Excel 대신 Project로 프로젝트 관리

프로젝트 관리에 Microsoft Excel 스프레드시트를 사용해 온 사용자 중에 Excel 대신 다른 프로그램을 사용해야 할 이유를 찾지 못한 사용자가 많은 것이 사실입니다. 

Excel에서는 모든 프로젝트를 신속히 나열하고, 원하는 방식대로 프로젝트를 정렬하고, Gantt 차트 보기 (Gantt 차트 보기: 보기의 왼쪽에 프로젝트 작업이 표시되고 오른쪽에 해당 작업에 대한 기간이 그래픽 막대로 표시되는 미리 정의된 보기입니다.)와 유사한 항목도 만들 수 있으므로 Excel에서 프로젝트 계획을 시작하는 것도 매력적인 방법 중 하나입니다. 그러나 프로젝트의 변경 내용을 계산하는 기능 면에서 스프레드시트는 한계를 드러냅니다.

여러 프로젝트, 중단된 일정 및 공유 자원을 처리하는 경우 스프레드시트에서 일정을 유지 관리하려면 과도한 작업에 시달리게 됩니다. 이러한 경우 동적인 일정 엔진, 자원 관리 도구를 제공하고 향상된 통신을 지원하는 Microsoft Project를 사용하면 일정을 수월하게 관리할 수 있습니다.

실행할 작업


Enterprise 전반의 자원 관리 활용

스프레드시트를 사용하여 프로젝트 진행을 관리하는 경우 단일 자원이 여러 프로젝트에 배정되어 있으면 해당 프로젝트 계획 외부에서 수동으로 또는 타사 프로그램을 사용하여 자원을 관리해야 합니다. 이러한 경우 의도와 달리 자원이 초과 할당 (초과 할당: 자원이 지정된 작업 시간 내에 할 수 있는 양보다 더 많은 작업을 배정한 경우입니다.)되어 작업 일정을 다시 설정하는 데 많은 시간을 소비하게 될 수 있습니다.

Microsoft Project Professional을 사용하면 조직 내의 모든 프로젝트에서 Enterprise 전반에 걸친 중앙 집중적인 자원 그룹(Resource Pool) (자원 그룹(Resource Pool): 프로젝트 작업에 배정할 수 있는 자원 집합으로, 하나의 자원 그룹을 한 프로젝트에서만 사용할 수도 있고 여러 프로젝트에서 공유할 수도 있습니다.)으로부터 자원을 제공받을 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 자원을 작업에 배정하기 전에 해당 자원의 사용 가능 시간 (사용 가능 시간: 자원이 배정된 작업을 수행할 수 있는 시기와 작업 시간을 말합니다. 사용 가능한 시간은 프로젝트 달력과 자원 달력, 자원의 시작 날짜와 완료 날짜 또는 자원이 작업할 수 있는 수준에 의해 결정됩니다.)을 신속하게 확인할 수 있습니다.

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날짜 변경의 영향을 Project에서 자동으로 계산

스프레드시트를 사용하여 관리해 온 프로젝트에 다른 프로젝트의 특정 결과물 (결과물: 프로젝트나 프로젝트 일부를 완료하기 위해 생산되어야 하는 측정 가능한 유형의 결과물이나 항목을 말합니다. 일반적으로 프로젝트 팀과 프로젝트 이해 관계자는 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 결과물에 동의합니다.)이 산출되어야 시작할 수 있는 작업이 포함된 경우를 가정해 봅니다. 이 결과물은 6월 18일에 완료될 예정이었으나 6월 25인 현재까지 아직 완료되지 않았습니다. 이 결과물에 의존하는 작업의 날짜를 변경하여 스프레드시트를 업데이트하는 데 걸리는 시간은 상황에 따라 다릅니다. 예를 들어 해당 작업이 프로젝트 끝 부분에 배치된 경우 많은 시간이 소요되지 않겠지만 해당 작업이 프로젝트 앞부분에 배치되어 있거나 프로젝트에 포함된 작업이 50개 또는 100개 이상인 경우에는 많은 시간이 소요됩니다.

Project를 사용하면 동적인 일정 엔진을 통해 프로젝트 일정 및 자원 배정 (배정: 특정 작업에 특정 자원을 지정하는 것을 말합니다.)을 신속하게 조정할 수 있습니다. 이 엔진에서는 모든 의존 관계, 결과물 및 자원 배정을 고려하여 날짜 변경 및 그에 따른 영향을 원활하게 처리합니다. 이 엔진에서 일정을 자동으로 다시 계산할 뿐만 아니라 변경된 날짜가 Project에서 강조 표시되므로 일정 변경에 따른 영향을 신속하게 확인할 수 있습니다.

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유연한 보고 방법 사용

관리자와 프로젝트 상태를 논의하기 위한 즉석 회의가 10분 뒤에 열리게 된 경우를 가정해 봅니다. 이와 같이 시간이 촉박한 경우에는 프로젝트 진행 상황에 대한 보고서를 준비하는 대신 스프레드시트를 인쇄하고 스프레드시트의 모든 데이터가 정확하기를 기대하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 스프레드시트를 사용하면 시간이 촉박한 상황에서 해당 프로젝트에 대한 충실한 보고서를 관리자에게 제공하는 것은 불가능합니다.

Project를 사용하면 데이터를 Excel의 피벗 테이블 보고서 (피벗 테이블 보고서: 많은 양의 데이터를 요약하거나 교차표로 만드는 대화형 테이블입니다. 행과 열을 회전하여 원본 데이터의 요약 내용을 다양하게 나타내거나, 데이터 필터 결과를 다른 페이지에 나타내거나, 자세한 정보를 나타낼 수 있습니다.) 또는 Microsoft Visio Professional의 피벗 다이어그램으로 내보내는 서식 파일을 사용하여 시각적 보고서를 신속하게 생성할 수 있습니다. 사용자는 해당 프로젝트에 대해 설정한 사용자 정의 필드를 비롯하여 보고서에서 강조 표시할 필드를 선택할 수 있으며 관리자와의 회의에서 명확하고 간결한 보고서를 제공할 수 있습니다.

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Excel과의 통합

프로젝트 데이터를 Excel로 내보내면 Project를 활용하여 프로젝트 일정 및 자원을 관리하면서 강력한 스프레드시트 기능을 계속 사용할 수 있습니다. 또한 Excel 데이터를 프로젝트 계획으로 가져오거나 포함할 수도 있습니다.

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적용 대상:
Project 2010