레코드 관리 구현

레코드를 "현재 위치", 즉 사이트에서 현재 문서가 보관된 위치를 그대로 유지한 채 관리하거나 레코드를 레코드 센터 사이트 같은 특정 보관 장소에 저장할 수 있습니다.

레코드 관리를 구현하기 전에 먼저 조직의 레코드 관리 계획을 작성하는 것이 좋습니다. 조직에 적합한 레코드 관리 시스템을 선택하려면 레코드 저장 및 관리 방법 선택을 참고하세요.

레코드 센터 사이트 만들기 및 구성

이 섹션에서는 레코드 센터 사이트를 만들고 구성하기 위해 수행해야 하는 주요 단계를 간략하게 설명합니다. 각 단계의 특정 지침을 보려면 해당 링크를 클릭하세요.

  1. 레코드 센터 사이트 만들기: 레코드 센터 사이트 서식 파일을 사용하여 레코드 센터 사이트를 만듭니다.
  2. 레코드 라이브러리 또는 목록 만들기: 파일 계획에 지정된 각 레코드 형식을 관리하고 저장할 레코드 라이브러리나 목록을 만듭니다.(정의: 파일 계획은 조직에서 공식 업무 레코드로 인정하는 문서 또는 항목의 유형을 설명하며, 이러한 레코드가 저장되는 위치를 표시하고 각 레코드 형식을 구분하는 정보를 제공합니다.)
  3. 연결된 콘텐츠 형식 추가: 라이브러리 및 목록에 연결된 콘텐츠 형식을 추가합니다.
  4. 사이트 열 만들기 및 추가: 사이트 열을 만들어 해당하는 콘텐츠 형식에 추가하고, 파일 계획에 지정된 각 레코드 형식의 메타데이터를 이 열에 저장하고 표시합니다.
  5. 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책 추가: 레코드 센터 사이트에서 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가합니다.
  6. 각 레코드 형식이 적절한 위치로 라우팅되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성합니다.

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레코드 센터 사이트 만들기

사이트를 만들려면 최소한 디자이너 권한이 있어야 합니다.

  1. 설정 설정 단추 을 클릭하고 사이트 콘텐츠를 클릭합니다.
  2. 사이트 콘텐츠 페이지에서 새 하위 사이트를 클릭합니다.
  3. 새 SharePoint 사이트 페이지에 사이트의 제목URL 이름을 입력합니다.
  4. 서식 파일 갤러리에서 엔터프라이즈 탭을 선택한 다음 레코드 센터를 클릭합니다.
  5. 사이트 이름 및 URL 이름을 입력합니다.
  6. 고유한 사용 권한을 설정하려면 고유한 사용 권한 사용을 클릭합니다.
  7. 만들기를 클릭합니다.
  8. 레코드 센터 시작 페이지에서 사이트 작업을 클릭 하고 레코드 센터 관리를 클릭합니다.

설정 작업 및 파일 계획 생성의 안내에 따라 레코드 센터 사이트의 구성을 완료합니다. 아래의 링크 및 정보가 나머지 작업을 수행하는 데 도움이 됩니다.

라이브러리 또는 목록을 만들어 레코드 관리

라이브러리 및 목록은 레코드 관리에서 중요한 요소로서 저장하거나 관리할 각 레코드 형식의 파일 캐비닛 역할을 합니다. 콘텐츠 형식(나중에 설명)을 라이브러리 및 목록에 연결하면 레코드를 더 간편하게 분류할 수 있습니다. 레코드 파일 계획의 콘텐츠 형식마다 별도의 문서 라이브러리 또는 목록을 만드는 것이 좋습니다.

목록 또는 라이브러리에 기존 콘텐츠 형식 추가

목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식을 추가하면 목록 또는 라이브러리에 해당 형식의 항목을 포함할 수 있습니다. 레코드 센터로 전송된 레코드는 문서의 콘텐츠 형식에 따라 관련 목록이나 라이브러리로 라우팅됩니다.

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사이트 열을 만들어 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가

열을 사용하면 레코드 또는 기타 항목을 그룹화, 분류 및 추적할 수 있습니다. 사이트 열은 콘텐츠 형식, 목록 또는 라이브러리와 연결할 수 있는 메타데이터 항목을 정의합니다. 예를 들어 사이트 열을 추가하여 "만든 이" 또는 "완료 날짜"를 정의할 수도 있습니다. 레코드의 콘텐츠 형식에 사이트 열을 추가하여 레코드와 함께 전송되는 메타데이터의 항목을 저장하거나 손쉬운 레코드 관리를 위해 메타데이터를 추가합니다.

