규칙을 사용하여 전자 메일 메시지 관리

규칙은 지정한 조건에 따라 Microsoft Outlook에서 보내거나 받는 메시지에 대해 자동으로 실행하는 동작입니다. 서식 파일 또는 메시지에서 규칙을 만들거나 고유한 조건을 사용하여 규칙을 만들 수 있습니다.

Outlook Web App을 사용하는 경우 받은 편지함 규칙에서 Outlook 데스크톱 프로그램에서도 작동하는 규칙 만들기 및 관리에 대해 알아보세요.

이 문서의 내용


전자 메일 메시지 관리에 사용할 수 있는 규칙

규칙이란 지정한 조건을 충족하는 메시지를 보내거나 받을 때 Microsoft Outlook에서 자동으로 실행하는 동작입니다. 규칙 마법사를 사용하여 다양한 조건과 동작을 선택할 수 있습니다.

규칙은 구성 및 알림이라는 두 가지 범주로 분류됩니다.  규칙은 읽은 메시지에 대해서는 작동하지 않고 읽지 않은 메시지에 대해서만 작동합니다.

규칙 마법사의 규칙 서식 파일

규칙 마법사에는 다음을 비롯하여 가장 자주 사용하는 규칙을 위한 서식 파일이 포함되어 있습니다.

  • 다음과 같이 구성     메시지 정리 및 추가 작업 진행에 사용할 수 있는 규칙입니다. 예를 들어 제목 줄에 "판매"라는 단어가 있고 김강주가 보낸 메시지에 대해 추가 작업 플래그를 설정하고 해당 메시지를 판매 범주로 분류한 다음 강주의 판매라는 폴더로 이동하는 규칙을 만들 수 있습니다.
  • 알림 설정     특정 메시지를 받을 때 이를 알려 주는 규칙입니다. 예를 들어 가족이 보낸 메시지를 받으면 자동으로 모바일 장치로 알림을 보내는 규칙을 만들 수 있습니다.
  • 새 규칙으로 시작     규칙 서식 파일 없이 만들 수 있고 완전히 사용자 지정할 수 있는 규칙입니다.

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규칙 만들기

Outlook에는 일반적인 시나리오에 사용할 수 있는 규칙 서식 파일이 포함되어 있습니다. 이러한 규칙 서식 파일을 사용하거나 사용자 지정 규칙을 디자인하여 만들 수 있습니다.

Outlook 규칙 서식 파일 사용

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자의 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 1단계: 서식 파일 선택 아래의 다음과 같이 구성 또는 알림 설정 서식 파일 모음에서 원하는 서식 파일을 선택합니다.
  5. 2단계: 규칙 설명 편집 아래에서 밑줄이 그어진 값을 클릭합니다. 예를 들어 사용자 또는 공용 그룹 링크를 클릭하면 주소록이 열립니다.
  6. 다음을 누릅니다.
  7. 1단계: 조건 선택에서 메시지에 규칙을 적용할 조건을 선택합니다.
  8. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 조건에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  9. 다음을 클릭합니다.
  10. 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
  11. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 동작에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  12. 다음을 클릭합니다.
  13. 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙에 대한 예외를 선택하고 다음을 클릭합니다.
  14. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 예외에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  15. 다음을 클릭합니다.
  16. 1단계: 규칙 이름 지정에서 이름을 입력합니다.
  17. 2단계: 규칙 옵션 설정에서 원하는 옵션의 확인란을 선택합니다.
    • 이미 받은 편지함에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "받은 편지함"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
    • 기본적으로 새로 만든 규칙은 사용하도록 설정됩니다. 규칙을 해제하려면 규칙 사용 확인란의 선택을 취소합니다.
    • Outlook에 설정된 모든 전자 메일 계정에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
  18. 마침을 클릭합니다.

