinio lentelės duomenis.
  • Paleiskite eksportavimo vedlį.
  • Galite įrašyti savo parametrus kaip eksportavimo specifikaciją, kad vėliau galėtumėte juos dar kartą panaudoti.

Šiame skyriuje aprašytais veiksmais paaiškinama, kaip atlikti kiekvieną užduotį.

Pasiruošimas eksportavimui

  1. Atidarykite šaltinio duomenų bazę.
  2. Naršymo srityje pažymėkite objektą, kuriame yra norimi eksportuoti duomenys.

Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą.

  1. Peržiūrėkite šaltinio duomenis norėdami įsitikinti, kad juose nėra klaidų indikatorių (žalių trikampių) ar klaidos reikšmių, pvz., #Num.

Prieš eksportuodami duomenis į programą Word įsitikinkite, kad ištaisėte visas klaidas. Jei to nepadarysite, šios reikšmės bus pakeistos neapibrėžta (nulis: reikšmė, kurią galite įvesti lauke arba naudoti išraiškose, jei reikia parodyti, kad duomenų nėra arba jie yra nežinomi. Programoje „Visual Basic“ raktažodis Nulis nurodo nulinę reikšmę. Kai kuriuose laukuose, pavyzdžiui, pirminių raktų laukuose nulinės reikšmės negali būti.) reikšme.

  1. Jei paskirties Word dokumentas egzistuoja ir jis atidarytas, prieš tęsdami uždarykite jį. Vedlys jūsų paklaus prieš perrašydamas dokumentą.

 Pastaba   Egzistuojančiame Word dokumente negalite pridėti duomenų.

  1. Jei norite eksportuoti tik dalį lentelės, užklausos ar formos, duomenų bazėje atidarykite objektą ir pažymėkite tik norimus įrašus.

Duomenų eksportavimas

  1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportas spustelėkite Word.Mygtuko paveikslėlis

 Pastaba   Eksportavimo komandos galimos tik tuomet, kai atidaryta duomenų bazė.

  1. Eksportavimo vedlyje nurodykite paskirties failo vardą.
  2. Vedlys visada eksportuoja formatuotus duomenis. Jei norite pamatyti Word dokumentą užbaigus eksportavimo operaciją, pažymėkite žymės langelį Pasibaigus eksportavimo operacijai atidaryti paskirties failą.
  3. Jei pasirinkote norimus eksportuoti įrašus prieš pradėdami eksportavimo operaciją, galite pažymėti žymės langelį Eksportuoti tik pasirinktus įrašus. Tačiau jeigu norite eksportuoti visus rodinyje esančius įrašus, palikite žymės langelį nepažymėtą.

 Pastaba   Jei jokie įrašai nepažymėti, žymės langelis rodomas kaip neprieinamas (neryškus).

  1. Spustelėkite Gerai.
  2. Jei paskirties dokumentas egzistuoja, esate raginami spustelėti Taip, kad failas būtų perrašytas. Spustelėkite Ne, kad pakeistumėte paskirties failo vardą, o tada vėl spustelėkite Gerai.

Programa Access eksportuoja duomenis ir atidaro paskirties dokumentą naudodama programą Word. Galutiniame vedlio puslapyje programa Access taip pat rodo operacijos būseną. Pereikite prie kitų veiksmų, jei norite įrašyti importavimo parametrus, kad vėliau galėtumėte juos dar kartą panaudoti.

Eksportavimo parametrų įrašymas

  1. Paskutiniame eksportavimo vedlio puslapyje pažymėkite žymės langelį Įrašyti eksportavimo žingsnius.

Atsiranda papildomų valdiklių rinkinys.

  1. Lauke Įrašyti kaip įrašykite eksportavimo specifikacijos pavadinimą.
  2. Lauke Aprašas įrašykite aprašą (pasirinktinai).
  3. Spustelėkite Įrašyti eksportavimą.

