많은 사용자가 서로 다른 용도로 사이트에 액세스하게 되면 사이트 관리 및 업데이트가 어려워질 뿐만 아니라 사이트 유용성도 떨어집니다. 예를 들어 고객 관리, 회사 정책 저장 및 개발 중인 제품에 대한 문서 공유와 같은 작업을 사이트 하나에서 모두 수행하면 사이트를 구성하기도 어렵고 사이트가 쉽게 복잡해질 수 있습니다. 그러나 반대로 사이트가 너무 많으면 원하는 정보를 쉽게 찾지 못할 수 있습니다.

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• 사이트 및 사이트 모음의 수 결정

• 사이트 모음을 사용할지 또는 하위 사이트를 사용할지 결정

• 사이트의 계층 구조 디자인

• 사이트 사용 현황 모니터링

• 사용하지 않는 웹 사이트 관리

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사이트 및 사이트 모음의 수 결정

필요한 사이트 및 사이트 모음의 수는 다음과 같은 요소에 따라 달라질 수 있습니다.

• 사이트의 사용자 수
• 사이트 사용자 간의 관계 및 상호 작용 방법
• 사용자가 사이트를 사용하는 방법
• 사이트에 저장할 콘텐츠 형식
• 구성할 정보의 복잡성

사이트의 용도 및 사용자 목록을 작성한 후 이 정보를 토대로 필요한 개별 사이트의 수를 결정해야 합니다.

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사이트 모음을 사용할지 또는 하위 사이트를 사용할지 결정

다른 사이트 모음에 최상위 웹 사이트를 만들지 또는 같은 사이트 모음 안에 하위 사이트를 만들지 결정해야 합니다. 결정을 내릴 때는 사이트 간에 공통점이 얼마나 많은지, 사이트를 개별적으로 관리할지 여부, 탐색 또는 검색과 같은 요소를 공유할지 여부 등을 고려해야 합니다.

사이트 모음에 속한 모든 사이트는 다음과 같은 공통 요소를 사용합니다.

• 탐색 모음(위쪽 링크 모음 및 Breadcrumb 표시줄)
• 콘텐츠 형식
• 워크플로
• 보안 그룹
• 목록 전체의 조회 필드
• 검색 범위
• 기능 집합

다음과 같은 작업을 실행하려면 다른 사이트 모음에 최상위 웹 사이트를 만드는 것이 좋습니다.

• 사이트마다 개별적으로 보안 유지

 참고   하위 사이트에도 고유한 사용 권한을 지정할 수 있지만 두 사이트 간에 공통되는 사용자 및 사용 권한이 없도록 하려면 별개의 사이트 모음을 사용해야 합니다.

• 나중에 사이트 모음을 다른 데이터베이스로 이동
• 특정 사이트만 백업 또는 복원
• 워크플로 범위를 특정 사이트로 제한
• 할당량을 사용하여 각 사이트에서 사용하는 공간을 개별적으로 관리
• 관리 작업을 분산시켜 액세스 요청 승인 및 사이트 사용 확인과 같은 작업을 사이트 모음 관리자에게 할당

다음과 같은 작업을 실행하려면 동일한 사이트 모음 안에 하위 사이트를 만드는 것이 좋습니다.

• 사이트 간에 탐색 공유
• 상위 사이트의 사용 권한을 하위 사이트에 상속
• 사이트 간에 목록 공유
• 사이트 간에 테마 또는 스타일과 같은 디자인 요소 공유

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사이트의 계층 구조 디자인

일반적으로 웹 사이트는 계층 구조로 구성됩니다. 계층 구조의 맨 위에는 최상위 웹 사이트가 있습니다. 최상위 웹 사이트 아래에는 문서 작업 영역 사이트, 모임 작업 영역 사이트 등과 같은 여러 하위 사이트가 포함될 수 있고, 각각의 하위 사이트도 다른 하위 사이트를 포함할 수 있습니다. 최상위 웹 사이트와 모든 하위 사이트의 전체 구조를 사이트 모음이라고 합니다.

