규칙을 사용하여 메시지 관리

이 문서에서는 규칙을 정의하고, 규칙을 사용하여 받은 편지함에서 메시지를 구성하고 신속하게 확인하는 방법에 대해 설명합니다.

이 문서의 내용


메시지 관리에 사용할 수 있는 규칙

규칙은 사용자가 지정한 조건에 맞는 메시지를 보내거나 받을 때 Microsoft Outlook에서 자동으로 실행되는 동작입니다. 규칙 및 알림 마법사를 사용하여 다양한 조건과 동작을 선택할 수 있습니다. 규칙은 이미 읽은 메시지가 아니라 읽지 않은 메시지에만 적용됩니다.

규칙은 구성과 알림의 두 가지 범주로 구분됩니다. 규칙 및 알림 마법사에는 가장 일반적으로 사용하는 규칙을 위한 서식 파일이 포함되어 있습니다.

  • 다음과 같이 구성    메시지 정리 및 추가 작업 진행에 사용할 수 있는 규칙입니다. 예를 들어 제목 줄에 "판매"라는 단어가 있고 강현수가 보낸 메시지에 대해 추가 작업 플래그를 설정하고 해당 메시지를 판매 범주로 분류한 다음 현수의 판매라는 폴더로 이동하는 규칙을 만들 수 있습니다.
  • 알림 설정    특정 메시지를 받을 때 이를 알려 주는 규칙입니다. 예를 들어 가족이 보낸 메시지를 받을 때 휴대폰으로 알림을 자동으로 보내는 규칙을 만들 수 있습니다.
  • 새 규칙으로 시작    처음부터 새로 만드는 규칙입니다.

규칙 서식 파일

그림 1  규칙 및 알림 마법사에는 서식 파일이라고 하는 미리 정의된 규칙이 여러 개 포함되어 있습니다.

예외 항목

메시지에 추가 작업 플래그가 설정되어 있거나 메시지가 중요도 높음으로 표시되어 있는 경우처럼 특별한 상황에 대한 예외 항목을 규칙에 추가할 수 있습니다. 지정된 예외 항목이 하나라도 맞으면 메시지에 규칙이 적용되지 않습니다.

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서식 파일을 사용하여 규칙 만들기

  1. 탐색 창 (탐색 창: 정보를 구성하는 데 사용되는 폴더에 대한 액세스를 제공하는 열입니다. 각 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 항목이 표시됩니다. 또한 즐겨찾기 폴더 섹션과 메일, 일정, 작업 및 기타 보기 간에 전환할 수 있는 단추가 포함되어 있습니다.)에서 메일을 클릭합니다.
  2. 도구 메뉴에서 규칙 및 알림을 클릭합니다.
  3. 전자 메일 계정이 두 개 이상 있을 경우 규칙을 적용할 사서함 또는 개인 폴더 목록에서 원하는 받은 편지함을 클릭합니다.
  4. 새 규칙을 클릭합니다.
  5. 1단계: 서식 파일 선택 아래의 다음과 같이 구성 또는 알림 설정 서식 파일 모음에서 원하는 서식 파일을 선택합니다.
  6. 2단계: 규칙 설명 편집에서 밑줄이 그어진 값을 클릭합니다. 예를 들어 사람 또는 메일 그룹 링크를 클릭하면 주소록이 열립니다.
  7. 1단계: 조건 선택에서 규칙을 적용할 메시지의 조건을 선택합니다.
  8. 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
  9. 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
  10. 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
  11. 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙의 예외 항목을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  12. 규칙 만들기를 마치려면 규칙의 이름을 입력하고 원하는 기타 옵션을 선택합니다.
    • 폴더에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "폴더"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
    • 모든 전자 메일 계정 및 각 계정과 연결된 받은 편지함에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
  13. 마침을 클릭합니다.

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처음부터 규칙 새로 만들기

조건, 동작 및 예외 항목을 직접 선택하여 규칙을 만들려면 다음을 실행하십시오.

  1. 탐색 창 (탐색 창: 정보를 구성하는 데 사용되는 폴더에 대한 액세스를 제공하는 열입니다. 각 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 항목이 표시됩니다. 또한 즐겨찾기 폴더 섹션과 메일, 일정, 작업 및 기타 보기 간에 전환할 수 있는 단추가 포함되어 있습니다.)에서 메일을 클릭합니다.
  2. 도구 메뉴에서 규칙 및 알림을 클릭합니다.
  3. 전자 메일 계정이 두 개 이상 있을 경우 규칙을 적용할 사서함 또는 개인 폴더 목록에서 원하는 받은 편지함을 클릭합니다.
  4. 새 규칙을 클릭합니다.
  5. 새 규칙으로 시작에서 도착 시 메시지 확인이나 보낸 후 메시지 확인을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  6. 1단계: 조건 선택에서 규칙을 적용할 메시지의 조건을 선택합니다.
  7. 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
  8. 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
  9. 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
  10. 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙의 예외 항목을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  11. 규칙 만들기를 마치려면 규칙의 이름을 입력하고 원하는 기타 옵션을 선택합니다.
    • 폴더에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "폴더"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
    • 모든 전자 메일 계정 및 각 계정과 연결된 받은 편지함에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
  12. 마침을 클릭합니다.

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메시지를 사용하여 규칙 만들기

메시지에서 바로 규칙을 만들 수 있습니다. 예를 들어 특정인이 보낸 메시지를 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들 수 있습니다.

  1. 새 규칙을 만드는 데 사용할 메시지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 규칙 만들기를 클릭합니다.