사이트 열 만들기

  1. 레코드 센터 사이트에서 설정 설정 단추 을 클릭하고 사이트 설정을 클릭합니다.
  2. 사이트 설정 페이지의 갤러리에서 사이트 열을 클릭합니다.
  3. 사이트 열 페이지에서 만들기를 클릭합니다.
  4. 새 사이트 열 페이지의 이름 및 형식 섹션에 있는 열 이름 상자에 원하는 이름을 입력합니다.
  5. 열에 저장할 정보 형식(예: 통화, 날짜 및 시간, 텍스트)을 선택합니다.
  6. 그룹 섹션에서 새 사이트 열을 저장할 기존 그룹을 선택하거나 새 그룹을 선택하여 열을 저장할 새 그룹을 만듭니다. 그룹을 사용하면 열을 구성하고 보다 쉽게 찾을 수 있습니다.

추가 열 설정 섹션에서 원하는 추가 열 설정을 선택합니다. 이름 및 형식 섹션에서 선택하는 열 형식에 따라 이 섹션에서 사용할 수 있는 옵션이 달라집니다. 예를 들어 열에 저장할 정보의 형식이 선택인 경우 추가 열 설정 섹션에서 열거할 선택 항목을 정의할 수 있습니다.

  1. 확인을 클릭합니다.

레코드의 콘텐츠 형식에 사이트 열 추가

  1. 레코드 센터 사이트의 홈 페이지에서 사이트 작업을 클릭하고 사이트 설정을 클릭합니다.
  2. 갤러리 섹션에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.
  3. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 구성할 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.
  4. 상위 사이트에서 사이트 콘텐츠 형식을 선택하거나 새 사이트 콘텐츠 형식을 만든 후에는 선택한 사이트 콘텐츠 형식 페이지의 섹션에서 기존 사이트 열에서 추가를 클릭합니다.
  5. 콘텐츠 형식에 열 추가 페이지의 열 선택 섹션에 있는 열 선택 목록에서 필터링 기준으로 삼을 그룹을 선택합니다.
  6. 사용 가능한 열 목록에서 추가할 열을 선택한 다음 추가를 클릭합니다.
  7. 목록 및 사이트 콘텐츠 형식 업데이트 섹션에서 이 사이트 콘텐츠 형식에서 상속되는 하위 사이트 콘텐츠 형식이 변경 내용으로 업데이트되도록 할지 지정합니다.
  8. 원하는 열을 추가한 후 확인을 클릭합니다.

 참고    선택하려는 콘텐츠 형식이 이 페이지에서 링크로 표시되지 않는 경우(회색으로 표시됨) 해당 콘텐츠 형식은 레코드 센터 사이트의 상위 사이트에 속하는 것으로, 상위 사이트에서 선택 및 구성해야 합니다. 이렇게 하려면 사이트 콘텐츠 형식 열 아래에서 회색으로 표시된 사이트 콘텐츠 형식 옆의 원본 열 아래에 있는 링크를 클릭하면 됩니다.

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레코드에 대한 정보 관리 정책 만들기

정보 관리 정책은 콘텐츠 형식에 대한 규칙 집합입니다. 조직에서는 정보 관리 정책을 통해 콘텐츠 보존 기간, 사용자가 해당 콘텐츠에 대해 수행할 수 있는 작업 등을 제어 및 추적할 수 있습니다.

 참고    이 작업을 완료하려면 레코드 센터 사이트의 소유자 그룹 구성원이어야 합니다.

콘텐츠 형식에 정보 관리 정책 추가

 참고    주요 콘텐츠 형식의 정보 관리 정책을 지정할 수는 없습니다. 주요 콘텐츠 형식은 사이트 모음을 만들 때 설치됩니다. 주요 콘텐츠 형식에서 파생된 콘텐츠 형식을 만든 후 파생된 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 적용해야 합니다.