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사용자 지정 규칙 디자인

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자의 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 새 규칙으로 시작에서 도착 시 메시지 확인 또는 보낸 후 메시지 확인을 클릭합니다.
  5. 다음을 클릭합니다.
  6. 1단계: 조건 선택에서 메시지에 규칙을 적용할 조건을 선택합니다.
  7. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 조건에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  8. 다음을 클릭합니다.
  9. 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
  10. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 동작에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  11. 다음을 클릭합니다.
  12. 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙에 대한 예외를 선택하고 다음을 클릭합니다.
  13. 2단계: 규칙 설명 편집에서 추가한 예외에 대한 밑줄이 그어진 값을 클릭한 다음 값을 지정합니다.
  14. 다음을 클릭합니다.
  15. 1단계: 규칙 이름 지정에서 이름을 입력합니다.
  16. 2단계: 규칙 옵션 설정에서 원하는 옵션의 확인란을 선택합니다.
    • 이미 받은 편지함에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "받은 편지함"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
    • 기본적으로 새로 만든 규칙은 사용하도록 설정됩니다. 규칙을 해제하려면 규칙 사용 확인란의 선택을 취소합니다.
    • Outlook에 설정된 모든 전자 메일 계정에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
  17. 마침을 클릭합니다.

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메시지를 보낸 사람이나 받는 사람을 기준으로 규칙 만들기

임의의 메시지에서 신속하게 규칙을 만들 수 있습니다. 이러한 방식으로 규칙을 만들 경우 메시지를 보낸 사람이나 받는 사람을 기준으로 규칙이 제안된다는 이점이 있습니다. 예를 들어 메시지를 시작할 때 제안된 규칙에 따라 특정 보낸 사람의 모든 메시지가 사용자가 선택한 폴더로 옮겨집니다.

  1. 규칙을 만들려는 메시지를 클릭하고 탭의 이동 그룹에서 규칙을 클릭합니다.

메시지를 보낸 사람과 받는 사람을 기준으로 제안된 규칙이 표시됩니다.

  1. 다음 중 하나를 실행합니다.
  • 제안된 규칙 중 하나를 클릭하고 대상 폴더를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.
  • 보낸 사람, 받는 사람 또는 메시지 제목을 기준으로 하는 다양한 규칙 옵션을 확인하려면 규칙 만들기를 클릭합니다.

2단계에서 규칙 만들기를 선택한 경우에는 규칙 만들기 대화 상자가 나타납니다. 다음 단계를 계속합니다.

  1. 다음에서 선택한 모든 조건에 맞는 전자 메일을 받을 경우 아래에서 원하는 조건의 확인란을 선택합니다.
  2. 다음 작업 실행에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작의 확인란을 선택합니다.
  3. 항목을 이동할 폴더 확인란을 선택합니다.
  4. 기존 폴더를 클릭하거나 새로 만들기를 클릭하여 메시지를 저장할 폴더를 만듭니다.

규칙에 조건, 동작 또는 예외 항목을 추가하려면 고급 옵션을 클릭한 다음 규칙 마법사의 지시를 따릅니다. 이 마법사는 파일 탭을 클릭하여 Backstage 보기에서 규칙 및 알림 관리를 클릭할 때 나타나는 마법사와 같습니다. 자세한 내용은 사용자 지정 규칙 디자인을 참고하세요.

  1. 확인을 클릭합니다.

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규칙 가져오기 또는 내보내기

다른 사람이 사용할 수 있도록 규칙을 가져오거나 내보내는 방법에 대한 자세한 내용은 규칙 모음 가져오기 또는 내보내기를 참고하세요.

수동으로 규칙 실행

하나 이상의 규칙을 수동으로 실행하려면 다음을 실행합니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 지금 규칙 실행을 클릭합니다.
  4. 지금 규칙 실행 대화 상자의 실행할 규칙 선택에서 실행하려는 각 규칙 옆의 확인란을 선택합니다.
  5. 다음 폴더에서 실행 상자에서 다른 폴더를 선택하려면 찾아보기를 클릭하여 폴더를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.

5단계에서 지정한 폴더 아래의 모든 폴더를 포함하려면 하위 폴더 포함 확인란을 선택합니다.

  1. 규칙 적용 목록에서 기본값은 모든 메시지입니다. 이 설정값을 읽은 메시지 또는 읽지 않은 메시지로 변경할 수 있습니다.
  2. 지금 실행을 클릭합니다.

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서버 기반 규칙 및 클라이언트 전용 규칙

Outlook의 규칙에는 서버 기반 규칙과 클라이언트 전용 규칙이라는 두 가지 유형이 있습니다. 