규칙 만들기 대화 상자에서 선택한 메시지를 사용하여 정보가 이미 입력된 옵션의 확인란을 선택합니다.

  1. 항목을 이동할 폴더 확인란을 선택합니다.
  2. 기존 폴더를 클릭하거나 새로 만들기를 클릭하여 메시지를 저장할 새 폴더를 만듭니다.
  3. 규칙에 조건, 동작 또는 예외 항목을 추가하려면 고급 옵션을 클릭하고 규칙 및 알림 마법사의 나머지 지침을 따릅니다.

     규칙을 만든 후 바로 실행하려면 규칙 및 알림 마법사의 마지막 페이지에서 "폴더"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.

받은 편지함이나 선택한 폴더에서 이 규칙과 연결된 조건 및 예외 항목에 맞는 메시지가 모두 지정된 폴더로 이동됩니다. 새 규칙을 테스트하려면 새 폴더를 열어 올바른 메시지가 이동되었는지 확인합니다.

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정기적으로 규칙 실행

정기적으로 규칙을 실행하려면 다음을 실행하십시오.

  1. 도구 메뉴에서 규칙 및 알림을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 대화 상자에서 규칙 옆에 있는 확인란의 선택을 취소하여 규칙을 해제합니다.
  3. 지금 규칙 실행을 클릭합니다.
  4. 지금 규칙 실행 대화 상자의 실행할 규칙 선택에서 실행하려는 규칙 옆의 확인란을 선택합니다.
  5. 규칙을 적용할 폴더를 선택합니다.
  6. 규칙을 적용할 메시지 범주를 선택합니다.

예를 들어 폴더에서 읽지 않은 메시지에만 규칙을 적용할 수 있습니다.

  1. 지금 실행을 클릭합니다.

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서버 기반 규칙 및 클라이언트 전용 규칙

서버 기반 규칙    Microsoft Exchange 계정이 있으면 Outlook이 실행되고 있지 않더라도 서버에서 메시지에 규칙을 적용할 수 있습니다. 이러한 규칙을 서버 기반 규칙이라고 합니다. 서버 기반 규칙은 서버의 받은 편지함에 메시지가 배달될 때 해당 메시지에 적용되도록 설정해야 하며 서버에서 실행을 완료할 수 있어야 합니다. 예를 들어 메시지를 인쇄하도록 동작을 지정한 경우에는 서버에서 규칙 실행을 완료할 수 없습니다. 서버에서 적용할 수 없는 규칙은 Outlook을 시작할 때 적용됩니다.

클라이언트 전용 규칙    여기에서 "클라이언트"란 개인 컴퓨터에서 실행되는 전자 메일 프로그램을 말합니다. 서버에서 적용될 수 없는 규칙은 개인 컴퓨터에서만 실행되므로 "클라이언트 전용 규칙"입니다. 규칙 목록에 서버에서 실행될 수 있는 규칙과 서버에서 실행될 수 없는 규칙이 모두 포함되어 있을 경우에는 서버 기반 규칙이 적용된 다음 클라이언트 전용 규칙이 적용됩니다.

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배달 확인, 응답 및 부재 중 알림

배달 확인, 읽음 확인, 응답 및 부재 중 알림은 메시지로 처리됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들면 이 조건에 맞는 모든 배달 확인, 응답 및 부재 중 알림도 함께 이동됩니다.

 참고   응답이 받은 편지함 밖으로 이동될 경우 원래 메시지에서 응답이 자동으로 추적되지 않습니다.

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모임 요청, 작업 요청 및 문서

모임 요청, 작업 요청 및 문서는 메시지로 처리됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들면 이 조건에 맞는 모든 작업 요청 또는 모임 요청도 함께 이동됩니다. 그러나 이러한 유형의 항목에 적용되는 규칙을 만들 때는 다음과 같은 제한 사항을 염두에 두어야 합니다.

  • 메일 폴더가 아닌 다른 폴더로 이동된 항목은 예상대로 작동하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 메시지가 일정 폴더로 이동되면 새 약속이 만들어지지 않습니다.
  • 규칙을 사용하여 모임이나 작업 응답을 지운 편지함 폴더로 이동하는 경우 원래 항목에서 응답이 추적되지 않습니다.
  • 지운 편지함 폴더로 모임 요청이 자동으로 이동될 경우 일정에 해당 모임이 추가되지 않습니다.
  • 보내는 메시지에 적용되는 규칙은 작업 요청과 모임 요청에 적용되지 않습니다.

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메일 그룹

메일 그룹에 대한 새 규칙은 해당 규칙을 만드는 방법에 따라 다르게 작동합니다.

  • 메일 그룹으로 보낸 메시지를 폴더로 이동    이 규칙 서식 파일을 선택하면 메일 그룹으로 보낸 메시지만 지정된 폴더로 이동됩니다. 메일 그룹에 있는 개인이 보낸 메시지는 지정된 폴더로 이동되지 않습니다.

 참고   이 규칙은 Exchange 계정에만 적용됩니다.

  • 특정인이 보낸 메시지를 폴더로 이동    이 규칙 서식 파일을 선택하면 지정된 메일 그룹의 구성원인 개인이 보낸 메시지도 지정된 폴더로 이동됩니다.

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조직 외부에 메시지 전달

Exchange를 사용하는 조직에 속한 경우에는 기본적으로 규칙을 사용하여 조직 외부의 전자 메일 주소로 메시지를 전달하면 해당 메시지가 전송되지 않습니다. 이 기본 설정은 회사 데이터가 외부로 유출되는 것을 방지하며 Exchange 관리자가 제어할 수 있습니다.

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적용 대상:
Outlook 2007