워크플로에서 할 일 항목 지정

워크플로를 디자인할 때 워크플로의 참가자에게 작업을 할당해야 하는 경우가 있습니다. 가장 간단한 시나리오는 참가자에게 아무 정보도 요청하지 않고 워크플로를 계속 진행할 수 있도록 작업의 완료 여부만 확인하는 것입니다. 

예를 들어 여러 참가자가 문서를 검토한 후 각자 의견과 변경 내용을 기록하도록 작업을 할당하려고 하지만, 실제로 워크플로에서 각 참가자의 의견이나 기타 정보는 수집할 필요가 없으며 작업이 완료되었는지 여부만 확인해야 하는 경우가 있습니다.

이 작업을 실행하려면 워크플로에 할 일 항목 지정 동작을 추가합니다. 이렇게 하면 각 참가자에게 작업이 할당되고, 각 참가자가 개별적으로 문서를 검토한 후 작업을 마치면 작업 양식에서 작업 완료 단추를 클릭하도록 알려 주는 메시지가 표시됩니다. 이 동작을 통해 생성되는 작업 양식은 매우 간단하며 내용을 입력해야 하는 별도의 양식 필드 없이 작업 완료 단추와 취소 단추만 포함합니다.

이 문서에서는 모든 참가자가 작업을 마칠 때까지 워크플로가 일시 중지되도록 한 명 이상의 워크플로 참가자에게 할 일 항목을 지정하는 방법을 설명합니다.

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• 작업을 만드는 데 사용해야 하는 동작
• 사용자 지정 작업 양식
• 할 일 항목 지정

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작업을 만드는 데 사용해야 하는 동작

작업은 워크플로에서 참가자들과 상호 작용하는 기본 방법입니다. 워크플로에서 작업을 만들고 할당하여 워크플로에 참가한 사용자들이 작업을 수행하고 정보를 제공하도록 할 수 있습니다. 워크플로에서 작업을 할당할 때마다 해당 작업이 완료될 때까지 워크플로가 일시 중지됩니다. 워크플로는 참가자가 작업 양식의 작업 완료 단추를 클릭해야만 다시 시작됩니다.

각각 특정 상황에 맞게 디자인되어 있는 다음 세 가지 동작을 통해 작업을 만들 수 있습니다.

• 사용자 데이터 수집    이 동작을 사용하면 단일 사용자 또는 그룹에 작업을 할당하고 사용자의 응답을 저장하는 작업 항목의 고유 ID를 반환하여 워크플로에서 나중에 해당 ID를 통해 정보를 검색할 수 있습니다. 이 동작을 통해 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 원하는 정보를 수집하는 사용자 지정 작업 양식을 디자인합니다. 이 동작은 단일 사용자 또는 그룹에만 할당할 수 있는 작업을 만듭니다. 그룹에 이 작업을 할당하면 해당 그룹의 각 구성원에게 작업 알림이 전송되지만 작업 항목은 하나만 만들어집니다. 워크플로는 첫 번째 사용자가 작업 완료 응답을 할 때까지만 일시 중지됩니다. 이 동작에 대한 자세한 내용은 워크플로에서 사용자 데이터 수집 문서를 참고하십시오.
• 양식을 그룹에 지정    이 동작을 사용하면 한 명 이상의 사용자에게 양식을 지정한 다음, 응답을 작업 목록에 값으로 저장합니다. 앞서 설명한 동작과는 달리 이 동작을 사용하면 여러 사용자에게 개별적으로 작업을 할당할 수 있고, 워크플로는 각 참가자가 작업을 완료할 때까지 일시 중지되며 작업이 완료되면 다시 시작됩니다. 또한 응답에 대한 작업 항목 ID가 반환되지 않으므로 워크플로에서 나중에 비교 또는 결정을 내리기 위한 기준으로 해당 정보를 검색 및 사용할 수 없습니다. 이 동작을 통해 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 사용자 지정 작업 양식을 만듭니다. 자세한 내용은 워크플로에서 양식을 그룹에 지정 문서를 참고하십시오.
• 할 일 항목 지정    위의 두 동작과는 달리 이 동작을 사용하면 작성할 양식 필드는 없지만 사용자가 작업을 완료한 경우 작업 완료 단추를 클릭하기만 하면 되는 작업 양식을 만들 수 있습니다. 여러 사용자에게 개별적으로 작업을 할당할 수 있으며 워크플로는 각 참가자가 자신의 작업이 완료되었다고 표시할 때까지 일시 중지됩니다. 이 동작을 사용하면 작업 항목 ID가 반환되지 않는데, 실제로 작업에서 나중에 참조할 정보가 수집되지 않으므로 작업 항목 ID는 필요하지 않습니다. 

