이 문서의 내용
변경 내용이 표시되는 경우
동료로부터 전자 메일로 받은 문서를 새 이름으로 저장하여 작업을 시작하고 필요에 맞게 수정합니다. 원래 문서에 있던 메모는 사본에 나타나지 않으므로 문서를 전달해 준 동료가 원래 문서에 메모를 남겼더라도 사용자는 이러한 사실을 알지 못합니다.
이제 완성된 문서를 고객에게 전달하려고 하는데, 동료의 메모와 업데이트 내용이 포함된 수정본이 아닌 내가 작성한 버전의 문서를 보내고 싶은 경우가 있습니다.
또는 Microsoft Office Word 2007의 변경 내용 추적 기능을 사용하여 입사 지원서의 변경 내용을 추적한 후 인사 담당자에게 입사 지원서를 보내려고 하는 경우도 있을 수 있습니다. 이 경우 인사 담당자에게는 입사 지원서의 편집 과정이 아닌 편집 결과가 표시되어야 합니다.
두 경우 모두 문서를 받은 사람이 취소선과 밑줄은 물론 옆쪽에 풍선 도움말까지 모두 표시되어 있어 읽기 힘들다고 생각해선 안 될 것입니다. 아래 입사 지원서를 보면 한 단락 안에 각각 요점이 다른 세 개의 텍스트에 취소선이 그어져 있습니다. 그리고 이번에 강조하려는 기술에 밑줄이 그어져 있습니다. 이러한 경우 합격을 기대하기는 어렵습니다.
문서를 보낼 때 이 텍스트는 문서에 없었습니다. Word에서 어떻게 이 내용을 찾아 표시했는지와 이러한 Word 동작을 제어하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
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변경 내용 추적 기능 이해
Word에서 작업할 때 사용자도 모르게 변경 내용 추적 또는 메모 기능이 사용됩니다. 일반적으로 Word에서 변경 내용을 추적하면 여백에 풍선 모양으로 삭제 내용이 표시되고 밑줄이 그어진 텍스트로 삽입 내용이 표시됩니다. 메모 또는 주석뿐 아니라 삭제 내용도 인라인으로 표시될 수 있습니다.
다양한 방법으로 변경 내용이나 메모를 숨길 수 있지만 변경 내용 추적 기능이 설정된 동안 변경한 내용과 삽입한 메모는 적용 또는 취소하거나 삭제할 때까지 모두 문서의 일부로 남아 있습니다.
참고 변경 내용을 숨겨도 기존 변경 내용이나 메모가 문서에서 삭제되지는 않습니다. 대신 변경 내용을 숨기면 취소선, 밑줄 및 풍선 도움말 없이 깔끔한 문서를 볼 수 있습니다.
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문서에서 변경 내용 및 메모 확인 방법
Office Word 2007에서는 문서 검사라는 기능을 제공합니다. 이 기능을 사용하여 문서의 변경 내용, 메모, 숨겨진 텍스트 및 기타 개인 정보를 확인할 수 있습니다. 문서를 확인하려면 다음을 실행하십시오.
- 변경 내용과 메모를 확인할 문서를 엽니다.
- Microsoft Office 단추
를 클릭하고 준비를 가리킨 다음 문서 검사를 클릭합니다.
- 문서 검사 대화 상자에서 검사를 클릭합니다.
- 검사 결과를 검토합니다. 문서 검사에서 메모와 변경 내용을 찾으면 메모, 수정 내용, 버전 및 주석 옆의 모두 제거를 클릭할 것인지 묻는 메시지가 나타납니다.
- 다시 검사 또는 닫기를 클릭합니다.
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변경 내용 및 메모 제거 방법
변경 내용과 메모를 제거하려면 변경 내용을 적용하거나 취소하고 메모를 삭제해야 합니다. 작업 방법은 다음과 같습니다.
- 검토 탭의 추적 그룹에서 변경 내용 표시 옆에 있는 화살표를 클릭합니다.
- 다음의 각 항목 옆에 확인 표시가 있는지 확인합니다.
- 메모
- 잉크 주석
- 삽입 및 삭제
- 서식
- 검토자. 검토자를 가리키고 모든 검토자가 선택되어 있는지 확인합니다.
