이 문서는 Office 365 전문가 및 중소기업 에디션용 SharePoint Online 계획 가이드의 다섯 번째 문서로, 사이트 모음 관리자 및 사이트 소유자가 수행할 수 있는 모니터링 및 유지 관리 작업에 대해 설명합니다. 관리자와 소유자는 이러한 작업을 수행하여 사이트의 사용자 환경을 개선하고 사이트 모음의 실행 효율성을 최대화할 수 있습니다.
이 문서의 내용
이 문서의 대상
Microsoft Office 365 전문가 및 중소기업 에디션용 SharePoint Online 사이트의 사이트 모음 관리자이거나 사이트 소유자인 경우 이 문서의 내용을 확인해야 합니다. 이 문서에서는 저장소를 모니터링하고 사이트 성능을 최적화하는 방법에 대해 설명합니다.
사이트 모음 저장소 모니터링
SharePoint Online을 사용하기 위해 등록하면 조직과 라이선스를 소유한 각 사용자에게는 저장소 공간이 할당됩니다. 공용 웹 사이트를 만들 때와 사용자가 내부 팀 사이트에서 문서를 업로드하거나 콘텐츠를 만들 때 이 저장소를 사용합니다. 할당된 저장소 제한에 도달하는 경우 다음의 세 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다.
- 사용 가능한 공간이 있는 다른 위치로 콘텐츠 이동
- 콘텐츠나 사이트를 삭제하여 공간 확보
- Microsoft 또는 Office 365 파트너로부터 추가 공간 구입
할당량을 초과하지 않도록 현재 사용 중인 공간을 모니터링해야 합니다.
사이트 모음의 사이트를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 2단계: 팀 사이트의 구조 및 콘텐츠 계획 및 거버넌스 101: 팀 사이트 만들기 및 관리 모범 사례를 참고하십시오.
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사용자 권한 관리
Microsoft Online Services 관리자가 Office 365 포털을 통해 SharePoint Online을 구독하는 경우, 회사의 사용자와 그룹을 SharePoint Online으로 마이그레이션하는 프로세스가 시작됩니다. 사용자와 그룹이 마이그레이션되고 나면 관리자는 사이트 모음을 관리하는 주 사이트 모음 관리자를 지정합니다. 이 관리자는 관리 권한을 가집니다. 그 이후로는 새 관리자가 사용자 권한을 관리할 수 있습니다.
사이트 관리자가 사이트 및 사이트 모음의 목표를 지원하는 사용 권한 전략을 만드는 것이 좋습니다. 그런 후에 사이트 관리자는 해당 전략을 일관성 있게 구현 및 적용해야 합니다. 사용 권한 전략을 개발하지 않으면 사용 권한 관리에 시간이 많이 걸리고 사용자의 혼란이 가중될 수 있습니다. 따라서 사용 권한 전략을 문서화하여 사이트 사용자가 읽고 이해하도록 하는 것이 좋습니다. 적절한 지침과 효율적으로 정의된 프로세스를 제공하면 사용자가 사용 권한을 보다 잘 이해할 수 있으며 작업 효율성을 높이는 데 필요한 액세스 권한을 얻을 수 있습니다. 효율적인 사용 권한 전략을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 사용 권한 전략 계획을 참고하십시오.
사용 권한 전략이 정의되고 나면 사이트 모음 관리자는 SharePoint Online으로 마이그레이션된 사용자를 사이트 모음의 사이트에 있는 다른 사용 권한 그룹으로 할당할 수 있습니다. 또한 사이트 모음 관리자는 주 관리자가 사이트 모음을 관리할 수 없는 경우에 대비하여 추가 사이트 모음 관리자를 백업 관리자로 지정할 수 있으며, 그렇게 지정해야 합니다.
사용자 또는 관리자의 사용 권한을 수정하거나 그룹을 설정하려면 사이트 작업을 클릭하고 사이트 설정을 클릭한 후에 사용자 및 사용 권한 아래의 옵션을 사용합니다.