다음 표에서는 이 내용을 요약하여 보여 줍니다.

위의 세 가지 작업 동작에는 몇 가지 제한 사항이 적용됩니다.

• 워크플로에서 단일 별칭 또는 주소로 식별되는 그룹에 작업을 할당하는 경우 해당 워크플로에서는 하나의 작업 항목만 만들어지며 이 작업 항목은 전체 그룹에서 공유됩니다. 그룹 구성원은 누구나 해당 단일 작업 양식을 편집한 후 작업 완료 단추를 클릭할 수 있습니다. 여러 사용자에게 개별 작업을 할당하려면 사용자 선택 대화 상자에서 각 사용자를 개별적으로 입력합니다. 이것은 양식을 그룹에 지정 또는 할 일 항목 지정 동작을 통해서만 실행할 수 있습니다.
• 워크플로를 계속 진행하려면 단일 워크플로 동작에서 할당된 모든 작업이 완료되어야 합니다. 예를 들어 워크플로 동작에서 여섯 명의 참가자에게 개별 작업을 할당한 경우 여섯 개의 작업 중 세 개의 작업만 완료된 상태에서는 워크플로를 계속 진행할 수 없습니다.
• 워크플로에서 특정 참가자에게 작업을 할당하면 이 작업을 위임 또는 전달 등의 방법으로 다른 참가자에게 이전할 수 없습니다. 그러나 작업 목록에 대해 기본 참가 권한 수준이 부여된 사용자는 작업 항목을 편집할 수 있으며 워크플로를 계속 진행할 수 있습니다.
• 워크플로에서는 각 작업을 한 번만 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 작업을 만들면 워크플로에서 해당 작업을 나중에 다시 사용할 수 없습니다. 동일한 기능을 실행하는 또 다른 작업을 만들 수는 있지만 고유한 다른 작업 이름을 지정해야 합니다.

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사용자 지정 작업 양식

위의 세 가지 작업 동작 중 하나를 사용하여 작업을 만들 때마다 Microsoft Office SharePoint Designer 2007에서 해당 작업에 대한 사용자 지정 작업 양식이 자동으로 생성됩니다. 사용자 지정 작업 양식은 워크플로 참가자가 브라우저에서 작업을 편집할 때 제공되는 페이지입니다.

할 일 항목 지정 동작을 사용하여 작업을 만들면 사용자 지정 작업 양식에 단추 두 개가 포함됩니다. 이 경우 참가자는 할당된 작업을 완료한 후 작업 완료를 클릭합니다. 이 동작의 사용자 지정 작업 양식에는 참가자가 다른 정보를 제공할 수 없습니다.

Office SharePoint Designer 2007에서 사용자 지정 작업 양식은 해당 워크플로의 폴더에 .aspx 페이지로 표시됩니다. 사용자 지정 작업 양식의 파일 이름은 사용자 지정 양식 마법사에서 사용자가 이 작업에 대해 지정한 이름과 같습니다.