다운로드 가능한 Microsoft Office Visio 드로잉 및 다이어그램 소프트웨어 서식 파일과 같은 Windows SharePoint Services와 호환되는 사이트 계획 도구를 사용하거나 다른 방법을 통해 필요한 사이트 모음, 최상위 웹 사이트 및 하위 사이트가 모두 포함된 사이트 계층 구조 다이어그램을 만들 수 있습니다.

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사이트 사용 현황 모니터링

웹 사이트의 영향력을 확인하려면 사이트 방문자 수, 사이트 방문 횟수 및 방문 방법, 기타 사이트 사용 현황 정보 등을 추적해야 합니다. 요약 및 자세한 사용 현황 보고서에서 다음과 같은 정보를 얻을 수 있습니다.

• 페이지당 방문 횟수
• 고유 사용자 수
• 브라우저 및 운영 체제 정보
• 참조 도메인 및 URL

사용 현황 정보를 추적하면 사이트에서 자주 사용되는 콘텐츠와 자주 사용되지 않는 콘텐츠를 식별하여 사이트에 계속 유지할 콘텐츠 및 별도로 보관할 콘텐츠를 쉽게 파악할 수 있습니다. 사이트 사용 현황뿐 아니라 사이트에서 사용 중인 저장 공간 및 사이트의 활용도도 추적할 수 있습니다. Windows SharePoint Services 버전 3에서는 사이트에 대한 할당량 추적 작업의 일부로 이러한 모든 정보를 수집합니다.

사이트 소유자는 사이트에 설정된 할당량 (할당량: 저장 용량이나 웹 사이트 사용자 수를 제한하는 값입니다.)을 확인하여 저장 공간과 같은 영역을 꼼꼼하게 모니터링하고 서버 리소스를 계속 제어할 수 있습니다.

로컬 서버 컴퓨터의 관리자는 사이트에서 사용할 수 있는 저장 용량 및 사이트 모음에 추가할 수 있는 사용자 수를 제한하는 할당량을 지정함으로써 사이트와 서버 리소스를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 할당량을 지정하면 다른 사이트의 운영에 방해가 될 정도로 특정 사이트에 리소스가 집중적으로 사용되는 것을 방지할 수 있습니다.

필요한 경우 서버 관리자는 잠금을 설정하여 사이트에서 저장 용량 할당량 한도를 초과하지 못하게 하거나 사이트에 대한 모든 사용자의 액세스를 차단할 수 있습니다.

사이트에서 최대 저장 용량 할당량을 초과하면 사이트에 잠금이 자동으로 설정될 수 있습니다. 사이트에서 사이트 이용 정책을 위반한 경우와 같이 필요에 따라서는 서버 관리자가 사이트를 수동으로 잠글 수도 있습니다. 사이트에 적용된 잠금 유형에 따라 잠긴 사이트에 표시되는 메시지가 달라질 수 있습니다.

• 저장 용량 할당량 한도를 초과하여 사이트에 잠금이 설정된 경우 사용자가 새 콘텐츠를 업로드하려고 하면 디스크가 꽉 찼다는 오류 메시지가 표시됩니다.
• 사이트를 수동으로 잠근 경우 사용자가 사이트를 보려고 하면 액세스가 거부되었다는 메시지가 표시됩니다.

할당량 한도를 초과하여 사이트에 잠금이 설정된 경우 사이트 관리자가 잠금을 해제할 수 있지만 수동 잠금은 서버 관리자만 해제할 수 있습니다. 사이트에 대한 현재 할당량 값 및 데이터를 보려면 서버 관리자에게 문의하십시오.

사이트의 할당량 데이터 보기

1. 사이트 작업 메뉴 에서 사이트 설정을 클릭합니다.

    참고   사이트 작업 메뉴를 사용자 지정할 사이트에서 사이트 설정을 가리키고 보려는 설정을 클릭합니다.