사용 권한 계획, 사용 권한 수준 변경 또는 SharePoint 보안 그룹 만들기에 대한 자세한 내용은 SharePoint Online 도움말에서 사용 권한 관리 문서를 참고하십시오.
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항목이 많은 목록 및 라이브러리 계획
목록이나 라이브러리에 항목이 많은 경우에는 데이터 액세스 방법을 주의 깊게 계획, 구성 및 고려해야 합니다. 목록 보기 제한, 열 인덱싱 등 목록 및 라이브러리의 주요 기능을 사용하면 사이트 성능에 부정적인 영향을 주지 않고 사용자가 정보를 빠르게 찾도록 할 수 있습니다. 사이트를 설정할 때 결정하는 사항은 모든 SharePoint 사이트의 성능에 직접적인 영향을 주며, 특히 항목이 많은 목록 및 라이브러리를 포함하는 사이트의 경우 더욱 큰 영향을 줍니다.
항목이 많은 목록 및 라이브러리를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 항목이 많은 목록 및 라이브러리 관리를 참고하십시오. 모든 사이트 소유자와 사이트 모음 관리자는 목록 및 라이브러리 설정을 위한 모범 사례와 제한을 이해하는 것이 좋습니다.
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사용자가 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 검색 기능 계획
일반적으로 사용자는 SharePoint Online을 통해 필요한 정보를 쉽게 찾고자 합니다.
검색에서 콘텐츠를 사용하는 방법
검색 서비스는 5분마다 SharePoint Online 콘텐츠를 크롤링하도록 예약됩니다. SharePoint Online 사이트에 항목을 추가하면, 일정 시간이 지난 후에 해당 항목이 인덱싱되어 검색 결과에 반환됩니다. 이 시간은 현재 사용자의 작업에 따라 달라집니다. 사이트 마이그레이션, 업그레이드, 유지 관리 등과 같은 작업의 경우 인덱싱 파이프라인에 대한 로드가 증가합니다. 새 콘텐츠 항목은 일반적으로 1시간 이내에 검색 결과에 표시됩니다.
검색 결과 개선
사이트 소유자는 사용자 검색 환경을 개선하기 위해 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 콘텐트 형식, 관리되는 메타데이터 등 이 문서에서 설명하는 일부 콘텐츠 관리 기능을 사용하면 콘텐츠가 검색되는 확률을 높일 수 있습니다. 또한 검색 범위 설정, 키워드/최상의 선택 구성 등과 같은 특정 검색 관련 구성을 수행하여 검색을 개선할 수도 있습니다. 검색 결과에서 특정 사이트 또는 목록과 라이브러리를 제거하도록 선택하여, 이러한 위치의 콘텐츠가 검색 결과에 표시되지 않도록 할 수도 있습니다. 기밀 콘텐츠 또는 오래된 콘텐츠를 검색 결과에서 제거하려는 경우 이렇게 하면 유용할 수 있습니다.
검색 범위 검색 범위는 검색 인덱스의 정보 하위 집합을 정의합니다. 예를 들어 사이트 모음에 사이트가 많은 경우 사이트의 검색 상자에 대해 검색 범위를 설정할 수 있습니다. 그러면 사용자가 특정 위치 또는 콘텐츠 집합을 중점적으로 검색할 수 있습니다.
일반적으로 검색 범위에는 조직의 사용자에게 공통적이고 중요한 특정 항목 및 콘텐츠 원본이 포함됩니다. 예를 들어 특정 프로젝트와 관련된 모든 항목 또는 재무나 마케팅과 같이 조직의 특정 그룹과 관련된 모든 항목에 대한 검색 범위를 만들 수 있습니다. 또한 여러 다른 범위를 포함하는 검색 범위를 만들 수도 있습니다.