사용자 지정 작업 양식은 사이트의 기본 마스터 페이지에 첨부되며 워크플로와 상호 작용할 데이터 양식 웹 파트를 포함합니다. 사용자 지정 작업 양식의 레이아웃 및 모양을 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 다른 마스터 페이지를 첨부하거나 스타일을 수정할 수 있습니다. 그러나 양식에 표시되는 필드를 변경하려면 워크플로 디자이너에서 사용자 지정 작업 마법사를 사용해야 합니다. 데이터 양식 웹 파트를 직접 편집하는 방법으로는 양식 필드를 변경할 수 없습니다. 기능상의 목적이 아닌 표시 목적으로 데이터 양식 웹 파트를 추가로 사용자 지정하는 경우 워크플로를 다시 컴파일할 때마다 해당 변경 사항이 손실되며 페이지의 나머지 부분에 대한 사용자 지정 항목은 그대로 유지됩니다. 

사용자 지정 작업 양식의 필드를 변경하려면 파일 메뉴의 워크플로 열기 명령을 사용하여 Office SharePoint Designer 2007에서 워크플로를 열어야 합니다. 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 워크플로를 열고 작업을 편집하면 다음과 같은 경고 메시지가 표시됩니다.

할 일 항목 지정 동작을 사용하면 사용자 지정 작업 양식에 제목 및 설명 필드만 포함됩니다. 이러한 필드의 텍스트를 원하는 대로 변경한 후 워크플로를 다시 컴파일할 수 있으며, 이 경우 워크플로의 실행되고 있는 모든 인스턴스가 새 양식을 사용하여 계속 실행됩니다.

사용자 데이터 수집 또는 양식을 그룹에 지정 동작을 사용할 경우에는 사용자 지정 작업 양식에 데이터 수집을 위한 양식 필드가 포함되기 때문에 작업 방식이 조금 다릅니다. 사용자 지정 작업 양식을 수정하고 워크플로를 다시 컴파일하면 워크플로의 실행되고 있는 모든 인스턴스가 새 양식을 사용하여 계속 실행됩니다. 하지만 필드 유형 또는 이름을 변경하여 필드를 삭제 또는 수정하는 경우 워크플로의 실행 중인 인스턴스가 예상했던 것과 다른 데이터를 참조하게 되면 워크플로 오류가 발생합니다. 예를 들어 실행 중인 워크플로에서 조회를 통해 필드에 데이터가 포함되어 있을 것(필드가 비어 있지 않음)으로 예상했으나 필드가 비어 있는 경우 또는 필드 유형이 변경되어 있는 경우가 있을 수 있습니다. 따라서 현재 실행 중인 워크플로 인스턴스에서 참조될 수 있는 양식 필드에 대해서는 삭제, 이름 바꾸기 등의 변경 작업을 실행하지 않는 것이 중요합니다.

위의 세 가지 작업 동작 중 하나를 사용하여 작업을 만들 때마다 사용자 지정 작업 양식 외에도 Office SharePoint Designer 2007에서 작업 목록의 해당 작업에 대한 콘텐츠 형식이 자동으로 생성됩니다. 이 콘텐츠 형식에서는 사용자가 사용자 지정 작업 마법사에 지정한 것처럼 사용할 수 있는 필드와 해당 필드에 사용되는 서식을 정의합니다. 콘텐츠 형식의 이름은 사용자 지정 양식 마법사에서 작업에 지정한 이름과 같습니다. 예를 들어 "문서 검토"라는 작업을 만든 경우 작업 목록의 설정 페이지에 동일한 이름의 콘텐츠 형식이 표시됩니다.

따라서 브라우저에서 콘텐츠 형식의 열 또는 기타 설정을 수정하지 않고 Office SharePoint Designer 2007에서 워크플로를 여는 방식으로만 워크플로 콘텐츠 형식을 수정하는 것이 좋습니다. 브라우저에서 콘텐츠 형식을 수정하면 콘텐츠 형식과 사용자 지정 작업 양식 간의 연결이 끊어질 수 있습니다.