  1. 사이트의 사이트 작업 메뉴에서 사이트 설정을 클릭합니다.
  2. 사이트 설정 페이지의 갤러리 섹션에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.
  3. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 정보 관리 정책을 추가할 콘텐츠 형식을 클릭합니다.
  4. 콘텐츠 형식 페이지에서 정보 관리 정책 설정을 클릭합니다.
  5. 정책 편집 페이지에서 정책의 설명을 입력한 다음 사용자에게 정책에 대해 설명하는 간단한 정책 설명을 기록합니다. 정책 설명은 512자까지 입력할 수 있습니다.
  6. 그리고는 정보 관리 정책에 정책 기능을 하나 이상 추가해야 합니다.

정보 관리 정책에 정책 기능 추가

정보 정책에 추가할 수 있는 정책 기능은 레이블, 감사, 만료, 바코드입니다.

정보 관리 정책에 보존 정책 기능 추가

  1. 정책 편집 페이지에서 보존 사용 확인란을 선택합니다.
  2. 보존 스테이지 추가를 클릭하고 다음 보존 기간 옵션 중 하나를 선택하여 문서 만료 시기를 지정합니다. 날짜 속성을 기준으로 만료 날짜를 설정하려면 "이 스테이지는 항목의 날짜 속성을 기반으로 합니다"를 선택한 다음 동작(만든 날짜 또는 수정한 날짜)과 기간(일, 월 또는 년)을 선택합니다.
  3. 목록 사이에 있는 상자에 값을 입력하여 기간을 지정합니다.
  4. 문서 만료 시 수행되는 작업을 선택합니다.
  5. 선택한 작업을 반복하려면 되풀이 섹션의 확인란을 선택하고 되풀이 기간을 선택합니다.
  6. 확인을 클릭합니다.

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정보 관리 정책에 감사 정책 기능 추가

  1. 정책 편집 페이지의 감사 섹션에서 감사 사용을 선택한 다음 감사 내역을 기록할 이벤트 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
  2. 확인을 클릭합니다.

 참고   감사 로그를 보려면 사이트 모음 설정 페이지에서 감사 로그 보고서를 클릭하고 원하는 보고서를 선택합니다.

정보 관리 정책에 바코드 정책 기능 추가

  1. 정책 편집 페이지의 바코드 섹션에서 바코드 사용을 선택합니다.
  2. Office 클라이언트 응용 프로그램에서 사용자가 문서에 바코드를 삽입하도록 요청하려면 ...바코드 삽입 여부 확인 확인란을 선택합니다.

정보 관리 정책에 레이블 정책 기능 추가

  1. 정책 편집 페이지의 레이블 섹션에서 레이블 사용 확인란을 선택합니다.
  2. 사용자가 문서를 저장하거나 인쇄하기 전에 레이블을 삽입하도록 요청하려면 저장 또는 인쇄 전에 레이블 삽입 여부 확인을 선택합니다.
  3. 레이블을 추가한 후 변경할 수 없도록 하려면 레이블 추가 후 변경 금지를 선택합니다.
  4. 레이블 형식 상자에 레이블에 표시할 텍스트를 입력합니다. GUID(Globally Unique Identifier) 또는 만든 사람과 같은 기본 제공 속성이나 계산된 속성을 제외한 모든 고정 텍스트 또는 문서 속성 조합을 사용할 수 있습니다. 줄을 바꾸려면 \n 문자 시퀀스를 사용합니다.
  5. 레이블 텍스트의 글꼴, 글꼴 크기, 글꼴 스타일, 양쪽 맞춤을 선택합니다.
  6. 높이 상자에는 레이블 높이를, 너비 상자에는 레이블 너비를 인치 단위로 입력합니다.
  7. 새로 고침을 클릭하여 변경 내용을 확인합니다.
  8. 확인을 클릭합니다.

현재 위치 레코드 관리 구성

레코드 센터를 사용하면 잠긴 저장소에서 작업을 수행하고 보내기 작업을 통해 저장소에 레코드를 가져올 수 있습니다. 하지만 현재 위치 레코드 관리를 사용하도록 설정할 수 있는 사이트라면 사이트를 레코드 관리 시스템으로 구성할 수 있습니다. 이러한 유형의 시스템에서는 레코드 센터와 달리 레코드를 활성 문서와 함께 공동 작업 영역에 저장할 수 있습니다. 현재 위치 레코드 관리 시스템을 사용하면 다음과 같은 이점도 얻을 수 있습니다.