2. 사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 구역에서 사용 현황 요약을 클릭합니다.
3. 저장 용량이 어떻게 사용되고 있는지에 대한 자세한 정보를 보려면 저장 용량 구역에서 저장 공간 할당을 클릭합니다.
4. 저장 공간 할당 페이지의 보기 선택 구역에서 다음 중 하나를 실행합니다.
   • 문서 라이브러리에 할당된 저장 공간을 보려면 문서 라이브러리를 클릭합니다.
   • 문서에 할당된 저장 공간을 보려면 문서를 클릭합니다.
   • 목록에 할당된 저장 공간을 보려면 목록을 클릭합니다.
   • 휴지통의 항목에 할당된 저장 공간을 보려면 휴지통을 클릭합니다.

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사용하지 않는 웹 사이트 관리

사이트 모음이 현재 사용 중인지 여부를 묻는 사이트 사용 확인 알림을 각 사이트 모음의 소유자에게 보내면 서버에서 현재 사용되지 않는 웹 사이트의 수를 제어할 수 있습니다. 확인되지 않은 사이트 모음을 자동으로 삭제할 수도 있습니다. 이 기능은 중앙 관리에서 설정하고 구성할 수 있습니다.

사용 확인은 알림과 유사합니다. 사이트 모음을 만들면 사이트가 데이터베이스에 추가되고 활성 사이트로 기록됩니다. 지정된 시간이 지나면 사용되지 않는 사이트 모음을 다시 확인하거나 삭제하도록 요청하는 전자 메일 알림이 사이트 모음 소유자에게 전송됩니다. 이 전자 메일 알림에는 사이트 모음이 활성 상태임을 확인하는 링크와 사이트 모음을 삭제하는 링크가 들어 있습니다. 전자 메일 알림을 사이트 모음 소유자에게 보내면 다음과 같은 세 가지 결과가 나타날 수 있습니다.

• 사이트 모음이 사용 중인 경우 사이트 모음 소유자가 사이트 모음이 활성 상태임을 확인하면 해당 사이트 모음이 유지됩니다. 소유자가 확인 링크를 클릭하면 사이트의 인증 날짜가 갱신됩니다.
• 사이트 모음이 사용 중이 아닌 경우 사이트 모음 소유자가 전자 메일 알림에 나와 있는 지침에 따라 사이트 모음을 삭제하거나 아무 작업도 실행하지 않을 수 있습니다. 이 경우, 사이트 모음 사용 여부를 확인하거나 사이트 모음을 삭제할 때까지 서버 관리자가 지정한 간격에 따라 해당 소유자에게 전자 메일 알림이 정기적으로 전송됩니다.
• 사이트 모음이 사용 중이 아니고 서버 관리자가 자동 삭제 기능을 설정한 경우 사이트 모음 소유자에게 전자 메일 알림이 지정된 횟수만큼 전송됩니다. 사이트 모음 소유자가 사이트 모음 사용 여부를 확인하지 않으면 사이트 모음이 자동으로 삭제됩니다.

사이트가 자동으로 삭제되지 않도록 하려면 다음과 같은 방법을 사용하는 것이 좋습니다.

• 사이트 모음을 만들 때 보조 담당자를 지정하도록 설정합니다.

  기본적으로 사이트 모음을 만든 사용자가 사이트 모음 소유자로 표시됩니다. 보조 담당자를 지정하도록 구성하면 사용자가 사이트 모음을 만들 때 사이트 모음의 보조 담당자도 지정해야 합니다. 그러면 사이트 모음 소유자와 보조 담당자 둘 모두에게 확인 알림이 자동으로 전송됩니다.

• 조직에게 휴가 및 결근 정보를 항상 알리도록 설정합니다.

  예를 들어 사이트 모음 소유자가 4주 동안 자리를 비워야 하는 상태에서 서버 관리자가 사용 확인 알림을 매주 한 번씩 4주 동안 보낸 이후 사이트 모음을 자동으로 삭제하도록 설정한 경우에는 소유자가 사용 확인 알림을 받아보지도 못한 채 사이트가 삭제될 수 있습니다.

• 사이트 모음을 실수로 삭제한 경우에 최신 복사본으로 복원할 수 있도록 사이트 모음에 대한 정기적인 백업 일정을 설정합니다.

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