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할 일 항목 지정

할 일 항목 지정 동작을 사용하여 사용자 지정 작업 양식을 만들고 한 명 이상의 참가자에게 작업을 할당할 수 있습니다.

이 예제에서는 공유 문서 라이브러리에 있는 문서를 검토한 후 문서에 의견 및 변경 내용을 표시하는 작업을 참가자에게 할당합니다.

1. 파일 메뉴에서 새로 만들기를 가리킨 다음 워크플로를 클릭합니다.
2. 워크플로 디자이너의 첫 번째 페이지에서 워크플로의 이름을 지정하고 워크플로를 첨부할 목록 또는 라이브러리를 선택한 다음 원하는 시작 옵션의 확인란을 선택합니다.

3. 다음을 클릭합니다.
4. 동작을 클릭한 다음 할 일 항목 지정을 클릭합니다.

이 동작이 목록에 표시되지 않은 경우 추가 작업을 클릭하여 전체 목록을 표시합니다.

5. 동작에서 할 일 항목을 클릭합니다.

6. 사용자 지정 작업 마법사의 첫 번째 페이지에서 다음을 클릭합니다.
7. 다음 페이지에서 이름 상자에 이 작업의 이름을 입력합니다.

 참고   작업 이름은 현재 사이트에서 고유해야 합니다.

8. 설명 상자에 작업을 받는 사람이 따라야 할 일반적인 지침을 입력합니다.

이 설명은 사용자 지정 작업 양식의 맨 위에 표시되므로 일반 설명뿐 아니라 워크플로 참가자에게 표시할 모든 지침을 입력합니다.

9. 마침을 클릭합니다.

다음 그림에서는 워크플로 참가자들이 브라우저에서 작업을 편집할 때 작업이 표시되는 방법을 보여 줍니다. 이 사용자 지정 작업 양식은 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 만든 '문서 검토.aspx'입니다.  

이제 다시 워크플로 디자이너로 돌아가서 할 일 항목 지정 동작에서 다른 매개 변수를 설정해야 합니다.

10. 동작에서 사용자를 클릭합니다.

11. 사용자 선택 대화 상자에 이름 또는 전자 메일 주소를 입력하거나 목록에서 기존 사용자 또는 그룹을 클릭한 다음 추가를 클릭합니다.

이 작업을 할당할 참가자를 모두 포함할 때까지 이 단계를 반복합니다.

 참고 

• 할 일 항목 지정 동작을 사용하면 여기에서 포함한 각 사용자 또는 그룹에 대해 하나의 작업을 만들 수 있습니다. 이 동작은 그룹을 확장하지 않으며 그룹의 각 구성원에게 개별 작업을 할당합니다. 자세한 내용은 이전 섹션 작업을 만드는 데 사용해야 하는 동작을 참고하십시오.
• 특정 사용자 이름, 그룹 이름 또는 전자 메일 주소를 입력하는 대신 별도의 목록에 이러한 정보를 저장한 다음 워크플로 조회를 사용하여 해당 정보를 가져올 수 있습니다. 이와 같은 방법으로 워크플로를 직접 수정하지 않고도 다양한 사용자 및 그룹을 워크플로 참가자로 구성할 수 있습니다.

12. 선택한 사용자 상자에 모든 참가자가 올바르게 표시되면 확인을 클릭합니다.

이 예제 워크플로에서는 이제 공유 문서 라이브러리에 문서가 추가될 때마다 작업이 만들어지고 할당됩니다. 모든 작업이 완료된 것으로 표시될 때까지 워크플로는 일시 중지됩니다. 다음 동작 또는 단계는 사용자의 필요에 맞게 구성할 수 있습니다. 예를 들어 모든 참가자가 검토를 완료하면 전자 메일 알림이 전송되도록 워크플로를 구성할 수 있습니다.

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