키워드 및 최상의 선택 검토 키워드 및 최상의 선택을 통해서도 사용자가 콘텐츠를 쉽게 찾도록 할 수 있습니다. 키워드 및 최상의 선택을 사용하면 사이트 사용자가 쉽게 확인할 수 있도록 검색 결과에서 중요한 정보를 강조 표시할 수 있습니다. 사용자가 미리 구성된 키워드 용어를 검색 상자에 입력하면 최상의 선택은 노란색 별 
이 붙어 핵심 검색 결과 페이지 맨 위에 강조 표시됩니다. 키워드는 검색 상자에서 쿼리에 사용할 수 있습니다.
키워드 및 최상의 선택은 자체 데이터베이스 테이블에 저장되므로 즉시 적용됩니다. 일반적으로 사용되는 검색 용어를 키워드로 정의하면 조직의 구성원들이 '공통적으로 사용'하는 이름, 프로세스 및 개념에 대한 표준 용어집을 제공할 수 있습니다.
신입 사원들이 도구 및 프로세스 관련 교육을 받는 방법에 대한 정보가 포함된 사이트를 확인하도록 하려는 경우를 예로 들어 보겠습니다. 이 경우 정보가 포함된 사이트의 URL과 함께 "교육"이라는 키워드나 내부 도구 이름을 정의할 수 있습니다. 그러면 신입 사원이 도구 이름이나 "교육"을 검색할 때마다 올바른 웹 사이트가 검색 결과 맨 위에 최상의 선택으로 표시됩니다.
검색 가능한 콘텐츠 제어
특정 사이트, 목록 또는 라이브러리에 포함된 콘텐츠를 검색 결과에서 제외하려는 경우에는 검색에서 이러한 위치를 제거하면 됩니다. 검색 가능한 콘텐츠를 제어하는 방법에 대한 자세한 내용은 콘텐츠를 검색 가능하도록 설정을 참고하십시오.
검색 범위를 계획하고 사용하는 방법 또는 키워드 및 최상의 선택을 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint Online 도움말에서 검색 문서를 참고하십시오.
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휴지통 및 할당량
휴지통은 사이트 모음 전체에서 공유되며, 휴지통의 콘텐츠는 총 저장소 할당량에 포함되므로 첫 번째 단계(최종 사용자 휴지통) 및 두 번째 단계(사이트 모음 휴지통)가 다음과 같이 동작하도록 하면 도움이 될 수 있습니다.
- 파일은 첫 번째 단계 휴지통에 30일 동안 보관되어 있다가 자동으로 지워집니다.
- 마찬가지로, 파일은 사이트 모음 관리(두 번째 단계) 휴지통에 30일 동안 보관되어 있다가 자동으로 지워집니다.
휴지통 사용에 대한 자세한 내용은 SharePoint 사이트의 휴지통 관리를 참고하십시오.
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프로세스 지식 파악 계획
사이트 및 사이트 콘텐츠를 사용하면서 사이트 사용자의 기술과 지식은 늘어납니다. 그러나 이같이 늘어나는 지식을 혼자서만 알고 있다면 지식이 습득 당시의 상태로 계속 유지될 수 있습니다. 블로그 및 위키를 통해 점점 늘어나는 지식을 파악 및 공유하면 실제 작업을 통해 익힌 내용을 조직 전체에 알릴 수 있습니다.
예를 들어 사이트에서 위키를 사용해 회사 프로젝트에 대한 정보 또는 특수한 고객 관계 관리 시스템을 사용하는 방법에 대한 정보를 수집할 수 있습니다.
블로그에 대한 자세한 내용은 블로그 만들기를 참고하십시오.
위키에 대한 자세한 내용은 브라우저를 사용하여 위키 페이지 만들기 및 편집을 참고하십시오.
이 계획 가이드의 이전 문서: 4단계: 사용자 교육 및 지원
계획 가이드의 기본 문서: Office 365 전문가 및 중소기업 에디션용 SharePoint Online 계획 가이드
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