항목 옆에 확인 표시가 없는 경우 항목을 클릭하여 선택합니다.
- 검토 탭의 변경 내용 그룹에서 다음 또는 이전을 클릭합니다.
- 다음 중 하나를 실행합니다.
- 변경 내용 그룹에서 적용 안 함을 클릭합니다.
- 3단계와 4단계를 반복하여 문서의 모든 변경 내용을 적용하거나 취소하고 모든 메모를 삭제합니다.
참고
- 모든 변경 내용을 적용하려면 적용을 클릭하고 문서에서 변경 내용 모두 적용을 클릭합니다.
- 모든 변경 내용을 취소하려면 적용 안 함을 클릭하고 문서에서 변경 내용 모두 취소를 클릭합니다.
- 모든 메모를 제거하려면 삭제해야 합니다. 메모 그룹에서 삭제 옆의 화살표를 클릭하고 문서에서 메모 모두 삭제를 클릭합니다.
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문서에 변경 내용 및 메모가 표시되는 이유
메모나 변경 내용을 제거했다고 생각하거나 메모나 변경 내용이 포함된 것을 모르고 다른 사람으로부터 문서를 받았을 수 있습니다. 이러한 항목이 어떻게 사용자 모르게 저장되었을까요?
사용자나 문서를 보낸 사람이 문서를 읽기 쉽도록 하기 위해 변경 내용이나 메모를 숨겼을 수 있습니다. 그러나 변경 내용을 숨겨도 문서에서 변경 내용이 제거되지는 않으며 별도의 작업으로 이를 제거할 때까지 문서에 남아 있습니다. 사용하고 있는 Word 버전 및 설정에 따라 문서를 열 때 변경 내용이나 메모가 다시 나타날 수 있습니다.
다른 사람이 변경 내용 및 메모를 볼 수 없게 하려면 문서를 다른 사람과 공유하기 전에 변경 내용을 적용하거나 취소하고 메모를 삭제합니다.
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숨겨진 변경 내용 및 메모를 찾는 방법
여러 가지 방법으로 변경 내용과 메모를 숨길 수 있습니다. 이렇게 하면 문서에 변경 내용과 메모가 없는 것처럼 보입니다. 다음과 같이 변경 내용과 메모를 숨길 수 있습니다.
- 검토용 표시 상자 화면에서 검토 탭의 추적 그룹에 있는 검토용 표시 상자에는 현재 보기 모드가 표시됩니다. 이 상자에서는 문서를 보기 위한 추가 옵션도 제공합니다. 최종본이나 원본을 클릭하면 변경 내용과 메모가 숨겨집니다. 변경 내용과 메모를 표시하려면 메모 및 변경 내용 최종본이나 메모 및 변경 내용 원본을 클릭합니다.
- 변경 내용 표시 화면에서 검토 탭의 추적 그룹에 있는 변경 내용 표시 목록을 사용하여 메모와 변경 내용을 숨길 수 있습니다. 변경 내용 표시에서 확인 표시가 있는 항목은 표시되고 확인 표시가 없는 항목은 숨겨집니다. 삽입 및 삭제와 같은 항목을 표시하려면 변경 내용 표시 메뉴에서 해당 항목을 클릭합니다.
Microsoft Office Word에서 변경 내용 및 메모가 기본적으로 표시되는 이유
변경 내용과 메모가 포함된 문서를 잘못 배포하는 것을 방지하기 위해 Word에서는 변경 내용과 메모가 기본적으로 표시됩니다. 메모 및 변경 내용 최종본은 검토용 표시 상자에서 기본 옵션입니다.
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변경 내용 또는 메모를 유지하면서 다른 사람이 볼 수 없게 하는 방법
문서를 공유할 때 변경 내용이나 메모를 그대로 유지하면서 다른 사람에게는 이러한 변경 내용과 메모가 표시되지 않게 하려면 문서 사본을 별도로 보관하는 것이 가장 좋습니다. 배포용 공용 사본과 개인 사본을 따로 만듭니다. 공용 버전의 문서에서는 앞에서 설명한 대로 모든 변경 내용을 적용하거나 취소하고 모든 메모를 삭제합니다. 개인 버전의 문서에서는 변경 내용과 메모를 그대로 둘 수 있습니다.
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