  • 서버 기반 규칙      Microsoft Exchange Server 계정을 사용하는 경우 사용자가 만든 일부 규칙은 서버 기반 규칙입니다. 이러한 규칙은 Outlook이 실행되고 있지 않더라도 Exchange 메일 서버의 사서함에 대해 실행됩니다. 서버 기반 규칙은 메시지가 받은 편지함에 처음 배달될 때 해당 메시지에 적용되어야 하며, 서버에서 규칙 실행을 완료할 수 있어야 합니다. 예를 들어 메시지를 인쇄하도록 지정하는 규칙은 서버에서 실행 완료할 수 없습니다. 서버에서 적용할 수 없는 규칙은 Outlook을 시작할 때 적용되어 클라이언트 전용 규칙이 됩니다.
  • 클라이언트 전용 규칙     클라이언트 전용 규칙은 사용자 컴퓨터에서만 실행되는 규칙입니다. 특정 메시지를 인쇄하도록 지정하는 규칙과 같이 서버에서 실행 완료할 수 없는 규칙입니다. 클라이언트 전용 규칙은 Outlook이 실행되고 있을 때만 실행할 수 있습니다.

규칙 목록에 두 종류의 규칙이 모두 포함된 경우에는 서버 기반 규칙이 먼저 적용된 다음 클라이언트 전용 규칙이 적용됩니다.

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다른 Outlook 항목에 규칙 적용

배달 확인, 응답 및 부재 중 알림

규칙을 적용하면 배달 확인, 읽음 확인, 응답, 자동 회신(부재 중 알림)이 메시지로 처리됩니다. 예를 들어 제목에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 적용하면 제목에 "모임"이라는 단어가 있는 배달 확인, 응답 또는 부재 중 알림도 모두 함께 이동합니다.

 참고    규칙에 의해 받은 편지함의 응답을 다른 폴더로 이동하는 경우 응답 추적 기능이 영향을 받습니다. 응답 단추가 포함된 보낸 메시지를 열면 규칙에 의해 이동된 응답에 대한 기록이 추적 정보에 포함되지 않습니다. 수동으로 응답을 이동하거나 삭제하면 추적 기능에 영향을 주지 않습니다.

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모임 요청, 작업 요청, 문서

규칙을 적용하면 모임 요청, 작업 요청 및 문서는 메시지로 취급됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들면 이 조건에 맞는 모든 작업 요청 또는 모임 요청도 함께 이동됩니다. 그러나 이러한 종류의 항목에 적용되는 규칙을 만들 때는 다음과 같은 제한 사항을 고려해야 합니다.

  • 메일 폴더가 아닌 다른 폴더로 이동된 항목은 예상대로 작동하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 메시지가 일정 폴더로 이동되면 새 약속이 만들어지지 않습니다.
  • 규칙을 사용하여 모임이나 작업 응답을 지운 편지함 폴더로 이동하는 경우 원래 항목에서 응답이 추적되지 않습니다.
  • 지운 편지함 폴더로 모임 요청이 자동으로 이동될 경우 일정에 해당 모임이 추가되지 않습니다.
  • 보내는 메시지에 적용되는 규칙은 작업 요청과 모임 요청에 적용되지 않습니다.

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메일 그룹

메일 그룹이 포함된 규칙은 해당 규칙을 만드는 방법에 따라 다르게 동작할 수 있습니다.

  • 메일 그룹에 보낸 메시지를 폴더로 이동      이 규칙은 Exchange Server 계정을 사용하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 메일 그룹에 보낸 메시지만 지정한 폴더로 이동됩니다. 메일 그룹의 구성원이 보낸 메시지는 지정한 폴더로 이동되지 않습니다.

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조직 외부에 메시지 전달

Microsoft Exchange Server 2010 계정을 사용하는 경우 기본적으로 규칙을 사용하여 조직 외부의 전자 메일 주소로 메시지를 전달할 수 없습니다. 이 설정은 기밀 및 비공개 조직 정보가 외부로 유출되는 것을 방지합니다. 이 설정은 Exchange 관리자만 변경할 수 있습니다.

자세한 내용은 내 계정이 연결되는 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하세요.

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적용 대상:
Outlook 2010