  • 여러 사이트에서 레코드를 저장 및 관리할 수 있습니다.
  • 버전 관리를 사용하도록 설정하면 레코드 버전이 자동으로 유지 관리됩니다.
  • 레코드와 활성 문서에 대해 동시에 eDiscovery 검색을 실행할 수 있습니다.
  • 조직에서 레코드로 선정되는 유형과 레코드를 만들 수 있는 사람을 보다 폭넓게 제어할 수 있습니다.

다음과 같은 세 가지 주요 단계를 실행하면 현재 위치 레코드 관리를 구성할 수 있습니다.

  1. 사이트 모음 수준에서 현재 위치 레코드 관리 활성화
  2. 사이트 모음 수준에서 레코드 선언 설정 구성
  3. 목록 또는 라이브러리 수준에서 레코드 선언 설정 구성

 참고    항목을 수동으로 레코드로 선언하려면 목록 참가자 또는 관리자여야 합니다.

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사이트 모음 수준에서 현재 위치 레코드 관리 활성화

현재 위치 레코드 관리 시스템을 구성할 때 가장 먼저 수행하는 단계는 사이트 모음 수준에서 기능을 활성화하는 것입니다. 기능을 활성화하면 리본 메뉴에서 레코드 선언/선언 취소 명령을 사용할 수 있게 됩니다.

 참고    이 작업을 수행하려면 사이트 모음 관리자여야 합니다.

  1. 최상위 사이트 수준에서 사이트 작업 메뉴를 클릭하고 사이트 설정을 클릭합니다.
  2. 사이트 모음 관리에서 사이트 모음 기능을 클릭합니다.
  3. 현재 위치 레코드 관리 옆의 활성화를 클릭합니다.

사이트 모음 수준에서 레코드 선언 설정 구성

  1. 최상위 사이트 수준에서 사이트 작업 메뉴를 클릭하고 사이트 설정을 클릭합니다.
  2. 사이트 모음 관리에서 레코드 선언 설정을 클릭합니다.
  3. 레코드로 선언된 항목에 대해 수행할 수 있는 작업을 제한하려는 경우 레코드 선언 설정 페이지에서 레코드 제한 사항 섹션의 옵션 중 하나를 선택합니다.
  4. 레코드 선언 가능 여부 섹션에서 목록 및 라이브러리에서 레코드의 수동 선언이 기본적으로 가능한지 여부를 선택합니다. 기본적으로 모든 위치에서 불가능 옵션을 선택하는 경우에는 정책이나 워크플로를 통해서만 레코드를 선언할 수 있습니다.
  5. 선언 역할 섹션에서 레코드를 수동으로 선언 및 선언 취소할 수 있는 역할을 선택합니다.
  6. 확인을 선택합니다.

목록 또는 라이브러리 수준에서 레코드 선언 설정 구성

목록 또는 라이브러리에 대해 레코드 선언을 구성하면 항목을 레코드로 선언할 수 있는 위치를 보다 세밀하게 제어할 수 있습니다. 레코드 선언을 위해 목록 또는 라이브러리를 구성할 경우 항목이 목록 또는 라이브러리에 추가될 때 자동으로 레코드로 선언되도록 지정할 수 있습니다.

  1. 레코드 선언 설정을 구성할 목록 또는 라이브러리의 리본 메뉴에서 라이브러리 또는 목록 탭을 클릭합니다.
  2. 라이브러리의 경우 라이브러리 설정을, 목록의 경우 목록 설정을 클릭합니다.
  3. 문서 라이브러리/목록 설정 페이지의 사용 권한 및 관리에서 레코드 선언 설정을 클릭합니다.
  4. 수동 레코드 선언 가능 여부 섹션에서 다음을 선택합니다.
  • 목록 또는 라이브러리에서 사이트 모음에 사용되는 기본 레코드 선언 설정을 사용할지 여부
  • 사용자가 목록 또는 라이브러리에서 항상 항목을 레코드로 수동 선언할 수 있도록 허용할지 여부
  • 사용자가 목록 또는 라이브러리 내에서 레코드를 수동 선언할 수 없도록 지정할지 여부
  1. 목록 또는 라이브러리에 추가되는 모든 항목이 자동으로 레코드로 선언되도록 하려면 자동 선언 섹션에서 확인란을 선택합니다.
  2. 확인을 클릭합니다.

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적용 대상:
SharePoint Online Enterprise(E1 및 E2), SharePoint Online Enterprise(E3 및 E4), SharePoint Server 2013 Enterprise