- arba -

Norėdami eksportavimo operaciją vykdyti nustatytais intervalais (pavyzdžiui, kas savaitę ar kas mėnesį), pažymėkite žymės langelį Kurti Outlook užduotį ir tada spustelėkite Įrašyti eksportavimą. Šiais veiksmais sukuriama programos Microsoft Office Outlook 2007 užduotis, kurią naudodami galėsite paleisti specifikaciją ateityje.

Jei nesukursite Outlook užduoties, programa Access įrašys specifikaciją. Jei pasirinksite Outlook užduoties kūrimą, programa Access parodys dialogo langą Eksportavimo pavadinimas užduotis. Pereikite prie tolimesnių veiksmų norėdami gauti informacijos, kaip naudoti šį dialogo langą.

 Pastaba   Jei programa Outlook neįdiegta, spustelėjus Įrašyti eksportavimą, programoje Access rodomas klaidos pranešimas. Jei programa Outlook netinkamai sukonfigūruota, paleidžiamas Outlook konfigūravimo vedlys. Vykdykite jo nurodymus, kad sukonfigūruotumėte Outlook.

Outlook užduoties kūrimas

  1. Outlook dialogo lange Eksportavimo pavadinimas užduotis peržiūrėkite ir modifikuokite užduoties parametrus, pvz., Terminas ir Priminimas.

Norėdami, kad užduotis kartotųsi, spustelėkite Pasikartojimas. Šiame paveikslėlyje rodoma užduočių planavimo priemonė su kai kuriais tipiškais parametrais:

Outlook užduočių planavimo priemonė

Norėdami gauti informacijos apie Outlook užduotis, skaitykite straipsnį Importavimo ar eksportavimo operacijos planavimas.

  1. Užbaigę dirbti su šiais parametrais, spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

Įrašytos užduotie vykdymas

  1. Outlook naršymo srityje spustelėkite Užduotys, tada dukart spustelėkite norimą paleisti užduotį.
  2. Skirtuko Užduotys grupėje Microsoft Office Access spustelėkite Vykdyti eksportavimąMygtuko paveikslėlis.
  3. Atidarykite tekstinį failą ir patikrinkite failo turinį.

Žiūrėkite tolimesnį skyrių norėdami gauti pagalbos apie trūkstamų ir neteisingų reikšmių trikčių šalinimą.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

Supratimas, kaip programa Access eksportuoja objektus į programą Word

Šioje lentelėje aprašoma, kaip programa Access eksportuoja objektus į programą Word. Tai gali padėti išsiaiškinti, kas negerai, jei eksportavimo operacija vyksta ne taip, kaip tikitės.

Elementas Eksportavimo aptarimas
Laukų pavadinimai Eksportuojant lentelę, užklausą ar formą, laukų pavadinimai Word dokumente įrašomi lentelės pirmojoje eilutėje. Eksportuojant ataskaitą, laukų pavadinimų vieta Word dokumente skiriasi atsižvelgiant į ataskaitos maketą.
Kelias reikšmes turintys laukai Programos Access laukas, kuris palaiko kelias reikšmes, eksportuojamas į vieną programos Word stulpelį. Reikšmės atskiriamos kableliais (,).
Paveikslėliai, objektai ir priedai Visi grafiniai elementai – logotipai, OLE objektų laukuose esantys duomenys ir priedai, kurie yra šaltinio duomenų dalis, – neeksportuojami.
Diagramos Microsoft Graph objektai neeksportuojami.
Išraiškos Išraiškos į Word dokumentą neeksportuojamos. Eksportuojami tik išraiškos rezultatai.
Antrinės formos ir antriniai duomenų lapai Eksportuojant formą ar duomenų lapą, eksportuojama tik pagrindinė forma ar duomenų lapas. Turite kartoti eksportavimo operaciją su kiekviena antrine forma ar antriniu duomenų lapu.

Puslapio pradžia Puslapio pradžia

 
 
Taikoma:
Access 2007