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연락처 폴더에 이미 있는 연락처와 같은 이름이나 전자 메일 이름을 사용하여 연락처 (연락처: 조직 내부나 외부에 있는 사람으로, 이 사람의 주소, 전자 메일 주소, 전화 번호, 팩스 번호, 웹 페이지 URL 등 여러 가지 정보를 저장할 수 있습니다.)를 저장하면 Microsoft Office Outlook에서 중복된 연락처를 새 연락처로 추가하거나 기존 연락처를 중복된 연락처의 새 정보로 업데이트하는 옵션이 있는 대화 상자가 표시됩니다. 중복된 전자 명함 (전자 명함: 연락처에 대한 특정 정보가 실제 명함과 비슷한 형식으로 들어 있는 명함으로 메시지에 삽입할 수 있습니다.)을 해결할 때도 동일한 선택 사항이 제공됩니다.

연락처를 Outlook으로 가져오는 경우에도 중복된 연락처가 작성될 수 있습니다. 이러한 경우 원하지 않는 중복 항목을 삭제할 수 있습니다. 또한 한 번에 많은 연락처를 저장하여 빠르게 처리하려는 경우 중복 검색 기능을 끌 수 있습니다.

• 중복된 연락처 해결 옵션

• 중복된 연락처 삭제

• 중복 탐색 기능 끄기

중복된 연락처 해결 옵션

중복된 연락처 검색 대화 상자에는 중복된 연락처를 해결하는 다음의 두 가지 옵션이 있습니다.

새 연락처로 중복된 연락처 추가   새 연락처를 연락처 폴더에 추가합니다. 예를 들어 Judy Lew라는 이름의 연락처를 만드는 경우 연락처 폴더에 같은 이름의 연락처가 이미 있으면 Judy Lew라는 두 개의 연락처가 존재하게 됩니다. 연락처 중 하나에 중간 이니셜을 추가하면 두 연락처를 구별할 수 있습니다.

 팁   연락처를 전자 명함으로 표시하는 보기 (보기: 보기를 통해 폴더에 있는 정보를 다양한 정렬과 서식을 사용하여 여러 가지 방식으로 볼 수 있습니다. 각 폴더마다 표준 보기가 있으며 사용자 지정 보기를 만들 수도 있습니다.)를 선택하면 이름이 중복된 연락처를 구별하기에 충분한 정보가 표시됩니다.

중복된 연락처의 새 정보를 기존 정보에 업데이트  중복된 연락처와 기존 연락처 모두에서 데이터가 포함된 모든 필드가 비교되고 중복된 연락처의 데이터가 기존 연락처의 필드 중 충돌하는 데이터가 들어 있는 모든 필드에 복사됩니다. 예를 들어 전화 번호가 555-0112인 Judy Lew라는 연락처가 있을 때 새 전화 번호가 있는 중복된 연락처를 가져오면 기존 연락처의 해당 필드에 새 전화 번호가 복사되고 다른 필드는 모두 그대로 유지됩니다.

새 연락처에 할당한 색 범주와 새 연락처의 메시지 텍스트는 기존 연락처에 복사되지 않습니다. 이 정보는 수동으로 복사해야 합니다. 작업 탭에 있는 인증서 (인증서: 신분을 증명하는 디지털 수단입니다. 디지털 서명된 메시지를 보내면 인증서와 공개 키가 전달됩니다. 인증서는 인증 기관에서 발급되며 운전 면허증과 마찬가지로 만료되거나 해지될 수 있습니다.) 및 연락처에 대한 링크는 중복된 연락처에서 복사되어 기존 연락처에 추가되며 원래 정보는 바뀌지 않습니다. 그러나 작업 탭에 있는 링크 중 연락처가 아닌 작업, 약속 등의 항목에 대한 링크는 복사되지 않습니다.

연락처의 데이터가 업데이트되면 원래 연락처의 복사본이 지운 편지함 폴더에 저장됩니다. 원래 연락처의 정보로 되돌려야 하는 경우 이 복사본을 사용할 수 있습니다.

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중복된 연락처 삭제

연락처 폴더에 이미 있는 이름이나 전자 메일 주소를 사용하여 연락처를 Outlook으로 가져올 때 가져오기 및 내보내기 마법사에서 같은 항목을 둘 이상 만들 수 있음 옵션을 선택하면 가져온 연락처 일부나 전부에 필요하지 않은 중복 연락처가 작성될 수 있습니다.

필요하지 않은 중복 연락처는 수동으로 제거해야 하며 가장 쉬운 방법은 다음과 같습니다.

1. 연락처에서 중복된 연락처가 있는 연락처 폴더를 선택합니다.
2. 탐색 창 (탐색 창: Outlook 창의 왼쪽에 있는 열로 바로 가기나 메일 같은 창과 각 창 내의 바로 가기 또는 폴더를 포함합니다. 각 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 항목이 표시됩니다.)의 현재 보기에서 전화 번호 목록을 클릭합니다. 연락처 목록을 검사하고 중복된 연락처를 찾으려면 이 보기가 가장 편리합니다. 이제 수정한 날짜별로 목록을 정렬하고 중복된 항목을 그룹화합니다.
3. 보기 메뉴에서 현재 보기를 가리키고 현재 보기 사용자 지정을 클릭합니다.
4. 필드를 클릭하고 사용 가능한 필드 목록에서 수정한 날짜를 선택한 다음 추가를 클릭합니다.
5. 수정한 날짜가 필드 표시 순서 목록 맨 위에 올 때까지 위로 이동을 클릭합니다.
6. 확인을 두 번 클릭합니다.
7. 연락처 목록에서 Ctrl 키를 누른 채로 중복된 각 연락처를 선택합니다.
8. 중복된 연락처를 모두 선택했으면 Delete 키를 누릅니다.

 참고   연락처를 Outlook으로 가져올 때 중복된 연락처가 작성되지 않게 하려면 가져오기 및 내보내기 마법사에서 같은 항목 가져오지 않음 옵션이나 같은 항목은 가져온 항목으로 바꿈 옵션을 선택합니다.

• 같은 항목 가져오지 않음  기존 데이터를 유지하고 개인 폴더 파일(.pst) (개인 폴더 파일(.pst): 컴퓨터에 메시지 및 기타 항목을 저장하는 데이터 파일입니다. .pst 파일을 전자 메일 메시지의 기본 배달 위치로 지정할 수 있으며 .pst를 사용하여 항목을 구성하고 백업할 수 있습니다.)의 중복 정보를 연락처 폴더에 복사하지 않습니다.
• 같은 항목은 가져온 항목으로 바꿈  이 옵션을 선택하면 연락처 폴더의 기존 데이터를 가져오는 .pst 파일의 정보로 바꿉니다.

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중복 탐색 기능 끄기

Outlook에 많은 연락처를 저장할 때 중복 감지 기능을 사용하지 않으면

처리 속도가 빨라집니다. 이 기능을 끄려면 다음을 실행하십시오.

1. 도구 메뉴에서 옵션을 클릭합니다.
2. 연락처 옵션을 클릭한 다음 중복된 연락처 확인 확인란의 선택을 취소합니다.

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